FAXの受注業務を効率化する方法4選！ミス削減や生産性向上に効果的
「FAXで受注すると入力の手間がかかるので、業務効率化を図りたい」
「FAX業務を効率化する具体的な方法は？」
このようにお考えではありませんか。
FAXは昔から使われている通信技術ですが、手書きの文字が読みづらかったり、紙の注文書の管理が大変だったりと、業務効率化を阻む壁となっています。
とはいえ理由もなしにFAXの受注を辞めることは難しく、社内でどのように効率化を進めるべきか悩んでいる方も多いのではないでしょうか。
そこで本記事は、
- FAX業務を効率化すべき理由4つ
- FAX業務を効率化して得られる効果4つ
- FAX業務を効率化する方法4つ
を紹介します。FAX業務を効率化して生産性の向上を図りたい方は、ぜひ最後までお読みください。
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目次
FAX業務を効率化すべき理由4つ
FAX業務を効率化すべき理由は、下記のとおりです。
- FAXを使用するために移動のムダが発生する
- 入力の手間がかかりミスが起こりやすい
- 紙ベースでは閲覧や検索がしづらく、社外で確認できない
- 保管・管理コストがかかる
特に、保管・管理コストは見落としがちです。取引が多くなると保管・管理にコストがかかります。順番にみていきましょう。
【理由1】FAXを使用するために移動のムダが発生する
FAX業務を効率化すべき理由の1つ目は、移動のムダを削減できることです。FAXで受注する場合は、受信したタイミングで書類が印刷されます。
受信タイミングは基本的に受注側でコントロールできないため、確認のために業務を中断し、デスクを離れて確認しなければなりません。1回の移動自体は大きなムダではありませんが、何回も続けば無視できないムダな時間になる恐れがあります。
また、FAXの確認で集中が途切れてしまうため、再び高い集中状態に戻るためには時間が必要です。
【理由2】入力の手間がかかりミスが起こりやすい
FAXで受注したデータは入力が必要ですが、手間がかかるうえミスの原因につながりかねません。特に、手書きFAXの場合は、発注者の筆跡によって読み取れない場合があります。また、人による入力作業なので、量が多ければ単純にケアレスミスを誘発するかもしれません。
たとえば、発注書では「10個」となっているにもかかわらず「16個」と入力ミスをする危険性があります。担当者は正しく入力しているつもりなので、ミスに気づかない場合が多いです。そのため、想定外の数が届けられた発注者から、クレームになる可能性があります。
【理由3】紙ベースでは閲覧や検索がしづらく、社外で確認できない
FAXで受注した際は紙書類が原本となり、閲覧や検索がしづらいうえ、社外では確認ができません。原本を確認しなければならない場合は、紙の書類を直接確認する必要があります。原本は基本的に社内の定められた保管場所にあり、持ち出すことはありません。
したがって、もし入力ミスが発覚した場合は原本を確認する必要がありますが、外出先では確認が困難です。緊急性が高く、自分の目で直接確認する場合は、急いで帰社する必要があります。
また、そもそもテレワークに対応できないため、テレワークを実施する場合は最優先で改善が必要です。
【理由4】保管・管理コストがかかる
FAXで受信した発注書は、保管・管理にコストがかかります。一般的に、顧客と交わした書類は保管期間が定められているため、すぐに廃棄するわけにはいきません。
取引先や取引回数が少数の場合は大きな問題になりませんが、取引回数が多くなれば保管コストを考える必要があります。たとえば、紙の資料を保管するために、物理的な場所を確保しなければなりません。
保管棚やファイルなどの備品を購入する必要があるうえ、ファイリングや保管期間が過ぎた書類の廃棄など管理するために人件費もかかります。
とはいえ改善すべきとわかっていても、導入後の効果がわからなければ社内で改善を推し進めるのは難しいでしょう。続いて、FAX業務を効率化して得られる効果をご紹介します。
FAX業務を効率化して得られる効果4つ
FAX業務を効率化することで得られる効果は、下記のとおりです。
- 書類管理の手間を削減できるため、コア業務に集中できる
- 入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを削減できる
- テレワークでも業務しやすく多様な働き方に対応できる
- 受注側だけではなく発注側のコスト削減につながる
特に、手間を省ければ、コア業務に集中できます。ひとつずつ見ていきましょう。
【効果1】書類管理の手間を削減できるため、コア業務に集中できる
FAXの受注業務を効率化できれば、書類管理の手間を削減でき、コア業務に集中できます。書類の入力や保管といった業務は想定より工数がかかる場合もあり、リソースを圧迫している恐れがあるからです。
たとえば、入力業務を正確におこなわなければ取引先に迷惑がかかるため、入念にチェックしなければなりません。入力が終われば所定の場所に保管するためファイリングします。スキャンして紙とPDFの両方を保管している企業もあるかもしれません。
このように紙書類の対応に時間がかかるため、1ヶ月・1年単位でみると大きなリソースを消費しています。コア業務に集中できれば生産性が向上し、利益の向上を図れます。
【効果2】入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを削減できる
FAX業務を効率化する方法のひとつに、Web受発注システムへの切り替えがあります。Web受発注システムとは、Web上で受発注を行うことができるシステムのことです。
