【中小企業向け】受発注システムでコストを削減しつつ、人手不足を改善する方法

中小企業において「人手が足りず業務が滞ってしまう…」「人手不足で受注を増やせず、利益が上がらない」など、人手不足で悩んでしまうことはないでしょうか。

その人手不足を補う方法として、クラウド型受発注システムの導入が挙げられます。受注業務の効率化により生産性を上げることで、少ない人材でも利益を生み出せる可能性があるのです。

とはいえ、

・クラウド型とはどういうことなのか
・Webがあまり得意でない人でも使いこなせるのか
・実際、どのように中小企業の受注業務を効率化させるのか

など、クラウド型受発注システムを導入するにあたって気になる部分もあると思います。

そこでこの記事では、なぜクラウド型受発注システムこそが中小企業の人手不足を支えられるのか、その理由についてお伝えしていきます。

また、受注業務にまつわる悩みについてまとめた資料（PDF）もご用意しています。

よくある悩み7つとその解決策をまとめているので、あわせてご一読ください。

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中小企業の人手不足は加速している

中小企業庁の「中小企業白書」によると、中小企業の人手不足は年々深刻化しています。
参考:中小企業白書「深刻化する人手不足と 中小企業の生産性革命」

これらの原因は中小企業側の努力だけで簡単に変えられるものではありません。そのため、今後は人手不足とどう付き合いながら利益を生み出していけるのかが重要といえます。

その対応策の一つとして、「受注業務における課題の解決」が挙げられるのです。

それでは、中小企業が人手不足によって抱える受注業務の課題にはどのようなものがあるのでしょうか。

人手不足の中小企業が抱える受注業務の2つの課題

中小企業が人手不足によって抱える受注業務の主な課題は、以下の2つです。

・一人当たりの業務量が多く、本来の業務にリソースを割けない
・予算が少ない、ITリテラシーが低いなど、受発注システムを導入するハードルが高い

それぞれどういうことか、詳しくお伝えしていきます。

一人当たりの業務量が多く、本来の業務にリソースを割けない

まずは一人当たりの業務量が多く、本来の業務にリソースを割けないということです。

特に電話やFAXによる受注方法で対応している場合、受注に対応する人員をしっかりと確保する必要があります。

・電話の対応
・自社システムへの転記
・工場、仕入れ先メーカーとの進捗確認
・納品書や請求書の作成

など、その業務は意外と多いもの。受注量が増えるほどこの業務は煩雑になるため、受注量を増やすことに対して現場社員から抵抗が生まれることすらあります。

仮に営業職の従業員が受注業務に追われると、当然営業活動の時間が減ります。すると、新規顧客を獲得する機会を損失してしまうわけです。

そのため、受注量を増やしてもいかに「受注に関する業務量」を増やさないで済むかが重要になってきます。

予算が少ない、ITリテラシーが低いなど受発注システムを導入するハードルが高い

次に、予算やITリテラシーについての問題です。前述したように、人手不足で業務に追われる状況では、受注量もなかなか増やせません。そのため、十分な利益が見込めず、新たなシステムを導入することが困難になる場合があります。

特に、ITシステムの多くは初期のコストも大きく、予算の問題が重くのしかかってきやすいもの。

また、導入するならその成果を早く実感したいですよね。費やしたコストを早い段階で回収することが理想といえます。

ただ、1からシステムを構築すると「納品までの時間」と「運用に慣れるまで」の時間が必要です。結果として、利益を上げて余裕を生み出すまでにかなりの時間がかかってしまいます。

さらに、ITリテラシーの問題もあります。

・ITサービスそのものに触れる機会が少なく不安なので、従来の方法にこだわってしまう
・社員がPC操作に不慣れなため、慣れるまでに結局時間がかかるのではないかと導入をためらってしまう

など、ITシステムの導入について大きな不安を抱えてしまうこともあるのではないでしょうか。

ここまで紹介してきた問題は難しいものではありますが、実はクラウド型受発注システムを活用することで解決できる可能性があります。

どういうことか、詳しく解説していきますね。

中小企業が人手不足により抱える受注業務の課題はクラウド型受発注システムで解決できる

クラウド型受発注システムとは、受発注システムの中でも「すでにインターネット上で提供されている受発注のサービス」を利用するものです。発注内容や受注内容をインターネットを利用したデータで管理し、受発注業務を大きく改善してくれます。

クラウド型受発注システムについては以下の記事でも詳しくお伝えしているので、ぜひ一度読んでみてください。

2020.05.07

【受発注システム】クラウド・フルスクラッチは何が違う？メリット・デメリットと一緒に解説します！

受発注システムは、主にSaaS(クラウド型)、フルスクラッチ、ハーフスクラッチ(パッケージベース）の3タイプに分けられます。 受発注システムの新規導入や移行を検討するとき、 ・SaaS、フルスクラッチ、フルスクラッチとはそもそもどういうもの？ ・どのタイプが自社に合うのかどうかよ...

