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社内の備品管理にかかる業務時間を1/3に削減!「受発注システムで月末の集計業務や棚卸業務が不要になりました」

↑西川口店 店長様(2020年10月現在)

今回お話をお伺いしたのは美容室運営・ヘアケア商品の企画販売をされている株式会社フレイムス様です。2007年に西川口で美容室をオープンされてから、13年で自社店舗を34店まで拡大された同社は、フランチャイズ店の運営、ヘアケア商品の企画、タオルリース業など、多角的に事業領域を広げられています。そんな同社の本部・店舗間の受発注業務についてお聞きしました。

  導入前の課題   

・メールでの備品管理は時間がかかる上にミスが多く発生してしまう
・備品発注のやり方が属人化しており確認に時間がかかる
・他社の受発注システムは検索性が悪く店舗が使ってくれない
・受注状況、在庫状況が可視化されず欠品が起こってしまう

メールでの備品管理はヒューマンエラーや膨大な業務時間が発生してしまう

Q. 事業内容を教えてください。

まつエクサロンやカラー専門店を含む美容室事業の他に、自社で使う薬剤やヘアケア商品の商品開発、美容室で使うタオルのリース事業、不動産事業など美容室事業を中心に、美容室に必要なリソースを自社開発して事業化しています。社会貢献活動も積極的に行っていて、医療用ウィッグの開発や、ヘアドネーションなどの活動も行っています。

Q. 貴社の開発するヘアケア商品“luko”は、「髪に優しい」と喜ばれることが多いとか。

美容師が作っているので、やはり頭皮や髪への優しさにはこだわっています。化学物質が多いヘアケア商品の場合、安価で洗浄力は高い反面、髪や頭皮を傷つけてしまうことも多いのです。オーガニック素材で作ることで、髪や頭皮を傷つけず、かつ天然バターや植物オイルを贅沢に使うことで保湿・保護成分に優れたヘアケア商品を作り上げることができました。
 ▶lukoオフィシャルショップ:https://luko-onlineshop.com/

Q. 受発注システムを導入したきっかけを教えてください。 

当社は直営店・FC店合わせて全38店舗のサロンを運営しています。サロンで使うシャンプーや薬剤の仕入れは本部で管理しており、備品の補充依頼のメールが毎日数十店舗から届いていました。メールでの受発注だと対応に時間もかかる上にヒューマンエラーも多いため、受発注システムを検討することにしました


↑髪や頭皮に優しいと話題のヘアケア商品

Q. 具体的にはどの様な課題があったのでしょうか?

大まかに3つの課題がありました。1つ目は定型フォーマットがないためか「商品や数量の書き方が属人化していた」ことです。例えば同じシャンプーにもメーカーや種類が複数あります。それをメーカーだけ、特徴だけ書かれていてもどれなのか判別がつかないことが多い。結局メールや電話で確認しなければならず、非効率だと感じていました。
2つ目が、「プリントアウトする必要があり時間がかかっていた」ことです。メールで来た注文を全てプリントアウトしてからExcelにまとめていたので、取りまとめ作業自体にも時間がかかっていました。

Q. メールをプリントアウトしていたのはなぜですか?

これは3つ目の「ヒューマンエラーが多い」という課題に繋がるのですが、店舗からの受注業務をメールで行っているとどうしても対応漏れが発生してしまうからです。どのメールに対応しているのかを可視化できるように、一度全てのメールをプリントアウトしていました。
3つ目の課題としては他にも、Excelへの転記ミスや、店舗側に「送りました」と言われたメールが本部側には届かない、なんてこともありましたね。

他社の受発注システムを導入するも、検索性が悪く「結局メールで問合せがくる」状況に

Q. フレイムス様はこれらの課題を解決しようと、一度他社の受発注システムを導入されていますね。

はい、解決策を模索していたところ、「受発注システム」の存在を知りまして。注文情報をデータで受信することでヒューマンエラーや手作業を削減できる受発注システムは、同じ課題を持つ社内の備品管理にも使えるのではないかと。CO-NECTではなく他社のシステムを入れたのは、単純にCO-NECTの存在を知らなかったのと、商品数や受注回数に制限をかければ無料で使うことができたからです。(※1)


↑第一号店である西川口店はウッド調のインテリアが落ち着くオシャレな雰囲気

Q. 他社の受発注システムからCO-NECTに切替えた理由はなんでしょうか? 

受発注システムによってメールを開いてExcelに転記する必要がなくなったため、当初は予想通りヒューマンエラーや非効率な作業が削減されたかのように思えました。しかし他社のシステムは検索性に大きな問題がありました。商品名でしか検索結果がヒットしなかったのです。
例えば資生堂のシャンプー‟TSUBAKI”を発注するとします。中には名前が思い出せなくて、‟シャンプー”で検索する人もいれば、‟資生堂”で検索する人もいるでしょう。しかし他社のシステムでは‟TSUBAKI”と正確に入れないと検索に引っかからないため、「欲しい商品が探せない」と結局電話やメールでの問合せが来ることが多かったのです

