発注システム導入はめんどくさい？入れると本当に便利？導入すべき企業、不要な企業を事例とともにご紹介
発注書作成時のよくある悩みとして「価格や品番を調べるのが大変だし手間」「FAXでの手書き作成で誤発注が発生」があると思います。それらの解決策として、発注システムがありますが、その存在こそは知っていても「デジタルに疎い自分が使いこなせるのか不安」「従来のやり方を変えるタイミングがなく先延ばしに」といった問題でなかなか前に進むことができないと、お悩みの方もたくさんいらっしゃいます。もし、今行っている発注作業が簡単になって、効率化ができて、しかも無料でできる、という仕組みがあったらどうでしょうか？
今回は、発注システムのメリット・デメリットや、システムを導入すべき人・そうでない人についてご説明します。
発注システムを実際に利用している事業者事例・メリットをご紹介
本当に発注システムを入れることでメリットがあるのでしょうか？実際に発注システムを導入している事業者にお話を伺ってみたところ、主に以下の6つのメリットがあるようです。
- 誤発注がなくなる
- FAX送信待ちのストレスがない
- いつどこでも発注できる
- 発注書作成を自動化
- ペーパーレスを実現
- データでらくらく発注管理
以下、事業者様のお話を詳しく見ていきましょう。
メリット1「誤発注がなくなる」
誤発注がゼロに：川出酒店様
「当社はスタッフ2～3名で発注しているのですが、過去の発注書を見ながら各スタッフが自発的に発注している為、どうしても発注のダブりが頻発してしまっていました。システムでは時系列に発注履歴を確認できるので、スタッフ間での情報共有がスムーズに出来るようになり、誤発注がゼロになりました。」
手書きFAXからの脱却：大衆酒蔵 鳥益様
「Excelで発注書を作りFAXで送っていましたが、品番や値段を調べて入れるのが大きな手間でした。商品名だけ書いて発注した際には、違う商品が来てしまうことが多々ありました。システムを導入してからは、登録しておいた品番や値段が発注書に自動反映されるので、間違った商品が配達されることもなくなりました。」
メリット2「FAX送信待ちのストレスがない」
送信完了待ちの無駄時間がなくなる：
ブラッスリーアミカル様
「FAX発注の場合、送信が完了するまでFAXの前で待たなければならず、その間は他の作業をするわけにもいかず・・・といった状況がよくありました。」
送信失敗での待ちがなくなった：
たこやき元祖どないや新宿区役所通り店様
「相手が通話中の場合、FAXが送信失敗することがあります。送ったつもりで届いていなかったら困るので、営業中の余裕のない中、送り終わるまでFAXの前で待っている必要がありました。」
メリット3「いつどこでも発注できる」
緊急資材発注も一瞬で対応：津田工務店様
「急に決まった案件があった場合や追加の材料が必要な場合、休みでも至急建材を発注しないといけません。そんな時でもシステムを使えば、家のPCやスマホから画面を開いて一瞬で発注できる。変な話、TVを見ていたらCM中に発注が終わってしまう感じです。」
家に帰ってから発注も：
ブラッスリーアミカル様
「いつでもどこでもスマホから利用できるので、発注忘れがなくなりました！基本的には店舗で発注作業をしますが、発注しなくてはならない商品の発注を忘れてしまっても、家に帰ってから発注をできるので助かっています。」
メリット4「発注書作成を自動化」
6~7時間/月の発注作業時間を削減：
株式会社つま長様
「Excelで発注していたときは30分以上かかっていた発注時間が10分程に短縮できました!1か月だと6~7時間も短くなったので、その分仕事を早く終わらせて帰ることもできるし、休憩にも当てられるようになりました。」
発注作業時間が1/4に短縮：
大衆酒蔵 鳥益様
「Excelで発注書を作りFAXで送っていましたが、。膨大な数の商品から品番や値段を調べて入れるのが大変でした。システムを導入してからは、欲しい商品を探して数量を入れるだけなので本当に楽になりました。今までは毎日締め作業後に店のFAXの前で15分～20分かけて発注作業をしていましたが、今は1日5分もかかりません。」
