【事例あり】バックオフィス業務とは？効率化するメリットや方法を解説
「バックオフィス業務を効率化したいけど、具体的な方法がわからない」
「そもそも、バックオフィス業務を効率化するメリットはある？」
このようにお考えではありませんか。
従業員が働きやすい環境を作るためには、バックオフィス業務の効率化が重要です。
そこで本記事では、下記の内容を紹介します。
- バックオフィス業務が重要視されている理由
- バックオフィス業務を効率化するメリット
- バックオフィス業務を効率化する方法
この記事を読めば、「バックオフィス業務を効率化した先の未来」が想像できるようになるので、ぜひ最後までご一読ください。
なお、すでにバックオフィス業務の知識や重要性を知っている方は「バックオフィス業務を効率化するメリット」まで飛んでください。
目次
バックオフィスとは？基礎から解説
バックオフィス業務とは、組織において外部との関わりを持たない業務のことです。いわゆる「後方支援」ともいえる存在で、企業の事務作業全般を担っています。
バックオフィスの対義語は「フロントオフィス」です。具体的な業務例を見てみましょう。
| バックオフィス | フロントオフィス |
|---|---|
|
|
ご覧のとおり、バックオフィス業務は利益に直結する業務ではありません。しかし、企業経営において重要な「ヒト・モノ・カネ」の経営資源を扱っていたり、フロントオフィス部隊のサポートをしていたりするため、会社にとって欠かせない存在です。
つまり、バックオフィスの業務効率化や生産性向上なくして、企業の成長は難しいといえます。このような背景から、バックオフィス業務そのものや効率化（DX化）が注目されています。
続いて、バックオフィス業務が重要視されている理由を次の章で解説します。
バックオフィス業務が重要視されている理由
バックオフィス業務が重要視されている理由の背景には「企業の成長」があります。企業が成長していくにあたり、重要なのは3つの機能です。
| 生産 | 販売 | 事務・会計 |
|---|---|---|
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|
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言うまでもなく、生産・販売は企業の活動において非常に重要な役割を担っています。一方、バックオフィス業務がおこなう事務・会計は「請求や支払いの管理」や「税務、社会保険などの手続き」、「採用活動」などです。
生産や販売に比べると軽視されがちですが、バックオフィス業務が整っていないとまともな経営ができません。重要なポジションである以上、Webサービスやツールを利用していかに効率よくバックオフィス業務をこなすかが企業成長のカギです。
次の章で、バックオフィス業務を効率よくこなすことにどのようなメリットがあるかを解説します。
バックオフィス業務を効率化するメリット5選
バックオフィス業務を効率化するメリットを5つ紹介します。
メリットを把握して「自社にとってどのような効果が見込めるか」の参考にしてください。
【メリット1】コストを削減できる
メリットの1つ目は「コストを削減できる」ことです。
バックオフィス業務を効率化できると業務にかかる時間が減り、人件費の削減につながります。特に、残業が多い場合には大きな効果が見込めるでしょう。
他にも、書類を紙で保管している場合、ペーパーレス化できれば紙代や印刷代、機器と紙の保管コストなども削減可能です。
【メリット2】生産性の向上が見込める
メリットの2つ目は「生産性の向上が見込める」ことです。
なぜなら、バックオフィスが担当する事務・会計業務が効率化されれば、生産や販売などの売上を生むフロントオフィスもスムーズに業務を実施できるからです。
さらに、バックオフィス業務の担当者の手が空けば、その分を人材育成やガバナンス強化などに充てられます。企業価値を上げるためにも、生産性の向上は欠かせません。
【メリット3】ヒューマンエラーを減らせる
メリットの3つ目は「ヒューマンエラーを減らせる」です。
事務・会計では、多くの入力作業が伴います。当然、手動でさまざまなデータなどを入力しなくてはならないため、入力漏れや入力ミスなどは避けられません。
その点、バックオフィス業務を効率化するためにツールを導入した場合、入力がしやすくなるほか、自動入力によってヒューマンエラーそのものが無くなる可能性を秘めています。
【メリット4】従業員満足度の向上につながる
メリットの4つ目は「従業員満足度の向上につながる」です。
バックオフィス業務を効率化できると、単純に業務時間を縮小できます。今まで残業して対応していた業務を定時内で終えて早く帰宅できるようになれば、ワークライフバランスの向上は間違いありません。
いわゆる「ホワイトな職場」に近づけば、従業員の離職率が下がり長く働いてくれるようになるでしょう。
【メリット5】顧客満足度の向上につながる
メリットの5つ目は「顧客満足度の向上につながる」です。
バックオフィス業務が効率化されると、顧客から依頼されている業務にスピード感をもって対応できるようになります。「ミスがなく早い対応」は、依頼している側にとってはありがたいことこの上ありません。
さらに、浮いた時間を営業資料作成などの業務に充てられれば、より多くの顧客に満足してもらえる可能性が高まります。
バックオフィス業務を効率化する5つの方法
バックオフィス業務を効率化する方法を5つ紹介します。
おすすめは「クラウドサービスやアプリを活用する」ことですが、他の方法でも十分に効率化が見込めます。自社の状況にはどの方法が合っているのか判断するため、それぞれの方法を順番に見ていきましょう。
【方法1】アウトソーシングを活用する
1つ目の方法は「アウトソーシングを活用する」です。
思い切って、バックオフィス業務を引き受けてくれるサービスに、アウトソーシングするのも一つの手です。サービスを提供しているのはバックオフィス業務のプロ集団なので、自社で対応するよりも効率化できる可能性が高まります。
とはいえ、外注費用がかかってしまうため、費用対効果については精査が必要です。受発注業務におけるアウトソーシングについては、下記の記事で詳しく解説しているのでご覧ください。
