FAX注文における課題と解決方法は?EDI化の効果と成功事例も紹介
「FAXでの注文を受けたが、字がつぶれて内容が分かりづらかった」
「FAXでの注文の課題を解決して、効率的に仕事を回したい!」
と思うことはありませんか。
FAXで届く発注書は、取引先への不要な確認事項があったり、内容が視認しづらかったりすることもあるでしょう。また、社外にいると確認できないので非効率と感じている方もいるかもしれません。
そこで今回は、
- FAX注文における課題や解決方法
- FAX受注をEDI化する効果
など、FAX注文で悩みを抱えている方向けの情報をまとめました。
記事後半で「FAX注文業務の改善・効率化に成功した事例」も紹介しているので、ぜひ最後までお読みください。
なお、FAX注文における課題や解決策について、資料でもまとめています。社内で情報共有する際は、以下の資料もご活用ください!
目次
FAX注文における3つの課題
まずは、FAX注文における下記の3つの課題について解説します。
- 業務効率が悪い
- 発注ミスなどの人為的ミスがおこりやすい
- テレワーク・リモートワークに対応できない
【問題1】業務の効率が悪い
FAX注文の場合、印刷の関係で文字がつぶれて商品や数量が読めないケースがあります。手書きの発注書は、特に文字が読めないことや読みづらくなってしまっていることも少なくありません。
その場合、先方にメールや電話などで確認する必要があり、対応する時間が増えてしまいます。
また、古い機種を使用している場合、FAX送受信エラーの記録が残らないこともあります。そうなると、先方から発注書を送信してもらったかどうかを確認する手間も増えるでしょう。
最悪の場合、発注書が届かなかったことでクレームにつながる可能性もあります。
他にも、営業担当者の外出中に取引先からFAXが届いてしまい、すぐに対応できない問題もあります。このように、FAX注文には業務の効率が悪い課題があるのです。
【問題2】発注ミスなどの人為的ミスがおこりやすい
FAX送信には発注ミスなどの人為的ミスがおこりやすい課題があります。企業では日々、さまざまな取引先から発注の連絡が入ります。
その方法は、
- FAX
- 電話
- メール
とさまざまです。
取引先からの発注方法が決まっていないと、受注担当者が混乱してしまい、その結果、受注ミスがおこる可能性も。
また、FAXは紙ベースで注文が入るため、届いた後に受注システムへの入力が必要です。さらに、入力内容は取引先ごとに違うため、入力時も間違わないよう注意しなければいけません。
とはいえ、日頃から細心の注意を払っていても商品や数量の打ち間違いや、入力チェックの見落としといった人為的ミスをゼロにするのは非常に難しいでしょう。
【問題3】テレワーク・リモートワークに対応できない
2020年以降、新型コロナウイルス感染症の影響でテレワーク・リモートワークを導入している企業が増えてきています。
自社がテレワーク・リモートワーク中でも、取引先がFAXで発注書を送信している場合、その都度出社して確認しなければなりません。逆に、取引先がテレワーク・リモートワークを行っている場合、毎回FAXを送信するために出社してもらう必要があります。
会社に設置しているFAXを使用しないと受注業務ができなければ、最初に解説した「業務の効率が悪い問題」にも繋がります。
このようにFAX注文は、受注時に手間がかかるだけでなくヒューマンエラーを引き起こしてしまい、仕事が効率よく進まない課題があるのです。
では、どのように課題を解決すべきでしょうか。その方法について詳しく解説します。
FAX注文の課題解決方法3つ
さまざまな課題があるFAX注文ですが、ここからはFAX注文の課題解決方法を3つ紹介します。
- 【方法1】PC-FAXを導入する
- 【方法2】FAX-OCRで自動化する
- 【方法3】取引先にEDIやBtoB ECを導入してもらう
導入時のメリット・デメリットをあわせて解説します。ぜひ、参考にしてみてください。
【方法1】PC-FAXを導入する
概要
PC-FAXとは、複合機にパソコンを接続し、パソコンの画面からFAXをやり取りできるようにしたものです。送受信のデータ通信にはFAXと同様、電話回線を使用するので、通信料金がかかります。
メリット・デメリット
FAXの送受信時、パソコンデータを使用するため、原稿を印刷する必要がありません。結果、用紙やインクが節約できるメリットがあります。パソコンデータからFAXを送受信するため、データの記録も可能です。
ただし、PC-FAXは、受信したデータをパソコン内の共有ファイルに保管します。そのため、パソコンの電源を切ってしまうと重要なFAXを見落としてしまう可能性も。
また、受信先のメールシステムがMIME 形式に対応していない場合、PC-FAXが送られてきても、文字変換ができないデメリットがあります。
(※MIMEとは、.textや.pdfなどと同じデータ規格の名称のひとつ)
【方法2】FAX-OCRで自動化する
