電子帳簿保存法とは？基本から対応方法までまとめて解説

電子帳簿保存法が改正され、電子取引のデータ保存が義務化されました。
「どんな法律かいまいちわからない」「何をすればいいかわからない」など、悩まれている方も多いのではないでしょうか。

本記事では、電子帳簿保存法の対応に役立つ下記の情報を紹介します。

• 電子帳簿保存法の概要
• 電子帳簿保存法が対象となる書類
• 電子帳簿保存法の注意点
• 電子帳簿保存法での運用フロー
• 書類ごとの保存方法

義務化された電子取引保存への対応方法や、よくある質問も解説するのでぜひ最後までご覧ください。

電子帳簿保存法とは？わかりやすく概要を解説

電子帳簿保存法とは、通常紙で保存する会計書類を、電磁的記録（電子データ）で保存できるように定めた法律です。デジタル化の発展に伴い、データでのやり取りが増えた経理業務の負担を軽減する目的で作られました。

書類の種類によって下記3つの制度が適用されます。

• 電子帳簿等保存制度
• スキャナ保存制度
• 電子取引保存制度

同法は改正が重ねられ、2022年1月1日に施行された「改正電子帳簿保存法」では、「電子取引」のデータ保存が義務化されました。紙での保存が認められなくなったため、保存要件を満たしたデータ管理が必要です。

事業者は、下記の猶予期間内に制度への対応を行いましょう。

• 2023年12月末まで：過去2年間の電子取引データをプリントアウトとして書類で保管できる
• 2024年1月～未定：税務署長が相当な理由があると判断された場合、データとともに紙での保存も容認される予定（出典：令和5年度の法改正大綱※2024年施行予定）

電子帳簿保存法が対象となる書類

ここでは、電子帳簿保存法の対象となる書類を、3つの制度ごとに詳しく解説します。

• 電子帳簿等保存制度の対象書類
• スキャナ保存制度の対象書類
• 電子取引保存制度の対象書類

適用されるケースがわかるように、書類の形式や取引の形態もあわせて紹介します。自社の業務フローと照らしあわせて確認してみてください。

電子帳簿等保存制度の対象書類

電子帳簿等保存制度は、自社で作成した帳簿・書類を保管するための要件を定めています。
主な対象書類と、書類の形式は以下の通りです。

対象書類			書類の形式
国税関係帳簿		・仕訳帳 ・総勘定元帳 ・売上帳帳 など	自己が一貫して コンピューターを使用して作成
国税関係書類	決算関係書類	・損益計算書 ・貸借対照表 ・棚卸表 など	自己が一貫してコンピューターを使用して作成
	取引関係書類	・請求書の控え ・見積書の控え ・領収書の控え ・納品書の控え など	自己が一貫してコンピューターを使用して作成し、 相手方へ交付した写し

ポイントは、「自己が一貫してコンピューターを使用して作成」したものに限ることです。
書類の一部を手書きするなど、「一貫してコンピューターを使用して作成」していない場合は、電子帳簿保存が適用されません。

スキャナ保存制度の対象書類

スキャナ保存制度は、紙で受け取った書類を画像データで保存する際に適用される制度です。

対象書類			書類の形式
国税関係書類のうち、 取引関係書類	資金や商品の流れと 一緒に発生する「重要書類」	・契約書 ・納品書 ・請求書 ・領収書 など	・相手方から受け取った書類 ・自己が作成し、送付した書類の写し
	資金や商品の流れに 直接関連しない「一般書類」	・見積書 ・注文書 ・検収書 など

スキャナ保存の対象書類は、国税関係書類のうち取引に関する書類のみであり、決算関係書類は対象外です。

取引先から受け取った書類と、自社で作成した書類の双方が対象になります。

電子取引保存制度の対象書類

電子取引保存制度は、インターネットを介して行われた取引情報を保存する要件を定めた法律です。

請求書や領収書などに通常記載される情報（取引先名や金額、日付など）を電子データで保存するための要件のため、書類だけではなく、メールの本文やインターネットで購入した明細書などの情報も保存対象です。

