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Web受発注システムの機能は?受注・発注ごとに主に何ができるのかを解説します!

「Web受発注システムって結局どんな機能があるんだろう…」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、Web受発注システムの主な機能をまとめてご紹介します。機能ごとの効果も解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

Web受発注システムの主な機能は?受注・発注に分けて解説!


まず、以下2つに分けて、「Web受発注システムの機能」をご紹介します。

・発注機能
・受注機能

1つずつ見ていきましょう。

発注における5つの主な機能

Web受発注システムの発注機能は、大きく分けて以下の5つです。

1.発注書の自動作成・送付ができるため、誤発注のリスクが減る
2.マルチチャネルで発注できるため、今までの発注方法を維持できる
3.注文履歴から再発注できるため、定期的な発注にかかる時間を減らせる
4.発注情報を見やすく管理できるため、マネジメントコストが減る
5.発注情報をファイル出力できるため、別のツールでもデータが活用できる

1つずつ詳しく解説します。

1.発注書の自動作成・送付ができるため、誤発注のリスクが減る

発注書を取引先に送る作業に、時間がかかっている人も多いのではないでしょうか。「発注書の作成→FAXで送信→送信完了までFAX前で待機」など、時間がかかる要素が多いもの。

この点、Web受発注システムであれば、発注書を自動作成・送付できます。

発注書の送付はWeb画面で取引先を選んだら、発注数、期日などを入力して、発注ボタンを押すだけです。FAXなどが不要なため、発注書作成にかかる時間が減り、手書きによる書き損じや誤読によるミス防止にもつながります。

2.マルチチャネルで発注できるため、今までの発注方法を維持できる

電話、FAX、メールなど、発注方法はとても多いですよね。取引先によって発注方法が異なり、確認の手間がかかっている人もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムには、メールやFAXなど複数の方法で発注する機能(マルチチャネル)があります。Web画面で取引先を選ぶと、自動的にデータを変換して送ってくれるのです。

メールやFAXでの発注の場合、以下の手順で発注できます。

1. Web受発注システムで取引先を選択する
2. 商品、発注数、納品希望日などを入力し「確認ボタン」をクリック
3. 確認画面で「発注ボタン」をクリックすると事前に登録した情報を元にメールもしくはFAXで発注される

取引先ごとに発注方法を事前に登録しておけば、発注方法で悩む心配もありません。発注方法が変わった場合も、取引先の情報を変更するだけで済みます。
このように、今までと同じ発注方法を維持しつつ、発注作業をラクにできます。取引先ごとに発注方法を確認して、準備して、発注して…といった手間をまるっとなくせるということです。

3.注文履歴から再発注できるため、定期的な発注にかかる時間を減らせる

「毎月同じ商品を発注しているけど、発注作業の手間を減らしたいなぁ……」と思うことはありませんか?

Web受発注システムには、過去の注文履歴から再発注する機能があります。例えば以下のようにして簡単に再発注が可能です。

1. 注文履歴を開く
2. 個数&納期を変更する
3. 発注ボタンクリックする

定期的な再発注作業の手間が減るため、発注作業が時短できます。

4.発注情報を見やすく管理できるため、マネジメントコストが減る

発注手段が多いと、発注情報を管理するのにも一苦労ですよね。

FAXしたデータは「紙」で保管し、メールで送付した発注書は「PDF」などで保存。更に社内の別システムで管理している場合は、別システムへの再入力をしなくてはなりません。

Web受発注システムではFAX、メールなどにかかわらず、システム上で入力したデータを使って発注するため、発注データを一元管理できます。見たいときに必要な情報を調べられるだけでなく、見やすいレポートを自動作成してくれるシステムもあります。

発注作業の手間を減らせるだけでなく、管理がしやすくなるのも魅力の1つなのです。

5.発注情報をファイル出力できるため、別のツールでもデータが活用できる

「Web受発注システムを導入したいけど、今まで使っていた管理ツールは利用し続けたい……」と思っている人もいるのではないでしょうか。

発注作業がラクになるとしても、「全ての作業をシステムに置き換えること」が難しい場合もあると思います。

解決する手段の1つが、Web受発注システムの「ファイル出力機能」。ファイル出力機能は、以下のような発注データをメモ帳やExcelで使えるファイルに出力する機能です。

