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【悩み別】Web受発注システムの選び方を2つの軸でやさしく解説!

業務効率化やテレワーク対応、従業員満足度や売上アップに繋げるために、Web受発注システムを導入したい。

「けど、どうやって選べばいいんだろう……」
「導入してから後悔しないために、選び方を知りたい……」
と思うことはありませんか?

そんな方に向けて、Web受発注システムの選び方を解説します!

ただ、

・選び方が多いと、選ぶのに時間がかかる
・時間がかかっても、じっくり比較したい

と、相反する悩みを持っている方も多いと思います。そこで今回は、以下の流れで解説を進めていきます。

①サクッと選ぶ:「3つの悩み」を軸とした選び方
②じっくり選ぶ:「選ぶときの7つのポイント」を軸とした選び方

最後におすすめのWeb受発注システムも紹介してるので、ぜひ参考にしてみてくださいね!

【悩み別】Web受発注システムの選び方をやさしく解説!

まずは、以下の3つの悩みに分けて、Web受発注システムの選び方を解説します!

・悩み1:なるべく低コストで導入したい
・悩み2:自社の業務を最大限効率化したい
・悩み3:コストと機能を両立したい

1つずつ詳しく見ていきましょう。

悩み1:なるべく低コストで導入したい

業務効率化につながるものの、導入費用が高いと稟議を通すのが難しいというケースもありますよね。

そんな時におすすめなのが「クラウド型の受発注システム」です。

Web受発注システムは、主に3つのタイプがあります。

フルスクラッチ 1からオリジナルでシステムを開発
ハーフスクラッチ 基本はパッケージベースで、業務に合わせて、一部の機能のみ追加開発
クラウド パッケージの機能のみを利用。追加プラン等で機能追加

違いは、「システムを開発するか否か」です。

フルスクラッチやハーフスクラッチは、システム会社に開発を依頼して作ってもらいます。そのため開発費用が別途必要となり、開発内容にもよりますが数百万 ~ 数千万程度と料金相場も高いです。

一方クラウドは、既に作られたシステムを利用します。そのため、初期費用がかからず、月額980円 ~ 5万円程度と低コストで導入ができるのです。

またクラウドには、無料プランが用意されているものもあります。低コストで導入しやすいのでおすすめです!

3つのタイプの料金相場を知りたい方は、以下で詳しく解説しています。ぜひ参考にしてみてくださいね。

悩み2:自社の業務を最大限効率化したい

「料金はさておき、業務の効率化を重視したい!」というケースもありますよね。

この場合は、業務に合わせた機能を作れる「フルスクラッチ」や「ハーフスクラッチ」がおすすめです!

フルスクラッチやハーフスクラッチの開発では、最初に「必要な機能の洗い出し」があります。具体的には、次のような手順です。

①:業務内容や、業務フローを確認
②:必要な機能を洗い出して、開発する機能を相談・決定
③:決定した機能を開発して、Web受発注システムを作る

そのため「自社の業務効率化につながる機能」を柔軟に取り入れやすくなります。

ただ前述の通りクラウド型と比べて費用は高く、数百万 ~ 数千万程度かかることもあります。また②や③にかかる期間が数ヶ月程度かかるケースが多く、予算や導入までの期間が十分に確保できる場合に検討するのがおすすめです。

とはいえ、いくら業務効率化につながるといっても、コストや時間がかかりすぎるのも考え物です。開発にかかる時間やコストに効果が見合うかどうか、入念に検討する必要があります。

悩み3:コストと機能を両立したい

費用が高すぎると導入しづらい。だけど、低価格でも効果が低いのは困りますよね。

できることならコストと機能を両立した、費用対効果の高いWeb受発注システムを導入したいものです。

結論から言うと、フルスクラッチ、ハーフスクラッチ、クラウドどれを選んだとしても、事前準備ができていないと、費用対効果が落ちてしまう可能性があります。

そのため、次の流れでWeb受発注システムを選ぶのがおすすめです!

