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テレワーク化促進 無料支援ガイド

新型コロナウィルスの影響でついに7都府県に緊急事態宣言が発表されました。外出自粛要請が叫ばれる今、オフィスに行かず自宅で仕事を実現するための無料ツールや助成金をご紹介します。

テレワークとはなにか?歴史とメリット

テレワークとは、ICT(情報通信技術)を利用した時間や場所にとらわれないフレキシブルな働き方のことです。2006年9月に安倍首相より「テレワーク人口の倍増を目指す」と宣言したことから関心が徐々に高まり、近年は東京2020年大会にむけて東京都が推進したこともあり、徐々に浸透してきました。

テレワークを活用することにより、通勤時のウィルス感染やオフィス内での感染を回避できると考えられます。普段遅くまで帰宅できない人にとっては、家族との時間が増えるメリットもあります。

中小企業におすすめな助成金2選

東京しごと財団は上限額250万円、助成率10/10

東京しごと財団は、新型コロナウイルス感染症等の拡大防止および緊急時における企業の事業継続対策として、テレワークを導入する都内の中堅・中小企業等に対して、その導入に必要な機器やソフトウェア等の経費を助成します。 ~東京しごと財団HPより~

常時雇用する労働者が2名以上999名以下で、都内に本社または事業所を置く中堅・中小企業等におすすめの助成金です。
対象経費も機器の購入・設置・保守費からクラウドツール利用料や導入サポート費と幅広く、助成率も10/10です。

申請には都が実施する「2020TDM 推進プロジェクト(都が実施する、東京 2020大会開催期間中における交通混雑緩和に向けた交通需要マネジメント推進施策)」に参加している必要がありますが、Web上で簡単に参加申し込みが可能です。
令和2年5月12日まで申請可能ですが、予算の範囲を超える申請があった場合等、申請受付期間内でも受付を終了することがあるので注意が必要です。

詳細:https://www.shigotozaidan.or.jp/koyo-kankyo/joseikin/kinkyutaisaku.html

東京都以外の企業には厚生労働省の助成金がおすすめ

「働き方改革推進支援助成金」に新型コロナウイルス感染症対策を目的とした取組を行う事業主を支援する特例コースを時限的に設けます。~厚生労働省HPより

東京都内にオフィスがない場合は、厚生労働省の「新型コロナウイルス感染症対策のためのテレワークコース」がおすすめです。テレワークを新規で導入する(試行的に導入している事業主も対象)中小企業事業主が対象になります。

<対象となる中小企業事業主>
労働者災害補償保険の適用中小企業事業主であること

業種 資本または出資額 常時雇用する労働者
小売業(飲食店含む) 5,000万円以下 50人以下
サービス業 5,000万円以下 100人以下
卸売業 1億円以下 100人以下
その他の業種 3億円以下 300人以下

パソコン、タブレット、スマートフォンの購入費用は対象となりませんが、就業規則・労使協定等の作成・変更や労働者に対する研修なども助成対象に含まれるのが特徴です。
補助率は1/2で、1企業当たりの上限額は100万円になります。

詳細:https://www.mhlw.go.jp/stf/seisakunitsuite/bunya/koyou_roudou/roudoukijun/jikan/syokubaisikitelework.html

テレワークで使える無料ツール

ここでは無料で使えるサービスを中心に、テレワークを円滑に進めるためのツールをご紹介します。元から無料なツールに加え、最近では新型コロナウィルス支援のための無償提供も増えているので、合わせてご紹介します。

テレワークに欠かせないツール5種類

ビジネスチャットツール 遠隔で仕事をするからこそ、密なコミュニケーションが重要です。チャットツールはリアルタイムなコミュニケーションが可能なので、メールに比べFace to Faceのコミュニケーションに近いスピード感で仕事を進めることができるでしょう。
Web会議システム 複数人でコミュニケーションを取りたい場合は、会話ができるWeb会議システムが便利です。ツールによって資料共有機能や録音・録画機能などがあり、グループ間のコミュニケーションや意思決定をサポートしてくれます。
勤怠管理システム もし今紙ベースでの勤怠管理をしているのであれば、クラウド型の勤怠管理システムがおすすめです。従業員が家で出勤・退勤打刻ができるようになるだけではなく、勤怠データの集計やチェック、給与計算も勤怠管理システムによって軽減できます
ファイル共有ソフト 社内で共有しておくべきドキュメントが社内サーバーに格納されている場合、社外からのアクセスができないため注意が必要です。
ファイル共有ソフトは一々資料をメールで送付する必要がないだけではなく、ワードやExcelなどのドキュメントは複数人で同時に更新ができ、リアルタイムな共有が可能になります
Web受発注システム 受発注が電話や紙ベースで行われている場合、受発注担当者、特に受注担当者はオフィスに行く必要があります。その点Web受発注システムはWeb上での受発注が可能なため、家でも注文を受けることが可能です

無料ビジネスチャットツール2選

slack(スラック)

世界150カ国以上で、一日に1,200万人のユーザーに利用されているビジネスチャットツールの代表格です。
フリープランでは1対1でのチャットに加え、

  • 無制限のチャンネル(複数人でのチャット)作成
  • 直近のメッセージ10,000件の検索機能
  • 1対1の音声通話とビデオ通話
  • ファイル共有

が可能です。さらにGoogle ドライブ、Office 365等との連携が可能で、slack上でファイルの共有、作成、コメントの追加ができたりと、幅広い活用ができます。

詳細:https://slack.com/intl/ja-jp/

Chatwork(チャットワーク)

国産ツールのChatworkは、海外製のツールに不安を覚える人に最適なツールです。ビジネスチャット国内利用者数No.1、導入企業者数は25万社を突破しています。 フリープランでは1対1でのチャットに加え、 