メリット5「ペーパーレスを実現」
エコにも貢献：津田工務店様
「システム導入以前は発注書は過去半年分を全て保管しておく決まりにしていましたが、捨てる際はやはり忍びないですし、それを全てデータに置き変えることができるのはエコだなと思いました。」
月間100-200枚の紙削減：
移動スーパー はじ丸様
「Web発注に切り替えたおかげで紙も月間100～200枚くらい削減できました。」
紙の発注書は1/3以下に減少：川出酒店様
「指定のシステムで発注する必要がある一部の仕入れ先を除き、ほぼ全てをCO-NECT発注に切り替えられたので、紙の発注書は1/3以下に減りました。ペーパーレスになったのは想像以上に便利ですね。ゴミが出なくなりましたし、紛失もないので履歴がきちんと残るようになりました。また、今までは仕入れ先ごとに保管する棚を分けていたのですが、その必要もなくなり省スペースにもなりました。」
メリット6「データでらくらく発注管理」
発注管理が楽に：
たこやき元祖どないや 新宿区役所通り店様
「当店は24時間営業の店舗なので時間帯によりスタッフ5名で発注業務を分担しています。CO-NECTは発注情報がデータで残りどこからでも見れるので、自分がお店にいない時にも確認ができ、発注管理が楽になりました。」
発注履歴で一目瞭然：
移動スーパー はじ丸様
「接客や移動と同時進行で発注作業をするので、『あれ牛乳発注したっけ』と自分の行動を忘れてしまうこともありますが、発注履歴を見れば一目瞭然で安心です。紙での発注だと、発注履歴を確認する為に一々事務所に戻る必要がありましたが、営業先で確認できるのは本当に便利です。」
いかがでしたでしょうか？
事業者様の業態や商習慣などの状況によりそれぞれの課題があると思いますが、発注のシステムを導入することでそれぞれの業務負担の軽減や効率化と言ったメリットが生まれているようですね。
ただ、どんな仕組みもメリットだけではなくデメリットもあると思います。
今度は同じく事業者様のデメリットのお話をご紹介いたします。
発注のシステム導入のデメリットをお客様の声から紹介
今度は逆にデメリットについてです。
発注システムを導入している事業者が感じるデメリットをまとめてみると
- 費用がかかる
- 最初の登録が手間
- 発注先もシステムを導入している必要がある
ですが、それぞれデメリットを解決する方法もあるようです。
それぞれ詳しくみてみましょう。
デメリット1「費用がかかる」
発注回数が増えるほどお金がかかる：キッチン tokotoko様
「以前使っていた受発注システムのサービスですが、無料発注は30回までで、以降は有料になる仕組みでした。当社は2店舗ありますし、複数社から仕入れているので30回は軽く超えてしまいました。」
要チェックポイント！
発注システムや発注ボリュームによっては発注は無料になるツールもあります。
この後、おすすめのシステムをご紹介いたしますね。
デメリット2「最初の登録が手間」
手入力の登録作業が面倒：川出酒店様
「商品や仕入れ先は全て手入力で登録しましたが、少し面倒に感じた部分もありました。」
商品数が多くて大変：大衆酒蔵 鳥益様
「正直言うと、初めの商品登録が面倒でした。発注している商品数が多いため、それをいちいち入力するのがすごく手間に感じました。」
要チェックポイント！
システムによっては導入時に手厚いサポートをしてくれる業者もいます。
また、一度登録すればその後の作業がぐっと楽になるから、入力分の工数は取り戻せます。
デメリット3「発注先もシステムを導入している必要がある」
従来の発注システムでは、システム導入の際は相手側も同じシステムを入れていないとやり取りができません。
要チェックポイント！
一部のシステムでは、相手側がシステムを導入していなくてもやり取りができる仕組みがあります。例えば、こちら側がシステムを使って発注書を送付。
それを発注先のFAXやメールに対して発注書を送付することができます。