そして中小企業において、クラウド型受発注システムを導入する主なメリットは以下の2つです。

・受注業務を効率化することで、その他の業務にリソースを割ける
・クラウド型受発注システムは、その他の受発注システムと比べて比較的コストが安い

それぞれ詳しくお伝えします。

受注業務を効率化することで、その他の業務にリソースを割ける

クラウド型受発注システム最大の利点は、受注業務を効率化できるというところです。

従来の電話やFAXなどの受注方法では、受注内容を自社システムに転記する必要がありました。そして工場と連絡を取り納期の確認をし、納品書や請求書を作成して再度取引先への連絡が必要です。

その点、クラウド型受発注システムであれば、取引先からの注文が自動的に保存され、それが受注側・発注側・工場や仕入れ先メーカーですべて共有されます。そのため、自社システムに転記する必要がありません。そしてシステムに登録された注文情報をもとに、請求書や納品書などの書類も簡単に作成可能です。

一度、クラウド型受発注システムであるCO-NECTを例に見てみましょう。CO-NECTでは書類作成はもちろん、発注側、受注側、工場とで出荷状況の共有ができます。そのため、三者間での納期確認による電話対応も減らせるのです。

画像:CO-NECT公式HP「商品ごとに出荷状況を設定」より

▲出荷完了メールで状況を発注側に伝えることもできます。

▲発注側は、「発注履歴」から注文状況を確認できます。
画像:【はじめてのCO-NECT】④受注処理 より

受注業務にかかる人手や時間が減らせることで、受注量を増やしていくことも可能です。そして本来の業務へのリソースを確保することもできるようになります。

クラウド型受発注システムは、その他の受発注システムと比べて導入のハードルが低い

クラウド型受発注システムは、導入までのハードルが比較的低いです。

前述したようにクラウド型受発注システムは、すでに提供されているサービスを利用するものです。わかりやすいところで例えると、LINEやFacebookといったサービスも同じ提供形態にあたります。

汎用的にどんな業種にも対応できるように設計されているため、システムを新たに開発する必要がありません。カスタマイズする必要もないことがほとんどです。そのため、開発費用もかかりません。

また、1つのサービスを複数の企業で利用しているため、一社当たりが負担する費用はその分安価になります。もちろん、自社の情報などがもれないようにセキュリティは各社万全のものを備えています。

さらに、多くの企業に対応しやすいよう、操作性もシンプルに設計されてあるものが多いです。そのため、従業員や取引先が使いやすく、導入のハードルが大きく下がります。

また、多くのものはインターネット上でアカウントを作成すればすぐに利用できるため、導入までの期間も短く、早ければ即日から利用できます。

つまり、

・コストを抑えられる
・すぐに導入できる
・操作性がシンプルで業務フローにも取り込みやすい

以上3点から、中小企業にはクラウド型受発注システムがおすすめです。

なお、CO-NECTでは、クラウド型の受発注システムを提供しています。

基本料金がかからないフリープランで操作感を確認することで、「実際に使ってみないと、自社で運用していけるのかわからない……」といった悩みを解決しやすくなるでしょう。

フリープランについては、以下からお問い合わせください。

中小企業におすすめなクラウド型受発注システム4選

それでは、実際にどのようなクラウド型受発注システムを選べばいいのでしょうか。ここでは以下4つのクラウド型受発注システムを一覧表でご紹介します。

・CO-NECT
・MOS
・COREC
・BtoBプラットフォーム受発注

それぞれについての詳細は以下の記事でも詳しくお伝えしているので、ぜひご一読ください。

2020.06.01

おすすめの受発注システム4選！種類別の特徴や選び方を解説！

クラウド型受発注システムは、上手く活用することで業務効率を上げられるため、とても便利です。 ですが、いざ導入しようとしたときに、 どの受発注システムがいいのかわからない どうやって選べばいいかわからない といった悩みを抱えることはありませんか？ そこで、こ...

一覧表

受発注システムの中で特におすすめなのが、CO-NECTです。

CO-NECTでは、基本料金が無料のフリープランが提供されているため、実際に使い勝手を確かめることができます。

また、IT導入補助金支援事業者にも採択されています。

CO-NECTの詳細については、以下からお問い合わせください。

CO-NECTの詳細はコチラ！

まとめ:受発注システムで人手不足を補いながら売上を向上させよう！

人手不足でお悩みの中小企業であれば、クラウド型受発注システムの導入は非常におすすめです。

新たに人手を多く増やすことなく、一人当たりの業務量を減らし、その他の業務にリソースを割けるようになります。営業活動にリソースを割ければ、新規顧客の獲得に繋がり、受注量が増え、利益の向上も見込めます。

一人当たりの業務量が減少することから負担が減ってミスも生まれづらくなり、業務フローの改善にも繋がっていくのです。

ただ、クラウド型受発注システムがシンプルで使いやすいものだとしても、新たに導入するとなるとその使い勝手は気になるところ。

そこでCO-NECTでは、本格的に導入するまえに無料トライアルを試せます。一度利用してみたうえで、実際に導入するかどうか、検討してみてはいかがでしょうか。

以下記事に受発注システムについてまとめていますのでよろしければご覧ください。

2020.08.03

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