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受発注業務の課題を見つける3つの方法とは?よくある4つの悩みと対策も!

「受発注業務を効率化したいけど、課題の洗い出し方法がわからない……」
「いくつか課題として見えているものもあるけど、他にもありそう……」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、「受発注業務の課題を見つける4つの方法」について解説します。「具体的な課題の例」や「解決方法」についても解説しているので、ぜひご一読ください。

受発注業務の課題を見つける4つの方法とは?


受発注業務の課題を見つける方法は、大きく分けて次の4つです。

1.工数がかかっている業務を探す
2.ミスにつながっている業務を探す
3.実担当者にヒアリングする
4.受発注システムを開発している企業に相談する

1つずつ詳しく見ていきましょう。

1.工数がかかっている業務を探す

「業務の課題」といわれると、洗い出すのが難しい印象を持つ方もいるのではないでしょうか。そんなときは、まず、「工数がかかっている業務」を洗い出すのがおすすめです。

工数がかかっている業務は、以下3つの視点で洗い出しましょう。

・1つの作業が終わるまでに時間がかかる業務はないか?
例:発注書の作成、印刷、FAXでの送信など、発注までの一連の業務に時間がかかる

・毎月同じような業務をしていないか?
例:同じ商品を毎月再発注しているが、新規の発注と工数が変わらない

・同じような情報を、入力するような業務はないか?
例:手書きの発注書を見て、自社の受注管理システムに再入力している

最初に工数のかかる業務を洗い出す理由は、「業務フロー」や「実際の業務」をイメージして、課題を捉えやすいからです。たとえば、以下のように工数がかかる受発注業務もあります。

■工数がかかっている受発注業務の例
・製品に関する問い合わせ
計算例:毎月250件 ×1件5分 = 1250分(約20時間)
→製品のちょっとした問い合わせ対応だけでも、月に20時間程度かかっている

・納品書の作成
計算例:1日4時間 × 22日 = 88時間
→受注情報とほとんど同じでも、作成に時間がかかっている

これらの工数を削減できれば、経費削減につながります。ただ、具体的なイメージがしにくい人もいるのではないでしょうか。

そんな時は、実際に経費削減につながった事例を見てみましょう。

たとえば、とある鶏肉卸様では、受注業務に1日2.5時間がかかっていました。しかし、受発注システムを導入して、以下の業務がなくなり「30分」に短縮できたのです。

・受発注システムに注文データが直接届くようになり、「入力業務」や「電話対応業務」がなくなった
・受発注システムで伝票を自動作成できるようになり、伝票作成の作業がなくなった

その結果、以下のように「年間約100万円」の経費削減につながっています。

このように、「工数のかかる業務」を洗い出し、解決できれば経費削減につながるのです。

2.ミスにつながっている業務を探す

工数のかかる業務と同様に、「ミスにつながっている業務」を探すのもおすすめです。

これまでの業務を振り返り、「これまでに実際に起こったミス」を確認しつつ整理していくイメージです。もし「これまでのミスを蓄積する仕組み」がないようであれば、これからでもExcelなどに書き出すようにするのがおすすめです。そしてミスの多い業務や、一回の影響が大きいミスから優先して対処していきます。

たとえば受発注業務では、以下のようなミスが起こることも。

■ミスがおこりやすい受発注業務の例
・受注:手書きの注文書を誤読し、受注ミス
・発注:FAXの送信に失敗したまま帰宅し、発注漏れ

工数がかかる業務と同じタイミングで、考えていくのがおすすめです。

ただ、「工数のかかる業務」や「ミスの多い業務」は、自分だけで洗い出すことが難しい場合もあります。そんなときは、実担当者にヒアリングしましょう。

次に、「実担当者にヒアリングする方法」について解説します。

3.実担当者にヒアリングする

課題を洗い出すときは、実担当者に確認するのがおすすめです。ただ、「実担当者はいつも忙しそうだし、確認しにくい」と思った方もいるのではないでしょうか。

そんなときは、「課題をヒアリングする資料」を用意し、配布して情報を集めましょう。各々の実担当者が空いた時間に対応できるようになります。

もしそれでも時間をとってもらうことが難しければ、上層部に依頼してサポートしてもらうことで時間を作ってもらうと進みやすいです。なお、「課題をヒアリングする資料」は例えば以下のようなものです。

