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Web発注システムで誤発注ゼロを実現!「Excelの発注書ではミスに気づけませんでした」

本日お話をお伺いしたのは、三重県にある移動スーパー・はじ丸さんです。
「買い物弱者を救済したい」という思いで営業されているはじ丸さんは、スーパーが無い山間部や漁村へ積極的に出向かれています。
今回はそんなはじ丸さんに、発注システムを導入したきっかけや効果についてお伺いしました。

  導入前の課題   

・商品の在庫がなくなる度に、営業先で発注したい  
・Excelの発注書は見にくく、月に1回以上誤発注が起こってしまう

 

「発注業務=営業後の居残り業務」から、「営業中のスキマ業務」に!

Q. CO-NECTを導入する前はどんな課題がありましたか?

うちは移動スーパーなので店舗が複数あるんですが、毎日仕事が終わった後に事務所に戻って各店で足りない物を調べ、取りまとめて発注する必要がありました。Excelの注文書に必要数量を入れてFAXやメールで送るんですが、これが地味に時間がかかってまして。営業先で商品がなくなった時に都度発注できたら楽なのに、といつも思っていました。それがWeb発注システムを検討したきっかけです。

Q. CO-NECTを導入してどういう所が便利になりましたか?

一番はやはり営業先でも発注ができるところです。うちは従業員全員がタブレットを持ち歩いてレジに使用していますが、CO-NECTを使ってからは、在庫がないと気づいた人が都度発注するシステムに切り替えました。生ものなどよく出るものは決まっているので、それがなくなるなと気づいた度に頼めばいい。毎日仕事終わりに在庫の確認をして、まとめて発注書を作ってFAXやメールで送って、という業務がなくなったので、従業員が早く帰れるようになりました。

「買い物難民をゼロにする」という思いのもと日々漁村や山間部へ。

 

Q. 都度発注すると、誰が何を頼んだか分からなくなりませんか?

それは発注履歴を見れば分かるので大丈夫です。接客をしながら、移動しながらの発注作業なので、確かに「あれ牛乳発注したっけ」と自分の行動を忘れてしまうこともありますが、発注履歴を見れば一目瞭然なので特に問題ありません。紙での発注だと、発注履歴を確認する為に一々事務所に戻る必要がありましたが、営業先で確認できるのは本当に便利です。

CO-NECT導入で誤発注が消えた!

Q. CO-NECTを導入する前は誤発注に悩まされていたとか?

以前の発注書には取扱商品を全て載せていたのですが、うちは珍味から日用品まで300種類以上の商品を扱っているので発注書が紙5~7枚分にまたがってしまいます。そこから必要な商品を探して発注数量を入れるのですが、項目が多すぎるせいで欄がずれてしまう事があって。実は誤発注していたとか、前日に入れた数量を消し忘れて翌日も重複して届いてしまうとか、度々起こる誤発注には困っていましたね。だいたい月に2~3回はそういう事が起こっていたと思います。

Q. 月2~3回は結構多いですね!

正確には月1回程度消し忘れなどのミスが起こるのですが、すぐにはミスが起こったことに気づけず、2~3日の間、誤発注した商品が連続で届いてしまうといった感じですね。
その点、CO-NECTならタブレット上で欲しい商品を選んで数量を入れるだけなので、誤発注がなくりました。発注履歴がメールで送られてくるので、商品が届いたらスマホで履歴と照らし合わせることで間違いにも気づけますしね。誤発注の削減は本当に助かっています。

Q. 最初の商品登録に時間はかかりましたか?

いえ、もともと発注書のフォーマットはExcelで作っていたので、それをcsvに変換してCO-NECTに入れるのは簡単でした。その手軽さが発注業務をスムーズにCO-NECTに切り替えられた理由ですね。

Q. 発注業務にお困りな方に一言お願いします。

Web発注は商品がなくなったら都度頼めるし、発注し忘れがあってもその場で頼めてすごく便利です。Web発注に切り替えたおかげで紙も月間100~200枚くらい削減できました。
今の発注方法に課題を感じているなら、ぜひ一度CO-NECTを試してみるべきです。


 

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