受注業務は何をするの？受注方法の違いや効率化するメリットも解説
「そもそも受注業務が何をするのかよくわからない」
「受注や発注、注文などの言葉の違いについても詳しく知りたい！」
このようにお考えではありませんか。
ビジネスの現場ではよく似た言葉が日常的に使われます。自社でやりとりするときはもちろん、取引先とのやり取りでも扱われるため意味を押さえておく必要があります。
この記事では、下記について紹介します。
- 受注業務の概要と似た言葉との違い
- 受注業務の一般的な流れ
- 受注業務を効率化するメリットや方法
「受注」の基礎にくわえて、記事の後半では「受注業務のよくある課題」や「受注業務の効率化」も解説しているので、ぜひ最後までご一読ください。
なお、受注業務の効率化を実現するなら、受発注システムの導入がおすすめです。受注および発注にまつわる一連の業務負担を軽減し、さまざまなコスト削減につながります。
たとえば、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」は、受注業務をすべてクラウド上で実施できるため「入力ミスの削減」や「ペーパーレス化」を実現できます。無料で利用可能なフリープランもあるため、お気軽にお試しください。
目次
受注とは？基礎をやさしく解説
受注とは、注文を受けることを意味します。顧客である企業や個人から、商品やサービスの注文を受けることを「受注」と呼びます。
ビジネスシーンにおいての顧客の注文方法は、対面をはじめ電話やFAX、郵便やオンラインシステムなどです。販売側は受注時に、取引先の注文内容を正確に確認して、販売する必要があります。
受注とセットで覚えておきたい言葉の例
受注のほかにも、次のような関連する言葉をよく耳にします。受注をはじめ、注文から派生した言葉をひとつずつ見ていきましょう。
- 受注受付
受注を受け付ける業務のことを意味します。顧客から注文を受けることを受注受付と呼び、販売業や製造業をはじめ多くの企業で日常的に行われる大切な業務です。
注文受付も同じ意味で使われます。
- 受注対応
受注した注文に基づき、内容確認や在庫確認、売上決済など顧客からの注文受付に関する一連の業務のことです。企業によっては出荷指示や発送通知なども含みます。
受注処理と呼ばれることもあります。
- 受注単価
受注単価とは、商品やサービスを受注した際に支払う金額を指します。
- 受注生産
受注生産とは、顧客から注文を受けて初めて生産し納品する仕組みを指します。すでに生産した商品を販売するのと違い、在庫がなくても販売できる点が特徴です。
- 注文
注文とは、希望する種類やサイズ、数量や価格などを販売側に伝えて、商品やサービスの製造や購入を依頼することです。
注文する際には、対面や電話・受発注システムなどがよく使われます。主に企業間の取引の場合は、注文書と呼ばれる書面でやりとりするケースが多いです。
- 発注
発注とは、注文すること、または注文を出すことを意味します。注文はビジネスの場でも個人が商品やサービスを購入する場合でも広く使われますが、発注は事業者間の取引でよく使用される言葉です。
- 受発注（業務）
受発注とは、受注と発注の両者に関わる業務を指す言葉です。
顧客から商品やサービスの注文を受ける「受注」と、販売元から仕入れのために注文を出す「発注」の2つの業務をまとめて受発注業務と呼びます。
このように、受注をはじめ注文にまつわるさまざまな派生語があります。それぞれの意味を知っておくことが、円滑なビジネス活動において大切です。
発注については下記の記事で詳しく解説しているので、気になる方はぜひご一読ください。
受注方法の種類や違い
受注方法の種類や違いについて、以下の表にまとめました。
| 受注方法 | メリット | デメリット |
|---|---|---|
| 電話 |
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|
| FAX |
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|
| メール・WEB |
|
|
| 受発注システム |
|
|
それぞれの受注方法には、メリットやデメリットがあります。そのため、自社における業務の効率化やコスト削減という視点から、今後の受注方法を考えることが重要です。
