受発注業務を効率化する方法とは？基本的な流れや手段も解説！
業務効率化を行う手段は、いろいろあります。しかし目の前の仕事が忙しいとなかなか取り組めず、悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、受発注業務を効率化する基本的な流れや具体的な手段、効率化につながるツールを紹介します。記事後半で受発注業務を効率化する方法を4つのケースに分けて解説しているので、ぜひご覧ください。
なお、受注業務の課題を解決する方法は「効率化」だけではありません。いくつかの課題に分けてまとめた資料があるので、無料ダウンロードの上、ご活用ください。
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目次
受発注業務を効率化する基本的な流れ
まずは、受発注業務を効率化する基本的な流れを解説します。手順は、以下の4ステップです。
- 業務を棚卸しして課題を整理する
- 整理した課題に優先度をつける
- 課題解決につながる手段を検討する
- 定量的に結果を確認して改善を行う
情報を整理しながら効率化を進められるので、おすすめです。ひとつずつ詳しく見ていきましょう。
ステップ1：業務を棚卸しして課題を整理する
最初に、業務を棚卸して課題を整理することがおすすめです。
いきなり効率化を考え始めると、目の前の困りごとだけを解決しようとしてしまいがちです。しかし、目の前にある悩みよりもっと深刻な改善点が隠れている可能性もゼロではなく、やみくもに取り組んでも、改善の効果が必ずしも高いとは言えません。
例えば受注情報をExcelで管理していた場合、関数などを駆使した方が効率化できます。しかし、そもそも受注方法が煩雑になっている場合は、受注情報をひとつに統一した方が効率化できる可能性があります。
このように、業務フローを見つつ「改善すべき箇所」を特定することが重要です。
その最初のステップとして「業務フローの整理」が必要となり、業務フローに合わせて課題をまとめておくことが重要です。なお、自分だけで整理が難しい場合は「現場の担当者」にヒアリングすることをおすすめします。
最初は箇条書きでもいいので、まずはメモしていきましょう。
ステップ2：整理した課題に優先度をつける
次に、整理した課題に優先度をつけます。ステップ1で整理した課題をExcelやGoogleスプレッドシートなどにまとめて「優先度」の列を追加するイメージです。
なお「優先度」を考えるときは、以下の指標が参考になります。
- 改善したときの貢献度やインパクト
- 改善までにかかる時間やコスト
- 改善するための難易度
例えば解決後に月100時間の工数削減ができる見込みだったとしても、1億円かかるような場合は着手しづらくなってしまいます。一方で月10万円ほどのツールを導入して、月50時間の工数削減につながる場合はどうでしょうか。
実施難易度が低く、それでいて改善効果が高いため優先度が高くなります。部や会社の方針なども加味しつつ、上記の3つの指標を参考に優先度を決めるのがおすすめです。
ステップ3：課題解決につながる手段を検討する
優先度を決めた課題に対して、解決策を検討していきましょう。
- 業務の進め方を調整して改善できないか
- 事前に情報共有などして解決できないか
- 解決につながるツールや仕組みを導入して解決できないか
など、複数のアプローチで解決策を考えていくことが重要です。このタイミングでは、自分だけではなく複数人でアイデアを持ち寄って話し合うことをおすすめします。
なお、具体的な効率化手段は「受発注業務を効率化する手段3つ」で解説します。
ステップ4：定量的に結果を確認して改善を行う
解決策が決まったら、実際に効率化につながる施策を試していく流れになります。ただし、ただ試すだけはおすすめできません。定量的に結果を確認して、改善を行うことが重要となります。
例えば、社内の定例会などを活用して情報整理や改善案の検討などを進めていくことがおすすめです。具体的に言うと、以下の流れで情報を整理し、データをもとに方針や進め方を議論しながら改善するイメージです。
- 月次定例会に向けて月末までに「実績」「成果」「課題」を整理しておく
- 月次定例会で「実績」「成果」「課題」を確認・共有する
