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「CO-NECTで発注管理がすごく便利になりました」発注業務のペーパーレス化がもたらしたメリットとは?

今回お話をお伺いしたのは、美容院やバーなど店舗の施工を手掛けられている津田工務店さんです。施工だけでなく店舗イメージの描き起こしから資金計画の支援まで、ワンストップで店舗作りに伴走してくれる同社は、「こだわり」を100%形にしてくれる会社として熱い支持を集めています。
今回はそんな津田工務店さんに、CO-NECTを導入したきっかけやメリットについてお伺いしました。

  導入前の課題   

・ペーパーレスを実現したい
・入荷チェック、請求書のチェックを時短化したい

CO-NECTを導入したきっかけは、ごみを減らしたいという環境への思い

Q. CO-NECTを導入したきっかけは何ですか?

当社は飲食店や美容院などの店舗を施工する工務店なのですが、施工終わりに建材の余りが大量に出てしまうのが問題になっていました。資源ごみは環境にも悪いし、処分費も高い。そこで当社はDIYショップを併設し、地域の方に廃材でウッドスタンドやペーパーフォルダーを作ってもらったり、余った材料をリサイクルマーケットで販売したりと、廃材を出来る限り有効活用してごみを削減する方法を模索しています。その中で、木材だけでなく紙の廃棄も無くしていこうという流れになりまして。発注書もペーパーレスにしましょうと総務部からCO-NECTを紹介されたのがきっかけです。

Q. CO-NECTを紹介されたとき、どう思われましたか?

インターネットから発注できるのはすごく便利だと思いましたね。それまで発注書は過去半年分を全て保管しておく決まりにしていましたが、捨てる際はやはり忍びないですし、それを全てデータに置き変えることができるならエコだなと思いました。

Q. ペーパーレスを実現するために、Excelで発注書を作ってメールで送るという手段はなかったのでしょうか?

元々は発注書をデータで作ってメールで送っていたのですが、メールだとどうしても受け取る側が個人になるため対応に漏れが起きていたんです。2~3日待って商品が届かないなと思って電話してみると、「あれ、メール頂いてましたっけ?」と言われてしまって。どうもメールは見落とされてしまったり、読んだけど未対応なんてことが起こりやすいみたいで、見落とされづらいFAXに切り替えました。FAXだと発注先企業となる法人企業に紙が届くので、必ず誰かしらは気づいてくれるじゃないですか。CO-NECTは注文データをFAXに変換して発注先に送ってくれるので助かっています。

DIYショップ外観

「データになると発注管理ってこんなに楽なんだ」って驚きました

Q. CO-NECTを導入してどんな点が便利になりましたか?

一番便利なのは、発注履歴がデータで見れることですね。商品が入荷したタイミングと請求書が届いたタイミングで、発注書と照らし合わせて間違いがないかチェックする必要があるのですが、発注書は工場の上にある事務所に保管していたので、それまでチェックの度に作業を止めて2階に上がる必要がありました。CO-NECTで発注するようになってから工場内のPCでかんたんに照らし合わせができるので、すごく便利です。紙に比べて検索性も良いので、どれだったっけ?と紙を何枚もめくって探す必要もありません。

Q. 中でも請求書のチェックが楽になったとか?

請求書って1か月分の注文がまとめて送られてくるじゃないですか。紙で発注していた時はどの商品をいくつ頼んでいたのか、発注書をまたいで計算する必要がありましたが、CO-NECTの「発注レポート」を見れば今月何をいくつ頼んだかが一目瞭然なので、請求書のチェックが一瞬で終わるようになりました。発注管理がすごく便利になりましたね。

Q. 家から発注することもあるんだとか?

私は毎週平日に休みをもらっていますが、会社は営業しています。急に決まった案件があった場合や追加の材料が必要な場合、休みでも至急建材を発注しないといけないんですね。そんな時にCO-NECTだったら、家のPCやスマホから画面を開いて一瞬で発注できる。変な話、TVを見ていたらCM中に発注が終わってしまう感じです。Excelや手書きで発注書を作ってFAXで送信してたらそうはいきません。すごく便利で、今となってはもうCO-NECTを手放せませんね。

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