受注業務で必須となる受注管理とは
受注を考えるとき、注目したいポイントに「受注管理」があります。受注管理とは、顧客の消費者や企業から注文を受け、出荷するまでの流れを管理する業務のことです。
受注管理の具体的な業務内容には、以下の内容も含まれます。
- 受注業務
- 在庫確認
- 納期連絡
- 納品作業
- データ記録など
見積もりや契約の締結、注文内容の記録、そして在庫確認後に納期の連絡を実施し、受注伝票などの書類を作成して出荷準備という流れで業務を進めていきます。
また、受注管理と同じように使われる言葉に販売管理があります。よく似た用語ですが、販売管理とは以下の5つの業務で構成されており、受注管理はその一部に過ぎません。
- 仕入管理
- 受注管理
- 出荷管理
- 請求管理
- 在庫管理
販売管理の業務の中で、とくに重要となるのはデータ記録・分析です。洗い出したデータは、販促やマーケティングに活用する顧客管理（CRM）を支える大切な要素です。
なお、以下の記事で受注管理に特化して詳しく解説しているので、気になる方はぜひご覧ください。
【6ステップ】受注業務の一般的な流れ
【受注業務の流れ】
- 受注した注文内容を確認する
- 見積書を作成する
- 受注契約を締結する
- 在庫確認と予定納期を連絡する
- 伝票を作成する
- 納品する
まず、顧客から受け付けた商品やサービスの種類、数量、金額などを確認し、見積書を作成します。
見積内容に合意できたら、自社と顧客との間で取引内容や納品期限などに関して受注契約を結びます。契約後、商品の在庫を確認し、顧客に出荷予定の納期を連絡する流れです。
次に顧客から受け取った注文書・発注書を確認後、受注伝票を作成します。また、受注確認のため注文請書を作成し、顧客に送付します。
そして、定められた納期までに顧客の手元に商品やサービスが届くよう、出荷・発送する流れです。
なお、企業によっては売上伝票の作成や、支払いを受けた後の領収書の作成・送付までをまとめて受注業務と捉える場合もあります。取引先、自社にかかわらず「どこまでを受注業務と捉えているか」は事前に確認しておくのがおすすめです。
受注業務は複数の業務が組み合わさっていることもあり、課題がいろいろあります。詳しく見ていきましょう。
受注業務における課題としては何があるのか
受注業務は、売上確保や顧客の信頼を維持するため精確かつ迅速な対応が必要ですが、企業によって以下の課題に直面している場合があります。
とくに1つ目の「ヒューマンエラーや作業時間が発生する」点は、手書きやExcelなどで受注する企業に起きやすい課題です。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
ヒューマンエラーが起こる
1つ目の課題は、ヒューマンエラーが起きてしまう点です。
受注業務は注文書をもとに受注データを登録したり、受注情報を管理したりなどの人の手による業務が発生します。特に繁忙期では余裕がなく、受注ミスにつながることもある点に注意が必要です。
受注数が増えるほど人手不足による1人当たりの作業負荷も増えてしまい、さらなるミスを誘発してしまう可能性があるため対策を打ちたいところです。
人手による受注管理だけでなく、受発注システムを活用した受注管理を進めていくことがおすすめです。
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人材育成にコストがかかる
2つ目の課題は「人材育成にコストがかかる」といった点です。
これまでお伝えした通り、受注業務は一連の流れを終えるまでさまざまな工程があります。そのため企業独自のやり方で受注業務を行うケースも多く、新しく入った人に手順ややり方を伝えて慣れるまでに時間がかかってしまいます。
場合によっては作業が属人化しており、マニュアルが上手く整備されていないケースもあるでしょう。
当然、取り扱う商品やサービスの種類や取引先が多くなればなるほど、業務範囲が広くなりがちです。広い業務範囲を任せられる人材を育成するには、まとまった人的コストや時間コストが必要になります。
業務別のシステムで連携性が低い
3つ目の課題は「業務ごとのシステム連携が上手く行かなくなる」ことです。受注業務は業務工程が多いため、1部署のみで進めるケースはほとんどありません。
