【DX化は必要？】中小企業の脱FAX・脱ハンコの進め方とデジタル化の必要性を解説
デジタル化が推奨され、中小企業でも脱FAX・脱ハンコをはじめとする業務改革の動きが強まっています。
しかし、「デジタル化って本当に必要？」「FAXもハンコも簡単になくせない」と悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
本記事では、中小企業のデジタル化に役立つ以下の内容を脱FAX・脱ハンコを中心に紹介します。
- 中小企業のデジタル化の必要性
- 中小企業で脱FAX・脱ハンコを行う効果
- 中小企業で脱FAX・脱ハンコを進める方法
脱FAX・脱ハンコができれば、業務効率化や柔軟な働き方など大きな恩恵を受けられます。ぜひ最後までご覧ください。
なお、FAXによる受注を効率化るす手法については以下の記事にもまとめていますのでご興味がありましたら合わせてご覧くださいませ。
目次
中小企業のデジタル化とは
そもそもデジタル化とは、何を意味する言葉なのでしょうか。
デジタル化とは、紙や電話などアナログで行っていた業務を電子データにしたり、システム化したりすることで生産性向上や業務変革を促すことです。
中小企業のデジタル化では、具体的には以下を行います。
- ペーパーレス化
- オンライン商談・会議
- 受発注業務のオンライン化・自動化
- 申請処理・決算処理の電子化
- 定型業務の自動化
- 電子契約
コロナ禍や働き方改革の推進により、Web会議やオンラインコミュニケーションが普及しました。
しかし中小企業の業務では、紙の書類やFAX、ハンコなど、アナログな業務手段が残り、デジタル化が進んでいるとは言い難いのが現状です。
中小企業にとってのデジタル化の必要性と3つのメリット
企業経営では、労働人口の減少で企業は優秀な人材の獲得が難しくなる一方、社会変化のスピードに対応するため、迅速な意思決定が求められます。
つまり、限られた資本（人材、資金、時間）でスマートな経営をする必要があると言えるでしょう。
スマートな経営の実現にデジタル化は大きな武器となります。
デジタル化を進めるメリットは以下の3つです。
- ペーパーレス化で紙やインクの消耗品・印刷代など、コストを削減ができる
- オンライン化で情報伝達のスピードが上がり、問題解決や意思決定がしやすくなる
- 定型業務をデジタル技術で自動化し、バックオフィス業務を中心に効率化できる
デジタル化を進めるには、まず現状の業務をデジタルツールに置き換えられるか考えてみましょう。
特にFAXとハンコのデジタル化は、導入を進めている企業も多く、取引先とのスムーズなやりとりを行う上でも優先的に進めていきたい課題です。
中小企業で脱FAX・脱ハンコが進まない理由とは？対策も解説
2020年の緊急事態宣言以降、テレワークが推進される一方で、FAXやハンコがあるために出社せざるを得ない企業も少なくありません。
また、業務効率化やコスト削減効果を理解していてもなかなか踏み切れない場合もあります。
では、なぜ中小企業で脱FAX・脱ハンコが進まないのでしょうか。ここではその理由と対策を解説します。
中小企業で脱FAX・脱ハンコが進まない理由
中小企業で脱FAX・脱ハンコが進まない大きな理由は、取引先との関係性です。
取引先からFAXや電話で対応を求められれば、FAXの廃止は難しいでしょう。また、契約書で一方が押印を選べば、もう一方も必然的に押印の必要があります。
特に中小企業の場合、取引先とのパワーバランスがあり、電子取引やデジタルツールへの移行を提案しにくいのが実情です。さらには、使い慣れたFAX・ハンコの業務フローを変えることに抵抗を感じる人もいます。
デジタル化よりも慣れたやり方のほうが効率的と考えていたり、そもそもデジタルツールの存在を知らなかったりするのが理由です。
中小企業で脱FAX・脱ハンコを行うためのポイント
中小企業で脱FAX・脱ハンコを行うためのポイントを2つ紹介します。
- 社内外の関係者が、納得しやすい（簡単に導入できる）ものから取り組む
- 自社でシステム・仕組みの構築が難しい場合は、既存のサービスやツールの利用を検討する
ただし、脱FAX・脱ハンコを進めるためには、一度にすべて切り替えようとしないことが大切です。
社内の書類や、理解を得られそうな取引先とのやり取りから脱FAX・脱ハンコを進め、徐々に範囲を広げていくとよいでしょう。メリットが目に見える形で現れれば、対象を拡げやすくなります。
また、既存のサービスやツールの導入も視野に入れることをおすすめします。自社の業務に合わせたシステムが最も便利ですが、一から仕組みを整えるにはコストも時間もかかるからです。