対象書類 ※該当する情報が含まれているデータ	取引の形態	書類の形式
・注文書 ・領収書 ・契約書 ・請求書 ・送り状 など	・クレジットカードやアプリ決済 ・Webサイトからダウンロード・表示された 請求書などの書類 ・EDI取引 ・電子メール （添付ファイル、必要な情報が含まれている本文） ・記録媒体に対象書類を保存して受け渡し ・ペーパーレスFAX	・相手方から 受け取ったデータ ・自己が作成し、 送付したデータ

スキャン保存と同じく、相手方から受け取ったデータと自己が作成したデータの双方が対象です。

電子取引の形態は幅広いため、保存方法もさまざまなパターンがあります。普段利用する取引方法にあわせて、保存方法を検討しましょう。具体的な保存方法をすぐに知りたい方は下記をご覧ください。

すぐに保存方法が知りたい場合は「各書類の保存方法」をクリック

電子帳簿保存法の注意点を解説

電子帳簿保存法では、データを保存するための要件が定められています。
要件は大きく下記の2つに分けられます。

• 真実性の確保（データが改ざんされていない証明）
• 可視性の確保（保存データをすぐに確認できる状態が必要）

具体的な要件は、各制度によって違うため、自社で保管したい書類の種類や適用する制度にあわせて設備やルールを整備しましょう。
それぞれ詳しく解説します。

真実性の要件：データが改ざんされていない証明が必要

真実性の要件は、保存されているデータに不正や改ざんがないと証明するために定められています。

電子帳簿等保存制度の真実性の要件

制度	必須要件	優良帳簿の要件
電子帳簿等 保存制度	①書類を作成・保管するシステムの概要書やマニュアルを備え付けること	②訂正・削除した履歴が確認できること ③帳簿と関連書類のデータの関連性が確認できること

伝帳帳簿保存の真実性の要件は、2022年の法改正で緩和され、導入ハードルが下がりました。後述する可視性の要件も含め、「優良帳簿」の要件を満たすと、過少申告が起こった場合の加算税が軽減されます。

なお、令和5年度の税制改正で、「優良帳簿」の書類の範囲が明確化される見通しです。

スキャナ保存制度の真実性の要件

制度	必須要件
スキャナ保存制度	①書類を速やかに入力する（おおむね7日以内～最長2か月） ②一定の解像度・カラー画像で読み取る ※一般書類はグレースケール可 ③タイムスタンプを付与する ④読み取った際の解像度・書類の大きさの情報を保存する ※一般書類は大きさの情報は不要 ⑤訂正・削除の履歴が確認できる、または訂正・削除ができないシステムへの保存 ⑥入力者（または監督者）情報が確認できる

スキャン保存の要件は多いものの、企業の負担軽減のため、令和5年度の税制改正で②⑥が廃止される予定です。

電子取引保存制度の真実性の要件

制度	要件（以下のいずれか1つ）
電子取引保存制度	①タイムスタンプが付与されたデータを授受する ②受け取ったデータに速やかにタイムスタンプを付与する（おおむね7日～最大2か月） ③データの訂正・削除の履歴が残る、または訂正・削除ができないシステムでデータを保存する ④不当な訂正・削除の防止に関する事務処理規定を整備・運用する

最も対応しやすいのは、④の事務処理規定の整備です。国税庁のホームページでフォーマットをダウンロードできますので活用ください。

可視性の要件2：保存データをすぐに確認できる状態が必要

可視性の要件は、保存したデータを誰もがすぐに確認できる状態にしておくための要件です。

電子帳簿等保存制度の可視性の要件

制度	必須要件	優良帳簿の要件
電子帳簿等 保存制度	①データをすぐに確認・出力できるシステムやディスプレイの設置。 またその説明書などを備え付けること ②税務署員からの求めに応じてデータを速やかに ダウンロードできる状態にしておくこと ※優良帳簿の要件をすべて満たしている場合は不要	③検索要件 （1）下記の情報からデータを検索できる ・取引年月日 ・勘定科目 ・取引金額 （2）日付または金額の範囲指定による検索ができる （3）2項目以上の組み合わせによる条件検索ができる ※税務署員からのダウンロードの求めに応じられる状態であれば（2）（3）は不要

