製麺業界で受発注システムを導入するメリットは？成功事例も紹介
IT化やDXといった言葉をよく耳にするようになって久しいですが、製麺業界・食品業界では、いまだに受発注作業を電話やFAXといったアナログな方法でおこなっている企業や店舗も多いのではないでしょうか。
受発注を電話やFAXでおこなうと、言い間違い・聞き間違いなどのミスや、紙書類の保管にかかる手間など、さまざまなトラブルが発生する可能性があります。
では、受発注作業にシステムを導入すると、どんなメリットがあるのでしょうか。
この記事では、製麺業界における受発注システムの必要性や導入のメリット、受発注システムを選ぶときのポイントなどについて説明します。実際に導入した企業の成功事例も紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
製麺業界における受発注システムの必要性
製麺業界に限らず、食品業界は受発注をアナログな手段でおこなっている企業も多いのではないでしょうか。
電話で受発注をおこなっていると、言った言わないのやりとりが発生したり、言い間違いや聞き間違いなどのミスが起きやすいと言えます。また、FAXの場合は到着確認など電話応対の手間が発生しやすかったり、社内にいないとFAXを受け取れなかったりと、手間のかかる作業が多くなります。
受発注システムを導入することにより、これらの工数を削減でき、業務効率化を目指すことが可能です。
製麺業が受発注システムを導入する4つのメリット
では、受発注システムを導入することによりどんなメリットがあるのでしょうか。この項目で具体的に説明します。
- 受発注業務の効率化
- 顧客満足度の向上
- 在庫管理・品質管理の最適化
- 生産計画の最適化
メリット1：受発注業務の効率化
1つ目のメリットは、受発注業務の効率化です。
電話・FAX・メールでおこなっていた受発注業務をシステム化することにより、作業の効率化が可能です。
例えば、FAXで受発注をおこなっていた場合「FAXがかすれて読めなかった」「用紙切れで受信できなかった」などのトラブルが発生した場合、電話をかけて発注内容を確認する、という手間がかかってしまいます。
受発注システムを利用すれば、アナログな受発注作業にまつわるさまざまな手間を削減し、業務効率の向上が期待できます。
また、FAXで届いた発注書の整理にかかる時間や、保管コストの削減も可能です。
メリット2：顧客満足度の向上
2つ目のメリットは、顧客満足度の向上です。
発注システムを導入することで、取引先が自社に発注をおこなう際の利便性が向上します。
例えば、電話をかけて口頭で発注内容を伝えたり、手書きの発注書を作成しFAXをしたりといった手間を削減できます。また、営業時間外であっても24時間発注ができる点も大きなメリットです。
加えて、システムであれば過去の注文履歴や配送状況をいつでもチェックできるため、再注文や配送日の確認なども簡単におこなえます。
メリット3：在庫管理・品質管理の最適化
3つ目のメリットは、在庫管理・品質管理の最適化です。
受発注システムを導入することで、過去の売上データを在庫管理に役立てられます。
例えば、受発注システムに搭載されている「在庫管理機能」を利用することで、過剰在庫や在庫切れを防げます。また、過去の売上や取引先からの注文履歴などをもとに需要を予測し、適切な在庫を維持することが可能です。
また、品質管理の最適化として、原材料の供給を効率的に管理して品質の一貫性を保つことも重要です。
製麺は必要な原材料の種類が少ないため（小麦粉・塩・水）、原材料の品質が麺の品質に直結します。常に品質の良い原材料を利用するため、在庫管理機能を利用すれば、在庫の過剰・在庫切れを防ぎつつ、常に鮮度の高い原材料を利用できます。
加えて、賞味期限切れなどの確認も容易になります。
メリット4：生産計画の最適化
4つ目のメリットは、生産計画の最適化です。
過去の売上データは、需要に合わせた生産計画の最適化にも役立ちます。
飲食店は需要の変動が大きく、製麺業もその営業を受けやすいと言えるでしょう。過去の売上データがわかれば一年を通して、時期ごとの需要や季節メニューに合わせた生産計画を立てられます。
また、生産ラインの稼働率や生産効率が向上することで、コスト削減にもつなげられます。
製麺業が受発注システムを導入するデメリット
製麺業が受発注システムを導入するメリットについて説明しましたが、デメリットはあるのでしょうか。
デメリットのひとつとして、導入コストが挙げられます。
システムの導入は初期費用やランニングコストがかかる場合が多いため、費用対効果の観点から「コストがかかっても導入すべきか」「機能を減らし、コストの低いシステムにすべきか」など検討するのがおすすめです。
また、システムは取引先への導入も必要なため、取引先向けのマニュアル作成が必要になるケースも考えられます。
さらに、システムトラブルが起きた際の対策も必要です。
専門知識を持ったスタッフやシステムベンダーのサポートが必要になったとき、スムーズに対処できるかを確認しておきましょう。もし社内で対応する場合、システムに詳しい社員がいなければ、学習の時間も必要になります。
加えて、受発注システムには顧客情報が含まれるため、セキュリティ対策が不十分だと情報漏洩などが発生する可能性があります。不安な場合は、サポートが万全なベンダーを選ぶのがおすすめです。