その結果、業務によってそれぞれ異なるシステムを導入して管理するケースも多いです。横の業務の連携性が悪いと、業務の効率化を図れない場合があります。
たとえば、以下のシーンを想像してみてください。
- 注文受付：電話やFAX
- 見積書や受注伝票、納品書の作成管理：自社構築のシステム
- 請求管理：Excel
上記のように受注管理の業務の流れが分断されていると、スムーズな業務フローは実現できません。
まとめると、企業が受注業務で抱えている課題に共通するテーマは「業務の効率化」です。コストを最大限節減し、業務の効率化を進めるために必要なポイントとはどういったものでしょうか。
次の章で、詳しく解説します。
受注業務を効率化する3つのメリット
受注業務の効率化によって企業が手にするメリットは次の3つです。
なかでも、「ヒューマンエラーによる受注ミスが防げる」メリットは、取引のトラブル回避につながるため、顧客からの信頼を維持することにつながる重要な視点です。
では、ひとつずつ確認していきましょう。
【メリット1】時間とコスト節減ができる
受注業務の効率化により業務フローが改善され、スタッフの手入力に必要な時間や作業負担が軽減されます。注文内容の確認・入力や納期連絡、伝票作成という業務の自動化が促進されるので、従業員の業務時間も短縮できるでしょう。
また、文具や紙などの受注業務にまつわる備品の費用も節減でき、受注業務全体のコストを抑えられます。
【メリット2】ヒューマンエラーによる受注ミスが防げる
IT環境の活用によって受注業務が効率化された企業は、注文処理の自動化やデジタル化が加速します。「電話で受注した際、注文内容を聞き間違えた」「FAXの文字を過って読み取り、希望納期に間に合わなかった」などのヒューマンエラーの減少が期待できるのは大きなメリットです。
さらに、注文内容や顧客情報を正確に取り扱うことができるため「人為的なミスによる受注漏れ」や「納品した商品の誤り」などのリスクを最小限に抑えられます。
【メリット3】取引先が受注しやすく顧客満足度がアップする
取引先や顧客は、効率化された受注業務フローによって発注しやすくなります。
たとえば、従来の電話やFAXからオンライン上の入力による注文が移行した場合、いつでも簡単に発注が可能です。「営業時間外で注文ができない」といった問題もなくなり、顧客満足度の向上につながるのではないでしょうか。
また、FAXでの発注が上手く行かずに商品が届かない受注ミスも減らせます。顧客満足度の向上は、顧客ロイヤリティを高めると共に、リピート注文や口コミによる新規顧客の獲得につながります。
受注業務を効率化する3つの方法
具体的に受注業務を効率化する方法には、次の3つが挙げられます。
とくに、「業務フローの標準化を図る」アプローチは、受注業務の効率化の土台となり、さらなる施策を進める上でも重要なポイントです。
では、ひとつずつ見ていきましょう。
【方法1】業務フローの標準化を図る
業務フローを標準化すると、どの従業員が受注業務をおこなっても、社内で統一した最適な手順で業務をこなせます。
たとえば、「注文内容から受注伝票を作成する際の作業をルール化する」「受注データの確認は必ず複数のスタッフで行う」などが業務フローの標準化です。受注業務のやり方や手順に対する認識を、職場で共有することがポイントといえます。
業務の流れが統一されることで、顧客に対して安定した受注を提供できるほか、一部の従業員がいないと業務に影響が出るような「属人化」も避けられます。
では、業務フローの標準化を目指す場合、具体的にどのような手順で行えばいいのでしょうか。一般的には、次の5つのステップで実施していくパターンが多いです。
【業務フローの標準化の5つのステップ】
- 現在の業務フローを分析する
- 標準化に向けて業務の優先順位を割り振る
- 業務のスリム化と見える化を実行する
- 新たな業務フローのマニュアルを作成・共有する
- 実際に職場で運用しながら改善を繰り返す
受注業務フローの標準化については、下記ページで詳しく説明しています。業務フロー改善にご興味がある方は、ぜひご覧ください。
【方法2】受注をアウトソーシングする
受注業務を効率化するためには、外部企業にアウトソーシングする方法も有効です。なぜなら、受注業務を引き受けている企業はプロであり、「業務の効率化」や「コスト削減」を独自のノウハウを活かして叶えてくれるからです。