①: 業務効率化につながる機能を洗い出す
②: クラウドで①を満たす機能があるWeb受発注システムを探す
③: ②で見つからない場合は、フルスクラッチ・ハーフスクラッチを検討する

一番大事なのは、「御社にとっての業務効率化」につながる機能が過不足なく取り入れられた、Web受発注システムを選ぶことです。

機能が多いと無駄にコストが高く、少ないと導入効果が低くなってしまうからです。

その上で、まずは低価格で導入できる「クラウド型のWeb受発注システム」の中から、①の機能を満たせるWeb受発注システムを探しましょう。

仮に見つからなかった場合でも、①の機能が最低限満たされるよう開発を進める事が可能であれば(クラウドの中にも別途個別開発が可能なケースもあります)フルスクラッチ・ハーフスクラッチでも予算を抑えてシステムを導入できます。

ここまで「3つの悩みを軸としたWeb受発注システムの選び方」を解説してきました。ここまでの内容を抑えれば失敗する可能性が下がります。

ただ「時間をかけてもいいので、もう少し詳しく選び方を知りたい」という方に向けて、Web受発注システムを選ぶときのポイントをもう少し詳しくご紹介します!

Web受発注システムを選ぶときの7つのポイント

Web受発注システムを選ぶときのポイントは、大きく分けて次の7つ。

1.自社の業務効率化につながる機能があるか
2.機能が必要十分で、無駄な予算がかからないか
3.クラウド型など、システムは導入しやすいか
4.事前に使い勝手が確認できる、無料プランはあるか
5.システムを導入して、前より業務に時間はかからないか
6.画面が操作しやすく、当該業務の担当者が導入後に操作で困らないUIになっているか
7.困った時にサポートしてもらえる環境があり、業務が途中で止まらないか

1つずつ見ていきましょう。

1.自社の業務効率化につながる機能があるか

Web受発注システムの機能が全て、自社の業務効率化につながるとは限りません。

そのため「自社の業務効率化につながる機能はどれか?」といった視点で、Web受発注システムを見極めるのが重要です。

ただ、Web受発注システムの機能をただ眺めても、自社の業務効率化につながるか判断しにくいもの。

そんなときは、以下のように「現状負荷となっている業務」を洗い出すのがおすすめです!

・ミスが起こる業務
・作業に時間がかかる業務
・同じような作業を何度も行うような業務

具体的に言うと、以下のように洗い出すイメージです。

■ミスが起こる業務
・手書き発注書の書き間違いや読み間違いで、誤発注・誤受注。
・FAXの送信に失敗したまま帰宅し、発注漏れ。
・手書き帳票の文字を誤読し、誤発送。

■作業に時間がかかる業務
・FAXで発注。送信完了まで待機、
電話での受発注内容確認などに時間がかかる。
・メール・電話・FAXなど受発注方法が複数あり、受発注管理に時間がかかっている。
・受発注管理をExcelで行っているため、入力に時間がかかっている。

■同じような作業を何度も行うような業務
・過去に発注した商品を、再発注する
・受発注データのレポートを、毎月Excelでまとめる
・受注した商品をそのまま発注する。

これらを解決できる機能があれば、「業務効率化」や「工数削減」につながるはずです。

2.機能が必要十分で、無駄な予算がかからないか

Web受発注システムは、基本的に機能が多いほど予算が高くなります。そのため、費用を抑えてWeb受発注システムを導入したいなら、必要十分な機能に抑えるのがおすすめです。

Web受発注システムの機能には、大きく分けて次の3つの種類があります。

機能の種類 業務の例
業務を回すために必須な機能 ・発注書を作成して、発注する機能
・受注画面から、商品を受注する機能
業務の問題を解決できる機能 ・FAXで発注した時の送信状況を確認できる機能
→FAXの前で送信完了を待ったり、先方に届いたか確認する手間がなくなる・過去の発注履歴から再発注できる機能
→再発注にかかる時間を減らせる・見積書、納品書などの帳票作成機能
→手書きやExcelでつくる手間がなくなる・納期回答機能
→リファックスや納期回答メールを送る手間がなくなる
あると業務が楽になる便利機能 ・受発注データを見やすくまとめるレポート機能
→現状Excelなどで作っている分析レポートを、画面で見れるようになる

