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BtoB受発注デジタル化セミナー|メール・Excel管理からの脱却!中小企業でも導入できる

インターネットFAXからの切替で重複発注が消えた!酒販店が受発注システム導入でスタッフ間の情報共有がスムーズに。

今回お話をお伺いしたのは三重県にある川出酒店様です。こだわりの地酒・ワイン・焼酎を中心に販売されている同社は、その品揃えの豊富さを求めて県外からもお客さんがいらっしゃるとか。またワインの生産者や蔵元が遊びに来たり、お客さんを招いての試飲会やペアリング会が開かれたりと、作り手や顧客との厚い信頼関係がうかがえます。そんな川出酒店様に、Web発注システム「CO-NECT」を導入して発注業務がどう変わったかをお聞きしました。

導入前の課題   

・スタッフ間で発注履歴が連携できず誤発注が起こる
・Excelでの発注書作成が手間

インターネットFAXでは発注業務を効率化できなかった

Q. 事業内容を教えてください。

三重県の地酒や日本全国の地酒、フランスのワインを中心に、こだわりの日本酒・ワイン・焼酎を販売しています。飲食店様のご利用も多いのが特徴で、個人のお客様も親子2代でご愛用して下さる方も多くいらっしゃいます。新型コロナウィルスの影響で現在は休止していますが、年に数回試飲会や料理とお酒のペアリングを楽しめる会食などを企画しており、お客様同士の交流が活発なのも当店の特徴かもしれません。

Q. CO-NECTをご存知になったきっかけは何ですか?

元々はお得意様がCO-NECT経由で当社に発注頂いておりまして。頂くFAXにいつも「CO-NECT」とロゴが入ってるのが気になって調べてみたところ、発注書を作らずにスマホやPCで発注できるの無料で便利なサービスがあるぞ、ぜひ使ってみよう、と。

Q. CO-NECT導入前はインターネットFAXで発注していらっしゃったそうですね?

はい、FAXだと送信処理が面倒だったり、送信エラーに気付かず発注漏れに繋がる事があったので、数年前からPC上でFAXの送受信ができるインターネットFAXを利用していました。場所を選べず注文書の送受信が出来るという点ではインターネットFAXも便利だったのですが、発注書を作る手間があるのと、システム上で発注済みデータを確認出来ない為に結局プリントアウトして発注書を紙で保管する必要があり、発注業務全体はあまり効率化されていませんでした。

入口には日本全国の地酒の暖簾が

CO-NECTに切替えてからは誤発注がゼロに!

Q. CO-NECTを導入してどんな所が便利になりましたか?

一番助かっているのは、誤発注がなくなったことです。当社はスタッフ2~3名で発注しているのですが、過去の発注書を見ながら各スタッフが自発的に発注している為、どうしても発注のダブりが頻発してしまって。

Q. FAXやインターネットFAXは発注管理がしにくかったと言う事ですか?

はい、FAX送信していた時は送信済みの発注書をファイリングして管理していましたが、見落としてしまったり、一部を紛失してしまう事がありました。為インターネットFAXもシステム上で送信内容を確認できない、同様の問題がありました。その情報連携の難しさが、誤発注に繋がっていましたね。

インターネットFAXだとスタッフ間で発注内容を共有できない (画像はイメージです)

Q. CO-NECTに切替えてからは、誤発注がなくなったとか。

CO-NECTは時系列に発注履歴を確認できるので、スタッフ間での情報共有がスムーズに出来るようになりました。また自動で発注内容が集約されるので、ファイリングミスや紛失による見落としの心配がないのも良いですよね。おかげさまで、CO-NECTに切替えからはほとんど誤発注が起こらなくなりました。

時系列に発注履歴が確認できます(画像はイメージです)

発注商品や個数、お届け先などの詳細も確認できます(画像はイメージです)

発注業務に手間を感じているならば、1度CO-NECTを試してみるべき

Q. 発注業務がペーパーレスになった点もご評価頂いているとか。

ペーパーレスになったのは想像以上に便利ですね。ゴミが出なくなりましたし、前述の通り紛失もないので履歴がきちんと残るようになりました。
指定のシステムで発注する必要がある一部の仕入れ先を除きほぼ全てをCO-NECT発注に切替えられたので、紙の発注書は1/3以下に減りましたね。今までは仕入れ先ごとに保管する棚を分けていたのですが、その必要もなくなり省スペースにもなりました。

日替わりの試飲を楽しみにしている常連さんも多いとか

Q. 商品登録などの初期設定もかんたんに出来ましたか?

商品や仕入れ先は全て手入力で登録しました。少し面倒に感じた部分もありましたが、無料のシステムですし、登録の手間以上に便利になることが分かっていたので、そこは問題なかったですね。ただ、後からCSVで一括登録できることを知ったので、「しまった、余計な手間をかけてしまった~」という悔しさは少しありますが(笑)※1

Q. Web発注を検討されてる方に一言お願いします。

CO-NECTは発注書を作成する必要もなければ、ボタンを押すだけで仕入れ先にFAXやメールが送れる便利なシステムなので、発注業務に手間を感じてる方はぜひ一度使ってみるべきだと思います。当社もCO-NECTを利用し始めてから、発注業務にかかる時間が半分以下に減りました。また今日の取材で、商品に価格情報を紐づけることで仕入れ管理が効率化できることを知ったので、そちらにも是非トライしてみようと思います。

川出酒店様でしか買えない桑名市の地酒「石取」

※1:商品登録、仕入れ先登録ともにCSVからのアップロードが可能です

▼CO-NECT受注企業の導入事例集はこちら

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