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【2020年版】受発注システムを徹底解説!|機能・選び方まとめ

受発注システムとは、受注業務発注および業務において発生する一連の取引や業務を効率的に管理するシステムです。

BtoBの受発注業務は取引先によって発注方法がExcel、紙、FAXなど異なっているケースが珍しくありません。その結果、管理が煩雑になり発注漏れ・発注ミスなどの人的ミスが発生したり、納品書・請求書などの帳票類の作成に時間がかかるなど課題を抱える企業が多い業務の一つです。

受発注システムをうまく活用することで、これらの課題を解決するだけでなく、在庫管理・請求管理システムなど他システムと連携して利用することにより企業のDXを加速させることが可能になります。

本記事では、受発注システムとは?という基本的な知識から導入におけるメリット・デメリット、課題別・業界別の選び方など受発注システムに関する知識を徹底解説します。

受発注システムの機能

受発注システムの主な機能を受注・発注に分けてご紹介します。

発注における5つの主な機能

Web受発注システムの発注機能は、大きく分けて以下の5つです。

1.発注書の自動作成・送付ができる
2.マルチチャネルで発注できる
3.注文履歴から再発注できる
4.発注情報を見やすく管理できる
5.発注情報をファイル出力できる

1つずつ詳しく解説します。

1.発注書の自動作成・送付ができる

発注書を取引先に送る作業に、時間がかかっている方も多いのではないでしょうか。「発注書の作成→FAXで送信→送信完了までFAX前で待機」など、時間がかかる要素が多いもの。

この点、Web受発注システムであれば、発注書を自動作成・送付できます。

発注書の送付はWeb画面で取引先を選んだら、発注数、期日などを入力して、発注ボタンを押すだけです。FAXなどが不要なため、発注書作成にかかる時間が減り、手書きによる書き損じや誤読によるミス防止にもつながります。

2.マルチチャネルで発注できる

電話、FAX、メールなど、発注方法はとても多いですよね。取引先によって発注方法が異なり、確認の手間がかかっている人もいるのではないでしょうか。

Web受発注システムには、メールやFAXなど複数の方法で発注する機能(マルチチャネル)があるので、Web画面で取引先を選ぶと、自動的にデータを変換して送ってくれます。

取引先ごとに発注方法を事前に登録しておけば、発注方法で悩む心配もありません。発注方法が変わった場合も、取引先の情報を変更するだけで済みます。
このように、今までと同じ発注方法を維持しつつ、発注作業をラクにできます。取引先ごとに発注方法を確認して、準備して、発注して…といった手間をまるっとなくせるということです。

3.注文履歴から再発注できる

「毎月同じ商品を発注しているけど、発注作業の手間を減らしたいなぁ……」と思うことはありませんか?

Web受発注システムには、過去の注文履歴から再発注する機能があり、定期的な再発注作業の手間が減るため、発注作業が時短できます。

4.発注情報を見やすく管理できる

発注手段が多いと、発注情報を管理するのにも一苦労ですよね。

FAXしたデータは「紙」で保管し、メールで送付した発注書は「PDF」などで保存。更に社内の別システムで管理している場合は、別システムへの再入力をしなくてはなりません。

Web受発注システムではFAX、メールなどにかかわらず、システム上で入力したデータを使って発注するため、発注データを一元管理できます。見たいときに必要な情報を調べられるだけでなく、見やすいレポートを自動作成してくれるシステムもあります。

発注作業の手間を減らせるだけでなく、管理がしやすくなるのも魅力の1つです。

5.発注情報をファイル出力できる

「Web受発注システムを導入したいけど、今まで使っていた管理ツールは利用し続けたい……」と思っている方もいるのではないでしょうか。

発注作業がラクになるとしても、全ての作業をシステムに置き換えることが難しい場合もあります。

そういった課題を解決する手段の1つが、Web受発注システムの「ファイル出力機能」。ファイル出力機能は、以下のような発注データをメモ帳やExcelで使えるファイルに出力する機能です。

ファイル出力機能の画面イメージ
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360034372492-発注情報の発注レポート