このように機能を3つの種類に分けて考えると、必要な機能を見極めやすくなります。ここでいうと、「あると業務が楽になる便利機能」は無くても業務が回りますよね。

必要な機能を過不足なく見極められれば、費用対効果の高いWeb受発注システムを選びやすくなります。

3.クラウド型など、システムは導入しやすいか

Web受発注システムの導入方法は、大きく分けて2つあります。

1.オンプレミス
2.クラウド

オンプレミスは、自社にWeb受発注システムを動かす環境を用意し、運用していく方法です。

サーバーを用意したり、サーバーにシステムを動かす環境を用意したりと、自社で環境を作らなければなりません。

また、システム導入後も、サーバーの運用保守に人員が必要となります。正常にシステムが動くようサーバーの動作状況を管理したり、セキュリティを維持するためにソフトやOSをアップデートしたりと、運用保守にも工数がかかります。

一方クラウドは、インターネットにさえつながれば誰でもすぐに利用できます。たとえば「Gmail」や「LINE」「facebook」のように、アカウントさえ作成すれば利用できるイメージです。また運用保守はサービス提供者が行うので、そこに人員は必要ありません。

つまり、導入や運用に手間がかからないため、クラウド型がおすすめです!

4.事前に使い勝手が確認できる、無料プランはあるか

Web受発注システムには、無料で使えるものもあります。事前に操作感を確認できるので、無料プランがあるか確認しておくのがおすすめです!

ちなみに、無料と一口に言っても、以下のように2つの意味があります。

①期間限定の「無料お試し期間」を利用するケース
②機能を限定した「無料プラン」を利用するケース

①の無料お試し期間は、30日など決まった期間を無料で使えます。②は利用人数や機能に制限があるものの、無料で使えるイメージです。

どちらも無料で使える期間はありますが、①の場合は期間が過ぎると使えなくなってしまうので、注意しましょう。

5.システムを導入して、前より業務に時間はかからないか

Web受発注システムは、使いこなせば業務効率化につながります。しかし、導入するだけで、必ずしも業務効率化につながるとは限りません。

次のように、前よりも業務に時間がかかってしまうケースもあるのです。

・Web受発注システムの導入によって、業務手順が増えてしまった
・操作方法が複雑で、1つの業務を終えるまでに時間がかかってしまった

そのため、システム導入後の業務の流れをイメージし、業務負荷が増えないか確認しておくのがおすすめです!

6.画面が操作しやすく、導入後に操作で困らないUIになっているか

Web受発注システム導入後の悩みの1つに、「上手くシステムが使いこなせず、業務が遅延してしまった……」という悩みがあります。

そのため、「画面のわかりやすさ」などの操作性も、確認しておくのがおすすめです。

画面の操作性については、以下を確認しましょう。

①公式サイト:画面のイメージや、
スマホ・タブレットなど複数端末での利用を確認する
②実際に使う:無料お試し期間などを利用して、実際の使用感を試す

まずは公式サイトなどにある、画面のイメージなどを見てみましょう。たとえば『CO-NECT』の場合は、以下のように操作画面が確認できるページがあります。


(出典:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360035281051-はじめての発注

これだけでも、Web受発注システムを使うときのイメージがしやすくなるはずです。

また、「無料お試し期間」などがある場合は、実際の業務シナリオを考えてから試してみるのがおすすめです。

7.困った時にサポートしてもらえる環境があり、業務が途中で止まらないか

Web受発注システム導入後は、以下のようにさまざまな悩みが出てきます。

・単純に使い方がわからず、操作の確認に時間がかかってしまった
・システムエラーになってしまい、業務が止まってしまった
・マニュアルに書いてある通りに動かしても、意図した動きにならなかった

このとき、システムの操作に慣れていないと……自分だけで解決することは難しいです。そのため、「サポートしてもらえる環境」があるか、確認しておくのがおすすめです!