Web受発注システムでは発注情報が直接データとして届くため、受注情報の入力ミスや対応漏れなどのヒューマンエラーを削減できます。Web受発注システムはシステム内で受発注のやりとりをするため、データがそのまま残り、入力する必要がありません。
また、FAX機を使用しないので、注文書の確認漏れによる対応漏れなどを防げます。ヒューマンエラーを防止できれば、是正対応に工数を割かなくて済み、顧客に迷惑をかけることもありません。
ヒューマンエラーの防止は仕事をするうえで必要な課題ですが、対策をするためにはそもそも発生理由を把握する必要があります。ヒューマンエラーが起こる理由や解決策の例をまとめたので、ぜひダウンロードのうえご活用ください！
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【効果3】テレワークでも業務しやすく多様な働き方に対応できる
受注に紙書類を使わなくなれば、テレワークやフレックスタイムなど多様な働き方に対応できます。FAXで受注する場合は、定期的に出社してFAXを確認しなければなりません。しかし、受注データをインターネットでやりとりすればクラウド上に保存されるため、外出先でも気軽に確認できます。
たとえば、テレワークで自宅から仕事をしていても、インターネット環境さえあればすぐに受注データの閲覧が可能です。柔軟な働き方を従業員に提供すると、従業員満足度の向上につながり、定着率が上がります。
【効果4】受注側だけではなく発注側のコスト削減につながる
FAX業務を効率化できれば、発注側のコスト削減にもつながります。FAX受信に非効率性を考えていることと同じく、発注者側もFAXによる発注を非効率的だと考えているケースがあります。
書類を作成して保管している点は発注者側も同じです。発注者側のコスト削減ができれば、顧客満足度の向上につながります。
では、具体的にどのように効率化を図るべきでしょうか。その方法について、詳しく見ていきましょう。
FAX業務を効率化する方法4つ
FAX業務を効率化する具体的な方法は、下記のとおりです。
- Webを活用した受発注システムを導入する
- PC-FAXを導入する
- クラウドFAXを導入する
- FAX-OCRを導入する
基本的にFAXの受注業務を効率化する方法は、従来のFAXに替わるシステムの導入が必要です。ひとつずつ紹介します。
【方法1】Webを活用した受発注システムを導入する
受注業務を効率化するための方法として、Webを活用した受発注システムの導入が挙げられます。Web受発注システムを利用すると、受注データを一覧で確認したり、データ入力の手間を削減したりすることが可能です。
特に、Web受発注システム『CO-NECT（コネクト）』には、下記の特徴があります。
- 幅広い業界の受発注業務に対応
- LINEからの発注に対応
- IT導入補助金に対応
販売管理機能や分析レポート、請求書発行などのオプションもあるため、自社の必要に応じて機能を追加できます。
CO-NECTの詳細は、下記からご確認ください！
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なお、もしも複数の受発注システムを比較して検討したい方は、下記記事もご一読ください。
【方法2】PC-FAXを導入する
PC-FAXとは、PCと複合機を接続してFAXを受信する方法です。FAXを受信した際は、自動的に複合機からPCに転送されます。また、紙を使用したFAXも利用できるため、受注以外に使用する場合も問題なく使用可能です。
ただし、複合機はPC-FAXに対応している機種でなければなりません。従来使用していた複合機が対応している場合は問題ありませんが、対応していない場合は新しく購入する必要があります。
使用している複合機がPC-FAXに対応していて、受発注以外に紙でFAXを使用する場合におすすめです。
【方法3】クラウドFAXを導入する
クラウドFAXは、インターネットでFAXを送受信できるクラウドサービスです。使用する回線は電話回線かインターネット回線で、サービスによって異なります。
FAXを受信した場合は、クラウド上にそのままデータが保管されます。基本的にPCとインターネット回線があれば利用できるため、テレワークでも利用可能です。
そのため、紙の利用を想定しておらず、テレワークを実施している場合におすすめです。
【方法4】FAX-OCRを導入する
FAX-OCRは、受信したデータを印刷する前にOCRで文字認識し、テキスト化する方法です。OCRとは、書かれている文字を認識し、テキストデータに変換する技術を指します。
FAX-OCRを活用するとデータを印刷する前に読み込むため、印刷コストの軽減が可能です。ただし、手書き文字によっては、読み取れなかったり誤認識したりする可能性があります。
下記の記事でOCR導入のポイントやフリーソフトを紹介しているため、OCRの導入をお考えの方はご一読ください。
まとめ：受注業務の改善にはFAX業務の効率化が重要
FAXの受注業務はデータ入力でミスが発生しやすく、保管・管理が煩雑なため、効率化を求められる業務のひとつです。業務効率化を実現すると、生産性の向上やミス削減などの効果を得られます。
また、多様な働き方による従業員満足度の向上や、顧客のコスト削減による顧客満足度の向上が可能です。FAX受注業務の効率化を図って、受注業務の改善を狙いましょう。
FAX受注業務を効率化する場合は、Web受発注システムの導入がおすすめです。CO-NECTならデータで受発注できるため、従来のFAXで発生しやすい下記の課題を回避できます。
- 手書き文字が読めない
- 入力に手間がかかる
- オフィスでしか利用できない など
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