発注システムを導入すべき人/そうでない人
発注システム導入のメリット・デメリットを紹介しましたが、これらを踏まえた上で結局、システムを導入すべき人とは一体どのような人なのでしょうか？
以下、システムを導入する必要のない人も併せてご紹介していきます。
発注システムを導入すべき人
手書きのFAXで発注をしている
面倒で億劫な手書き作業や、FAX送信待ち/送信エラーのストレスから解放されます！
複数の発注品があり毎回個数が変わる
数多くの商品の中から欲しい商品を探す時間や、発注のたびに品番や個数を確認する手間が削減できます！
自宅・出張先やなど店舗や事務所以外の場所から発注することがある、もしくはしたい
スマートフォンやPCがあれば出先や自宅、営業先でも発注可能なので、仕事の前後の居残り業務であった発注作業がスキマ時間にできる作業へと変貌します！
発注先が複数ある
発注のたびに、複数ある取引先から希望の発注先を選択する手間がなくなり、書き間違いなどのミスも減少します！
発注システムを導入する必要はない人
今の発注方法でもが30秒くらいで完結する方
単一商品を毎回決まった個数発注している（LINEやメールを再送するだけ）など、現在の発注業務がシンプルで単一化されている場合、システムを利用することで得られるメリットよりもシステム導入コストの方が大きくなるため、わざわざ従来の発注方法を変える必要はありません。
発注システムを導入すべき人におすすめ！CO-NECT（コネクト）の紹介
BtoB受発注システムCO-NECTとは
CO-NECTの発注機能なら、完全無料でFAXやメールでの今の発注をデジタルに移行することができます。
これまでは店舗でしか出来なかった注文の電話や手書きのFAX作成など……数多くの煩雑な発注業務、CO-NECTを使えばいつどこでもスマホからワンクリックで済ませられます！
発注CO-NECTを使うことのメリット3つ！
- シンプルな画面操作。誰でも簡単に発注できる！
- 完全無料で利用開始可能！
- メールやFAXでも発注可能。発注先がCO-NECTなどのCO-NECT などのシステム未導入でも問題なし！
お客様の声
無料でここまで便利になるのは予想外：
株式会社つま長様
「CO-NECTのサービスはFacebookの広告で知りました。最初は『無料と書いてあるけど大丈夫?』と不安もありましたけど、会社概要を見て安心して使い始めました。やはり利用料無料は大きかったです!導入してみると、Excelで発注していたときは30分以上かかっていた発注時間が10分程に短縮できました!1か月だと6~7時間も短くなったので、その分仕事を早く終わらせて帰ることもできるし、休憩にも当てられるようになりました。」
発注先がシステム未導入でも安心：
たこやき元祖どないや 新宿区役所通り店様
「驚いたのは、発注先が必ずしもCO-NECTを導入する必要がない点です。従来の発注システムは、発注先と発注元の双方が導入しないと使えないですよね。CO-NECTは紙で発注して欲しいという発注先に対しても、気にせず発注できるので大変助かりました。」
シンプルな使いやすさが嬉しい：
tiny peace kitchen様
「他社のシステムは操作が面倒で使いづらさを感じていました。CO-NECTは発注完了までのステップが少なく、簡単に発注作業ができます。ログイン後の画面で”発注する”ボタンを押してから商品と数量を選択すればすぐに発注が完了するので、ミスの起きようがありません。操作方法がシンプルなため、他のスタッフへの引き継ぎもストレスなく行えます。」
いかがでしたか？
企業のそれぞれの状況に応じて発注システムを入れるメリットでメリット、入れるべき企業・入れる必要がない企業の理由などをご紹介いたしました。
入れるべき企業に該当された方は、CO-NECTであれば完全無料で発注システムの機能を利用することができますので、是非お問合せいただきデモなど実際に触ってみていただければと思います。
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