請求管理クラウドの活用で効率化の一歩先へ！利益を出し続ける企業になる方法

自社と同じ企業規模の会社が、同じような業務を同じようにこなしているはずなのに、なぜ業績が右肩上がりに伸びているのだろう？と不思議に感じたことはありませんか。利益を出し続けている企業は、徹底したコスト削減を行い、社員は適切な業務を行っているのでしょう。また必要経費として多くの外部サービスを利用しているのかもしれません。

「サービスを新しく導入すればそれだけ経費も掛かるし、それなら現行のフローのままでいいや」このように考える経営者も多いかもしれません。しかし、コストを削減しながら売上アップにつながり、さらにセキュリティ対策にもなるサービスがあれば、経営者なら使わない手はないでしょう。

今回は、毎月の業務量を3分の1に削減し、利益の創出につながる「請求管理クラウドサービス」の秘密についてについて解説します。

利益を出し続ける企業の共通点

利益を出すためには、商品やサービスを数多く売ること、商品やサービスの価格を上げるか原価を下げて利益幅を上げること、そして無駄を省いて徹底的なコストカットを行うことが必要です。商品やサービスを販売するまでには、社内で多くのコストがかかっています。企画、営業、製造、輸送、通信、販売など、すべての業務でコストカットを行えば、おのずと利益は上がります。

ごくごく当たり前のことですが、これを徹底して行っている企業はそれほど多くありません。企業の大小にかかわらず、必ずどこかに無駄な業務があるでしょう。そして無駄な業務の中には、「必要な無駄」と「必要のない無駄」があります。必要な無駄の中には、クライアントの意思を組んで企画の方向性を変える、また、本来であればサービスに含まれない業務も顧客のために行い「得意先」となるといったものが考えられます。

必要のない無駄の代表は、自動化できる部分をわざわざ手作業で行うことです。例えば、小売店でレジ清算を導入せずわざわざ電卓で計算し精算する、というのもこれに当たるでしょう。

請求業務を効率化しよう！請求管理クラウドでできること

一般的な企業にとって、上記のような無駄と同じ部分にあるのが「請求業務」です。請求業務をシステム化していない企業では、エクセルなどのソフトを利用し、担当者が手作業で業務にあたります。ルーティンワークで人的ミスも発生しやすいこの業務を効率化・自動化することで、多くのメリットを享受できます。
請求管理クラウドには例えば以下の機能があります。

請求書の電子化

PDF形式の請求書を作成し、請求業務のペーパーレス化を促進させます。業務時間の削減だけでなく、印刷・郵送代など紙のコストが削減できます。

継続請求

いわゆる「お得意様」に対しての請求業務において、請求書の送付、決済形式も顧客別に好みの方法を記憶し毎月決まった日に請求書を自動送付してくれます。

請求書の発行・送付

郵送、メールどちらでも請求書をワンクリックで発行・送付できます。郵送代行も行っているため、請求書にまつわる業務負担をとことん減らすことができます。

販売管理・会計ソフトとの外部連携

利用するサービスによって外部連携できるソフトは異なりますが、これまで使ってきた販売管理・会計ソフトと外部連携を行うことで、売掛金に関する業務を自動化することができます。

セキュリティの強化

自社管理していた売掛金に関する一連のデータをクラウド管理に切り替えることで、顧客の口座情報や会社情報を高セキュリティ下で管理することができるようになります。自社でのバックアップも必要ないため、データの保存管理においても安心です。

多様な手段による決済も一元データ管理

口座振替だけではなく、コンビニ決済にクレジットカード決済、様々な決済手段を導入している会社では、それぞれが別々にデータとして存在してしまうため、入金管理が大きな負担となっています。クラウド請求管理サービスを利用すると、すべてのデータが一元化され、入金もリアルタイムで閲覧できます。

請求業務を手作業で行う会社vs請求管理システムを利用する会社

請求管理クラウドの導入による変化の例として、「請求業務を手作業で行うA社」と「請求管理クラウドシステムを利用するB社」の月末を覗いてみましょう。

請求業務を手作業で行うA社の月末

請求業務を社員が手作業で行っているA社では、毎月月末になると複数の社員が残業を行い遅くまで請求業務をこなしています。営業担当の2～3人が外回りの後に社内で請求書を作成し、経理担当は月次決算のために売掛金の消込と未収金のチェックを行っているといった具合です。
毎月残業をするのはバックオフィス・フロントオフィス含めて6名。残業は3日間で10時間ほど、残業代の時給が1500円だとすれば、これだけで毎月9万円の人件費がかかっています。さらに、営業担当が請求業務の一部を担っているとき、請求業務に圧迫され営業がおろそかになると売り上げ事態も減るでしょう。営業社員1人につき月1～2本の新規契約を取り逃しているかもしれません。

請求管理クラウドシステムを利用するB社の月末

一方、クラウド請求管理システムを導入しているB社の月末には、残業している社員の姿は見えません。それどころか経理担当の社員の数もA社より少ないようです。営業担当は毎日営業業務のみを行い確実に成果を上げ、経理担当社員は月末でも請求業務に取られる時間は数時間ほど。連日残業して入金管理や消込作業を行うこともありません。
B社では、社員の残業代の代わりに毎月クラウド請求管理システムの利用料を支払っています。ですが経理担当社員がそもそもA社より少ないため、人件費は年間で何百万という単位で変わってきます。

A社とB社、同じ企業規模でも、請求業務を効率化することで人件費の削減だけではなくビジネスチャンスの幅も広げていることがわかります。業務の効率化によって、単なるコストカットだけではなく売上・利益につながる運営ができているのです。

請求業務でクラウドを活用するメリット

改めて、請求管理クラウドシステム導入によるメリットをまとめてみました。これまで解説してきた業務効率化・コスト削減については割愛します。

売上アップにつながる

請求業務というのはその業務自体では売上を生みません。毎月必ず発生し時間も多くとられる請求業務を効率化・自動化することで、売上につながるコア業務により多くのリソース（時間・人員）を割くことができます。

ヒューマンエラーを防止し、現場の疲弊を軽減

毎月発生する請求業務において、人の手でおこなう以上いつかはヒューマンエラーが出てきます。人的ミスは大きさによっては取引先との信頼関係にも影響し、売上にも響いてくるかもしれません。
また、業務量が多いのにもかかわらずこうしたミスが許されない担当者の精神的負担は計り知れません。プレッシャーが大きいほどミスもしやすくなる点にも注意しなければなりません。

請求業務のシステム化によってヒューマンエラーをなくすことで、売上の安定と現場の負担軽減につながります。

キャッシュフローが安定する

毎月同じ日にちに間違いのない請求書が自動で送付されることで、請求漏れやミスによる再発行を防ぐことができます。
さらに取引先からの入金情報もクラウド上で可視化されるため、債権回収がしやすくなります。

リアルタイムでの請求状況の把握

利益を出し続ける企業では、鮮度のいい情報を適切に分析しています。請求業務を手作業でしている企業では、どうしても請求データ・売上データにタイムロスが生じ、今この瞬間のデータを分析することができません。
しかし請求管理クラウドなら、インターネット接続環境さえあればどこでも売上情報を確認できます。リアルタイムの入金データや未収金データをチェックし、即座に分析、現状に即した経営判断ができるようになるでしょう。

最後に

業務効率化だけでなく利益向上にもつながる「請求管理クラウドサービス」のすごさ、お分かりいただけましたか。
これからますます労働人口が減少するなかで、売上を生まない業務にリソース（時間・人員）を割くのはナンセンスです。ノンコア業務はITの力を借りて効率化・自動化して、売上・利益成長を目指してください。