②の対応には、データの保管場所をまとめた検索簿の作成や、フォルダの振り分けをわかりやすく整理するなどの方法があります。

スキャナ保存制度の可視性の要件

制度	必須要件
スキャナ保存制度	①国税関係書類のデータと関連する帳簿の相互関連性が確認できる状態にする ②（1）画像データが確認できる14インチ以上のディスプレイ、カラープリンタ及び操作説明書の設置 ※一般書類はグレースケール対応のものがあれば可 （2）画像データが速やかに出力できるように整理し、書類と同様に認識できる状態 （拡大・縮小ができる、4ポイント以上の文字）で保存する ③システムの概要、開発関連書類、マニュアルなどを備え付ける ④検索要件 （1）下記の情報からデータを検索できる ・取引年月日 ・勘定科目 ・取引金額 （2）日付または金額の範囲指定による検索ができる （3）2項目以上の組み合わせによる条件検索ができる ※税務署員からのダウンロードの求めに応じられる状態であれば（2）（3）は不要

要件を満たしたスキャナ装置の他に、スマホやデジカメで撮った画像でも保存可能です。

電子取引保存制度の可視性の要件

制度	必須要件
電子取引保存制度	①データをすぐに確認できるシステムやディスプレイと、その説明書などを備え付ける。 また、すぐに出力できるように明瞭な状態で整理・保存しておく ②システム開発の概要書やマニュアルなどを備え付ける ③検索要件 （1）下記の情報からデータを検索できる ・取引年月日 ・勘定科目 ・取引金額 （2）日付または金額の範囲指定による検索ができる （3）2項目以上の組み合わせによる条件検索ができる ※税務署員からのダウンロードの求めに応じられる状態であれば②③は不要

電子取引データの保存は、取引方法や業務フローに適した対応が重要です。
ここまで見てきたとおり、適切にデータを保存し、保存したデータをすぐに確認できる状況にしておくことがポイントとなります。

たとえば多数の取引先を抱えていたり多店舗展開をしたりしている場合、請求書や領収書など大量の書類が発生するため処理には時間と手間が必要です。解決方法として、電子データの発行・受領し、保管の自動化が可能な受発注システムの導入があります。

たとえば受発注システムCO-NECT（コネクト）では、電子取引保存制度に対応したシステムを導入することで、請求書発行や授受を効率化しながら、電子帳簿保存の要件を満たした状態でデータを保存できます。

CO-NECTの詳細は下記からご覧ください。

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電子帳簿保存法の対象書類の保存期間

電子帳簿保存法の対象書類の保存期間は、基本的に紙の書類と同じです。

	法人	個人事業主
		青色申告	白色申告
保存期限	7年 ※欠損金額が生じた年度は10年	・国税関係帳簿：7年 ・決算関係書類：7年 ・現金預金取引等関係書類：7年 ・取引関係書類：5年	・法定帳簿：7年 ・任意帳簿：5年 ・国税関係書類：5年

白色申告の「法定帳簿」とは、収入金額や必要経費を記載した帳簿です。それ以外の帳簿は「任意帳簿」となります。

電子帳簿保存法での運用フローを紹介

実際に電子取引保存法へ対応する際の導入・運用フローを紹介します。

まずは、対応する書類や業務フローを見直しましょう。

書類の種類と保管方法別の対象制度は下記のとおりです。

書類の種類	作成方法・業務内容	保管方法	対象の電子帳簿保存法制度と対応
・国税関係帳簿 ・国税関係書類 （決算関係書類）	一貫してPCで作成	データで保管	【電子帳簿等保存制度】 ・保管するシステムの概要書やマニュアルを備え付ける ・データの整理方法や検索性を確保した保存ルールを制定
	一部またはすべて手書きで作成	紙で保存	‐
・国税関係書類 （取引関係書類）	一貫してPCで作成し送付	控えをデータのまま保管	【電子帳簿等保存制度】 ・保管するシステムの概要書やマニュアルを備え付ける ・データの整理方法や検索性を確保した保存ルールを制定
	・紙で送付 ・紙で授受	スキャンして保存	【スキャナ保存制度】 ・スキャナ、マニュアルなどの設置 ・タイムスタンプ機能と訂正・削除履歴を担保するシステムの導入 ・データの整理方法や検索性、その他のデータとの関連性が確認ができる保存ルールを制定
		紙で保管	‐
取引関係書類または、 相当の情報が記載されたデータ	データで送付 （メール、インターネット上の取引を含む）	データのまま保管	【電子取引保存制度】 ・保管するシステムの概要書やマニュアルを備え付ける ・タイムスタンプ機能、訂正・削除の履歴を担保するシステムの導入、事務処理規定の制定のいずれか ・保管するシステムの概要書やマニュアルを備え付ける ・データの整理方法や検索性を確保した保存ルールを制定
	データで授受 （メール、インターネット上の取引を含む）	データのまま保管

