【保存版】受注処理とは？業務の流れ・効率化する3つの方法を詳しく解説
「受注処理の具体的な業務の流れを知りたい」
「受注処理業務を効率化できる方法は何がある？」
このようにお考えではありませんか？
受注処理は、商品やサービスの提供において欠かせない業務です。しかし、どのようにして効率化すればいいか悩んでいる方もいるのではないでしょうか。
そこで、本記事では受注システムを利用した場合の受注処理について、以下の内容を紹介します。
- 受注処理業務の基本の流れ
- 受注処理業を効率化するメリット
- 受注処理業を効率化する方法
受注処理業務の効率化に役立つ内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。
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目次
受注処理とは？
受注処理とは「顧客・取引先から注文を受け、商品を発送し、売上として確定するまでの一連の作業」のことを言います。一口に「受注処理」といっても、業務の内容はさまざま。「業務の一連の流れ」に含まれる業務の例は、以下のとおりです。
| 受注処理の業務例 |
|---|
|
受注処理を担当する場合、上記に挙げたような業務をミスがないよう、スピーディーにこなさなくてはなりません。商品発送や個数の間違い、金額のミスなどは取引先・消費者の不信感に直接つながってしまいます。
次の章で、受注システムを使用した「受注処理の基本の流れ」を解説します。
【4ステップ】受注処理業務の基本の流れ
受注システムを使用した受注処理業務の基本の流れは以下のとおりです。
全体の流れを把握して、スムーズに業務ができるようにしていきましょう。
【ステップ1】注文の受付処理
最初のフローは、注文の受付処理です。
顧客・取引先から受けた注文は、受注システムが自動で「受注データ」として作成し、システムに取り込みます。取り込んだ「受注データ」をもとに、受注システムが発注書を作成します。
【ステップ2】入金の確認
次に、入金の確認を行います。
取引先から受注したとおりの金額が、正しく決済されているか確認。決済方法に応じて、名義人・入金日・金額など、注文の内容と相違ないかの細かいチェックが必要です。
「新規取引先、かつ、売掛決済」の場合は、経営状況の悪化などで代金未回収になるリスクを避けるため、与信調査を行いましょう。
【ステップ3】発送（出荷）作業
入金確認の次に行うのは、発送準備・発送（出荷）作業です。
注文された商品の在庫がある場合は、ピッキング作業を実施。在庫がない場合は、先に入荷作業が必要になります。商品を確保したら、発送作業を行いましょう。
発送する際には、注文書の内容と照合しながら間違いがないようにしなければなりません。加えて、商品に汚れや傷、商品不良などがないかも一緒に確認が必要です。
【ステップ4】売上の処理
発送が完了したら、最後は売上の処理です。
出荷したとき、顧客・取引先が受け取ったときなど、自社が取り決めたタイミングに応じて売上を反映させます。会社の業績・事業規模を示す指標になるため、売上は正確に反映させなければなりません。
もし商品のキャンセルや返品のリクエストがあった場合、売上は下がりますが原則応じます。不当な理由でなければ速やかに対応し、企業や商品自体の信頼を落とさないようにしましょう。
次の章で、受注処理業務を効率化するメリットを解説します。「受注処理担当者から不満も出ていないし、今のままでも良いかも？」と考えている方にも参考になるので、ぜひ読み進めてみてください。
受注処理業務を効率化する2つのメリット
受注処理業務を効率化するメリットを2つ紹介します。
- 生産性の向上が見込める
- リモートワークの促進につながる
受注処理を効率化するメリットを知り、業務改善の足がかりにしてみてください。
1.生産性の向上が見込める
効率化による1つ目のメリットは「生産性の向上が見込めること」です。
受注処理にはさまざまな業務が含まれます。一つひとつの工程で実施している作業の効率化を突き詰めていけば、時間短縮も可能に。時間が短縮されれば受注処理のサイクルが短くなり、受注処理の件数が増やせます。
また、業務遂行のスピードが向上することで、残業時間の削減 = 人件費削減を実現します。
加えて、残業時間が減り、プライベートな時間を確保できることは従業員満足につながり、ひいては日々の業務のパフォーマンス向上にも貢献してくれるはずです。
2.リモートワークの促進につながる
効率化による2つ目のメリットは「リモートワークの促進につながること」です。
後述しますが、受注処理を効率化する場合は、紙の書類を扱うことによる確認の手間や管理コストの削減を目指すことが多いため、自然と電子データでのやりとりに移行していきます。
未だに、会社や店舗に置いてあるFAXで受注業務を行うケースも多いですが、紙の管理をなくせば、インターネット上で受注処理が完結するように。社員が出社する必要性が減り、リモートワークが可能になります。
リモートワークを導入することで、従業員には「通勤時間をなくせる」「育児・家事・介護との両立がしやすくなる」というメリットも。企業側も、管理コスト削減や採用人材の居住地を限定しなくて良くなります。
企業・従業員の双方にとって、受注処理業務の効率化を図ることは大きなメリットがあると言えます。
受注処理を効率化する3つの方法
受注処理を効率化する方法を3つ紹介します。
- 業務フローを改善する
- 受注処理に長けたシステムを導入する
- 受注業務代行サービスを利用する（外注する）
社内ですぐに取り組めるものから実施し、少しでも効率化できるようにしていきましょう。
1.業務フローを改善する
はじめに実施したいのは「業務フローの改善」です。プラスのコストを掛ける必要がなく、すぐに取り掛かりやすいからです。
