【社内稟議・説得に使える】本部や上長を説得する、発注システム導入効果・数値・事例５選

「CO-NECTの使い方もわかったし、どんどん使っていきたい！でもシステム導入や業務フロー変更による社内の理解がなかなか得られない・・・」とお悩みの方へ、スムーズな業務フローの変更やシステム導入の方法を、ご説明いたします。
本部や上長の許可が得られない場合、導入することの効果を十分に伝えられていないことがあります。実際の稟議の場面で使える数値や事例を紹介いたしますので、ぜひご活用ください！

本部や上長の許可が降りない！その原因は？

「CO-NECTの導入メリットは十分に伝えているはずなのに本部や上長の許可が降りない！」

そんなお悩みをお持ちの方も多くいらっしゃいます。まずはその原因を探ってみましょう。原因は大きく分けて２つ考えられます。

具体的な数値で伝えられていない

社内稟議にかけるときは、具体的な数字を出して話すのが効果的です。どれだけ導入メリットを伝えても、体感ベースの話は感想に終わってしまい、稟議が通らない原因になってしまいます。
新しいシステムを導入すると、社内の業務の進め方が変わります。組織にとって大きな変化が訪れるのです。そのため、社内での検討は慎重にならざるを得ないのです。

そんな中で稟議を通すには、以下を具体的に示すことが必要になります。

– 変えることによる効果（業務時間を半分以下にできる、誤発注を０にできる等）
– 業務効率化がどれだけ進むのか（FAXを使わなくて良くなる、人件費を50％カットできる等）
– 直接費用、機会損失はどの程度か（CO-NECT導入は0円、導入しないままではコストカットができない）

直接費用とは、ある特定の製品やサービスに関連して発生したことが明確に分かる費用のことです。つまり、CO-NECTを導入したことによって発生した費用が直接費用です。
機会損失とは、あることを行ったことで見過ごした機会に発生した費用のことです。つまりCO-NECTを導入しないことによって発生した費用です。

営業日が20日、発注に関わる1日の稼働時間が1時間、担当者は1人で、時給が2500円だったとします。また、月の通信費や紙費用、トナー費用をそれぞれ5,000円、10,000円、10,000円に仮定して考えます。すると、コストはこのように可視化されます。ひと月あたり、人件費だけで50,000円、FAXにかかる費用だけで25,000円、合計で75,000円の費用がかかっています。

あくまで参考例ですが、コストを可視化することで、CO-NECTを導入しなかった場合の機会損失が見えてきます。
発注企業のCO-NECT導入は無料で行えるので、直接費用は抑えたまま、従来のコストは大幅にカットすることができるのです。

数値や実際の事例を紹介することで、稟議を通すのに必要な情報を具体的に説明することができるでしょう。

資料がうまくまとまっていない

社内で話すためのものといえど、資料は大切です。
だらだらとまとまりなく書いてしまったり、具体性にかける文章だったりすると、きちんと読んでもらえず、結果的に社内稟議が通らなくなってしまいます。
新システムを導入することによって生じる変更事項を、具体的にイメージさせられてないことが問題なのです。
新システム導入による変更事項を、きちんとイメージでき、伝わる形にまとめることが必要です。
まとめるべきことの代表例は以下の通りです。

– システム導入で解決できる現状の課題（例：業務時間の削減、人件費のカット等）
– 発注方法のデジタル化に伴う発注フローの変更手順（例：FAXで受けていた注文をエクセルに転記していたのが、システム導入によって一元化できるようになる）
– 社内浸透・教育する手順（例：新しいシステムの使い方の講習）
– 変更によって生じる課題（例：取引先にはどうやって導入してもらうのか）

この内容は会社の体制によって大きく変わってくる部分なので、自分の会社は新システム導入によってどう変わるのかをしっかり見極めましょう。新システム導入によって変化する場所をリストアップし、それを基にどのような対策が必要か考えてみるという順番でやっていくと、具体的な資料作りに繋がります。

社内稟議を通すにはどうしたら良いのか？

本部や上長の許可が降りない原因がわかったところで、どう対応したら良いのでしょうか。
具体的な数値を示せていない、現状の課題を解決できる手段を示せていない、という問題を解決するために、ここでは社内稟議に使えるCO-NECTのメリットをご紹介します。CO-NECT導入の社内稟議にお役立てください。
どんなメリットがあるのか、まずは簡単にご紹介すると、以下の５つが挙げられます。

– 時間を削減できる
– 発注ミスを減らせる
– FAXに使っていた紙の費用が抑えられる
– 取引先が導入していなくても使える
– コミュニケーションコストが削減できる

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

時間を削減できる

CO-NECTを導入すると、これまでFAXや電話での発注に使っていた時間を削減できます。発注を確認する機能もあるので、エクセルに手入力していた時間も大幅にカットできます。

例えば、長谷観光株式会社様のケースでは、発注作業にかかる時間を月150時間から月75時間以下に削減できたとのこと。作業者の時給を1,500円と仮定すると、単純計算でひと月に112,500円削減できたことになります。仮に削減できた時間を75時間として、それが継続すると以下のようなシミュレーションができます。

