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システム導入の進め方&選び方セミナー

旅館のアメニティ卸事業でスプレッドシート 管理から脱却し「顧客毎の卸価格管理」「見積もり作業」を最適化

今回お話をお伺いしたのは、オンライン旅行会社のitoma様です。年間1300件もの旅館が倒産している中で、それを食い止めたいという思いからスタートした同サービスは、他の旅行会社が宿泊施設から売上の3~4割を徴収している中、宿泊施設からは一切手数料や広告費を貰わないという新しいビジネスモデルを展開されています。同社マネージャーの篠田さんに、BtoB受発注システム「CO-NECT」導入のきっかけや、その活用法をお伺いしました。

  導入前の課題   

・仕入金額・販売金額の管理が複雑
・注文条件に合致していない注文が多く、確認作業が発生してしまう
・見積もり作成作業を効率化したい

「価格管理の煩雑さ」が受発注システム導入のきっかけに

Q. 事業内容を教えてください。

旅館に関わるビジネスを広く行っています。現在の主な事業の柱は2つでして、1つがオンライン旅行予約サービス。会員様から会費を頂くことで、正規料金の50%の価格でのご滞在をご提供しています。旅館からは一切広告費を頂かず、旅館と宿泊者のWin-Winな関係を構築しています。
2つ目はアメニティの卸売事業です。歯ブラシやシャンプー、スリッパなど、宿泊者にとっての旅行の一つの楽しみである「アメニティ」を仕入れて、旅館に安価に販売しています。CO-NECTを活用しているのはこのアメニティ事業の方ですね。

オンライン旅行予約サービス「itoma」のサービス画面

Q. どうしてアメニティに着目されたのでしょうか。

以前、ある宿泊予約サイトの登録者に「旅館とホテルのどちらに泊まってみたいか」というアンケートを取ったことがあるのですが、7:3で「旅館に泊まりたい」と答えた人が多いにも関わらず、実際の宿泊体験は3:7とホテルに泊まっている人の方が多いという事実が分かったんです。
旅館がホテルに負けている点は何かと考えた気に、その一つがアメニティではないかと考えまして。「高額な宿泊費を払っている割に、日常よりも安いアメニティを提供されている」と宿泊者が感じてしまっているのではないかと。実際、世界展開しているホテルなどはアメニティに力を入れている所も多いですよね。旅館がより世界中に愛される施設に、宿泊者の満足度が上がるアメニティが必要なのではと考え、本事業をスタートしました。

100を超えるメーカーのアメニティを扱っているそう (写真はイメージです。実際の商品とは関係ありません)

Q. スプレッドシートでの価格管理の煩雑さが、受発注システム導入のきっかけになったとか。

事業開始から数か月は、スプレッドシートで価格を管理していました。ところが卸売企業は皆そうだと思いますが、顧客ごとに販売価格が変わるため、シート数が膨大になってしまって。取引先が増えるれば増えるほど、必要な情報を探すのに時間がかかるようになりました。またスプレッドシートが重すぎてスマホで見ることもできず、外出先で見積依頼を受けた際に、対応できないのがすごく不便で。これらの課題を解決するために、受発注システムの導入を検討しました。

Q. 受発注システムは何社くらい比較検討されましたか?

3~4社はお話を聞いたのですが、他社システムは顧客ごとに価格を出し分けられず、比較対象にはなりませんでした。CO-NECTは①価格の出し分けができる、②顧客が納品書を自身でDLできる、この2点が他のシステムより圧倒的に優れていて、商品説明を受けた時に即決しましたね

CO-NECTの導入で見積作成や顧客への数量確認が不要に!

