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受発注システムを製造業で扱うメリット・デメリット・選び方など総まとめ

製造業において「電話やFAXのようなアナログでの方法では、そろそろ負担が大きいな」と悩んだことはないでしょうか。
そのような場合は、Web受発注システムの導入で業務が改善する可能性があります。

とはいえ、

・Web受発注システムにはどんなメリットがあるのか
・導入するとしても、どうやって選べばいいのか
・Web受発注システムにはどんな製品があるのか

など、気になるところもあると思います。

そこで、製造業での受発注業務をより快適なものにできるように、Web受発注システムについてお伝えしていきます。受発注業務の改善に加え、売り上げの増加が期待できる部分もあるため、ぜひ参考にしてみてください。

1,製造業でWeb受発注システムを導入する5つのメリット

製造業でWeb受発注システムを導入するメリットは、以下の5つです。

1,業務を効率化できる
2,人的ミスを減少できる
3,固定費、人件費を削減できる
4,本社と工場で情報を共有しやすい
5,素早い納品で他社と差別化を図りやすい

どういうことか、詳しくお伝えします。

1-1,業務を効率化できる

Web受発注システムは、業務を効率化できることがほとんどです。

たとえば電話やFAXによる発注の場合、受注した後、工場に在庫の確認や出荷の指示が必要です。その後、納期の確認や見積書の作成をし、もう一度取引先に連絡が必要になります。

取引先の数が増えれば増えるほど、この業務が煩雑になり、従業員の負担が大きくなってしまうのです。

一方でWeb受発注システムは、取引先からの注文がデータとして送信されます。そのデータがWeb受発注システム上に反映されるので、本社と工場はどちらもほぼ同じタイミングで受注を確認できます。さらに納期や在庫状況、単価も共有できるため、取引先に納期や見積もりを素早く伝えることが可能です。

受注から出荷までの工数を減らすことで、従業員の負担も減らせることになるのです。

1-2,素早い納品で他社と差別化を図りやすい

業務が効率化されることから、受注、製造、出荷までの流れがスムーズになり、納品までのスピードを早められます。もしもまだ競合他社が電話やFAXでの受発注を行っている場合は、Web受発注システムを導入することで納品スピードによる差別化を図れます。

一社あたりの納品スピードを上げ、取引先の数を増やし、生産量を増やせれば売り上げの増加も期待できるのです。

1-3,人的ミスを減少できる

Web受発注システムは、人的ミスの減少も期待できます。たとえば電話やFAXでの受発注では、言い間違いや聞き間違い、書き間違いや読み間違いのリスクがありました。また、本社で受注した内容を工場に伝える際の伝達ミスもあり得ます。

Web受発注システムでは、取引先、本社、工場間において電話やFAXでのやり取りが必要ありません。すべてデータで共有できるものがほとんどです。わざわざ伝達する手間がなく、同じ情報を共有できるため、人的ミスを減少させられるということです。

1-4,固定費、人件費を削減できる

Web受発注システムに移行すれば、電話代やFAX代などの固定費が不要になる可能性があります。さらに、煩雑だった業務が効率化されるため、受発注に対応する従業員も最小限に抑えられます。
受発注担当の人員を削減し、人手の足りない業務を補うことで、生産性の向上も狙えるのです。

1-5,本社と工場で進捗を共有しやすい

受発注の内容以外にも、製造の進捗状況を本社と工場とでリアルタイムで共有できるのも大きなメリットです。たとえば従来のアナログな受発注方法では、取引先に製造の進捗状況を聞かれた場合、一度工場に電話などで確認する必要がありました。当然、工場における窓口の営業時間にしか確認ができません。

ですが、Web受発注システムでは、本社と工場で進捗状況を共有できるため、すぐに取引先に返事を返せます。進捗を把握できずに納品が遅れ、クレームに繋がるということも減らせるのです。

サービスによっては、本社と工場間だけでなく、取引先とも進捗を共有できるものもあります。その場合は取引先に連絡する手間も省け、より業務を効率化させられます。

では反対に、デメリットにはどんなものがあるのでしょう。

2,Web受発注システムを導入する3つのデメリット

Web受発注システムには以下3つのデメリットが存在します。

1,コストが高くなる可能性がある
2,操作が難しい場合がある
3,受注側と発注側の両社が使う必要がある

ではそれぞれ具体的にお伝えしていきます。

2-1,コストが高くなる可能性がある

Web受発注システムを導入する場合、システムによってはコストが高くなる可能性があります。ですがこれは、SaaSと呼ばれるシステムを選ぶことで解決できることが多いです。

