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Web受発注システム導入:10のメリット&4のデメリットを受注・発注別に徹底紹介!

「Web受発注システムの導入をしたら、どのぐらい効果があるんだろう…」
「受発注業務の課題は、どのぐらいWeb受発注システムで解決できるんだろう…」

と思うことはありませんか?

電話やFAXでの受発注業務は、誤操作や処理の煩雑さなど、様々な問題を抱えています。そのため、Web受発注システムの導入を考えている企業は多いもの。

ただWeb受発注システムのメリット・デメリットがよくわからず、コストやリスクを冒してまで、導入に踏み切れない場合もありませんか?。

そこで今回は、Web受発注システムのメリット・デメリットをご紹介します。Web受発注システムの特徴や強みを理解し、自社で導入すべきか判断したい方におすすめです!

目次

Web受発注システムのメリットとは?発注・受注に分けて解説!

「Web受発注システムのメリット」と一口に言っても、使う人によってメリットは異なりますよね。そこでまず、以下2つの視点に分けて「Web受発注システムのメリット」をご紹介します。

・発注者視点
・受注者視点

1つずつ見ていきましょう。

【発注者視点】Web受発注システムを導入する5つのメリット

発注者視点のWeb受発注システムを導入するメリットは、以下の5つです。

  1. 発注書を書き間違える心配がなくなり、誤発注のリスクが減る
  2. 24時間いつでも発注できるため、発注タイミングを意識しなくて済む
  3. 発注書の到着確認の手間がなくなり、工数削減につながる
  4.  複数の発注方法で、管理が煩雑になる心配がなくなる
  5. 発注履歴から再発注できるため、定期的な発注も楽になる

1つずつ詳しく解説します。

1.発注書を書き間違える心配がなくなり、誤発注のリスクが減る

電話、FAX、メールなど、発注方法はいろいろあります。ただこれらの発注方法には、以下のような「誤発注のリスク」が潜んでいます。

電話 伝える内容を間違えたり、聞き間違えたりしてしまう
FAX・メール 【FAXの場合】
手書きで書いた発注書の内容が読みづらく、受注先が誤った解釈で進めてしまう【メールの場合】
発注以外にもメールを使うため、発注情報の検索に時間がかかる
結果的に、マネジメントコストがかかる原因となってしまう

Web受発注システムを使えば、誤発注のリスクを軽減できます。入力したデータをそのまま反映した発注書が作れるため、「手書き」や「電話」での伝達ミスを防げるからです。

ただ、「最初のデータ入力を間違ってしまうと、誤発注のリスクは防げないのでは…」と思った人もいるのではないでしょうか。しかしWeb受発注システムには、発注書を送付前に確認する機能があります。

「データ入力時」と「発注書確認時」でダブルチェックすれば、誤入力による誤発注の心配も少ないです。

2.24時間いつでも発注できるため、発注タイミングを意識しなくて済む

FAXや電話を使う場合、日中の営業時間しか受付ができない場合もあります。そのため、「発注タイミングに気を付けている人」もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムでは、24時間いつでも発注できます。そのため、発注タイミングを意識する必要はありません。

3.発注書の到着確認の手間がなくなり、工数削減につながる

FAXで発注書を送るときは、以下の理由で届かないこともあります。

・相手が通話中の場合
・通信回線が混雑している場合

そのため発注書を送った後も、電話などで「到着確認」をしている人もいるのではないでしょうか。ただ毎回電話確認すると、時間も電話代などのコストもかかってしまいます。一回一回は大したコストにはなりませんが、発注量が増えると隠れた高コストを生みだしかねません

一方で相手側の仕様上、どうしてもFAXで発注をしなければならない場合もありますよね。その場合も、Web受発注システムで、発注書をFAXで自動送信できます。

さらに「FAXの送信状況」もWeb受発注システムで確認できるため、手を止める必要がありません。

またFAXが送信できなかった場合、「数分おきに再送信する機能」があるWeb受発注システムもあります。FAXを使った発注が多い場合は、業務効率をぐっとあげられる可能性が高いです。

4.複数の発注方法で、管理が煩雑になる心配がなくなる

電話、FAX、メールなど発注方法が多いと、発注情報を管理するのも大変です。Excelや自社システムで管理している場合、発注情報を再入力するにも手間がかかります。

Web受発注システムを使えば、データの入力・発注を1つに集約できます。またデータをファイル出力すれば、既存の管理ツールでもデータを利用できます。

管理が煩雑にならないだけでなく、今までと同じツールを活用できるのも魅力の1つです。

5.発注履歴から再発注できるため、定期的な発注も楽になる

過去に発注した商品を、再発注するケースはよくあります。ただ、もう一度発注書を作り直すのが、手間と感じる人もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムでは、発注履歴から再発注できます。そのため「納品希望日」や「個数」を変更するだけで、簡単に再発注できるのです。

