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FAX受領の連絡不要で業務時間が年間60時間削減!

各種印刷物や販促物、OA機器と幅広い商品で顧客をサポートする商社・多生堂様。数多くの顧客を抱える同社はFAX受注に課題を抱えていらっしゃいました。 CO-NECT導入後の業務の変化や、取引先の反応をお伺いしました。

・企業名:多生堂様
・業種:商社(印刷物、OA機器他)
・CO-NECT導入前の課題
  1. 注文書の受領漏れが発生する
  2. 受領確認の電話やリファックスが手間
  3. システム導入による迷惑やストレスを取引先にかけたくない

CO-NECT導入前は、注文書の受領トラブルが発生していた

Q. Web受注システムの導入を検討したきっかけは何ですか?

もともとはFAXやメールで注文を受けていましたが、FAX受注では、注文書が確実に私たちの手元に届いているかが分かりませんでした。お客様から注文書を送りましたと電話を頂いたのに、当社には届いてないという事態が時々起こっており、失注に繋がったり、お客様に二度手間をかけてしまう状況でした。Web受注システムならお客様と注文データを共有することでその状況を脱却できると思い、検討しました。

Q. 数社のシステムを検討した中で、CO-NECTを導入した決め手は何ですか?

大きな理由は2つです。1つ目は、お客様に料金負担が一切かからないこと。他社のシステムは、初めは発注側の使用料が無料でも、途中から有料プランやオプションの営業が案内されてしまって。取引先に使ってもらう以上、ご迷惑がかからないシステムという点は絶対外せないポイントでした。2つ目は、CO-NECTは細かい所まで作りこまれていたこと。例えば、発注側が納品先を自由に選択できるのはCO-NECTだけでした。他システムは納品先が本社以外は選べなかったり、支店への変更は有料オプション扱いで、それでは複数支店をお持ちの取引先には使ってもらえなかったので。

CO-NECT導入で業務時間が削減!発注業務が楽になったと取引先から喜びの声も

Q. CO-NECTを導入されて受注業務に変化はありましたか?

まず、課題であった『注文書を送って頂いたのに届いてない』という問題がなくなりました。お客様と注文履歴を共有でき、FAXの様な受信エラーもないので、受注漏れに対するストレスがなくなりました
次に、注文が来た後の確認電話やリファックスが必要なくなったのです。取引先のCO-NECT内に発注履歴が残っているので、こちらから『届きましたよ』と別途連絡する必要がない。1件の電話に3分前後かかっているとして、月に100件注文があれば月5時間、年間60時間も業務時間が削減されるわけですから、これは大きな変化でした。

Q. 取引先の反応はいかがでしたか?

お客様にも、FAXで発注したり確認の電話をするのは面倒だ、という思いがあったみたいで。CO-NECT導入後はExcelでの発注書作りや型番を調べる手間がなくなったとお喜びの声を頂きました納品書もお客様側で印刷することができて、そういう細かな所も喜ばれています。これは嬉しい驚きですね!

Q. 最後に、Web受注システムをスムーズに導入するためのアドバイスをお願いします。

仕入れ先もWeb発注に切り替わっており、Web受注システムを使うことに抵抗はありませんでしたが、CO-NECTがシンプルで直感的に操作しやすい点がスムーズに導入できた大きな理由でしょうか。CO-NECTは担当の方のサポートもしっかりしていて、運用開始時に営業やCSの方がフォローしてくれたので、そこも導入しやすいポイントでした。安心してお客様にも、また受注業務で困っている他社にも紹介できました。受注業務の効率化で悩んでいる方は、まずはトライアルで使ってみることが効率化の第一歩ではないでしょうか。


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