注文書を電子化する方法5選！メリットを把握して業務効率化を実現
「注文書を電子化する方法を知りたい」
「送られてきた注文書を電子化して保存したい」
このようにお考えではありませんか。
FAXで送られてきた注文書が紙のままでは、保管場所が必要なうえ、紛失するリスクもあります。そのためできる限り電子データでの取引、保管がおすすめです。
本記事では、以下の内容を紹介します。
- 注文書を電子化する方法5つ
- 注文書を電子化するメリット5つ
- 注文書を電子化する際の注意点
注文書を電子化して業務効率化を図りたい方は、ぜひ最後までご一読ください。
なお、おすすめの電子化方法は受発注システムCO-NECT（コネクト）の導入です。Webで取引するため「紙を電子化する」工程が不要になります。
詳細は、CO-NECTでできることをまとめた以下の資料にまとめています。無料でダウンロードできますので、ぜひご確認ください！
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目次
注文書を電子化して保存できる？根拠も解説
紙で送られた注文書は、技術の発展に伴い電子化して保存できるようになりました。
1998年に電子帳簿保存法が施行され、定められた要件を満たすことで電子化したデータとして保存可能となったのが始まりです。
近年では業務効率化や環境保全の観点からペーパーレス化が推進されたり、電子帳簿保存法の要件が緩和されたりと、電子化に取り組みやすくなっています。
そのため、まだ電子化保存を導入していない場合はできる限り早く導入し、企業の成長やイメージアップを図ることをおすすめします。
注文書を電子化する方法5つ
注文書を電子化するには、下記の5つの方法があります。
- 注文書をデータ化する
- OCRを利用する
- 取引先に電子データで発注してもらう
- データ化を外部に委託する
- Web受発注システムを利用する
もし、将来的に完全な電子化を目指す場合は、紙の書類をデータ化させるよりもWeb受発注システムを利用し、電子データとして取引する方法がおすすめです。それぞれの特徴を順番にみていきましょう。
【方法1】注文書をデータ化する
もっとも簡易な方法は、紙の注文書をスキャンしてPDFやWordなどの電子データに変換する方法です。必要なツールはスキャナだけのため、複合コピー機があれば、新たな費用は発生しません。
また、近年ではスマートフォンのカメラで撮影したものを電子化できるなど、利便性は向上し続けています。
ただし、すべての作業で自社リソースを必要とする点が難点です。すべての注文書をスキャンするのは非効率で、多額の人件費を使います。
注文書が少ない場合や一時的にデータで管理したい場合には、スキャン・撮影してデータ化する方法も検討しましょう。
【方法2】OCRを利用する
OCR（Optical Character Recognition/Reader）とは「光学的文字認識」を指し、スキャンしたデータに書かれている文字をテキストデータとして認識する技術・ツールです。
OCRを利用してスキャンすると、ただスキャンするよりも検索性が上がり、業務効率化につながります。
通常スキャンしただけでは画像データとして残るため、注文書に何が書かれているかまではPCで判別できません。つまり、内容を確認する際は、ひとつずつ人の目で確認する必要があります。
一方で、OCRを用いればPDF内の文字まで認識しているため、検索機能で必要な注文書を探せます。
ただし、雑に書かれたり癖があったりする手書き文字は、OCRの精度によっては判別できないケースもあります。導入する場合は、試用期間を利用してどの程度の精度で読み取れるのか、確認しましょう。
【方法3】取引先に電子データで発注してもらう
取引先にも協力してもらえる場合は、発注をFAXではなく電子データにしてもらいましょう。電子データで発行した注文書は、メールやチャットツール、クラウドストレージを使用して手軽にやりとりできます。
あらかじめフォーマットを作成しておけば作成業務も簡単です。紙による煩雑な管理からも解放されるため、取引先に提案しやすい内容と言えます。
ただし、すべての取引先が電子データでの発注に同意してくれるかどうかはわかりません。電子データで発注する取引先と紙で発注する取引先が混在しては、かえって管理が煩雑になる恐れもあります。
【方法4】データ化を外部に委託する
下記のような場合は、データ化を外部に委託する方法も有効です。
- 取引先が電子データでの発注に対応できない
- すべての注文書をスキャンするだけのリソースを確保できない
データ入力代行業者に委託することで、自社の負担を削減できるうえ、ヒューマンエラーの防止にもつながります。
一方で、社外に情報を渡すため情報漏洩のリスクが高まったり、低品質な成果を受けたりと自社でコントロールできないリスクがあります。試用期間や密な打ち合わせをおこなって、導入の可否を検討しましょう。
【方法5】Web受発注システムを利用する
Web受発注システムを利用することで、取引先に負担をかけずに注文書を電子化できます。すべてがデータとして残るため、取引先はわざわざWordやExcelなどで注文書を作る必要がなく、受注側もデータ保管のために特別な作業を必要としません。
新しいシステムに慣れる必要はありますが、操作性がシンプルなため心配は不要です。
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注文書を電子化するメリット5つ
注文書を電子化するメリットは、下記のとおりです。
- 管理や検索がしやすくなり、業務効率化につながる
- 印刷代や紙の保管にかかる維持費など、コストを削減できる
- 盗難・紛失などが無くなり、セキュリティが強化できる
- 電子データのためテレワークに対応しやすい
- 自動化などを業務に取り入れやすくなる
特に、紙の注文書は、置き忘れによって盗難や紛失のリスクがあります。また、災害によってまとめて消失する恐れもゼロではありません。ひとつずつ紹介します。
【メリット1】管理や検索がしやすくなり、業務効率化につながる
注文書を電子化することで、管理や検索がしやすくなります。