ファイル出力機能の画面イメージ
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360034372492-発注情報の発注レポート

さらに今使っている管理ツールにデータを取り込めば、今まで通りの管理方法を維持できます。

発注作業の手間のみ減らせるため、導入のハードルもぐっと下がるのではないでしょうか。

受注における7つの主な機能

Web受発注システムの受注機能は、大きく分けて以下の7つです。

1.取引先ごとに商品情報を切り替えられるため、既存の営業方法を維持できる
2.在庫数を発注フォームに表示できるため、誤受注してしまう心配が減る
3.受注時の納期から自動で出荷指示できるため、出荷にかかる時間を減らせる
4.出荷に必要な伝票・納品書などを自動作成できるため、ミスや手間を防げる
5.受注状態を一覧画面で確認できるため、管理工数削減につながる
6.受注データを使って請求書が作れるため、ミスが減る
7.会計システムなどの他システムと連携できるため、業務効率化につながる

1つずつ詳しく解説します。

1.取引先ごとに商品情報を切り替えられるため、既存の営業方法を維持できる

取引先企業によって提示する金額や商品が違うし、システムで対応できないのでは…」と、不安に思っている人もいるのではないでしょうか。今までメールなどで新商品の紹介をしていた方にとって、システム導入後も維持できるか心配かと思います。

でも、ご安心ください。Web受発注システムの多くは「取引先企業ごとに、案内する商品を分ける機能」があります。例えば以下のように、取引先編集画面で案内する商品の表示・非表示を設定可能です。

取引先編集画面で商品の表示・非表示を設定するときの例
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039083092–【はじめてのCO-NECT】取引先の招待

取引先企業に合わせた専用の受注窓口が作れるため、受注の取りこぼしを最小限に抑えられます。このとき、「取引先Aは〇〇の発注が多いから、〇〇に関連のある商品を発注フォームに表示しておこう」といった営業戦略を試しやすくなるので、おすすめです!

2.在庫数を発注フォームに表示できるため、誤受注してしまう心配が減る

「Web受発注システムを導入したら、在庫が足りず出荷できなくなる心配はないのかな……」と思っている人もいるのではないでしょうか。たとえ発注数が増えたとしても、出荷できなければ「信用問題」につながってしまいますよね。

Web受発注システムには、「在庫数を表示する機能」もあります。以下のように、取引先に表示される発注フォームに在庫数を表示できるため、「出荷できない受注をしてしまう心配」はありません。

在庫数を表示する機能

また在庫数の問い合わせも減るため、問い合わせ対応にかかる時間も減ります。仮に問い合わせがきたとしても、Web受発注システムの画面を伝えるだけで済むため説明もラクです。

3.受注時の納期から自動で出荷指示できるため、出荷にかかる時間を減らせる

受注後は、出荷指示がありますよね。ただ、納期・在庫数の確認、出荷指示票・納品書の作成、梱包など、出荷までには時間がかかることも多いです。

Web受発注システムには、発注数、納期、在庫数などから、自動で出荷指示する機能があります。出荷指示に必要な情報を自分で集める手間がなくなり、出荷指示後の確認に注力できるのです。

出荷リードタイム(受注から出荷までにかかる時間)も最短になり、より多く受注できるようになります。

4.出荷に必要な伝票・納品書などを自動作成できるため、ミスや手間を防げる

出荷時は「出荷指示書」や「納品書」など、必要な書類も多いです。ただ手作業で作ってしまうと、作成ミスが起こってしまうこともしばしば。

受注データと同じような入力も多く、二度手間と感じている人もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムでは、受注データから自動で伝票・納品書などを作成する機能があります。例えば以下のように、受注データの詳細画面から納品書を作成できます。