\受注業務のBPO。人手不足やシステム導入をお手伝い/
【方法2】RPAを活用する
2つ目の方法は「RPAを活用する」です。
RPAとは「Robotic Process Automation」の略で、人が手入力するような定型作業を自動で実施してくれる仕組みを指します。決まった時間の決まった作業や、定型化している操作を自動化できるため、人の手を動かす時間を削減可能です。
加えて、誤入力などがなくなり、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
受発注業務におけるRPAについては、下記の記事で解説しているのでご一読ください。
【方法3】チャットボットを活用する
3つ目の方法は「チャットボットを活用する」です。
チャットボットとは、AI技術を活用して「よくある質問」への回答を肩代わりしてくれるシステムです。バックオフィス業務では、電話応対やメール返信などが避けられません。
そこで、顧客が疑問を持ちそうな内容を学習させ、チャットボットが自動で返信してくれるようにしておきます。よくある質問への回答の手間がなくなるだけでも、バックオフィス業務の効率化が可能です。
【方法4】書類を電子化・ペーパーレス化する
4つ目の方法は「書類を電子化・ペーパーレス化する」です。
バックオフィス業務は、請求業務や採用者の情報など、紙で管理している業務も多いのが現状です。相手に送る、受け取るにかかわらず、紙だと管理コストがかかります。
そこで、請求書の発行・受取を電子化できるサービスに変更したり、採用情報をすべてWeb上でやり取りしたりしてペーパーレス化すれば、大幅なコスト削減が可能です。
電子帳簿保存法に対応した受発注業務については、下記の記事をご覧ください。
【方法5】クラウドサービスやアプリを活用する
5つ目の方法は「クラウドサービスやアプリを活用する」です。
近年、さまざまなクラウドサービスがリリースされています。バックオフィス業務を効率化できるクラウドサービスを上手に活用して、今の数倍、数十倍の業務時間を減らした事例も少なくありません。
たとえば、下記のようなサービスが効率化に一役買ってくれます。
- 請求書の発行・受領・帳簿入力まですべてクラウド上でできるサービス
- 通話を自動録音＆AIがテキスト化し、クラウド上でデータ管理できるサービス
- 受注から伝票作成までワンストップでできる受発注業務効率化サービス
自社のバックオフィス業務で重荷になっている部分を洗い出し、状況にあうサービスを活用しましょう。
受注業務を効率化できるサービスについては、下記の記事で比較しているのでぜひご覧ください。
バックオフィスの受発注業務を効率化するなら「CO-NECT」がおすすめ
バックオフィス業務における受発注業務を改善したい場合、受発注システムの導入がおすすめです。たとえば、「CO-NECT」には以下の特徴があります。
- 受注から伝票作成までワンストップ
- 発注側の使用料が無料
- LINEから発注できる
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「電話で注文を受ける」「顧客ごとに異なるフォーマットに対応」などの時間がかかりがちな業務を一気に効率化できます。書類作成やレポート作成までCO-NECTだけで完結し、すべてクラウド上で利用可能です。
CO-NECTの詳細については、以下からお問い合わせください。
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バックオフィス業務を効率化した2つの事例
バックオフィス業務を効率化した事例を2つ紹介します。
どのような業務を効率化できたかを紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
【事例1】株式会社トーシン青果様
1つ目は「株式会社トーシン青果様」の事例です。
飲食店や学校給食に食材を納入している、創業から53年の歴史ある企業です。多くの取引先を抱えており、受注業務と請求書や納品書の発行といったバックオフィス業務に時間がかかっていることが課題でした。
そこで、受発注業務を効率化できるシステムを導入します。その結果、受注管理の作業時間は1日あたり2〜3時間ほど、請求書などの発行は3日が3時間に短縮されて、大いにバックオフィス業務を効率化できたとのことです。
参考：請求業務にかかる時間が3日→3時間に！手作業によるミスや伝票の管理コストも大幅に削減
【事例2】CLALA JAPAN株式会社様
2つ目は「CLALA JAPAN株式会社様」の事例です。
化粧品や美容機器などの製造・販売や、店舗への卸売もおこなっている企業です。「紙で届くFAXの管理に手が回らなくなる」「紙の発注書のフォーマット変更が大変」など、紙で管理するバックオフィス業務に時間を取られていました。
紙で実施している作業を効率化するために、受注業務をクラウド管理できるサービスを導入します。結果として、紙で感じていた課題は大幅に改善されて、受注作業の効率化が図れたとのことです。
参考：紙の発注書の管理が不要になり、紛失の不安から解放。発注書の更新作業も1時間→数分に短縮！
バックオフィス業務を効率化して企業価値を上げよう
バックオフィスだけではなく、企業活動全体に良い影響をもたらすのが「バックオフィス業務の効率化」です。ひいては、従業員・顧客満足度が向上し好循環が生まれていきます。
- どの作業がボトルネックになっているのか
- どのような方法を取れば、効率化が叶うか
- かけるコストとリターンは見合っているか
上記の点をよく吟味して、自社の企業価値を上げられる最善策を取っていきましょう。
なお、もしバックオフィスの受発注業務を効率化したい場合、受発注システムの導入がおすすめです。たとえば、「CO-NECT」は受注から伝票作成がワンストップで進み、すべてクラウド上で完結できます。紙で管理する必要もなくなるため「人件費・発行費用・保管費用」などが削減可能です。
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