さらに今使っている管理ツールにデータを取り込めば、今まで通りの管理方法を維持できます。

発注作業の手間のみ減らせるため、導入のハードルもぐっと下がるのではないでしょうか。

受注における7つの主な機能

Web受発注システムの受注機能は、大きく分けて以下の7つです。

1.取引先ごとに商品情報を切り替えられる
2.在庫数を発注フォームに表示できる
3.受注時の納期から自動で出荷指示できる
4.出荷に必要な伝票・納品書などを自動作成できる
5.受注状態を一覧画面で確認できる
6.受注データを使って請求書が作れる
7.会計システムなどの他システムと連携できる

1つずつ詳しく解説します。

1.取引先ごとに商品情報を切り替えられる

取引先企業によって提示する金額や商品が違うし、システムで対応できないのでは…」と、不安に思っている方もいるのではないでしょうか。今までメールなどで新商品の紹介をしていた方にとって、システム導入後も維持できるか心配かと思います。

でも、ご安心ください。Web受発注システムの多くは「取引先企業ごとに、案内する商品を分ける機能」があります。例えば以下のように、取引先編集画面で案内する商品の表示・非表示を設定可能です。

取引先編集画面で商品の表示・非表示を設定するときの例
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039083092–【はじめてのCO-NECT】取引先の招待

取引先企業に合わせた専用の受注窓口が作れるため、受注の取りこぼしを最小限に抑えられます。このとき、「取引先Aは〇〇の発注が多いから、〇〇に関連のある商品を発注フォームに表示しておこう」といった営業戦略を試しやすくなるので、おすすめです!

2.在庫数を発注フォームに表示できる

受発注システムを導入して発注数が増えたとしても、出荷できなければ信用問題につながってしまいますよね。

受発注システムには、「在庫数を表示する機能」もあります。以下のように、取引先に表示される発注フォームに在庫数を表示できるため、「出荷できない受注をしてしまう心配」はありません。

在庫数を表示する機能

また在庫数の問い合わせも減るため、問い合わせ対応にかかる時間も減ります。仮に問い合わせがきたとしても、受発注システムの画面を伝えるだけで済むため説明もラクです。

3.受注時の納期から自動で出荷指示できる

受注後は、出荷指示がありますよね。ただ、納期・在庫数の確認、出荷指示票・納品書の作成、梱包など、出荷までには時間がかかることも多いです。

受発注システムには、発注数、納期、在庫数などから、自動で出荷指示する機能があります。出荷指示に必要な情報を自分で集める手間がなくなり、出荷指示後の確認に注力できるのです。

出荷リードタイム(受注から出荷までにかかる時間)も最短になり、より多く受注できるようになります。

4.出荷に必要な伝票・納品書などを自動作成できる

出荷時は「出荷指示書」や「納品書」など、必要な書類も多いです。ただ手作業で作成していると、人的ミスが起こってしまうこともしばしば。

受注データと同じような入力も多く、二度手間と感じている方もいるのではないでしょうか。

受発注システムでは、受注データから自動で伝票・納品書などを作成する機能があります。例えば以下のように、受注データの詳細画面から納品書を作成できます。

納品書作成機能の例
(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–【はじめてのCO-NECT】受注処理

出荷伝票や納品書が作れたら、確認して送付するだけです。出荷にかかる作業の手間が減り、時短に繋がります。

5.受注状態を一覧画面で確認できる

受注管理で重要なのは、受注の状態を正確に把握し、運用することです。

しかし、「受注方法」や「受注後の作業」が多く、受注状態の確認に時間がかかってしまう方もいるのではないでしょうか。

受発注システムでは、受注状態を一覧画面で確認する機能があります。全てのデータを確認できるだけでなく、「日付」や「ステータス」などの条件で絞り込んで表示することも可能です。

「あの受注、今どんな状況かな?」と思ったときにすぐに調べられるため、受注状態の管理が楽になります。遅れている場合も対応しやすくなるため、出荷が遅れるリスクが減ります。

6.受注データを使って請求書を作成できる

受注業務は、商品を出荷して納品したら終わりではありませんよね。納品後は請求書を送付し、入金まで管理する必要があります。

お金にかかわることなので「入力時のチェック」、「請求書作成後のチェック」、「請求書送付直前のチェック」など、複数回チェックしている方もいると思います。そのため請求書が月末に重なってしまうと、心身ともに疲労がたまってしまうもの。

受発注システムでは、受注データから請求書を作れるため、誤った情報で請求してしまう心配も少なく、作業の負荷が軽減されます。

7.会計システムなど他システムと連携できる

「請求が終わった後、会計システムに別途入力するのに手間がかかる…」と思っている方もいるのではないでしょうか。受注数とともに作業も増えるため、忙しさに悩まされている方もいるかもしれません。

