業務の属人化を防ぐには？5つの解消方法と解消するメリットを紹介
「なぜ業務が属人化してしまうんだろう」
「属人化を解消する方法を知りたい」
業務の属人化は企業にとって大きなリスクとなることがあります。業務効率の低下・情報の不透明化・長時間労働の常態化など、業務品質そのものに影響を及ぼしかねません。
この記事では、属人化が起きる原因から引き起こすリスク、さらに属人化を解消するメリットまで詳しく解説します。また、属人化を解消する方法についても具体的に説明しているので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
属人化が起きる原因とは
属人化とは、特定の業務の手順や進捗状況などがまわりに共有されておらず、作業担当者しか詳細を把握していない状態を言います。
属人化が起きる原因は、以下の内容が考えられます。
原因1：業務に専門性が求められる
1つ目の原因は、業務に専門性が求められるケースです。
特別なスキルや豊富な経験が求められる業務の場合、そもそも担当できる社員が少ないことが考えられます。
そのため、まわりの社員に業務を任せられず、担当者に依存せざるを得ない状況が生まれてしまいます。
原因2：情報共有を促進するしくみが整っていない
2つ目の原因は、情報共有を促進するしくみが整っていないケースです。
チャットなどの手軽なコミュニケーションツールや、情報共有を行うための適切なプラットフォームが整っていない場合、ナレッジが蓄積されない状況が続いてしまいます。
また、業務マニュアルや社内ナレッジをまとめるツールなど、情報を蓄積するシステムを導入していない場合も、業務知識が継承されず、属人化しやすい環境を生み出します。
原因3：社員が情報共有に消極的
3つ目の原因は、社員が情報共有に消極的なケースです。
社員が情報共有したがらない場合、例えば「自分にしかわからない業務があることで、社内での地位を維持したい」「ほかの社員から口を出されることなく、自分のペースで仕事を進めたい」などの理由が考えられます。
自分の社内での立場・仕事の進め方を維持したいがために、個人で業務を進める社員がいると、情報や知識が偏在しやすくなります。
原因4：レガシーシステムにより特定の社員しか業務をおこなえない
4つ目の原因は、レガシーシステムにより特定の社員しか業務をおこなえないケースです。
「システムが老朽化している」「あとから機能を追加したため、複雑化している」といったレガシーシステムのブラックボックス化が原因で、業務が属人化することがあります。
古いシステムやプロセスに依存したままでいると、特定の社員しかシステムを扱えないという状況になりかねません。
なお、レガシーシステムが引き起こす問題やDX化については、こちらの記事も参考にしてください。
原因5：業務が忙しく情報共有ができない
5つ目の原因は、業務が忙しく情報共有ができないケースです。
目の前の業務に追われ、情報共有のための時間が確保できない場合、情報・知識の共有が後回しになってしまいがちです。
あとから情報共有の時間を作ろうとしても、そもそも共有すべき事項を失念してしまう・繁忙が解消されないなどの理由から、特定の社員に業務が集中し続けてしまう可能性もあります。
属人化が引き起こすリスクとは
ここまで、属人化が起きる原因について解説しました。では、属人化が起きると業務にどんな影響があるのでしょうか。ひとつずつ見ていきましょう。
長時間労働が常態化する
1つ目のリスクは、長時間労働の常態化です。
特定の社員のみが業務知識・業務の進め方などを把握している場合、業務量が多くてもまわりの社員に手伝ってもらえないため、長時間労働を強いられてしまうことが考えられます。
長時間労働は精神的ストレスにつながり、業務におけるパフォーマンス低下・モチベーション低下のほか、健康に悪影響をもたらします。
業務品質が低下する
2つ目のリスクは、業務品質の低下です。
業務が特定の社員に偏っていると、その社員のみが意思決定・実作業を行います。
そのため、もし社員が間違った判断を下したり、ミスしたりという事態が発生した際「そもそもミスが発生したことに気づかない」「業務を客観的に見る人がいないため、業務品質を正しくジャッジできない」という懸念点があります。
加えて、一見「特定の社員のみで仕事が回せている」ように見えるため、適切な人員配置ができないという点も弱みのひとつです。