電子保存したい書類にあわせて必要な対応を洗い出し、システムの導入や保存方法のルールを作成します。

保存方法のルールは、請求書データのファイル名に規則性を持たせるなどです。ファイル名をつける際に「取引先名_取引年月日_取引金額」など、情報がすぐにわかるようにするとよいでしょう。

専門知識がなくても大丈夫！書類ごとの保存方法を解説

電子帳簿保存法に対応するためには、ある程度の知識が必要な上、導入の手間がかかってしまいます。そこで、対応者の負担を軽減できるように対象書類の保存方法やデータを保存できるシステムを紹介します。

• 会計ソフトで保存する
• 受発注システム内で保存する
• オンラインストレージサービスを活用する
• タイムスタンプ専用端末を用意する

業務内容や電子化できる書類もあわせて解説するので、ぜひ参考にしてください。

【方法1】会計ソフトで保存する

電子取引データを活用して会計処理まで効率化させたい場合、会計システムの導入がおすすめです。取引関係書類の保存だけではなく、仕入れ計上・帳簿作成の効率化、対象書類をまとめて保存できます。

▼メリット
・仕訳データの入力・計上・帳簿作成など会計処理の業務が効率化できる
・電子帳簿保存のすべての制度に対応できるシステムもある
・クラウド型の場合、法改正のアップデートに対応しやすい

▼デメリット
・スキャナ保存制度非対応など、システムによって対応範囲に差がある
・オンプレミス（自社運用）型の場合、法改正や保守管理に手間とコストがかかる

クラウドサービスであれば、サービス側がアップデートを行うことがほとんどであり、最新の法改正にも自動的に対応できます。

【方法2】受発注システム内で保存する

受発注業務に係る書類の電子保存に対応したい場合は、受発注システムも有効です。
法改正のポイントとなった電子取引データ保存義務化に対応でき、メールやFAXのアナログな受発注業務を効率化できます。

▼メリット
・請求書の発行・送付・受領などの受発注まわりの業務も効率化できる
・手間をかけずに電子取引データ保存法に適した要件で取引関係書類を保管できる
・デジタル化や場所を選ばない働き方が実現できる

▼デメリット
・受発注での電子取引データのみに対応
・電子取引保存制度に対応するシステムが限られる

受発注システムの機能はサービスによって違うため、電子取引保存制度に対応しているか導入時に確認が必要です。

受発注システムのCO-NECTは、データの変更記録や法令期間の保存に加え、2022年の法改正にあわせて検索機能をアップデートしています。機能は自動で追加され、ユーザーに負担はかかりません。

受発注業務が多く、請求書や領収書などの書類を電子保存したい方は、下記からぜひ詳細をご覧ください。

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受発注に関する注文書などの電子化は、業務そのものの効率化にもつながります。電子化のメリットは下記の記事もあわせてご一読ください。

【方法3】オンラインストレージサービスを活用する

データの形式がメールやPDFなど多岐にわたる場合は、文書や画像などデータ形式を問わずに保管できるオンラインストレージサービスを導入するのも一つの方法です。

電子取引保存やスキャン保存の要件を満たすタイムスタンプや検索要件を備えたサービスもあり、会計システムなどとの連携ができます。

▼メリット
・業務に係る書類をまとめて保存でき、業務全体を効率化できる
・オフィス外からもアクセスでき、共有や承認フローが容易になる
・保存容量が変更しやすい

▼デメリット
・オフラインで使用できない
・管理権限や運用規定をしっかりと整備する必要がある

オンラインストレージサービスでは、不正アクセスなど情報漏洩リスクも考えて、セキュリティ対策を施しているサービスを選ぶとよいでしょう。

【方法4】タイムスタンプ専用端末を用意する

スキャナ保存と電子取引保存の対応でハードルになりやすいのがタイムスタンプですが、新たにシステムを導入したり業務フローを大きく変えたりしたくない場合は、専用端末を導入する方法があります。