受発注システムには、別システムとの連携機能があるシステムもあります。たとえば、「請求書の送付と同時に、会計システムにデータを登録する」といった連携ができるのです。

連携すれば、受注データに紐づいて請求データが送信されます。そのため、誤って請求データを登録してしまう心配が少ないです。

お金にかかわることなので、ミスが減る仕組みがあるのは嬉しいですね。

 

受発注システムの選び方

続いて、受発注システムの選び方をお伝えします。基本的には以下の5つです。

1.自社の業界に必要な機能が揃っているか
2.業務効率が本当に上がるのか
3.費用が高くならないか
4.導入までの期間が長すぎないか
5.取引先が導入しやすいか

それぞれもう少し具体的にお伝えしていきます。

1,自社の業界に必要な機能が揃っているか

まずは自社の業界に必要な機能が揃っているのかということです。

たとえば外食業界であれば、消費期限があるため、過度に仕入れすぎると廃棄につながりかねません。そのため、需要が多い商品を分析したり、取引先ごとに注文履歴をまとめて誤発注を防ぐ機能があったりすると便利です。

製造業であれば、受注する本社と製造する工場とで進捗状況を共有できれば、発注側に納期をスムーズに伝えられます。

以上のように、自社に必要な機能をあらかじめ把握しておくと選びやすくなります。

2,業務効率が本当に上がるのかどうか

受発注システムを導入する最大のメリットは、業務効率が上がることです。

基本的には、新たに受発注システムを導入すると、確認業務などの削減により業務効率は大きく改善します。

ただし、「電話やFAXなどのアナログ型の受発注」をしている場合、受発注システムの導入時に、PCやスマホ・タブレット端末の操作がうまくできない場合もあります。そこで、実際に使う方がPCを苦手でも使えるシンプルなものを選ぶ必要があります。

それでもうまく使えるかはわからないので、念のために最初は無料でつかえるシステムであると理想的です。

3,費用が高くならないか

受発注システムの導入には、費用も外せないポイントです。

受発注システムの利用に必要な費用は、主に「初期費用」と「月額費用」です。システムによっては機能のカスタマイズよって別途費用が発生することもあります。

そのため、必要な機能と予算を確認し、そのなかでできるだけ費用を抑えられるサービスを選ぶのがポイントです。

4,導入までの期間が長すぎないか

受発注システムを導入するまでの期間も重要です。

受発注システムの多くは、インターネットを介して利用するため、早ければ即日から利用できます。ただ、中にはカスタマイズが必要なものもあり、導入に数カ月単位でかかることも。

そのため、必要な機能を確認しつつ、自社に必要な導入時期に間に合わせられるシステムを選ぶのがおすすめです。

5,取引先が導入しやすいか

受発注システムの多くは発注側、受注側の両社が導入する必要があります。そのため、当然ではありますが取引先が使いやすいサービスを選ぶことが理想です。

操作性が簡単であることはもちろん、例えば受発注システムによっては、取引先に課金が発生する場合もあります。取引先のコストが増えると受け入れてもらいにくいですし、その分を自社で負担するというのもコストが高くなりすぎる事態になりかねません。

この点、CO-NECTを例にお伝えすると、「フリープラン」であれば発注、受注側どちらも無料で使えます。また、発注書をFAXやメールに変換して自動送信する機能もあるため、受注側が導入していなくても使えるのです。

発注側と受注側のどちらもデメリットなく利用できるサービスを選ぶことが一つのポイントといえます。

 

業界別・受発注システムの導入事例

次に受発注システムの導入事例を業界ごとにご紹介します。

受注側

青果卸
ワイン卸
化学メーカー
除菌水メーカー
商社(印刷物、OA機器)
商社(通信機器)

発注側

スーパー(移動スーパー)
飲食店

 

自社の課題にマッチした受発注システムを利用しましょう!

受発注業務に関連する課題は、飲食店・メーカー・卸売企業だけでなく幅広い業界・業種の企業が抱えています。

まずは自社の課題を洗い出し、受発注システムに求める機能を明確にしましょう。たくさんある受発注システムの中から比較検討を行ったうえで、自社の課題を解決できる受発注システムを導入しましょう。

受発注システムに関するお役立ち資料はこちら

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