製麺業が受発注システムを選ぶときのポイント
ここでは、製麺業の企業が受発注システムを選ぶときのポイントについて説明します。
1つ目のポイントは、製麺業界や食品製造・販売業界への導入実績が多いかどうかです。
製麺業・食品製造業において広く使われているシステムは、業界特有のニーズや要件に対応しており、使いやすいシステムである可能性が高いと言えます。
2つ目のポイントは、取引先が導入しやすいかどうかです。
シンプルでわかりやすいUIであれば、取引先がシステムを利用しやすく、スムーズに導入できます。使いやすいシステムの場合、使い方をレクチャーするため説明会を開催する・マニュアルを作成して配布する、などの手間がかかりません。
3つ目のポイントは、カスタマイズできるかどうかです。
自社の商品や業界の商慣習にあわせたカスタマイズが可能だと、受発注業務の効率化を図れます。必要に応じてカスタマイズができるシステムやベンダーを選びましょう。
製麺業界や食品製造・販売業界での導入実績も多い受発注システム「CO-NECT」とは
ここで、おすすめの受発注システム「CO-NECT」をご紹介します。
CO-NECTは製麺業を含め、食品製造・販売業界において、多数の導入実績がある受発注システム。シンプルなUIで直感的な操作が可能なため、スムーズな導入を実現します。
また、受発注システムではめずらしい「複数納品日発注機能」を搭載している点もおすすめです。複数納品日発注機能とは、1回の注文において複数の納品日を選択できる機能のことを言います。
例えば、複数の納品日に渡って注文したい場合、今までは1回の注文ごとに納品日を選択するため、納品日の数だけ発注作業が必要でした。
この「複数納品日発注機能」があれば、1回の注文で複数の納品日を指定できるため、一ヶ月分をまとめて発注する、といった使い方もできます。
参考：BtoB受発注システムCO-NECT（コネクト）、1回の注文において複数の納品日を選択できる「複数納品日発注機能」を提供開始
CO-NECTを導入した企業の実際の成功事例も紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
株式会社麻生様
株式会社麻生様は、中華麺の製造販売を営む企業。同社では、電話・FAX・ショートメールなどで受発注をおこなっており、聞き間違いなどでの受注ミスが頻発していたそうです。
特に、電話での受注は聞き間違いが起きるケース、留守電での受注は音声が悪く聞き取れないケースなど、受注ミスにつながる事態が多くありました。
しかし、自社で受注作業をおこなっている明け方は、取引先の飲食店はすでに閉店していることが多く、確認ができません。担当社員が見当をつけて納品しても間違っていることも多く、解決方法を模索していたそうです。
加えて、電話以外の受注チャネルも多いうえにアナログな方法だったことから、業務効率もなかなか上がらず、システム化を検討するようになりました。
CO-NECTを導入したところ、受注ミスが激減。受注にまつわる電話応対も減り、全社での受発注にまつわる作業時間が、年間1万時間以上削減できたそうです。
CO-NECTのUIもシンプルで扱いやすく、LINEからの発注も可能なことから、取引先様からも喜ばれているそうです。詳細は、下記の導入事例をご覧ください。
株式会社すかいらーくホールディングス様
株式会社すかいらーくホールディングス様は、ファミリーレストランをはじめとした外食産業を中心に、さまざまなフードサービス事業を展開している企業。ガストやバーミヤンなどの人気商品を通信販売で取り扱う外販プロジェクトを立ち上げました。
しかし「発注書のテンプレートが統一されておらず、確認作業に手間がかかる」「発注の単位が10個なのか10ケースなのかわからず、受注ミスが起きる」などの課題があったそうです。
CO-NECTを導入し、発注画面にあらかじめ単位を設定したところ、受注ミスが激減。受注方法を一元化できたため、受注にまつわる作業も効率化できました。詳細は下記の導入事例をご覧ください。
クラウン製パン株式会社様
クラウン製パン株式会社様は、パンの店舗販売と学校給食への提供をおこなう製パン業を営んでいます。取引先・自社店舗からの発注をほぼFAXで受けており、発注書の仕分け作業に手間がかかることや、FAX用紙の取り違えによる受注漏れがあることなどの課題があったそうです。
CO-NECTを導入したことで仕分け作業が不要になり、受発注作業にかかる時間が一ヶ月あたり60時間も削減。FAXの取り違えによる受注漏れもなくなり、販売機会を逃してしまうこともなくなりました。詳細は下記の導入事例をご覧ください。
受発注システムを導入し、受発注業務を効率化しよう
この記事では、製麺業界における受発注システムの必要性や導入のメリット、製麺業における受発注システムの選び方のほか、実際に導入した企業の成功事例などを紹介しました。
製麺業界や食品製造・販売業界は、電話やFAXなど、昔ながらのやり方で受注をおこなっている企業も少なくありません。しかし、業務効率向上のためには、IT化・システム化の推進はマストと言えるでしょう。
受発注作業に時間・手間がかかっている企業であれば、成果を感じやすいという観点からもDX化の「最初の一歩」として、受発注システムの導入をおすすめします。
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