ペーパーレス化のメリット6選！導入の手順や成功事例も解説
「ペーパーレス化にはどんなメリットがあるんだろう」
「具体的な進め方の手順を知りたい」
ペーパーレス化には、業務効率化やコスト削減など、さまざまなメリットがあります。また、リモートワークがめずらしくなくなった現在において、避けて通れないものとも言えるでしょう。
この記事では、ペーパーレス化のメリット・デメリットのほか、ペーパーレス化を推進する手順などについて説明しています。ペーパーレス化に成功した実際の企業事例も紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
ペーパーレス化とは
ペーパーレス化とは、デジタル化などの方法で紙の使用を最小限に抑えることを言います。ビジネスにおいては、従来紙でおこなっていた業務（書類の作成・保存・共有など）をデジタルに置き換えることで業務効率化をはかる意味があります。
ペーパーレス化の目的は、環境保全に貢献する・コストを削減する・どこからでもデータにアクセスできるようにするなどさまざまです。
まずはペーパーレス化のメリットについて見ていきましょう。
ペーパーレス化の現状
ペーパーロジック株式会社が2023年2月におこなった「ペーパーレス化に伴う2023年度予算」によると、東京の企業のうち52.4%が「2022年に社内のペーパーレス化を推進した」そうです（出典：paperlogic）。
その一方、ペーパーレス化をおこなっていないと回答した企業のうち、16.0%が「2023年も積極的な推進はしない」と回答しています。なぜ、ペーパーレス化に消極的な企業があるのでしょうか。
ペーパーレス化が進まない理由として、取引先との兼ね合いや上層部の理解不足、初期コストなどが考えられます。
取引先によっては「請求書や見積書などは紙で送って欲しい」という企業もあるでしょう。昔ながらのやり方で事務や経理作業を進めている企業だと、紙で管理したいというケースは少なくありません。
また、上層部のリテラシーが低く、ペーパーレス化推進の理解が得られないことも考えられます。ほかにも、ペーパーレス化には最初にシステムの導入が必要になることも多く、初期コストがネックになっているケースもあるのではないでしょうか。
しかし、長い目で見ればコストを大幅に削減できることは間違いないので、ペーパーレス化のメリットを共有し、理解を促していくことが重要です。
ペーパーレス化によるメリット6選
ここからは、ペーパーレス化のメリットについて説明します。
- メリット1：文書検索が容易になる
- メリット2：コストが削減できる
- メリット3：業務が効率化できる
- メリット4：多様な働き方が可能になる
- メリット5：セキュリティを強化できる
- メリット6：企業のイメージアップにつながる
メリット1：文書検索が容易になる
1つ目のメリットは、文書検索が容易になることです。
ペーパーレス化により文書がデジタルデータとして保存されるため、キーワードや内容で検索するだけで、スピーディに目的の文書を見つけられます。
紙データのように、書類の物理的な保管場所を探して棚を行ったり来たり…といったことがなくなり、必要な情報にすぐアクセスできるようになります。
メリット2：コストが削減できる
2つ目のメリットは、コストが削減できることです。
紙の書類を廃止することで、紙代・インクトナー代などのほか、書類の保管コストも削減できます。
また、書類作成の過程をデジタル化することで、人件費や作業コストも削減可能です。
メリット3：業務が効率化できる
3つ目のメリットは、業務が効率化できることです。
手書きで作成していた書類をデータ化することで、共有・編集・修正が容易におこなえるようになります。
また、回覧・承認などの作業も紙だとやりとりに時間がかかりますが、データ化すればスムーズに進められます。
メリット4：多様な働き方が可能になる
4つ目のメリットは、多様な働き方が可能になることです。
資料を紙からデジタルデータにすることで、オンラインから簡単にアクセスできるようになります。出社がマストでなくなり、自宅・コワーキングなど好きな場所で働けるようになることは大きなメリットと言えます。
加えて、デジタルデータはバックアップでき、どこからでもアクセスできることから、災害時のBCP対策にも役立ちます。
メリット5：セキュリティを強化できる
5つ目のメリットは、セキュリティを強化できることです。
デジタルデータは紙書類のように紛失・置き忘れなどの心配がないため、情報漏洩の危険性が軽減できます。
また、データ化すると、アクセス制限や暗号化が容易に可能です。タイムスタンプ機能によりデータの改ざんもおこなわれにくいため、よりセキュリティが強固になります。
メリット6：企業のイメージアップにつながる
6つ目のメリットは、企業のイメージアップにつながることです。
紙の使用量を減らすことで森林伐採・ゴミの削減につながるのがよいことなだけではなく、環境保護に取り組む企業としてのイメージ向上も見込めます。
また、近年スタンダードとなった「SDGs」の観点からも、環境保全・CO2の排出量削減などに熱心に取り組んでいる企業として評価されやすくなります。
ペーパーレス化によるデメリット