- 成果が想定通りか確認し「改善方法」を検討する
- 「翌月の目標」を決めたうえで実際に取り組む
少なくともデータを整理する担当者は決めておくと安心です。データの整理には、ExcelやGoogleスプレッドシートなど普段から使っているツールの活用をおすすめします。
レポート作成までできなくとも、データさえあれば絞り込みなどをして課題や実績に関して議論できます。業務効率化は分析と改善のステップが特に重要です。まずは月次定例会などを開き、議論する場を設けることをおすすめします。
受発注業務を効率化する手段3つ
受発注業務を効率化する手段は、以下の3つです。
- 業務を最適化する
- 一部業務を外注する
- ツールを導入する
特にツールの導入は、業務効率化のインパクトが大きいため検討したいところです。ひとつずつ詳しく解説します。
手段1：業務を最適化する
1つ目の効率化手段は、業務を最適化することです。
業務フローの棚卸しをしたとき「効率の悪い進め方」が見つかることもあります。このときすぐにツールの導入を検討するのではなく、業務を改善して効率化できないかを検討することをおすすめします。
例えば「FAXで受けた注文書の管理が煩雑で、対象の注文書を見つけるのに時間がかかる」といった課題を抱えている場合は、管理用の棚を用意して整理しておくだけでも効率化ができます。
他にも「情報共有が上手くできていない」といった悩みがある場合は「毎日お昼に15分共有する時間を設ける」などが効果的です。このように業務を最適化して効率化するアプローチがあります。
手段2：一部業務を外注する
2つ目の効率化手段は、一部の業務を外注することです。自社のみで全ての業務を進めようとすると繁忙期にリソースが集中し、従業員の負荷が大きくなってしまいます。
負荷が上がれば体調不良を引き起こす人も増えますし、ストレスを感じた従業員が退職に追い込まれる可能性もゼロではありません。売上を立てやすい繁忙期にリソースが限定されてしまうのは避けた方が良いため、外注の検討をおすすめします。
例えば、以下のような業務を依頼可能です。
- FAX/電話アナログ対応代行
- 発注・出荷指示代行
- 受注レポート作成代行
- 商品データ登録代行
もしも上記のような業務の外注や、自社に合わせた最適な依頼を考えている場合は「CO-NECTクロート」がおすすめです。上記の業務を実施できるのはもちろん、専任コンサルタントが受注業務全体の最適化をご提案します。
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手段3：ツールを導入する
3つ目の手段は、ツールを導入することです。業務の改善や業務の外注は、あくまでも「既存業務を最適化すること」にとどまってしまうのが実情です。
根本的な業務改革はなかなか難しいため、より効率化を進めたい場合はツールの導入が役立ちます。
例えばFAXで受注業務を行っている場合は「手書きで書かれた発注書が読みづらい」などの問題で、受注内容を確認するため電話で確認したり、受注内容を間違えたミスへの対応に時間がかかったりする可能性があります。
一方で「受発注システム」を導入した場合はどうでしょうか。注文内容がフォームから直接届くため、誤受注する心配がありません。受注内容の確認もスムーズです。このように、ツールを導入して改善できる業務も多いです。
具体的なツールについては、この後解説します。
受発注業務の効率化におすすめのツール3選
受発注業務の効率化におすすめのツール（受発注システム）の例は、以下の3つです。
| ツール名 | 特徴 |
|---|---|
| CO-NECT | ・自社だけではなく取引先からの高評価多数 ・販売管理・請求書発行など機能が充実 ・LINEからの発注に対応 |
| MOS | ・モバイルでの発注に対応 ・カスタマイズ可能 ・他システムとの連携可能 |
| COREC（コレック） | ・Web上で簡単に注文フォームを作成して受注可能 ・受注情報を複数人で共有可能 ・出荷・請求処理ができる |
いずれもクラウド型で導入できるため、自社にサーバーやネットワーク環境を構築する必要がありません。Gmailなどと同様に「アカウント」を作成する形で申請し、導入もスムーズです。