再発注にかかる時間が減るため、工数削減にもつながります。

【受注者視点】Web受発注システムを導入する5つのメリット

受注者視点のWeb受発注システムを導入するメリットは、以下の5つです。

  1. 受注データを一覧で確認できるため、受注の状態が確認しやすい
  2. 受注内容を確認して、自社システムに入力し直す手間がかからない
  3. 発注書の読みにくさによる、電話確認の手間が減る
  4. 受注データから伝票・納品書などが作成できるため、再入力の手間がない
  5. 受注データをCSVファイルなどで出力すれば、別のツールでもデータ活用できる

1つずつ詳しく解説します。

1.受注データを一覧で確認できるため、受注の状態が確認しやすい

受注した商品は、「製造・手配」や「出荷前・出荷済・出荷不可」など発注先に出荷するまでさまざまな状態があります。

これらの状態を考慮しつつ進めていくためには、受注管理がとても重要ですよね。

Web受発注システムでは、一覧画面で受注後の状態を確認可能です。「受注状態」や「納品希望日」で情報を絞り込めば、納期遅れなどのリスクを考慮した受注管理もしやすくなります

2.自社システムに入力し直す手間がかからない

受注方法とシステムが連携していないと、
・再入力する手間がかかる
・誤入力により、架空の在庫を作りかねない
などの問題が起こりえます。

この点、Web受発注システムを導入すれば、受注と同時にデータが追加されます。そのため、受注情報を入力し直す手間がかかりません。

別システムに入力する手間を減らせるだけでなく、誤入力も無くせるのです。

3.発注書の読みにくさによる、電話確認の手間が減る

「FAXで発注書の手書き文字が読みづらく、電話確認の手間がかかる…」
「発注書が読みづらく、書き間違い・読み間違いが発生する…」

と問題を抱えていませんか?

Web受発注システムを導入すれば、発注書は手書きでなくデータで届きます。そのため、電話で確認する手間がかからず、聞き間違い・読み間違いによる誤受注も起こりません。

確認にかかっていた時間は、そのまま受注後の作業に充てられます。誤受注も減るため、発注書を受注する際の悩みをぐっと減らせるのです。

4.受注データから伝票・納品書などが作成できるため、再入力の手間がない

出荷の準備ができたら、受注情報をもとに出荷伝票や納品書の作成が必要です。

このとき、受注データを見ながら手入力をすると、見間違えや操作ミスにより誤入力に繋がる可能性もあります。

この点、Web受発注システムを導入すれば、受注データから出荷伝票・納品書などが自動作成できます。受注時の情報を利用して作成できるため、間違う心配もありません。

作成と同時に出荷完了メールを送ったり、受注状態を「出荷済」に変更したりできるシステムもあります。

出荷作業の手間を減らせるだけでなく、受注管理もしやすくなるのです。

5.受注データをCSVファイルなどで出力すれば、別のシステムでデータ活用できる

受注データを活用し、別のツールで受注管理している人もいるのではないでしょうか。「Web受発注システムを導入しても、内部統制の関係上、基幹システムを使い続ける必要がある」というニーズをお持ちの方もいらっしゃるかと思います。

Web受発注システムには、データ出力機能があるシステムもあります。例えばCSVファイルとして出力すれば、Excelや別システムなどでデータを取り込むことも容易です。

既存の仕組みを活かしつつ、手間のかかる作業のみ解決できるのです。

Web受発注システムを導入する4つのデメリット

「Web受発注システムのメリットが多いのはわかったけど、デメリットはないのかな……」と思った方もいるのではないでしょうか。そこで、次に、以下4つに分けてデメリットを紹介します。

  1. 初期費用や月額費用が高額になってしまう可能性がある
  2. 取引先の企業に、事前に同意を取る必要がある
  3. 業務フローが上手くまわるか、事前に確認が必要となる
  4. システムの操作や業務フローに慣れるまで、時間がかかる

事前にデメリットを知っておけば、導入時の不安も減るのでおすすめです!

1.初期費用や月額費用が高額になってしまう可能性がある

Web受発注システムによっては、初期費用や月額費用が高額になることもあります。

Web受発注システムは、大きく分けて以下3つの導入方法があります。

受注方法 費用面のデメリット
完全オリジナルで開発する場合
(フルスクラッチ)
・1から開発するため、高額な導入費用がかかる
・運用保守費用もかかるため、月額費用も高い
パッケージベースやSaaSシステムで追加機能のみ開発する場合 ・追加の開発費用のみかかるため、導入費用は低い
・月額費用はかかるが、費用を抑えられる可能性も
既存機能のみ利用する場合 ・導入費用、月額費用ともに抑えられる場合が多い
・既存機能で業務に耐えられるか、事前に確認が必要

完全オリジナルでWeb受発注システムを開発する場合(フルスクラッチ)は、導入費用・月額費用ともに高額になることも多いです。また追加機能のみ開発してもらう場合も、導入費用は高くなる可能性が高いでしょう。

