電子帳簿保存法に対応するには？受発注を電子化する効率的な方法を解説
「電子帳簿保存法に対応するにはどうすれば良いのだろう？」
「受発注に使っている書類も電子化が必要？」
このようにお悩みの方もいるのではないでしょうか。
電子取引で扱われる受発注書類は、電子帳簿保存法を守らなければなりません。しかしその具体的な方法がわからない方にとって、懸念点が多いのも事実です。
そこで本記事では、受発注に関わる電子帳簿保存法の対応方法や課題にふれ、解決策も解説します。
- 電子帳簿保存法の対応義務
- 法対応するために生じる受発注業務の課題
- 受発注システムが法対応に役立つ理由
結論を言うと、電子帳簿保存法に対応する良策として、受発注システムの導入があります。参考までに法令に対応した受発注システムも厳選しましたので、ぜひ最後までご一読ください。
なお「受発注システムのイメージが湧かない」という方に向けて、参考までにBtoB受発注システム『CO-NECT（コネクト）』の機能を紹介します。無料でダウンロードのうえぜひご活用ください。
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受発注書類も例外ではない！電子帳簿保存法の対応義務
まずは、電子帳簿保存法について解説します。企業に求められている対応の概要を押さえましょう。
▼事前に電子帳簿保存法について詳しく知りたい方はこちらもチェック
電子帳簿保存法とは？
「電子帳簿保存法」は、国税関係の帳簿や書類を電子データで保存することを認めた法律です。会計帳簿や企業間取引の書類を、電子データで保存するための規則などが定められています。
電子帳簿保存法の保存区分は、以下の3つです。
| 電子帳簿保存法の保存区分 | 概要 |
|---|---|
| 1.電子帳簿等の保存 | 会計ソフトなどで作成された帳簿書類をデータ保存する |
| 2.スキャナ保存 | 紙で発行された書類をスキャンしてデータ保存する |
| 3.電子取引データの保存 | メールやEDI取引、インターネット上で行われた取引をデータ保存する |
ちなみに電子帳簿保存法は、ここ数年頻繁に改正されています。2022年の改正法では、「電子帳簿等の保存」と「スキャナ保存」に関する規定がそれぞれ緩和されました。
また「電子取引データの保存」に関しては、2023年12月31日までの猶予期間を設けていますが、2024年1月からは紙での保存が無効となり、電子取引データの保存が完全に義務化されます。
受発注に使用している書類も電子帳簿保存法に該当する
電子取引で交わされる受発注書類は、電子帳簿保存法の対応が必要です。主に、契約書や見積書、注文書のほか、請求書や領収書などが含まれます。また、取引内容が記されたメールなども保存しなければなりません。
しかしながら、2022年12月に令和5年税制改正大綱が発表され、電子帳簿保存法に関する変更事項も盛り込まれました。それにより、電子帳簿保存法は2023年度も改正される見込みです。
電子取引データは、2024年以降、紙での保存が無効とされて電子保存のみ有効になりますが、猶予期間が延長される条件が追加されます。
とはいえ、政府による「デジタル化」の波は、社会の各分野で広がっているのが現状です。引き続き対応が求められています。
参考：自由民主党・公明党「令和5年度税制改正大綱」（p.19、p.103）
電子帳簿保存法に対応した受発注業務の課題4つ
電子帳簿保存法に対応することは、受発注取引を行う多くの事業者にとって避けて通れません。しかし、それまで手書きの書類やFAXなどで行ってきた企業や個人事業者にとって、なじみにくい側面があることも事実です。
そこで、ここでは電子帳簿保存法に対応した受発注業務の課題を紹介します。
- 【課題1】電子取引による書類の管理が煩雑になりやすい
- 【課題2】書類を訂正削除したら、履歴を残さなければならない
- 【課題3】電子データには検索性が求められる
- 【課題4】取引先によって受発注のやり方が違う
それぞれの解決策も簡単に解説していますので、気になる方はぜひ最後までご一読ください。
【課題1】電子取引による書類の管理が煩雑になりやすい
電子取引で送受信される書類は、それぞれフォーマットが異なり一括管理が難しいことがあります。メールやデジタルFAX、PDFファイルなどそれぞれを整理して保存しなければなりません。
件数が少ないうちは、1件ずつフォルダに格納して管理できますが、増えてくると手間になり、管理が煩雑になりやすいです。また、担当者が1件ずつ手動で対応していると、メールの見落としやデータの保存場所を間違えることもあります。
データ保存の管理負担を減らすには、電子取引をシステム化したり、保存体制を見直したりするなど対策が必要です。電子データの保存は、2023年の改正法で猶予期間に緩和要件がつきましたが、原則として義務化されていますので対応は必須となります。
