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テレワークの壁~脱はんこ・社内承認・電話転送サービス~

緊急事態宣言によりテレワークが徐々に世間に浸透し始めていますが、急きょテレワークを開始した企業にとっては、「環境が整っていなくて難しい」「仕事が進まない」というのが現状のようです。
企業文書を電子化するクラウドサービスを展開するペーパーロジック株式会社によれば、テレワークを行っている会社員のうち約75%がテレワークに何かしらの課題を感じているとのこと。
(出典:https://paperlogic.co.jp/wp-content/uploads/2020/03/d140b430432b05ea81a105f4ecf1208b.pdf )

そこで今回は、テレワークを阻む壁としてよくあがる
①会社にかかってくる電話の対応
②ハンコをもらうために出勤する必要がある
③社内稟議をどうするか
といった3つの課題を解決するためのヒントをご紹介します。

1. 会社にかかってくる電話の対応方法

せっかくテレワークを始めようと思っても、「代表電話の対応はどうしたら良いんだろう」「電話に出れないと仕事にならない」と困ってしまう方もいるのではないでしょうか。
そんな方におススメなのが電話転送サービスです。

1-1. 電話転送サービス

ボイスワープ~ベーシックな電話転送サービス~

NTTの転送電話サービスです。工事費不要、月額800円(税別)であらかじめ設定しておいた転送先に電話を転送してくれます。月額利用料に加え、転送元から転送先までの通話・通信料金の負担が必要なため注意が必要です。
多くの電話事業者が転送電話サービスを提供しているので、とりあえず代表電話を自宅に転送したいという方は、まず契約中の事業者に問合せてみてはいかがでしょうか。
https://web116.jp/shop/benri/vw/vw_02.html

ナイセンクラウド~複数の端末で電話対応が可能~

1か所への転送だと不便、という方にはナイセンクラウドをご紹介します。
クラウド電話という「インターネット経由で電話を受けられるサービス」で、代表電話がかかってくると、あらかじめ登録した端末(PCも可)すべてが一斉に着信します。転送電話にありがちな、電話対応業務が1人に集中する状況を回避できます。
また他の登録端末への転送も可能で、自宅の電話やスマートフォンを内線のように使えるサービスになります。
初期費用が1万円、最短翌日開通と導入がしやすい点もポイントです。
https://naisen.jp/

Dialpad~5月末まで無償提供~

ナイセンクラウドと同じクラウド電話にDialpadがあります。インターネットに接続しているスマートフォンやPCすべての端末で着信が可能、さらにグループ通話の自動録音機能やビデオ通話、チャットができるのが特徴です。
Dialpadは現在リモートワーク支援プロジェクトを実施しており、5月末日まで無償提供を行っています
https://www.dialpad.co.jp/remotework-support

1-2. Web受発注システム

電話転送サービスに加え、メーカーや卸業者の場合、「会社に行かないとFAXや電話の注文を受けられない」とお悩みの方もいると思います。そんな方におススメなのがWeb受発注システムです。Web上での受発注が可能なため、家でも注文を受けることが可能です。

CO-NECT~無料で利用可能~

200万商品以上(2020年3月時点)の受発注に利用されているBtoB受発注システムです。スマホやPCから受注内容が確認できるので、リモートワークを無理なく実現できます。また、納品書や請求書のワンクリック作成が可能で、作成した伝票をデータ送信すれば印刷の手間もありません。
https://conct.jp/supplier

 

2. はんこ出社をなくすには?

電話やFAXに加えテレワーカーの頭を悩ませるのは印鑑ではないでしょうか。上司の印鑑や社印をもらうためにわざわざ出社する”はんこ出社”が話題を呼んでいます。
総務省は今月20日に、電子書類が本物だと証明する民間の認定制度を始める計画を策定しましたが、運用開始は2022年度となっており、まだまだ時間がかかりそうなのが現状です。
そこで、印鑑をなくすための方法や有用ツールについて検討してみたいと思います。

2-1. 脱はんこ事例

4月1日の緊急事態宣言を受け、いくつかの企業が”脱はんこ”を表明しています。

  • メルカリ:4月8日に電子署名への切り替えを表明
    “新型コロナウイルスの感染拡大長期化に伴い、取引先との契約締結時に必要な捺印および署名手続きを、権限者の署名による対応、または電子署名サービスでの契約締結に切り替えていく方針を決定いたしました。”
    https://about.mercari.com/press/news/article/electronic_seal/ より
  • GMOインターネットグループ:4月17日に印鑑レスを表明
    ″契約業務をはじめ捺印のために出社対応している状況を受けて、以下の2つの方針を決定いたしました
    (1)サービスにおけるお客様の各種お手続きから、印鑑を完全撤廃(印鑑レス)
    (2)お取引先とのご契約は電子契約のみとする(ペーパーレス)”
    https://www.gmo.jp/news/article/6749/より
  • U-NEXT:4月17日に契約書を電子捺印のみに変更する旨を表明
    https://www.unext.co.jp/ja/press-room/change-all-contracts-to-electronic-seals-2020-04-17 より