納品書作成機能の例
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–【はじめてのCO-NECT】受注処理

出荷伝票や納品書が作れたら、確認して送付するだけです。出荷にかかる作業の手間が減り、時短に繋がります。

5.受注状態を一覧画面で確認できるため、管理工数削減につながる

受注管理で重要なのは、受注の状態を正確に把握し、運用することです。期日に届くよう出荷できなければ、信用問題に繋がってしまうからです。

しかし、「受注方法」や「受注後の作業」が多く、受注状態の確認に時間がかかってしまう人もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムでは、受注状態を一覧画面で確認する機能があります。全てのデータを確認できるだけでなく、「日付」や「状態」で絞り込んで表示することも可能です。

「あの受注、今どんな状況かな?」と思ったときにすぐに調べられるため、受注状態の管理が楽になります。遅れている場合も対応しやすくなるため、出荷が遅れるリスクが減ります。

6.受注データを使って請求書が作れるため、ミスが減る

受注業務は、商品を出荷して納品したら終わりではありませんよね。納品後は請求書を送付し、振込していただかなければなりません。

お金にかかわることなので「入力時のチェック」、「請求書作成後のチェック」、「請求書送付直前のチェック」など、複数回チェックしている人もいると思います。そのため請求書が月末に重なってしまうと、心身ともに疲労がたまってしまうもの。

Web受発注システムでは、請求書を作る機能もあります。請求書を作成する手順は、以下の通りです。

1. Web受発注システムを開き、請求書を作る受注データを選ぶ
2. 請求書に必要な情報を追記し、確認ボタンをクリック
3. 請求書のイメージが表示されるため、間違っていないかチェック
4. 問題なければ、請求書を作成するボタンをクリック

受注データから請求書を作れるため、誤った情報で請求してしまう心配も少ないです。そのため、「請求データ入力時のチェック」を省くことができます。

「請求データの確認」「請求書作成後の確認」だけで済むようになるため、作業の負荷が軽減されます。

7.会計システムなど他システムと連携できるため、業務効率化につながる

「請求が終わった後、会計システムに別途入力するのに手間がかかる…」と思っている人もいるのではないでしょうか。受注数とともに作業も増えるため、忙しさに悩まされている人もいるかもしれません。

Web受発注システムには、別システムとの連携機能があるシステムもあります。たとえば、「請求書の送付と同時に、会計システムにデータを登録する」といった連携ができるのです。

連携すれば、受注データに紐づいて請求データが送信されます。そのため、誤って請求データを登録してしまう心配が少ないです。

お金にかかわることなので、ミスが減る仕組みがあるのは嬉しいですね。

Web受発注システムを導入するメリット・デメリットは?


「Web受発注システムの機能はわかったけど、導入するメリット・デメリットはあるのかな…」と思った方もいるのではないでしょうか。

これまでお伝えした通り、Web受発注システムの機能はとても豊富で、メリットはとても多いです。ただ業務に大きくかかわるシステムですし、しっかりと調べてから導入したいはず。

そんな方に向けて、以下でWeb受発注システムのメリット・デメリットをまとめています。「デメリットについて、先に知っておきたい…」と感じている人にも、おすすめです!

まとめ:Web受発注システムを導入すれば、工数削減につながる!

今回は、受発注システムの機能をご紹介しました。最後に、ここまでの内容を、まとめます。

・発注機能では、発注の手間を減らして複数手段で発注できる
・注文履歴から再発注できるため、時短につながる
・取引先の好みに合わせた受注ページを作れるため、汎用性が高い
・受注フォームに在庫数を表示して、誤受注を防げる
・受注情報から自動で出荷指示・伝票作成できるため、作成ミスが減る
・受注情報から請求書の作成もできるため、作業負荷を軽減できる

Web受発注システムの『CO-NECT』では、これまでお伝えした機能を網羅しています。また、受注・発注どちらも無料で利用できるので、「Web受発注システムに興味が湧いたけど、有料だと導入しづらい…」と思っている方は、ぜひ試してみてください。

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