【課題2】書類を訂正削除したら、履歴を残さなければならない
電子帳簿保存法に対応するには、電子書類の改ざん防止のための措置が必要です。電子書類を訂正・削除する場合、その履歴を残さなければなりません。
電子書類は複製や変更がしやすく、そのままでは原本かどうか判断がつきにくいです。紙の書類であれば二重線をひいて訂正印を押すことができますが、電子書類の場合、直したとしても真実性を担保しなければなりません。
そこでタイムスタンプを押したり、書類の変更履歴を残したりできるシステムを取り入れると便利です。システムを使用しない場合は、社内で書類の訂正削除に関する「事務処理規程」の制定が必要になります。
「事務処理規程」に関しては、国税庁公式サイトでサンプルが提供されていますので、ぜひ参考にしてください。
参考：国税庁「参考資料（各種規程等のサンプル）-電子取引に関するもの-」
【課題3】電子データには検索性が求められる
電子書類は、必要なときにスムーズにデータを探せるように、検索性を高める必要があります。受発注システムなどのツールを使用することで、自動的に検索機能も付与されますが、担当者が1件ずつ管理している場合は注意が必要です。
電子帳簿保存法では検索機能を確保するため、少なくとも「取引先名」「日付」「金額」から検索できることが求められています。
たとえば、エクセルで索引簿を作って保存用フォルダに電子データを格納しておけば素早い検索が可能です。社内全体でも、ファイル名に「取引先名」「日付」「金額」を入れておくなどのルールを決め、誰もが検索しやすい方法を決めましょう。
【課題4】取引先によって受発注のやり方が違う
取引先との受発注のやり方が違う場合も、課題になる可能性があります。取引先がデジタルFAXを使っていても書類の電子データ保存が必要です。また、メールでやりとりしている場合も、その内容を記録に残さなければなりません。
取引先ごとに対応方法を変える必要があると、担当者の負担が大きくなります。取引先ごとで別の方法を使っている場合の電子取引の効率化に役立つのが、電子データの一括管理に長けた受発注システムの導入です。
送受信した電子データは、システムに保存され漏れなく管理できるため、法令に対応する難易度が一気に下がります。一方で、取引先にもシステムを使用してもらわなければなりません。取引先によってはなかなかシステムを利用しない企業もあるでしょう。
そのため、発注側が導入しやすいように無料で利用できるなど、使いやすいシステムを選ぶのがおすすめです。電子取引が世に広まるなかで、受発注をシステム化するメリットは無視できません。次に受発注システムが法令に対応しやすい理由を解説します。
電子帳簿保存法の対応に受発注システムが役立つ理由4つ
受発注システムは、企業間取引を電子化して受発注に必要な工程を効率化するだけではなく、電子帳簿保存法の対応にも役立ちます。
ここでは、受発注システムが法令遵守に役立つ理由を具体的に解説します。
- 【理由1】書類変更時にも電子帳簿保存法の要件に対応できる
- 【理由2】人的ミスを防いでトラブルを回避できる
- 【理由3】紙やインク代、発送費用などの経費を削減できる
- 【理由4】バックオフィス業務の効率化ができる
また、「受発注システム」でできることを詳しく知りたい方は、以下の記事もご参照ください。
【理由1】書類変更時にも電子帳簿保存法の要件に対応できる
電子帳簿保存法の要件には、「真実性の確保」があります。これは、電子データの信憑性を高めるための規定です。
求められている要件には「タイムスタンプ」や「訂正履歴がわかるシステムの利用」があります。
正式な書類を電子データで発行した場合、発行日時を証明するタイムスタンプの押印が必要です。また、電子データの修正を行った際は、後から履歴を確認できなければなりません。
しかしこれらは、メールなどで電子データをやりとりしているうちは対応が難しいです。メールソフトやデジタルFAXには、通常電子データを保存できる機能はありません。
一方で受発注システムであれば、保存要件に対応してカスタマイズされることが多く、安心して活用できます。
【理由2】人的ミスを防いでトラブルを回避できる
取引を受発注システムで電子化すると、担当者の業務を減らして人的ミスも防げる好循環が期待できます。手作業が増えると保存漏れなど人的ミスがおきやすくなりますが、システム化できればその心配は無用です。
また紙の書類のように、保存先から盗難にあったり紛失したりするリスクもありません。また紙書類の場合、人的ミスだったとしても「書類を意図的に隠蔽したり改ざんした」と判断されると、税務調査で追徴課税の対象になるおそれもあります。