業務フローの改善では、受注処理の流れで「効率化できる余地がある作業・工程」を探し、内容を見直します。改善できる作業の一例としては、以下の内容があります。
- ミスが多い作業はないか
- 作業が属人化していないか
- 適正な回数や人員でチェックが行われているか
- 他部署との連携はスムーズか
人員の配置転換、作業マニュアルの作成、他部署との連絡手段の変更など、改善したい作業に応じて対策を講じましょう。
2.受注処理に長けたシステムを導入する
受注処理に長けたシステムを導入するのも効率化におすすめです。
「受注処理に長けた」というのは、具体的には以下に示すような受注〜出荷にいたる作業をすべて自動化できるシステムを指します。
- 見積管理
- 受注管理
- 在庫管理
- 発注管理
- 発送（出荷）管理
受注業務は、納期管理の徹底が必須。受注処理に長けたシステムを導入して自動化できた場合、注文受付から発送まで正確かつスピーディーに対応できるようになります。
加えて、人的ミスによるトラブル防止、属人化防止、ペーパーレス化など、副次効果も見込めます。
受注管理システムについては以下の記事で紹介していますので、自社にあった受注システムを選びたい方は、ぜひ参考にしてみてください。
3.受注業務代行サービスを利用する（外注する）
効率化のため、受注業務代行サービスを利用（外注・アウトソーシング）するのも一つの手です。
受注業務代行サービスとは、受注処理業務を代わりに実施してくれるサービスのこと。自社で受注処理業務を行わずに済むようになる分、自社のコア業務にさける時間が増え、より良いサービス提供に時間をかけられるようになります。
サービスによって代行してもらえる業務範囲が異なるため、申し込み前にしっかり確認しておきましょう。加えて、受注処理を丸々代行してもらうのか、業務の一部を代行してもらうのか、事前に決めておくのがおすすめです。
受注業務代行サービスの業務範囲やメリットなどは、以下の記事で詳しく紹介しています。自社に合う受注代行サービスを選びたい方は、ぜひご一読ください。
受注処理を効率化するなら「CO-NECTクロート」がおすすめ
受注業務を外注し、コア業務に集中したいならクロートがおすすめです。受注業務代行サービスの「CO-NECTクロート」には、以下の特徴があります。
- 受注業務のプロ集団が、受注データの入力から出荷までワンストップで代行
- 受注情報を受注システム「CO-NECT」に集約し、ペーパーレス化を実現
- 必要に応じて受注処理の運用マニュアル作成、改善策の提案もしてくれる
課題に応じて専用プランを作成してくれるので、余計なオプションなども一切不要です。気になる方はぜひ、下記のボタンから資料をダウンロードしてみてください。
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受注処理業務に関するQ&A
受注処理業務に関するQ&Aを3つ紹介します。
- そもそも、受注業務は何をするの？
- 受注処理代行の料金・相場は？
- 受注業務がしんどいと感じる場合の対策方法は？
受注処理の疑問点を解消し、効率化を目指しましょう。
そもそも、受注業務は何をするの？
受注業務とは、主に以下のことを指します。
- 受注内容確認
- 見積書作成
- 受注契約の締結
- 在庫確認
- 伝票作成、
- 発送・納品
「注文を受けてから納品するまでの一連の業務」と考えれば問題ありません。
受注業務については、下記の記事で詳しく解説しています。受注業務の基礎から効率化まで知りたい方は、ぜひご一読ください。
受注処理代行の料金・相場は？
受注処理の代行を利用する場合の料金や相場は、月額固定か従量課金かによって異なります。
| 料金タイプ | 料金相場 |
|---|---|
| 月額固定 | ・月1～10万円 ・扱う件数による料金変動なし |
| 従量課金 | ・売上高の5～10％ ・「売上高」「受注件数」に応じて、料金変動あり |
受注代行サービスが掲げているプランで変わるので、検討する際は事前に調べておきましょう。
受注代行の料金相場やメリットなどは以下の記事で詳しく解説しているので、ぜひご覧ください。
受注業務がしんどいと感じる場合の対策方法は？
「受注業務がしんどいと感じる」場合、以下のような対策があります。
- 業務プロセス見直し
- 人材育成
- Excelなどの表計算ソフトを活用
- 受発管理システムの導入
対策を講じる前に「どの作業が重荷になっているか」を明確にして、確実にしんどい受注業務を改善できるようにしましょう。
受注業務がしんどいと感じている方に向けて、以下の記事で詳しく解説していますので、ぜひご一読ください。
受注処理を効率化して企業価値を上げよう
最後に、この記事で紹介した内容をまとめます。
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受注処理業務では、一つひとつを正確、かつ、スピーディーにこなすことが求められます。ゆえに、人的ミスが起きたり、属人化したりしてしまうケースも。本記事で紹介した「受注処理を効率化する方法」を参考にして、企業価値の向上をめざしていきましょう。
なお、受注処理を早く効率化したいなら「受注業務代行サービス」の利用がおすすめ。たとえば、受注業務代行サービスの「CO-NECTクロート」なら、受注データの入力から出荷までワンストップでの代行や、運用マニュアルの作成などを依頼できます。
現在の課題に応じて専用プランを作成してくれるので、気になる方は、以下のボタンから資料をダウンロードしてみてください。
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