業務がブラックボックス化する
3つ目のリスクは、業務のブラックボックス化です。
特定の社員に属人化した業務は、担当社員の思考・判断・進め方に依存するため、担当社員が休むと「その業務を代わりにできる人が誰もいない」という事態が発生します。
また、やむにやまれぬ状況でほかの社員がその作業を行っても、業務内容についての知識が不足していたり、最新の情報を共有されていなかったりといった理由で、業務品質にばらつきが出てしまう可能性もあります。
属人化を解消するメリットとは
ここでは、属人化を解消するメリットについて説明します。
業務品質の維持・改善
1つ目のメリットは、業務品質の維持・改善です。
属人化を解消する事で、属人化しているときには顕在化しなかった課題や効率化の方法に気づけるケースがあります。
加えて、自社内での業務フローが確立されること・担当者以外がチェックできるため、業務品質のばらつきが軽減することも大きなメリットです。
ノウハウの蓄積
2つ目のメリットは、ノウハウの蓄積です。
業務が属人化していると、担当者の退職後は業務を知る社員が不在になり、ノウハウが残りません。属人化を解消することで、特定の業務知識が一部社員に偏らず、個人のノウハウが社内で共有・蓄積できるようになります。
人材流動化への対応
3つ目のメリットは、人材流動化への対応です。
労働人口が減少すると人材の獲得競争が激化し、流動性が高まります。
属人化が解消されていれば、新入社員が入った場合「属人化した業務について、教えられる人が担当者しかいない」「業務が複雑化しており、理解するのに時間がかかる」などの問題が発生せずに済みます。
また、担当社員が退職した場合も「業務を理解している社員が少なく、引き継ぎに時間がかかる」というトラブルを避けることが可能です。
属人化を解消する5つの方法
ここからは、属人化を解消するための具体的な方法について説明します。
方法1：業務の仕組みをスリム化する
1つ目の方法は、業務の仕組みをスリム化することです。
煩雑な業務はどうしても属人化しやすいため、簡略化できる業務・省略できる業務はないか見直してみましょう。業務プロセスをシンプルにすることで、属人化しにくくなります。
方法2：業務マニュアルを作成し、ノウハウを活用する
2つ目の方法は、業務マニュアルを作成し、ノウハウを活用することです。
業務の手順や進める上での判断基準などを明確にし、マニュアルを作成しましょう。ノウハウを共有・蓄積することで、誰が担当しても同じ品質で業務をおこなえるようになります。
方法3：業務責任を分散させる
3つ目の方法は、業務責任を分散させることです。
特定の社員に依存し、業務責任が集中すると業務が属人化しやすくなります。責任を分散し、情報を共有することで、複数の社員が業務を遂行できるようになります。
方法4：ITツールを活用する
4つ目の方法は、ITツールを活用する事です。
タスク管理ツールやコミュニケーションツールなどを導入し、情報共有を促すしくみを整えましょう。情報共有に手間がかからないようにすることで、情報や業務の進捗状況などの見える化を行いやすくして、チーム全体で業務を遂行できるようにします。
方法5：社員の意識改革を行う
5つ目の方法は、社員の意識改革を行うことです。
情報共有や業務の透明性などを重視する風土を作り、意識改革を進めましょう。適切な人員配置を行い、業務を分散することで、社員のモチベーションが向上しやすくなります。
「社内のコミュニケーションを活性化させて連帯感を生む」「情報共有の重要性を伝える」など、社員ひとりひとりに当事者意識を持たせることが重要です。
属人化の解消は業務効率化につながる
この記事では、属人化が起きる原因や、属人化が引き起こすリスク、属人化を解消するメリットなどについて解説しました。
業務のスリム化やマニュアルの作成など、まずは手を動かす施策から始め、業務の属人化解消を目指しましょう。社員の意識改革は時間がかかるかもしれませんが、じっくり取り組んでください。
なお、受発注業務における業務プロセスのスリム化には、受発注システム「CO-NECT」がおすすめです。CO-NECTは受発注業務をシステム化・平準化し、業務の属人化防止に役立ちます。
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