Q. 他社のシステムでは業務改善に繋がらなかったのですね。

はい、検索がヒットしなければ課題解決には繋がりません。そこで他の受発注システムを調べてみたところ、「タグ付け」機能があるCO-NECTの存在を知りました。デモ画面を見たら発注画面が見やすくUIがわかりやすかったため、すぐに切替えることにしました。注側の業務効率化を実現するためには発注側が使いやすいシステムであることが必要不可欠だと痛感しましたね

Q. CO-NECTに切替えて検索性の問題は解決されましたか?

商品タグを付与することで解決されました。CO-NECTに切替えてからは商品名とは別に、「メーカー」「ブランド」「カテゴリ」と最低3つの商品タグをつけています。これにより店舗側がメーカーや商品カテゴリで検索した際にも、検索にヒットするようになりました。意外と商品名を正確に覚えている発注者は少ないので、これから受発注システムを導入する企業さんはこういった機能があるシステムを検討されると良いと思います。


↑商品タグを設定すれば、カテゴリやメーカー別に検索することが可能になります

分析レポート機能で仕入れ予測がより正確に!

Q. 検索性の他に、CO-NECTを導入したメリットがあれば教えてください。 

備品の管理にかかる業務時間が圧倒的に減りました。発送品に同封する納品書は自動生成されるので作成する必要がなくなりましたし、“受注ステータス”を‟出荷済み”に変更すると店舗に自動通知がいくので、出荷連絡も必要ありません。
注文の対応状況が可視化されるので、対応漏れもなくなりました。 

Q. 新商品のアピールができるようになったとか?

CO-NECTのマーク機能を活用しています。新商品に「NEW」マークを付与することで目立たせたり、「SALE」マークが付いている商品で絞り込み表示が出来るのは便利ですね。以前使っていたシステムでは新商品やシーズン商品をアピールする機能がなかったので、この機能はとても気に入っています。


↑「SALE」「残りわずか」「NEW」「売れ筋」などのマークがあり、マークが付与されている商品のみ絞り込むことも可能です

Q. 分析レポート機能によって、仕入れ数の予測を立てやすくなったとお聞きしました。 

当社では店舗の在庫が切れた際にすぐ商品を届けられるように、本部で各商品の在庫を保持しています。欠品や過剰在庫に陥らないように、仕入れ数の予測はなるべく正確である必要があります。しかしCO-NECTを導入する前は商品ごとの注文数や本部の在庫数の把握が正確に出来ておらず、商品が欠品してしまう課題が発生していました

Q. 在庫状況や受注状況の見える化ができていなかったということでしょうか?

毎月末に各店舗からきた注文情報の集計と棚卸業務を行っていましたが、月に1回しか行ってないため想定外の注文への対応が難しかったのです。どの商品がどのくらい出ているのか感覚値でしか把握していなかったので、備品の発注があってはじめて「この商品こんなに在庫数が少なかったんだ」と驚くこともありましたね。その点CO-NECTは在庫数を設定しておくと受注数に応じて自動で更新されるので、在庫状況が見える化され欠品が起こりにくくなりました
仕入れ数の予測に関しても、分析レポートを見ればどの店舗が何の商品をいくつ発注したか一目瞭然なので、手動集計する必要がなくなり月末に余裕が生まれました。しかも受注状況が時系列で確認できるため、仕入れ数をより正確に予想しやすくなったと思います。


↑分析レポート機能で受注情報を可視化

Q. フレイムス様は自社店舗やFC店舗間との備品管理に受発注システムを導入されましたが、社内システムに投資することに抵抗はありませんでしたか? 

確かに利益に直接結びつくところではない、社内システムの刷新や新たな導入にはためらう企業もいるかもしれません。ですがシステム導入によって事務作業が劇的に効率化されたり、ヒューマンエラーが削減されるのであれば、投資額よりリターンが大きいのは確実ではないでしょうか。
当社では、CO-NECT導入前は受注情報のデータ化や確認作業を3人で行っていましたが、今はこれらの作業がなくなり受注業務は1人でこなせるようになりました。事務作業も美容師が行っているので、こういった作業がなくなればサロンワークに費やせる時間が増え、結果的に売上創出に繋がりますよね。システムで出来るところはシステムに切替えて、より生産性の高い業務に注力していくことは、当社のサービス品質の向上に繋がり、ひいてはお客様満足にも繋がっていくと考えています。


↑今回インタビューに対応してくださった商品企画部の伴藤様


※1:発注CO-NECTは完全無料、受注CO-NECTも機能制限ありの無料で使えるフリープランあり
※アイキャッチ画像:フレイムス西川口 店長様
※本記事は2020年10月の情報を元に作成されています。


 

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