概要
本来紙媒体に印刷するFAXデータをOCRで文字を自動認識させ、テキスト化することです。受注業務時のデータ入力に伴う手間やミスを大幅に削減します。
(※OCRとは、読み込んだ画像の文字をテキストデータに変換してくれるシステム)
メリット・デメリット
取引先から届いた発注書を確認しながら受注システムの入力作業を自動化できるので、事務処理の順番や作業フローを変える必要はありません。また、入力間違いといった人為的ミスを防止できるメリットがあります。
FAX-OCRを使用する際、OCR機能があるFAXサーバーを設置しなければなりません。そのため、通常のOCR導入に比べてコストが高くなるデメリットがあります。また、自社の商品名が変更になった場合、取引先に発注書の訂正依頼する必要があり、時間と手間がかかってしまうこともあります。
【方法3】取引先にEDIやBtoB ECを導入してもらう
概要
従来のFAX注文ではなく、取引先にEDI(電子データー交換)やBtoB EC(企業が企業に向けて展開するEC)を導入してもらう方法です。これにより、受注業務がIT化でき、効率的に仕事が行えます。
メリット・デメリット
FAX注文からEDIやBtoB ECへの導入に切り替えると、注文内容がデータ化されるため、人為的ミスが大幅に減少します。また、データ管理が出来るので、受注管理がしやすくなるのもメリットのひとつです。
しかし、EDIやBtoB ECの導入にはコストがかかるため、導入に踏み切れない取引先があるかもしれません。また、今までの業務フローが変わるので、EDIがなかなか定着しないデメリットもあります。
そもそも、自社でEDIやBtoB ECを導入しても、取引先に取り扱いがなければ利用できません。
そこで、おすすめするのがBtoB受発注システム「CO-NECT(コネクト)」です。CO-NECTなら初期費用はもちろん、発注者側の利用料は一切かかりません!
また、取引先は必ずしもCO-NECTを導入する必要がないため、切り替えなしにシステムの移行が可能です。
さらに簡単なインターフェースで利用でき、CSVから商品の情報を一括登録できるため、取引先は、注文番号や型番を検索する手間を省けます。
CO-NECT(コネクト)を今すぐ体験していただける無料トライアルがあるため、詳細については以下からご確認のうえ、お問い合わせください!
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続いてEDIがなぜおすすめなのか、EDIにすることで得られる効果を紹介します。
FAX受注をEDI化する4つの効果
管理や手間のかかるFAX受注をEDI化すると、次のような4つの効果が得られます。
- 正確性の向上
- ペーパーレス化
- 書類送付の自動化
- 業務スピードの向上
EDI化すると、受注内容の入力ミスやチェック漏れなどを防ぎやすくなり、正確性の向上につながります。また、EDIは電子データを利用するため、納品書や請求書といった紙ベースの書類を作成する必要がないので、ペーパーレス化が期待できます。
さらに、EDIを導入すると、最初に登録したデータを次回以降の取引でも利用できます。そのため、手書きの発注書のように、その都度記入する必要はありません。
このように、EDI化すれば、自動で書類送付までが完了するので、作業の効率がよくなり、社員全体の業務スピードの向上につながります。
▼EDIの詳細を知りたい方はコチラもチェック
FAX注文業務の改善・効率化に成功した事例3つ
FAX注文からEDI化に移行することで、非効率だった業務内容が大幅に改善されたケースもあります。実際、どのような部分が改善されたのか、効率化できたのかをEDI化の成功事例として紹介します。
- 【事例1】紙の発注書の管理がラクになり、発注書の更新作業も削減
- 【事例2】約150時間かかっていた受発注業務が半分でできるように
- 【事例3】業務効率化を実現し、月間200時間の工数削減
いずれも業務効率化に成功した例です。一つずつ詳しく見ていきましょう。
【事例1】紙の発注書の管理がラクになり、発注書の更新作業も削減
はじめに紹介する事例は、化粧品や美容機器などの製造・販売を行うCLALA JAPAN株式会社様の事例です。CLALA JAPAN株式会社様は、受発注業務において下記の課題を抱えていました。
・FAXで届く紙の発注書の管理に手間がかかっていた
・発注書の更新作業に手間がかかっていた
受注件数が少ないときはFAXでも問題ありませんでしたが、数が増えるにつれかなりの手間がかかっていたようです。
そこで、UIがシンプルで使いやすそうなCO-NECTの導入に踏み切りました。CO-NECT導入により、以下の効果を感じているそうです。
・紙の発注書の管理が不要になった
・発注書の更新作業が簡単になった
さらに新しい商品が発売された場合は一行追加、欠品があれば一行削除するだけなので、商品の管理も簡単になりました。事例の詳細については、以下ご確認ください!