Web受発注システムは主に、

・インターネットにつながりさえすれば誰でも利用できる「SaaS」
・ゼロからシステムを作り上げる「フルスクラッチ」
・できあがったシステムを部分的にカスタマイズしていく「ハーフスクラッチ」

の3つに分けられます。フルスクラッチやハーフスクラッチは、自社に必要な機能を備え付けるため、初期費用や開発費用がかかります。ですがSaaSは、すでに完成されたサービスを利用するため、初期費用が不要、または低額なものが多いのです。

また、SaaSは一つのシステムをインターネット経由で複数の企業が利用できます。つまり一つのシステム費用を複数社で負担するかたちになるため、一社あたりの費用が安価になるということです。

そのためコストが気になる場合は、SaaSのWeb受発注システムがおすすめです。

SaaSに関しては以下の記事でも詳しくまとめていますので、ぜひご一読ください。

2-2,操作が難しい場合がある

Web受発注システムは、サービスによっては操作が難しくなる場合があります。ですがこの問題も、SaaSを利用することで解決できることが多いです。

というのも、前述したとおり、SaaSはインターネットにつながりさえすれば誰でも使えます。つまり誰でも使いやすいように設計する必要があるため、操作はシンプルで使いやすいものが多いということです。

特に、PCが苦手でもスマートフォンやタブレットで使いたい機能を選ぶだけで使える、直感的な操作が可能なものがほとんどです。

2-3,受注側と発注側両社が使う必要がある

Web受発注システムの大きなポイントは、受注側と発注側の両社が使う必要があるということです。ですが、自社では導入したくても取引先側としては、

・費用がかかってしまうのではないか
・操作が難しいのではないか
・導入までの手間がかかるのではないか

といった不安もあり、導入をためらってしまうことがあります。

そこでまた、SaaSの出番となります。前述の通り、SaaSの操作はシンプルなものが多いです。また、アカウントを作成するだけですぐに利用できるものがほとんどです。
つまり、導入までのハードルが低く、そのことを取引先にしっかり伝えることで利用してもらえる可能性がグッとあがります。

とはいえ、製造業で利用できるWeb受発注システムにもいくつか種類があります。どのように選べばいいのでしょう。

3,製造業でWeb受発注システムを導入する際の選び方

製造業において、Web受発注システムの選び方は以下の2つです。

1,費用はいくらかかるのか
2,製造業に必要な機能が揃っているか

それぞれお伝えしてきます。

3-1,費用はいくらかかるのか

やはり1番に気になるのは費用ではないでしょうか。

できるかぎり費用を抑えたいという場合は、前述した通りSaaSのWeb受発注システムがおすすめです。Web受発注システムの方がお金がかかるという印象を持たれやすいのですが、実際は、電話やFAXに比べて総額ではコストが下がることが多いです。

というのも、電話やFAXを利用した場合は、使えば使うほどに電話代やFAX代が増えていきます。一方で、Web受発注システムであれば、利用者が増えたとしてもインターネット回線の費用は増えません。その上、SaaSのWeb受発注システムでは、まず初期費用が無料、もしくは低額なものが多いのです。

さらには業務効率化による人件費削減効果が大きく、総合的にみてもSaaSは費用を抑えやすいといえます。

3-2,製造業に必要な機能が揃っているか

費用がいくら安くても、必要な機能が揃っていなければ意味がありません。製造業においては、

・見積書や納品伝票、出荷伝票は作成しやすいか
・受注データや在庫管理は共有しやすいか
・本社と工場、取引先とでリードタイムの共有ができるか
・部品ごとに注文量を分析して利益の向上を狙えるか

などが重要になってくるかと思います。もう少し詳しくお話します。

見積書や納品伝票、出荷伝票は作成しやすいか

受発注業務を効率化させていくうえで、取引先に伝える見積書や納品伝票、出荷伝票の作成の効率化は重要です。ほとんどのWeb受発注システムでもこの機能は実装されてはいますが、その方法はサービスごとに異なります。そのため、より簡単に作れるサービスを選んでみるのがおすすめです。

(例)

画像:CO-NECT公式HP「ヘルプセンター はじめてのCO-NECT」より

受発注システムのCO-NECTの場合でいうと、受注を確認後、すぐに出荷伝票が確認でき、そのまま納品書のダウンロードまでがスムーズにおこなえます。

画像:CO-NECT公式HP「ヘルプセンター はじめてのCO-NECT」より

管理画面から見積書や請求書も簡単に作成できます。

受注データや在庫管理の共有のしやすさ

本社と工場とで、受注のデータや在庫管理の共有ができるかどうかも見逃せません。お互いがそれぞれ情報を共有していないと、進捗状況も不明確になり、納期の遅延につながる恐れがあります。簡単な操作ですぐに確認できるかどうかがポイントです。