一方、ペーパーレス化にはデメリットもあります。
まず、今まで紙で作成していた書類をデータ化するにあたって、新しいツールやソフトウェアを導入するコストがかかります。ツールに慣れるまでは、社員への研修コストが発生することもあるでしょう。
また、そのツールやソフトウェアを運用するためには、ITリテラシーの高い人材が必要です。通常時の運用だけではなく、トラブルが発生したときなど、問題を解決できるだけの知識や技術は不可欠と言えます。十分な人材が不足している場合は、新たな採用や研修をおこなわなければなりません。
加えて、データがオンラインで管理されるようになると、システム障害やネットワーク環境の不備などに影響を受ける可能性があります。
しかし、ペーパーレス化にはそのデメリットを上回ると言える、さまざまなメリットがあります。不安な点があれば、自社の状況などを踏まえ、慎重に検討してください。
ペーパーレス化を推進する手順
ここからは、実際にペーパーレス化を推進するフローについて説明します。
手順1.なぜペーパーレス化を進めるべきなのか目的を決める
まず、ペーパーレス化の目的を明確にしましょう。
業務効率の向上・コスト削減・リモートワークの促進など、具体的な目標を定めることで、目指す方向が明確になります。
また、ペーパーレス化は全社的に取り組まないと、成果が見えにくいことがあります。上層部の協力を得て、取り組みをリードしてもらうためにも、ペーパーレス化の目的をしっかりと伝えましょう。
手順2.ペーパーレス化する業務を決める
次に、ペーパーレス化する業務を決めます。
紙を利用している業務を洗い出し、どれをペーパーレス化するか選別しましょう。ペーパーレス化する業務は「文書管理や事務処理が煩雑」「大量に紙を使っている」といった、デジタル化したときに効果の大きい業務を選ぶのがおすすめです。
ただし、最初に取り組むにはハードルが高そうな場合は、
- すでに一部デジタル化を実施しており、すぐにペーパーレス化を進められる業務
- 各部署から優先して着手してほしいとの希望がある業務
といった基準で決めるのもいいでしょう。
手順3.ペーパーレスに必要なシステムを検討・導入する
次に、ペーパーレス化する業務内容に合わせ、必要なシステムを検討・導入します。
受発注システム・文書管理システム・電子契約ツールなど、ペーパーレス化する業務に適したシステムやソフトウェアを検討します。
セキュリティや使いやすさのほか、今後の業務拡大も考慮したシステムを選びましょう。
手順4.取り組みを部分的にスタートする
システム・ソフトウェアを導入したら、取り組みを部分的に進めていきます。
一気にペーパーレスを進めると、現場の混乱を招いてしまいます。まずはトライアル期間とし、問題点を発見・改善していくための時間を確保しましょう。
また、リテラシーの低い社員もしっかりフォローすることが重要です。導入時には研修を開催する・マニュアルを用意するといった対応がおすすめです。
ペーパーレス化に成功した事例
ここでは、実際に受発注システム「CO-NECT」を導入し、ペーパーレス化に成功した企業の事例を紹介します。
CLALA JAPAN株式会社 様
CLALA JAPAN株式会社は、化粧品や美容機器などの製造・販売をおこなう企業です。
FAXで受注していたため、「紙の発注書の更新作業に手間がかかる」「紙の発注書の管理に手間がかかる」という課題がありました。
CO-NECTを導入し、紙の書類の大幅な削減に成功。管理の手間がかからなくなり、紛失の不安もなくなったそうです。
長谷観光株式会社 様
長谷観光株式会社は、都内の料亭「つきじ治作」などを運営している企業です。
食材を発注する際、それぞれ調理場と本部・本部と取引先での受発注業務があり、手書きの発注書作成にかなりの時間を要していました。また、FAXでのやりとりのため、毎日大量の紙を消費していたそうです。
CO-NECTを導入し、手書きでの発注書作成を廃止。発注書作成の手間がなくなっただけでなく、紙もひと月あたり1,500枚以上削減できたそうです。
津田工務店 様
津田工務店は、美容院やバーなどの店舗の施工を手がけている企業。
木の建材と触れる機会が多いことから、紙の廃棄を減らすべく、発注書のペーパーレス化を目指しました。
CO-NECTを導入し、インターネットFAXを利用できるようになったことで、紙の発注書を作成せずに済むようになったそうです。
業務効率化に向けてペーパーレス化を推進しよう
ここまで、ペーパーレス化のメリット・デメリットのほか、具体的な進め方の手順などをお伝えしました。
ペーパーレス化を推進することで、業務効率化のほかコスト削減・セキュリティ強化などさまざまなメリットが生まれます。事務処理が煩雑な業務、大量に紙の書類が発生する業務など、効果が出やすい業務から段階的にペーパーレスを進めていきましょう。
なお、受発注業務のデジタル化にはCO-NECTがおすすめです。CO-NECTなら、受発注をすべてツール上でおこなえるほか、インターネットFAX機能も搭載しているため、さまざまな紙の書類を削減できます。
無料トライアルも実施していますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
\ 受発注業務の効率化をするなら /
