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シフトをクラウド管理するメリットとは?

現場での稼働スケジュール(シフト)作成を紙やエクセルで作成・管理をしている企業も多いかと思います。
しかし紙やExcelだと、現場では「手打ちで作成に多大な工数」が必要となり、本部側では「スタッフ全員分のスケジュールを回収し管理に従事」といった大きな手間が発生しているのではないでしょうか。

本記事では稼働スケジュール=シフトを

・エクセルや紙で管理するデメリット
・クラウド管理するメリット

について解説します。

シフトをクラウドで管理するメリット4つ

1. 生産性の向上

エクセルで管理を行っていると関数の設定が煩雑だったり、複数のシートを参照する必要があったり、上長のチェックにも工数がかかったりと、思うように細かい部分の把握ができず計画時点で”生産性” (投下時間数に対する成果)の数値が低いまま、実際の勤務が始まってしまうことが多く発生します。

【生産性が低い例】
・「売上予算の少ない日」や「来客数の少ない時間帯」に多くの人員が稼働予定になっている
・出荷量/仕事量が多い日に対し必要な人員数が揃っていない

こういった課題について、クラウド上で管理を行うことで

・成果指標(売上、来客数、 生産量など)と稼働予定人員数の照らし合わせがリアルタイムに可能
・シフト作成者と管理者との間での情報共有が容易

⇒ 成果指標に対して適切な人員配置が可能になるといった大きなメリットがあります。

2. 作業工数の削減

エクセルや紙での管理を行っている場合のデメリットはなんといっても「作業工数」。
作成者が夜中に作成業務をしていたり、作成が間に合わずなかなかシフトが開示されないことにスタッフから不満が上がったり、といったこともあるのではないでしょうか。

これらの原因が発生する原因は

・スタッフから上がってくる稼働関連の情報
・作成している作業シート/紙
・本部側で必要な報告/管理シート

それぞれが分かれてしまっていることにあります

クラウド型の管理に切り替えることで、1つの画面に全ての情報の集約ができ、(ユーザーの属性により実行可能な操作権限の制御も可能)「転記作業」や「ダブルチェック」の必要性がなくなるので作業工数の大幅な削減が達成されます。

これらの浮いた時間を活用すればスタッフの面談や、やりきれていなかった仕事に着手できるといったメリットが生まれ、会社全体の業績アップへと繋げることができるでしょう!

◆導入事例: 「”脱エクセル”に成功 – 作業工数の大幅削減!」
https://rakushifu.jp/case/case01/

3. 予実管理の精度向上

[希望シフト回収⇒ 転記作業⇒ チェック⇒ シフト確定]
とシフトが完成した後にもエクセルや紙で管理を行っている場合、お困りごとが発生します。
それは「人件費の予実チェック」(実勤怠との照らし合わせ)です。

皆さんの会社においても「予定で立てていた人件費と実際の人件費が大きく異なる」
ということは少なくないのではありませんか?
「どこに原因があったか、どこで”ズレ”が発生したか」を振り返り改善につなげていく際、予定のデータがエクセルや紙となっていると、どうしても照らし合わせには時間がかかってしまうものです。

クラウド製品なら、勤怠システムとの連携や給与計算システムとの連携など様々なソリューションが構築でき、「予実管理の精度向上」 &「 PDCAサイクルの高速化」と可能となります。

◆国内14のパッケージシステムと連携も可能な クラウドシフト管理 「らくしふ」
https://rakushifu.jp/
※ 独自の連携カスタマイズも可能!

4. 労務リスクの解消

最後にシフト管理と併せてお困りの内容として言及されることが多い部分、「労務リスク」についてです。昨今、法律面での改変もあり本部や現場で
・月内の残業予定時間
・年間の残業超過回数
・有給休暇取得数
などを時間をかけて管理することが増えているのではないでしょうか?

そういった中でエクセルや紙での管理では

・関数が壊れている
・見なければいけないシートが多くチェック漏れが発生
・法律の改変に合わせ全体のシートの変更に迫られる

という事態になりかねません。その点、クラウド型のシフト管理サービスならアラート設定、入力制限など必要に応じて設定を行うことで、人力での管理が不要となります。
また、常に製品のアップデートがされるため法律の改変があっても安心です。

 

負担なく導入し、継続して成果を出し続けるためには?

「エクセルを廃止しクラウド管理に切り替えることでメリットが多い」とはわかっていても、新しいオペレーションを開始することに現場が乗り気でない、なんてことも多いかと思います。
本部で良かれと思い選定したものが「現場に馴染まない」なんてことも…

どの製品を使っていくか検討する際のポイントとして、導入実績や利用継続率※をみることで

・どれだけ支持されているか
・どれだけ現場に受け入れられているか

という部分の判断の参考になるかもしれません。
※ 継続率が低い製品 = 成果に繋がっていないため解約されている

継続率 99.2%超、上場企業も多数利用中 のシフト管理サービス 「らくしふ」

 

最後に

以上、シフトをクラウド管理するメリットと選定のコツをご紹介しました。
クラウド化の流れの中で業務効率化・業績向上へ できる施策をどんどん進めていきましょう!!

8月27日にシフト管理サービスをご提供されているクロスビット社と共催セミナーを行います。
シフト作成/管理、商品や原料の仕入れを通じた、業務効率化と固定費削減に興味がある方はぜひご参加ください。

 

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