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なお、複数の受発注システムを比較検討して選定したい方は、下記の記事をご活用ください。
【ケース別】受発注業務を効率化する方法
最後に、受発注業務を効率化する方法を4つ紹介します。
- FAXの受発注業務を効率化
- 受発注業務フローの効率化
- 社内受発注の効率化
- 受注管理の効率化
導入後の改善効果をイメージしやすくなるので、ご一読ください。
ケース1：FAXの受発注業務を効率化
1つ目のケースは「FAXの受発注業務を効率化」する方法です。FAXの受発注業務には、以下の課題があります。
- 手書きの注文書などで読みづらく確認に時間がかかる
- FAXの送信完了まで待つ必要がある
- FAXが混んでいる時すぐに送信できない
- 受信した注文書が別の書類と共に行方不明になってしまう
特に「手書きの注文書の対応」や「注文書の紛失への対応」といった、受注ミスにつながりやすい受注方法は避けたいところです。
このような問題は、注文書を電子データで管理することで解決が可能です。例えば、以下のような方法があります。
- Webを活用した受発注システムを導入する
- PC-FAXを導入する
- クラウドFAXを導入する
- FAX-OCRを導入する
上記の詳細については、下記の記事をご一読ください。
ケース2：受発注業務フローの効率化
2つ目のケースは「受発注業務フローの効率化」です。冒頭でもお伝えしたとおり、業務フローから改善点を見つけて改善するアプローチはとても効果があります。
特に、以下のような課題が無いか確認しておくことがおすすめです。
- 手作業で時間がかかっている業務は無いか
- 従業員の作業負荷が大きくなる原因は無いか
- 作業工数が増える原因や問題として何があるか
- ミスがよく起きている業務は無いか
まずは業務フロー図を作成し、複数人で議論するミーティングを開催するとスムーズです。
なお、受発注業務フローを効率化する方法については、下記の記事でまとめています。あわせてご一読ください。
ケース3：社内受発注の効率化
3つ目のケースは「社内受発注の効率化」です。受発注業務は外部とのやり取りだけではなく、社内で行われることもよくあります。
このような社内受発注業務は、以下の方法で効率化可能です。
- Excelなどで効率化ツールを自作する
- FAX-OCRなどで一部業務を効率化する
- 受発注システムで業務全体を効率化する
情報システム部などと連携して社内ツールを作れる場合は、ExcelやExcelVBAでツールを作る方法があります。一方である程度のプログラミング力は求められるので、難しい場合はツールやシステムの導入がおすすめです。
社内受発注を効率化する方法の詳細については、下記の記事をご一読ください。
ケース4：受注管理の効率化
4つ目のケースは「受注管理の効率化」です。受注管理は、他の業務を進めながら行うことも多くあります。
そのうえ複数の受注方法を管理し、進捗状況や在庫管理とも連携して見ていく必要があるため業務が複雑化しがちです。受注管理を効率化する方法はいろいろありますが、外注すると効率化が捗ります。
具体的に言うと、受注管理を外注すると以下のような課題解決につながるまずは業務フローを整理し、課題を見つけることが最初のステップのでおすすめです。
- 人材不足を改善し、より多くの取引に対応できる
- 販売情報をまとめることで、在庫管理が円滑にできる
- 業務フローの見直しにより課題の明確化につながる
- 繁忙期の過度な負荷を抑えて離職防止につながる
受注管理を外注して業務効率を上げる方法については、下記の記事をご一読ください。
まとめ：受発注業務の効率化は業務の整理から始まる
今回は、受発注業務の効率化につながる基本的な流れや手段、具体的な方法などを紹介しました。まずは業務フローを整理し、課題を見つけることが最初のステップです。
とはいえ、自社のみではなかなか「改善すべき点」が見えてこないこともあります。このような場合は、業務の中でよくある課題と解決策を押さえておくことがおすすめです。
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