▼メリット
・自社サーバーや既存システムへの保管でも電子帳簿保存法に対応できる
・紙の書類が多くスキャン保存に対応したい場合に有効

▼デメリット
・タイムスタンプ以外の要件に対応する手間がかかる
・導入コストがかかり、データの保存方法を簡単に変更しにくくなる

その他の要件はクリアできる環境があり、管理業務を外部委託している場合などは、タイムスタンプの専用端末導入メリットを感じられるでしょう。

電子帳簿保存法に関してよくある質問

電子帳簿保存法に関してよくある質問を5つ解説します。

• もし違反した場合罰則はありますか？
• 個人事業主でも適用されますか？
• 電子メールの保存はどうしたらいいですか？
• クレジットカードの利用明細の保存はどうしたらいいですか？
• クラウドサービスやサブスク利用の保存はどうしたらいいですか？

それぞれ詳しく見ていきましょう。

もし違反した場合罰則はありますか？

電子帳簿保存法に違反した場合の罰則は以下の通りです。

• 青色申告の承認が取り消される可能性がある
• 隠ぺいや不正行為があった場合、追徴課税や重加算税が課される
• 必要な記載に不足や虚偽があった場合、会社法に違反し100万円以下の過料が課される

青色申告の承認は、違反の程度などを検討したうえで判断されるため、すぐに取り消されることはありません。申告した内容の不正や隠ぺいは問題外ですが、通常の申告と同じく漏れや間違いがないよう注意して申告を行いましょう。

個人事業主でも適用されますか？

電子帳簿保存法は、法人・個人問わずすべての事業者が対象です。特に電子取引保存は対応が義務化されたため、全事業者の対応が必須となりました。

また、個人事業主が青色申告で65万円の控除を受ける場合、仕訳帳・総勘定元帳の電子帳簿保存またはe-Taxからの申告が必要です。節税メリットを考えても、個人事業主も電子帳簿保存の対応が推奨されます。

電子メールの保存はどうしたらいいですか？

電子メールのデータは下記の方法で保存できます。

• 添付データはダウンロードし、検索性やタイムスタンプなど要件を満たした状態でサーバーやシステムに保存
• メールは、エクスポートまたはPDFなどに変換し、保存要件を満たした状態でサーバーやシステムへ保存

メール本文に取引金額や契約方法など、取引に関する情報が記載されている場合は、メールそのものも保存が必要です。

クレジットカードの利用明細の保存はどうしたらいいですか？

クレジットカードの利用明細は、電子取引制度の要件を満たした状態で保存します。その際、個別の領収書や請求書がデータで発行されている場合は、利用明細と両方の保存が必要です。

なお、クレジットカード会社によっては紹介できる期間が短い場合もあるので1〜3ヶ月毎に出力・保存しておきましょう。また、領収書や利用明細を紙で受け取っている場合で、社内規定などで紙の書類を正本としていれば、紙での保存が認められています。

クラウドサービスやサブスク利用の保存はどうしたらいいですか？

納品書や請求書が発行されないクラウドサービスやサブスクリプションサービスに関して明確な表記はありません。

ただし、アプリ決済などの取引情報は（支払い日時・支払先・支払金額など請求書などと同等の情報）スクリーンショットで保管しても問題ないとされています。

サービスの支払いをクレジットカードでしている場合は、クレジットカードの利用明細を保存しましょう。（前項参照）

まとめ:社内にあった方法で電子取引を保存していこう

電子帳簿保存法の概要と対応方法を紹介しました。

電子帳簿保存法のなかでも対応が義務化された「電子取引保存」は、法人・個人問わず全事業者に対応が求められます。しかし、必ずしも高額なシステムの開発や、特別な設備を導入する必要はありません。

クラウドサービスや政府が配布している規定のフォーマットを活用し、手間やコストを軽減して対応できます。電子取引保存に確実に対応するためにも、対象書類を精査し、事業に適したサービスを活用しましょう。

受発注業務に係る国税関係書類（請求書や領収書など）の電子保存対応は、受発注システムのCO-NECTがおすすめです。電子取引制度の保存要件を満たす検索性や保存機能を兼ね備えており、手間や負担なく電子取引制度に対応できます。

メールやFAXなどのアナログな受発注業務も一元化され、個別にデータを保存する必要もありません。受発注業務の書類管理に課題を抱えている企業は、ぜひ下記から詳細をご確認ください。

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