2-2. 電子契約ツール~社外契約の脱はんこ~

電子契約とは電子データに電子署名をすることで取引先との契約を結べるサービスです。
契約書の印刷代や収入印紙代、郵送代金の削減や、 契約書の検索閲覧の簡易性、改ざんが難しいなどのメリットがあります。

NINJA SIGN~5月末まで無償提供~

ワンストップ契約サービスのNINJA SIGNは、オンラインでの契約締結に加え、契約書のワークフロー機能(稟議システム)や契約書の管理機能も含まれています。NINJA SIGNは5月31日まで、契約書送信数が無制限であるLightプランの無償提供を行っています。(申込期限は4月30日)https://note.com/ninjasign/n/n790370a34877

GMO電子契約サービスAgree~1年間無償提供~

GMOが提供するAgreeは、法務担当者の満足度が高いクラウド電子契約サービスです。契約状況も管理画面上で確認できるため、ステータス管理や締結漏れの防止が可能です。また、契約書の更新や解約業務も、リマインド通知機能を使えば忘れることがないでしょう。
Agreeはテレワーク導入の支援として、電子サイン(メール認証による本人確認を行い、電子的に署名)が利用可能な「Standardプラン」の、1年間無償提供を行っています。(申込期限は5月31日)
https://www.gmo-agree.com/telework-support/

 

3. 社内承認をどうするか?

押印が必要なのは社外取引だけに限りません。社内で稟議を通したり経費清算をする際にも、押印が必要となるケースは少なくないはずです。

3-1. チャットツールの活用

一番簡単な方法は、SlackやChatworkといったチャットツールで承認してもらうことです。
承認チャンネルを作り、関係者を招待してしまえば、申請書や稟議書をそのチャンネルに投稿するだけです。SlackもChatworkも無料プランが用意されているため、導入もかんたんです。

3-2. ワークフローシステムを使う

チャットツールのデメリットとして、大量のメッセージが流れてくるため、どうしても発言が流れてしまいがち、という点があります。メンションをつけて承認を依頼しても、上司や役員が忙しい場合、いつまで経ってもリアクションが返ってこなかったり、承認側もどの申請にリアクションしたか分からない、なんてことも起こります。
そこでご紹介するのがワークフローシステムです。ワークフローシステムとは、申請書や報告書データをあらかじめ設定された承認ルートに自動でフローを回してくれるシステムで、オンライン上で稟議の決議や決済が可能となっています。稟議がどこまで進んでいてどこで止まっているかが一目瞭然な上、一覧性が優れているため承認側も管理しやすいでしょう。

ジョブカン~創業3年未満の企業は無償!~

ジョブカンは、勤怠管理からワークフロー、経費精算、労務管理と幅広い機能を持つ、バックオフィス効率化クラウドサービスです。ワークフローシステムは導入実績10,000社を誇り、スマホで申請・承認が可能だったり、PCに詳しくなくても初期設定がしやすい等、とにかく使いやすさにこだわっているようです。
特筆すべきは「起業支援プログラム」で、創業3年未満の企業は1年間無償でジョブカンの全機能(勤怠管理、ワークフロー、経費精算、労務管理、給与計算、採用管理)が利用可能となっています。
https://all.jobcan.ne.jp/info/press/1733/

サイボウズ Office~500円でスケジュール共有や勤怠管理も~

サイボウズ Officeは、組織の情報共有やコミュニケーションを支援するグループウェアです。ワークフローの他にスケジュール共有、設備予約やファイル共有や掲示板などの豊富な機能が利用可能です。社内コミュニケーションにFAXを使用していたり、社内メールの多さに困っている場合には、サイボウズを活用してみるのも一つの手かもしれません。
60,000社に導入実績があり、1ユーザーあたり月額500円でワークフローシステムをはじめとし全機能を利用可能です。
30日間の無料トライアル期間があります。
サイボウズOffice HP

Smartflow ~20ユーザーまで無料~

Smartflowの最大の特徴は20ユーザーまで無料で利用が可能な点です。
分かりやすい管理画面に加えドラッグ&ドロップでテンプレートが作成可能と、かんたん操作に力を入れているためPCに慣れていない方でも比較的利用しやすいのではないでしょうか。
https://smartflow.vebuin.com/#_ebcv=3kxCAMrX.liskul2so.1

 

最後に

ここで紹介した以外にも、”脱はんこ”や社内承認フローを簡易化してくれるツールはたくさんあります。この機会にぜひ一度調べてみてはいかがでしょうか。

※本記事は各サービス内容と安全を保証するものではございません。サービス詳細は必ず各公式サイトからご確認ください。


 

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