Q. CO-NECTを導入して業務のどんな点が改善されましたか?

主に3つの点が大きく改善されました。1つ目は、見積もりを作成する必要がなくなったこと。それまで顧客ごとにExcelで作った価格表をお送りしていたのですが、最低ロットや納期などの重要な情報を見落とす方が多く、注文を頂いた後に電話確認が発生している状況でした。またそもそも価格表が分かりにくいとの事で、注文ごとに見積もり依頼を頂く事も多かったです。僕らは旅館に安価で高品質のアメニティを販売したくて卸事業を始めたのに、そこにヒューマンリソースを使ってしまうと価格を維持する事ができない。その点CO-NECTは、顧客ごとに商品や価格を出し分けることができ、発注フォームをお客様に共有すればWebカタログ代わりにも使える。価格や注文条件も分かりやすく表示されるので、見積もりを出す必要がなくなりました。注文の際も、こちらが設定した最低ロット以下では発注が出来ないようになっているので数量間違いもなければ、自動計算されるので発注金額が間違っている事もない。これらの確認・見積作業がなくなり生産性が大きく上がりました。

写真や商品情報、価格情報を入れられる発注フォームはWebカタログ代わりとしても活用できる(上記はサンプル画面です)

Q. 2つ目の利点は、社内での情報共有がスムーズになった事だとか。

当社は100社を超えるメーカーから商品を仕入れており、その商品情報や価格の管理に起ち上げ当初はかなり苦労していました。情報がどこにまとまっているか分からない、そもそもどのメーカーの価格情報を保持しているか分からない、といった具合です。そうなってしまうと社内で重複作業が発生して二度手間三度手間が起こったり、他のメーカーの方が安いことを知らず高いメーカーから仕入れてしまった、なんて損失も発生してきますよね。今では仕入情報をCO-NECTに必ず入れるようにし、探したい商品があればCO-NECTを確認する運用にすることで、社内の価格情報を一元管理できるようになりました。CO-NECTに情報を一元化したことで「メーカーからパンフレットを取り寄せ、見積もりを取って販売価格を決める」一連の作業が効率化され、週に2~30時間は業務時間を削減できたと思います。これが2つ目の大きなメリットです。

商品管理画面で、仕入価格や販売価格その他の管理が可能です(上記はサンプル画面です)

Q. 3つ目の利点は、顧客との連絡手段の改善ができたこと。

これは旅館特有なのかも知れませんが、旅館で働いている方はメールは使わず、電話かFAXで連絡してしてくださいって方が多いんです。しかし発注して頂く手段が電話だと、ログが残らない分どうしても「言った、言ってない」という不明確な状況が発生してしまいます。「数量50で頼んだはずなのに、どうして30で納品されてるんだ」とかね。FAXだと紙なのでログが残るのですが、エラーなのか注文書を受領出来ない事があったり、そもそもコロナ禍において当社もリモートワークになっているためFAXでのやり取りもなかなか難しい。そんな中、CO-NECTでの発注業務はなぜか受け入れてくださって。もちろん使って頂くために使い方の説明などは必要ですが、逆にそれさえ行えば、「操作性が分かりやすい」と意外とCO-NECT経由での発注には協力的だったんです。
CO-NECTで発注して頂ければログも残るし、前述したようにロットや価格の間違いも発生しない。また納期回答もCO-NECT上で出来るので、メールのように見落とされることもない。顧客との連絡が格段に便利になりました。CO-NECTのおかげでリモートワークもスムーズに行えています

納期回答もカレンダーから日付を選ぶだけ(上記はサンプル画面です)

Q. 受発注システムを検討中の方に一言お願いします。

CO-NECTは煩雑で複雑な卸売企業の業務を効率化してくれる、卸売企業にとって最適化された受発注システムだと思います。以前、当社の操作によってシステム側にのエラーが出てしまったらしく、サポートの方から「エラーが出ているようですが、何か困ったことはありませんか?」と電話を受けた事がありました。すごく丁寧な対応をしてくれる会社だと好感を持ったことを覚えています。複雑な業務にお悩みでしたら、ぜひ一度CO-NECTさんに相談されてはいかがでしょうか。

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