【事例2】約150時間かかっていた受発注業務が半分でできるように
次に紹介する事例は、長谷観光株式会社様の事例です。長谷観光株式会社様は、受発注業務において下記の課題を抱えていました。
・取引先への発注業務に膨大な時間がかかる
・資材課と調理場の間で何度も確認作業が生じる
月に約150時間ほどの時間がかかっており、資材課と調理場の間での確認作業にも悩まされていたそうです。
そこで、受発注業務の電子化でも違和感なく使えるかつ、コストを抑えられるCO-NECTの導入に踏み切りました。
CO-NECT導入後は、以下のような効果を感じているそうです。
・受発注業務に要する時間を大幅に削減できた
・手書きのメモや発注書の作成が不要になり、紙の使用量を削減できた
・発注作業がCO-NECTで完結するようになり、テレワークが可能になった
特に「受発注連動機能」を使用し、調理場からの発注内容を素早く各取引先へ転送できるようになったこともあり、業務効率化がぐっと進みました。
事例の詳細については、以下ご確認ください!
【事例3】業務効率化を実現し、月間200時間の工数削減
次に紹介する事例は、京都の定番菓子「おたべ」で有名な京都の老舗製菓会社、株式会社美十様の事例です。株式会社美十様は、受発注業務において下記の課題を抱えていました。
・FAX確認やシステムへの入力業務に大きく時間が取られている
・入力ミスなどのヒューマンエラーをなくしたい
・過去の注文書を探すのが大変
多くの販売店からの注文があることから、膨大な注文書を取りまとめるのが大変だったそうです。数名のスタッフでシフトで交代しながら受注業務を行っていましたが、受注から出荷指示までに多くの時間がかかっていました。
そこで、無料でお試し利用できるCO-NECTの導入に踏み切ったようです。取引先の販売店にも使いやすいUIであること、無料で利用いただけることも導入の決め手になりました。
導入後は「受注後のシステムへの転記作業」や「FAXで届く注文書の確認作業」がなくなったことで、1か月で200時間ほどの業務工数削減につながったそうです。
事例の詳細については、以下ご確認ください!
このようにCO-NECT(コネクト)は、
- FAXで届く発注書の確認作業
- 発注書の管理・更新作業
- 受注後の別システムへの転記作業
などを効率化し、人為的ミスやコスト削減などにつながる機能が豊富です。その他の事例を確認したい方は、下記からぜひご覧ください。
参考:事例一覧はこちら
まとめ:FAXでの注文を見直し業務効率化を行おう
今回は、FAX注文における課題とその解決方法と、EDI化した際にもたらされる効果などについて解説しました。
最後に紹介した内容をまとめます。
・解決方法には、PC-FAX・FAX-OCRの採用や取引先にEDIやBtoB ECの導入を促す
・Web EDIが導入されているWeb受発注システムを選ぶと、運用の手間や費用をかけずに業務効率化が図れる
なおFAX注文を受ける場合の課題や解決策については、以下の資料でも詳しくまとめています。以下から無料ダウンロードのうえ、ご活用ください!