ただWeb受発注システムの既存機能のみ利用すれば、費用を抑えられるケースもあります。また最近では、必要な機能を限定したプランを用意しているケースも多いです。

業務に合わせてプランを選択すれば、無駄な月額費用がかかりません。費用を抑えたい場合は、「複数のプランがあるWeb受発注システム」の導入がおすすめです。

2.取引先の企業に、事前に同意を取る必要がある

Web受発注システムを導入するときは、取引先の企業と同意は必要不可欠です。

今まで電話、FAX、メールなどで受発注をしていた場合は、事前に伝えておかないと「トラブルの原因」になります。

例えばWeb受発注システム導入に合わせて、発注書のフォーマットが変わってしまうこともあります。受注先の企業が自社システムに発注書を取り込む仕組みを用意していた場合、システム改修が必要となってしまいます。

また取引先の企業によっては、「電話やFAX以外に受注の仕組みがない場合」もあるでしょう。そのため、事前に取引先と同意をとっておく必要があるのです。

取引先の企業に伝えるときは、UIの使いやすさや作業負荷が減ることを伝えるのがおすすめです。上手く伝えられれば、より信頼関係を濃くできる可能性もあります。

3.業務フローが上手くまわるか、事前に確認が必要となる

Web受発注システムを導入するときは、業務フローが上手くまわるか、事前に確認が必要です。

具体的に言うと、以下のように「Web受発注システムを導入した時の影響」を検討しておく必要があるのです。

・今の業務の一覧化
・新システムに変えた場合の手順
・新システムでできない業務をどうするか
・新システム導入によるリスク

一見手間がかかるだけにも見えますが、悪いことばかりではありません。業務フローの中で、無駄な作業を発見するきっかけになることが多いもの。

無駄な作業を減らすことができれば、結果として業務効率をぐっと上げることもできるのです。

4.システムの操作や業務フローに慣れるまで、時間がかかる

Web受発注システムを導入すると、操作や業務フローに慣れるまで少なからず時間がかかります。

そこで、以下のような対策をするのがおすすめです。

・操作が簡単なシステムを選ぶ
・導入時に詳細なマニュアルを用意したり、事前に教育する期間を設ける
・導入後のサポート体制を決めておき、業務が止まらないように準備をしておく

今までとやり方が変わるため、最初は混乱することもあります。ただ大変なのは、最初だけです。

操作や業務フローに慣れれば、ミスや作業時間を大幅に減らせます。そのため使いやすいWeb受発注システムを調べたうえで、入念な準備をして導入するのがおすすめです。

初期費用を抑えて受発注システムを導入するなら、『CO-NECT』がおすすめ!

「Web受発注システムを導入したいけど、効果がわからないうちから費用がかかるのは避けたいな…」と思っている人もいるのではないでしょうか。

そんな人におすすめなのが、『CO-NECT』です。CO-NECTには、Web受発注システム導入のハードルを下げる、以下のような特徴があります。

■CO-NECTの特徴

・受注、発注どちらも無料で導入できる
・発注情報を入力してボタンを押すだけで、メール・FAXで発注書を送れる
・発注履歴から簡単に再発注できる
・FAXの送信に失敗したら、自動で再送信できる
・スマホなどでも使いやすく、いつでも受発注できる
・業務に合わせた便利機能を追加できる(受注のみ。有料。)

特に便利なのが、FAXで発注する機能です。発注情報を入力したら、発注ボタンを押すだけで簡単に送信できます。

「回線の混雑」や「電話中」などでFAXできなかった場合も、自動で再送信する機能もあります。FAXでの困りごとを解決できる機能が、無料で使えるのでおすすめです。

どんなシステムも結局使ってみないと、わかりません。
CO-NECTは発注・受注どちらも利用は無料なので、試しに一度使ってみていただき、わかりにくい点などはお気軽にお問い合わせください。

CO-NECTの詳細はこちら!

まとめ:受発注システムで人為的なミスを減らして、管理を楽にしよう

今回は、受発注システムのメリットデメリットをご紹介しました。最後に、ここまでの内容を、まとめます。

・Web受発注システムは、誤発注や誤入力などのミスを減らせる
・Web受発注システムは、発注にかかる作業時間を大幅に減らせる
・Web受発注システムは、受注管理の煩雑さを無くして情報を一元管理できる
・Web受発注システムは、業務フローの見直しをするきっかけにも繋がる
・費用面で心配な場合は、プラン選択型のWeb受発注システムがおすすめ!

『CO-NECT』は、受注・発注どちらも無料で利用できます。使い勝手を確認してから、業務フローを考えてみるためにも一度お試しください。

受発注業務での困りごとを解決する選択肢として、Web受発注システムを検討してみてはいかがでしょうか。

CO-NECTの詳細はこちら!


 

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