  • 累計14グループチャット
  • 1対1でのビデオ通話/音声通話
  • ファイル共有(5GBストレージ)
  • タスク管理
  • メッセージのキーワード検索

が可能です。フリープランでは広告が表示されてしまいますが、逆に広告さえ気にならなければフリーで問題なく利用可能です。

詳細:https://go.chatwork.com/ja/

無料Web会議システム3選

Google Hangout

ビデオハングアウトを利用すると、友だち、家族、同僚とお互いの顔を見ながら会話をすることができます。ビデオハングアウトには 25 人まで参加できます。~ハングアウトヘルプより~

ハングアウトの利用にはGoogleアカウントが必要です。画面共有機能で資料を共有したり、チャット機能を使って議事録を残すことも可能です。無料で25名までWeb会議が可能なため、Googleアカウントを持っている方には利用しやすいサービスなのではないでしょうか。

詳細:https://hangouts.google.com/

Skype

Skype では、無料の一意のリンクをクリック 1 回で生成し、参加者と共有して、会議を無制限に開催することができます。 あらゆる機能を自由に利用できます。会議リンクの有効期限はなく、いつでも使うことができます。~Skype HPより

アカウント不要、出席者にリンクを共有するだけでWeb会議が始められるSkypeは、手軽さNo.1のWeb会議システムでしょう。アプリのダウンロードも不要で、出席者はURLをクリックするだけで利用が可能です。資料共有はもちろん通話の記録機能や背景ぼかし機能とユニークな機能も備えており、まずはWeb会議を1度試してみたいという方にもおすすめのツールです。

詳細:https://www.skype.com/ja/free-conference-call/

BIZMEE

BIZMEEは、WebRTCで構築された無料のWeb会議サービスです。面倒なソフトやプラグインのインストール、会員登録などの手続きは一切不要です。 会議室を作って、URLを相手に教えるだけで直ぐに誰とでもミーティングが始められます。~BIZMEE HPより~

こちらもSkypeと同じくアカウントやダウンロード不要です。国産ツールなので、特に海外製のツールに不安を覚える人におすすめです。入室人数に制限はないものの、3~4人程度が想定人数とのこと。
また、サーバーを経由せずにWeb会議ができるので、会議内容を収集されず安心です。

詳細:https://bizmee.net/

無料勤怠管理システム3選

Pochikin

小規模事業所向けの勤怠管理システムのPochikinは、無料で50人までの勤怠管理が可能です。50人を超える従業員の登録はできないようにシステム上で制限されています。タイムレコーダーで打刻されたデータのCSV出力や、管理画面から打刻忘れや打刻ミスを修正することも可能です。
Pochikinはあくまでタイムレコーダーであり、出勤・退勤の時刻データを保存・出力が可能なシステムです。勤務時間の集計を行いたい場合はダウンロードしたCSVデータを使ってEXCELでの集計が必要になります。

詳細:https://support.pochikin.com/

IEYASU

13,000社が利用している勤怠管理システムです。月額料金・導入費用0円で人数制限もありません。残業や休日出勤の申請・承認機能や残業(36協定)アラート機能、社員の勤怠状況をグラフで可視化してくれるなど、豊富な機能を備えています。
時間の端数処理ルールの設定や、勤務時間・所定時間・みなし時間などの設定も可能で、会社の就業規則に合った運用を行えます。人事労務freeeやSmartHR、マネーフォワード クラウド 給与などとも連携が可能で、活用の幅が広い勤怠管理システムと言えるでしょう。

詳細:https://www.ieyasu.co/

AKASHI

ベンチャーから大手企業まで様々な企業に導入されているAKASHIは、テレワーク支援策として無償提供を実施しています。
無償提供されているのは最上位プランであるプレミアムプランで、年休(有給)管理やシフト作成機能など、多くの機能が利用できます。「テレワーク中」の従業員をリアルタイムで確認できるテレワーク機能があるのがユニークです。
申し込みは2020年5月31日まで、利用期間は2020年7月31日まで可能です。

詳細:https://ak4.jp/

無料ファイル共有システム

Google Drive

Googleアカウントを持っていれば、写真や文章、音楽、動画など、さまざまなデータを15GBまで保管できます。URLを共有するだけでファイルやフォルダの共有が可能で、メールやチャットツールでの共有に比べ手軽に利用できます。

特筆すべきは、Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドが無料で使える点です。これはWord、Excel、PowerPointのGoogle版のようなもので、オンラインでリアルタイムに共同編集ができるのが特徴です。

詳細:https://www.google.co.jp/drive/

無料Web受発注システム

CO-NECT

200万商品以上の受発注に利用されているBtoB受発注ツールです。発注側は完全無料、受注側は無料プランと有料プランから事業規模に合わせて選べます。

  • 発注側
    スマホやPCで簡単に発注ができるほか、再発注機能や仕入れ金額の自動計算機能もあります。発注履歴が残るので、社内で発注内容を共有でき、漏れやダブりを軽減できます。
  • 受注側
    スマホやPCから受注内容が確認できるほか、納品書や出荷伝票などの伝票類もワンクリックで作成できます。取引先ごとに発注フォームを作成できるので、販売価格の管理も可能です。

詳細:https://conct.jp/

まとめ

これらのツールを活用することによって、スピード感のあるコミュニケーションやペーパーレス化など、テレワークが実現しやすい環境になるでしょう。
ただし、選定の際は実際に利用する従業員の意見が欠かせません。複数のサービスを見比べた上で、どれが自社にとって利用しやすいツールであるのか、従業員全員で話し合ってみてはいかがでしょうか。

※本記事は各サービス内容と安全を保証するものではございません。サービス詳細は必ず各公式サイトからご確認ください。

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