FAX・ハンコの機能をデジタルに置き換えるツールの開発が進み、使用方法やコスト面のハードルも低くなっています。既存のサービスやツールで問題がなければ、操作マニュアルもすでに用意されていることもあり社内の導入ハードルも低くおすすめです。
なお、FAXを電子化するメリット・デメリットを詳しく知りたい方は、以下の記事もおすすめです。脱FAXの注意点も解説しているので、あわせてご一読ください。
中小企業で脱FAX・脱ハンコを進める方法
脱FAX・脱ハンコを進める方法をそれぞれ紹介します。
中小企業で脱FAXを行う方法
FAXは、大きく下記の2つの業務手段に使われています。
- 連絡・報告：業務に関する書類、電話で伝わらない図や表などをFAXで送る
- 受発注業務：発注書、納品書などをFAXで送る
それぞれの業務で脱FAXを行う方法は次の通りです。
・メール
・デジタル
連絡手段はメールを中心にすることをおすすめします。やり取りが残る・外出先でも確認できるなど問い合わせに対応しやすく、取引先にもメリットがあるためです。
デジタルFAXは、インターネット上でFAXをやり取りする仕組みです。PCやスマートフォンからFAXが送受信できるため、複合機が不要になります。また、相手は従来のFAXのままで大丈夫です。そのため、取引先に負担をかけずに脱FAXが実現できます。
前項でもお伝えしましたが、全てを一度に切り替える必要はありません。どちらの方法が良いかも、内容や社内の状況に応じ、デジタル化によってメリットが得られる方を選びましょう。
・受発注システムの導入
FAXで受発注業務を行っている場合は、「受発注システム」がおすすめです。発注と受注にまつわる処理をシステム上で管理するため、業務効率化にもつながります。
たとえば受発注システム『CO-NECT（コネクト）』では、受発注業務を一元化し、受注書作成や受注データの集計・在庫の管理なども自動化できます。FAXで受け取っていた発注書をシステムに転記する必要もなく、文字のつぶれや読み取りミスも発生しません。
発注側は無料で使用できるので、取引先への導入提案がしやすいのもメリットです。CO-NECTの詳細を知りたい方は、下記からお問い合わせください。
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受発注システム「CO-NECT」
中小企業で脱ハンコを行う方法
ハンコは社内外の承認や確認で使用されています。脱ハンコを行うために、以下の2点をまず整理しましょう。
- 本当に押印が必要な書類か
- 紙で発行する必要がある書類か
まずは、「押印が必要な書類」かどうかを見直します。ただ慣行として行われているだけの場合や、必然性がない場合は思い切って押印を廃止してみましょう。
押印の必要がなければ、書類をペーパーレス化し、確認・共有のスピードも上がります。押印が必要な場合、「紙で発行する必要がある書類か」を確認します。
「事業用定期借地契約」や「特定商取引の交付書面」など、法的に紙の書類が義務付けられているもの以外は、電子署名を活用し、書類の電子化を検討してみましょう。
電子署名はDX化の取り組みとして大手企業を中心に導入が進んでいます。取引先にも一度打診してみるとよいでしょう。
まとめ：無理のないデジタル化で必要に応じた脱FAX・脱ハンコを目指そう
中小企業のデジタル化は、限られた資本（人材、資金、時間）で目まぐるしい社会変化へ対応するために必要不可欠です。脱FAX・脱ハンコはデジタル化の第一歩として導入しやすく、ペーパーレス化やテレワークの実現にもつながります。
とはいえ、取引先との関係性や業務上、FAX・ハンコをいきなり廃止するのは難しい場合もあります。しかし、できる範囲で徐々に取り入れ、デジタル化の成功体験を積み上げることが大切です。
近年では、脱FAX・脱ハンコに役立つツールも多く、導入しやすくなりました。特に発注書をFAXで受け取っている場合は、受発注システムが活用できます。
たとえば受発注システムのCO-NECTは、発注・受注をシステム上で完結させるため、FAXを受け取りに出社したり受注処理の入力作業をしたりする必要がありません。UIデザインがわかりやすく、デジタルツールに慣れない方でもすぐに使いこなせると好評です。
CO-NECTの詳細は以下から確認できます。受発注業務を効率化させたい方は、ぜひお問い合わせください。
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