電話やFAXによる応対や手作業による受注処理など、企業によっては従来型の受注業務を続けていて、従業員が多大な時間と労力を費やしているケースが少なくありません。
受注業務をアウトソーシングすると、従業員は自社のコア業務に専念できるようになり、よりクオリティーの高い仕事がしやすくなります。
では、受注業務をアウトソーシングする場合、どのような業者を選べば良いのでしょうか。ここでは、ヒントとなる3つのポイントを紹介します。
【受注のアウトソーシング選びの3つのポイント】
- アウトソーシング先がカバーできる業務範囲に問題がないこと
- 自社に近い企業の受注業務に対する実績があること
- 初期費用や月額費用が予算に合っていること
受注業務をアウトソーシングする場合に気をつけたいポイントや選び方は、以下の記事で紹介しています。アウトソーシングと外注の違いなどを含めて、ぜひ確認してみてください。
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【方法3】受注管理システムを導入する
受注業務の効率化を目的に開発された受注管理システムを導入することも、効率化に役立ちます。
受注管理システムは、受注業務に必要な以下の5つの管理機能を搭載しているため、一連の受注業務フローの自動化が可能です。
- 見積管理
- 受注管理
- 発注管理
- 出荷管理
- 在庫管理
受注業務は、厳格な納期管理が求められます。受注管理システムの導入で業務フローを自動化できた場合、受注した注文内容の確認から出荷管理までを正確かつスムーズに対応できるようになります。
さらに、業務の効率化はもちろんのこと、人的ミスによるトラブル防止やペーパーレス化、通信費などのコスト削減も可能です。
受注管理システムを導入する場合、検討するべきポイントは次の5つです。
【受注管理システムの5つの検討ポイント】
- 自社の業務体制に適したシステムであること
- 自社および顧客にとって操作性に優れていること
- 予算に合った料金プランが用意されていること
- サポート体制が充実していること
- 既存システムとの連携性が高いこと
受注管理システムのメリットや選び方、システム比較は、以下の記事で紹介しています。ぜひ、自社の受注業務の効率化に最適な受注管理システムを選ぶポイントを確認してみてください。
受注業務の効率化を目指すなら「CO-NECT」がおすすめ
業務フローの標準化やアウトソーシングも紹介しましたが、受注管理を最大限効率化したい場合は受注システムの導入がおすすめです。
たとえば、受注管理システムのひとつ「CO-NECT」は、下記の特徴を備えています。
- 受注から伝票作成までワンストップで利用可能
- LINEから発注可能
- 発注側の使用料は無料
「CO-NECT」は、受注側の業務フローのスリム化を実現することはもちろん、顧客側は無料かつ発注が便利になるなど、取引する双方に大きなメリットをもたらす点が魅力です。
CO-NECTは「どのような使用感なのかを確かめたい」と考えている方に向けて、フリープランを用意しています。受注業務の課題解決を考えている方は、トライアルを検討してみてください。
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まとめ
受注業務は、日々さまざまな取引が行われるビジネスシーンで欠かせない重要な業務のひとつです。消費者または企業の顧客から注文を受け取り、受注内容に基づき正確かつ迅速な納品を行うことで、顧客満足度を向上しより大きな売上へとつなげられます。
できる限り受注業務を効率化し、自社や取引先、消費者にとって三方よしの状態を目指していきましょう。
なお、受注業務の効率化を実現するためには、受発注システム「CO-NECT」の導入がおすすめです。実際に「CO-NECT」を導入し、次のような課題を解決した事例もあります。
- 受注から伝票作成までの事務処理が削減できた
- 電話・FAX応対がなくなりコア業務に専念できるようになった
- ヒューマンエラーによる顧客とのトラブルが激減した
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