紙の注文書を確認する際は、保管されている資料室に移動して膨大なファイルのなかから探さなければなりません。
しかし、電子化された注文書は、わかりやすいファイル名を設定することで簡単に管理できます。
また、基幹の管理システムに別途入力する必要もありません。PCの検索機能ですぐに見つけられるため、注文書の内容も確認しやすいです。
そのため、煩雑な管理業務から解放され、業務効率化につながります。
【メリット2】印刷代や紙の保管にかかる維持費など、コストを削減できる
注文書を電子化することで、コストの削減が可能です。紙で注文書を運用すると、さまざまなコストがかかります。
・印刷に必要なインク、用紙代
・保管するための棚やファイルなどの備品
・人件費
消耗品や備品は、注文書の数が多くなるほどかさんでいきます。長期的な視点でみても、電子化によるコスト削減の効果は大きいです。
【メリット3】盗難・紛失などが無くなり、セキュリティが強化できる
電子データは盗難や紛失などのリスクが低く、セキュリティの強化が可能です。
紙の書類は管理方法によってはセキュリティが弱く、誰でも簡単に閲覧できます。たとえ鍵のついた資料室に保管しても、誰かが持ち出して置き忘れてしまえば意味がありません。
また、経年劣化や災害時の消失など、注文書を閲覧できなくなる事態は多いです。
一方で、注文書を電子化し、クラウドストレージなどでバックアップしていれば盗難・紛失、劣化などを防げます。ウイルスによる情報漏洩を恐れる人もいますが、セキュリティソフトなどでの対策も可能です。このように広い視野で見ると電子化したほうがセキュリティは強固です。
【メリット4】電子データのためテレワークに対応しやすい
注文書を電子データでやりとりできれば、テレワークにも対応できます。紙の注文書でやりとりする場合はFAXを確認するために出社しなければなりません。
一方で、電子データはインターネット回線があれば、下記のようにさまざまな方法でやりとりできます。
- メール
- チャットツール
- Web受発注システム
特に、Web受発注システムであれば、抜け漏れの確認など状況確認が容易なため、テレワークに最適です。詳細が気になる方は、以下の資料をご活用ください！
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【メリット5】自動化などを業務に取り入れやすくなる
注文データが直接届く受発注システムに切り替えると、受注後の業務がスムーズになります。
たとえば、Web受発注システムCO-NECTの「受発注連動」機能ならば、受注情報を発注機能に連携が可能です。受注した内容から自動で発注をおこなうため在庫を適正に管理できます。
また、手作業で受注内容を発注書に置き換えたり、仕入れ先の情報を入力したりする必要がないため業務効率化につながります。したがって、業務負担を軽減するためにも、注文書の電子化が重要です。
注文書を電子化するデメリット
注文書を電子化するデメリットは、下記のとおりです。
- 運用変更に手間がかかる
- 自社でデータ化する場合は、負担が増える
- 注文書にメモを取りづらい
業務効率化やコスト削減のためとはいえ、運用方法を変更すると当初は手間や負担がかかります。従来の方法でうまく業務が回っていた場合は、新しい方法を覚えることに抵抗を感じる人も多いです。
そのため、シンプルな操作方法や効果的な運用フローを考えて、従業員の負担を軽減することが重要です。
注文書を電子化する際の注意点
注文書を電子化する際は、下記に注意が必要です。
- 電子帳簿保存法に則ってデータを管理する
- 情報漏洩に細心の注意を払う
- 取引先企業の協力を得る
注文書を電子化する際は、自社でスキャンする場合を除いて、取引先企業の協力が必要です。取引先企業にとっては「今までの方法で特に不満を感じていない」場合もあり、Web受発注システムや電子データのやりとりに難色を示すケースもあります。
取引先企業の協力を得るためには、運用方法の変更で得られる取引先企業のメリットを丁寧に説明することが重要です。
受発注システムCO-NECTなら取引先も導入しやすい
取引先が運用変更を望まない場合は、おもに下記のケースが考えられます。
- 費用がかかるのではないか
- 操作が難しいのではないか
取引先に受発注システムを導入してもらうには、これらの不安を払拭しなければなりません。
CO-NECTは、取引先の利用料金が完全無料です。店舗や商品情報の登録に制限もなく、追加費用がかかることもありません。
さらに、注文する際は商品を選択するだけなので、簡単に発注が可能です。スマートフォンやタブレットからでも発注でき、発注書の作成やFAX送信の手間がなくなります。
したがって、取引先への導入依頼に困っている場合はCO-NECTがおすすめです。
なお、取引先に導入してもらう方法を、下記の資料にまとめました。取引先にどう訴求すべきかお悩みの方は、ぜひダウンロードのうえご活用ください！
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まとめ：注文書の電子化で業務効率化やトラブル回避につなげよう
ペーパーレス化や業務のDXが求められる現代において、注文書の電子化は多くの企業で導入されています。業務効率化やコストの削減、盗難・紛失トラブルを回避できるなど、注文書の電子化にはメリットが多いです。
したがって、注文書を始めとした紙の書類を電子化し、企業の成長につなげましょう。
なお、注文書を電子化するためには、スキャンやOCRなどの方法があります。なかでも、効果が大きいため、Web受発注システムがおすすめです。
Web受発注システムCO-NECTには、下記の特徴があります。
- 取引先企業は使用料無料
- 受発注連動機能で、受注から伝票作成まで手間がかからない
- マニュアルが不要なほど簡単な操作方法
直感的なインターフェースのため、マニュアルなしでも簡単に使用できます。そのため「新しいシステムを覚えることが不安」と感じる方は、ぜひお試しください。
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▲初期費用0円ですぐにスタート可能
注文書などの紙を電子化し、企業の成長につなげましょう。