(例)

画像:CO-NECT公式HP「ヘルプセンター はじめてのCO-NECT」より

CO-NECTの場合、本社で受注したあと、出荷担当者あてに出荷指示を出せます。
いつ受注され、どの製品をいつまでに出荷すればいいのかがひと目でわかるようになっているのです。

本社と工場、取引先とでリードタイムの共有ができるかどうか

サービスによっては、本社と工場、そして取引先とでリードタイム(受注から納品までの期間)を共有できる場合があります。この機能があれば、取引先と進捗状況についてわざわざ連絡する必要がありません。取引先としても、受注が確認されたのかどうか、いつ入荷されるかがわかりやすくなるため、メリットが大きいといえます。

(例)


画像:CO-NECT公式HP「ヘルプセンター はじめてのCO-NECT」より

CO-NECTは、製品ごとに出荷ステータスを変更できます。発注側にも情報が反映されるため、受注側と発注側がそれぞれ進捗を確認できるということです。

画像:CO-NECT公式HP「ヘルプセンター はじめてのCO-NECT」より

納品予定日もあらかじめ設定でき、その情報は発注側も確認できます。そのため、わざわざ電話でやり取りする手間も省けます。

部品ごとに注文量を分析して利益の向上を狙えるか

どんな製品が多く注文されているのか、反対にどの製品が売れていないのかといった分析機能も便利です。受注状況を把握することで、不要な在庫を減らし、売れやすい製品の在庫を増やすこともできます。その結果、利益の向上も狙えるということです。

(例)

画像:CO-NECT公式HPより

CO-NECTの分析機能では、売り上げの推移や、取引先数の推移など、細かく分析できます。

(※▲食品卸業者の場合)
画像:CO-NECT公式HPより

画像:CO-NECT公式HPより

具体的に数値として見やすくなり、利益の向上に役立てられます。

4,製造業におすすめのWeb受発注システム4選

それでは、製造業にはどんなWeb受発注システムがあるのかそれぞれ確認していきましょう。ここでは以下4つのサービスを比較しています。

・CO-NECT
・BtoBプラットフォーム受発注
・COREC
・MOS

CO-NECT BtoB
プラットフォーム
COREC MOS
会社名 CO-NECT Infomart ラクーンコマース アクロス
ソリューションズ
初期費用

不要

「受注側」
不要

「発注側」¥400,000~

不要

M1-¥350,000
M3-¥550,000
M5-¥0
M7-¥0

月額費用

【受注側】

「フリープラン」
¥0

「プロプラン」
¥9,800~

「定額制」¥30,000

「従量制」
¥月額取引合計金額の1.2%

ビジネスプラン¥1,980

「無料プラン」¥0

M1-¥20,000~
M3-¥30,000~M5-¥40,000~M7-¥50,000~

月額費用

【発注側】

「フリープラン」
¥0

「ビジネスプラン」
準備中

「本部」¥30,000~

「店舗」¥1,800×ID数

「ビジネスプラン」
¥980

「無料プラン」
¥0

オプションにより変動

無料トライアル

有り

×

無し

無料プランからスタート可
(機能制限付き)

体験デモのみ

発注側と受注側での進捗状況の共有

注文の処理状況を発注側も24時間確認可能

記載なし※「BtoBプラットフォームfor製造業」では可能

入荷状況の確認が可能

別途有料オプションにて締め切り時間の表示やリードタイムの設定が可能

製造業との適応度

分析レポート機能で製品ごとの注文量を分析して利益向上

取引先ごとにリードタイムを設定可能

取引先ごとに注文フォームをカスタマイズし、幅広い業種に対応可能

カスタマイズで他業種に対応可能

サポート体制

チャット・メール・ 電話サポート有り

カスタマーサポートや操作講習会など

Webフォームから問い合わせ

メール・電話によるサポート

まとめ

製造業でWeb受発注システムを導入すれば、受発注業務が効率化され、生産性の向上につながります。また、受注側の業務の負担が減るだけでなく、発注側としても素早く納品されたり誤入荷が減ったりと、メリットが大きいのです。

発注から受注の確認、そして出荷までの進捗状況も共有できるため「取引先から進捗状況を聞かれた際、工場に一度確認してからまた連絡」という手間も省けます。

受発注システムの選び方としては、まずは費用や導入までのハードルの低さから考えると、SaaSのWeb受発注システムがおすすめです。そしてCO-NECTは機能がシンプルで使いやすく、無料でトライアルも可能です。
まずは一度体験してみたいという場合は、CO-NECTをぜひ利用してみてください。

CO-NECTの詳細はこちら!

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