「サポートしてもらえる環境」を確認するときは、以下をみましょう。

①サポート手段
②サポートの対応時間

サポート手段は、主に以下の4つです。

・電話
・メール
・チャット
・専用のお問い合わせフォーム

Web受発注システムによって、「電話とメールのみ」「メールとチャットのみ」など、対応の範囲が異なるので確認しておきましょう。

また対応時間も、「平日の日中のみ」「土日対応可」などさまざまです。トラブルが起きてから悩まないよう、調べておくのがおすすめです!

ここまで、Web受発注システムの選び方について解説してきました。

ただ、「選び方はわかったけど、色々ある中から探すのは大変そう……」と思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方に向けて、おすすめのWeb受発注システムをご紹介します!

おすすめのWeb受発注システム4選

おすすめのWeb受発注システムは、次の4つです。

システム名 タイプ 無料お試しの有無 サポート
CO-NECT クラウド 無料プランあり ・メール
・チャット
・電話
(問い合わせ内容に応じて)
MOS ハーフスクラッチ 無料体験期間あり ・メール
・電話
COREC クラウド 無料プランあり ・問い合わせフォーム
BtoBプラットフォーム受発注 クラウド なし ・カスタマーサポート
・操作講習会

特に『CO-NECT』は、先ほど紹介した選ぶときの7つのポイントの点でも優れています。

■Web受発注システムを選ぶときの7つのポイントとCO-NECT
1.自社の業務効率化につながる機能があるか
→業務効率化につながる機能が豊富
・例1:FAXの送信確認が自動でできて、送信できなかった時も再送信できる
・例2:過去の注文履歴から再発注する機能があり、発注時間が短縮できる
・例3:受注データを専用フォームで受け取ることで、誤発注、誤受注を減らせる
・例4:納期回答機能があるので、FAXやメールでの納期連絡の手間がなくなる
2.機能が必要十分で、無駄な予算がかからないか
→無料プランと有料プランがあり、必要な機能に応じて使い分けできる
3.クラウド型など、システムは導入しやすいか
→クラウド型のシステムなので、費用や工数面で導入しやすい
4.事前に使い勝手が確認できる、無料プランはあるか
→基本は無料であり、有料プランにも「2週間の無料お試し期間」がある
5.システムを導入して、前より業務に時間はかからないか
→「同じ作業をしない」「ミスを減らす」などの機能が豊富
・例1:1回目の発注でデータを登録すれば、2回目以降は商品選択のみで済む
・例2:受注データから納品書が自動で作成される
6.画面が操作しやすく、導入後に操作で困らないUIになっているか
→スマホ・タブレットにも対応していて、画面が操作しやすい
7.困った時にサポートしてもらえる環境があり、業務が途中で止まらないか
→メール・電話・チャットなどで相談できるため、サポート環境も充分

CO-NECTを使ってみたい方は、以下から詳細を確認してみてください。

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また、それぞれの特徴については以下で詳しく解説しています。比較して選びたい方は、ぜひ参考にしてみてください。

 

まとめ:最適な受発注システムを選べば、業務効率が上がる!

今回は、Web受発注システムの選び方について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・コストと機能のバランスが良いのは、クラウド型のWeb受発注システム
・自社の業務効率化につながる機能を、事前に洗い出しておくのが重要
・無料お試し期間などを活用して、操作性を確認しておくのもおすすめ
・導入後にかかる工数を抑えたいなら、サポートの充実度もチェックしておこう

ある程度Web受発注システムの候補が絞れて来たら、実際に使って試すのがおすすめです。

この点、CO-NECTは、無料で使えるフリープランや、有料のプロプランにも「2週間の無料トライアル期間」があります。実際に試したうえで他と比較できるので、一度試してみてはいかがでしょうか。

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