これだけの時間・人件費があったら、別の業務に割り当てることもできますね。

長谷観光株式会社様の事例はこちら。

発注ミスを減らせる

システムで一元管理すれば発注ミスを最小限に抑えることができます。
間違えて発注をしてしまうと、無駄なコストが発生してしまいます。誤発注によって届けられてしまった食材を破棄したり、納品日までに欲しい商品が届かなかったりするのは、避けたいですよね。
このようなヒューマンエラーは、システムで管理することで防ぐことができます。

例えば、株式会社はじ丸様の事例では、月に2〜3回起こっていた誤発注をなくせたとのことで、システム導入の功績が見えます。CO-NECT導入前まではエクセルで発注を管理していたため、ミスがあっても気づくことが難しかったそうですが、システムを導入することで、誤発注ゼロを実現できたそうです。
誤発注をなくすことができれば、費用や時間の無駄を大幅にカットすることができます。

株式会社はじ丸様の詳しい事例はこちら。

FAXに使っていた紙の費用が抑えられる

現状FAXでの発注をされているケースも多いでしょう。その場合、紙代がどうしても嵩んでしまいますよね。インクの費用も見逃せません。一つ一つは大きな金額でなくとも、少しずつ山のように積み上がっていきます。前述の過程で考えると、FAXだけでひと月25,000円の費用がかかっています。

ここでも、システム導入をするメリットが見えてきます。
例えば、たこ焼き元祖どないや新宿区役所通り店様の事例では、発注のスピードが劇的に早くなったそうですが、その要因となったのが、CO-NECTの導入です。FAXではなくCO-NECTでの発注に切り替えることで、書き間違いや読み間違いもなくなったそう。また、スマートフォンを使えば片手で発注ができるので、スピード感を持って発注を行うことができるようになったそうです。
また、CO-NECTは無料で導入できます。発注に費用がかからないことで、ストレスもなくなったそうです。ストレスが軽減されれば、他の業務でのパフォーマンスも上がりそうですよね。

たこ焼き元祖どないや新宿区役所通り店様の詳しい事例はこちら。

取引先が導入していなくても使える

先ほどご紹介したたこ焼き元祖どないや新宿区役所通り店様の事例にもありましたが、CO-NECTは取引先が導入していなくても使えるのがポイント。
取引先の情報さえ登録しておけば、FAXやメールアドレス宛にも発注することができます。
取引先に導入をお願いする手間や時間を考えると、こちら側の導入だけですぐに使い始められるのは大きなメリットです。使おうと決めたその時から導入できるので、スピード感を持って業務効率の改善を図ることができます。

コミュニケーションコストが削減できる

「FAXを送ったら、ちゃんと届いているか確認の電話をしている」
「字が読めない、間違って読まれてしまうなどが原因で、電話でのコミュニケーションが発生している」
このような場合、CO-NECTの導入で大きく業務改善できる余地があります。CO-NECTなら、発注の履歴が残るので、発注漏れにすぐ気づくことができます。またデジタルシステムなので、字が読めない、読み間違えてしまうというトラブルも起こりません。
確認作業がCO-NECT上で完結するので、確認のためのコミュニケーションが大きくカットできるのです。

こう言われたらどうする？デメリットも理解しておこう

社内で導入するか否かを話し合う際、どれだけメリットを並べても、反対意見やデメリットに対する疑問の声が出ることは必然的です。まずはしっかりデメリットも把握しておき、それに対する対策も認知しておくことが大切です。

デメリット①社内オペレーションを変える必要がある

新しいシステムを導入した場合、オペレーション（社内運営体制）を変える必要があります。これまでに使用していたFAXや電話、メールからCO-NECTに移行すれば、作業は簡単になり、業務効率化が図れますが、業務フローを変える必要性が出てくるのです。
社内のオペレーションが変わるというのは、組織にとって大きな出来事。軽視はできません。
この点はCO-NECTを導入するメリットと比較して、自分の会社にはどちらが大きいのかを判断する必要があるでしょう。

デメリット②移行に時間がかかる

新しいシステムを導入するときには、移行に時間が掛かってしまいがちです。
早く利用したい、という気持ちだけではシステムをうまく活用することができません。初期設定や取引先の登録は必須事項です。このことを理由に、導入が反対されることもあるでしょう。
導入時の作業に時間をかけられない場合は、CO-NECT の「初期設定代行」や「登録代行」を利用するのがおすすめです。ライトな説明会の実施から、取引先の代行登録まで、状況に合わせたサポートをご用意しております。

まとめ：具体的な数値や事例を活用して社内稟議を乗り越えよう！

社内での稟議を通すことがゴールではありません。導入後はいかに活用していくかが重要です。

社内稟議を通す際にまとめたメリットは、導入を決める決裁者だけでなく、実際に使用する担当者にも共有しましょう。CO-NECTを導入するメリットをしっかり認識しておくことで、システムへの理解が深まり、より便利にWEB発注を行うことができます。

CO-NECTでは導入後のサポートもしっかり行っておりますので、お困りの際はお気軽にお問い合わせください。