上記のリスクを未然に防ぐためにも、受発注システムの導入がおすすめです。
【理由3】紙やインク代、発送費用などの経費を削減できる
法令に従うことが目的とはいえ、受発注業務をシステム化すると、それまで担当者が行っていた手作業が不要になりコスト削減にもつながります。たとえば、書類を紙に印字する必要がなくなればペーパーレス化が進み、紙やインク代などの経費がかかりません。
書類を郵送する際の発送費用も基本的に不要です。また、膨大な量の書類でも電子データ保存であれば、キャビネットなどの保管場所を確保する必要もありません。このように、受発注システムは経費や書類の管理負担を大幅に減らします。
【理由4】バックオフィス業務の効率化ができる
受発注書類がシステムで簡単に作成できれば、担当者のリソースを節約できるため、バックオフィス業務の効率化にも役立ちます。法令に従うだけなのに、雑務に近い書類管理の手間もかかりません。
管轄の税務署や取引先から過去にさかのぼって書類の提示を依頼されても、スムーズに探し出せます。また、受注後伝票の作成が自動的に行われるため、手作業で対応する必要はありません。
実際、BtoB受発注システム「CO-NECT」をご活用中の企業のなかには、大幅な時間短縮で業務効率化に成功している事例があります。詳しく知りたい方は、以下よりぜひご参考ください。
参考：株式会社美十さまの事例｜業務時間を月間200時間削減！「おたべ」で有名な老舗製菓メーカーが受発注システムを導入した理由とは？
電子帳簿保存法に対応した受発注システム3選
受発注システムの導入が電子帳簿保存法対応に役立つ理由をみてきました。実際にどのようなサービスがあるのか知りたい方もいるのではないでしょうか。
そこで、電子帳簿保存法に対応した受発注システムを紹介します。
できることや機能の拡張性などを広く検討しながら、サービス選びの参考にしてください。
1. CO-NECT
CO-NECTは、企業間取引を電子化し、受発注に関わるやりとり全般を効率化します。クラウド型ツールのため、インターネット環境さえあればスマートフォンやパソコンから場所と時間に関係なく操作が可能です。
2022年の改正法に基づき、CO-NECTが電子帳簿保存法に対応した機能を紹介します。
- 電子取引データの訂正削除記録を表示
- 法令で定められた期間のデータ保存を実施
- 法令で定められた検索機能を実装
受注データから納品書、請求書の作成も簡単です。
またCO-NECTは、発注機能を無料で利用できます。受注機能も初期費用が無料で、無料トライアルから始めることが可能です。
受発注のやりとりはシステムを介して記録が残るため、担当者以外の社員でも対応しやすいメリットがあります。また、取引状況を自社と取引先双方から確認でき、細かな調整や相談もメッセージング機能を活用可能です。
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2. 楽楽販売
引用：「楽楽販売」公式サイト
「楽楽販売」は、自社の販売管理に重点をおいた電子取引ができるシステムです。システム上で請求書を発行し、迅速に取引先に送付できます。2022年の改正法にもオプションとして対応しています。
発行した請求書にはタイムスタンプを付与し、一度保存されたデータファイルは訂正削除ができません。検索性も高く、必要な書類を必要なときにすぐに探せて効率的です。
また、楽楽販売は他システムと連携しやすい点も魅力です。社内で使用中の会計システムと連携することで、受発注から会計処理まで管理がしやすくなるでしょう。
3. freeeスマート受発注
「freeeスマート受発注」は、クラウド上で見積書や発注書、請求書などのやりとりができるシステムです。利用者は各種業界のフリーランスから企業までと幅広く、受発注から請求書の送受信まで一括管理できます。
電子書類の検索性はもちろん、訂正削除の履歴に関してもシステム表示することで対応しています。会計freeeなどの会計システムと連携できるため、経理業務も効率化が可能です。
受発注側双方が無料で使える使い勝手のよいサービスと言えるでしょう。
電子帳簿保存法の対応は受発注システムがおすすめ！
電子帳簿保存法に対応した受発注業務の方法を解説しました。頻繁な法改正にも焦ることなく業務の効率化を図る場合は、受発注システムを導入してみてはいかがでしょうか。
システム操作に苦手意識がある人でも扱いやすい受発注システムをお探しなら、CO-NECTがおすすめです。
発注側は無料で使えて、操作性にも優れています。また、3年連続で「IT導入補助金」対象サービスに採択されており、発注側企業も導入しやすくなりました。
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