「工数のかかっている業務」や「ミスがよく起こる業務」だけでなく、「実担当者目線の課題」を確認できます。そのため、なかなか気づけなかった課題に関して、情報を集めて整理しやすくなるのです。

ただ実担当者によって、課題と捉えるレベルに差はでてきます。そのため、ある程度一覧化できたタイミングで、優先度、重要度などを整理しておくと良いかもしれません。

ただ、ここまで課題を洗い出ししても、見えてこない課題もあるでしょう。より課題の洗い出しをスムーズに進めたいなら、「受発注システムを開発している企業の担当者」に相談するのもおすすめです。

次に、「受発注システムを開発している企業の担当者に相談する方法」について解説します。

4.受発注システムを開発している企業に相談する

受発注システムを開発している企業の担当者は、「受発注業務を効率化する方法」を熟知しています。そのため、「現在の業務の流れ」を伝えて相談すれば、課題を明確化してもらえることも多いです。

実際に受発注ラボでは、以下の流れで課題を洗い出すお手伝いをすることもございます。

① 現在の運用方法と、運用にかかる人手・コストを算出して頂く
② CO-NECTに切り替えた場合の人手・コストを提示する
③ ①と②のギャップから、課題を認識して頂く

また、これまでのシステム導入事例から、課題についてお伝えることも可能です。まずはお気軽に、ご連絡いただければ幸いです。

無料で業務課題を相談してみる

ただ、課題が見つかっても、具体的な解決方法がよくわからない方もいるのではないでしょうか。次に、「受発注業務の課題を解決するときによくある悩みと対策」について見ていきましょう。

受発注業務の課題を解決するときによくある4つの悩みと対策


受発注業務の課題を解決するときは、以下のような悩みを持つ方も多いです。

・悩み1:受発注業務の課題を解決する具体的な方法がわからない
・悩み2:Web受発注システムを導入して解決できることがわからない
・悩み3:Web受発注システムを導入するための予算獲得が難しい
・悩み4:Web受発注システムの導入を取引先にどう伝えれば良いかわからない

事前に解決方法を知っておくだけで、課題に対する見方が変わります。1つずつ詳しく見ていきましょう。

悩み1:課題を解決する具体的な方法がわからない

課題が見えてくると、「この課題をどうやって解決すればいいんだろう……」といった悩みを持つ方がほとんどです。課題の解決としては、以下2つの方法がおすすめです。

1.業務の見直し
2.システムの導入

まずは業務の見直しによって解決できないか、確認してみましょう。たとえば、「同じ注文内容でも、再発注時に新規発注と同じ時間がかかる」といったケースでは、Excelなどで注文書のテンプレートを作っておくだけで解決できることもあります。

ただ、課題によっては、業務の見直しをしても解決できないことも。たとえば、「手書きの注文書を誤読し、受注ミスが起こる」といったケースです。

このような場合は、「Web受発注システムの導入」がおすすめです。ただ、「Web受発注システムを導入して、具体的に何が解決できるかわからない」といった方も多いのではないでしょうか。

次に、「Web受発注システムを導入して解決できること」について解説します。

悩み2:Web受発注システムを導入して解決できることがわからない

Web受発注システムで解決できることがわからない場合は、「Web受発注システムの機能」から逆算して考えるのがおすすめです。Web受発注システムには、以下のようにさまざまな課題を解決できる機能があります。

■受注業務の機能の例
1.在庫数を発注フォームに表示できるため、誤受注してしまう心配が減る
2.受注時の納期から自動で出荷指示できるため、出荷にかかる時間を減らせる
3.受注状態を一覧画面で確認できるため、管理工数削減につながる

■発注業務の機能の例
1.発注書の自動作成・送付ができるため、誤発注のリスクが減る
2.注文履歴から再発注できるため、定期的な発注にかかる時間を減らせる
3.発注情報を見やすく管理できるため、マネジメントコストが減る

上記はあくまでも一例ですが、さまざまな課題が解決できます。以下で「Web受発注システムの機能やできること」について解説しているので、まずはご一読ください。

ただ、「Web受発注システムでできることがわかっても、システム導入の予算が降りるか不安……」と思う方もいるのではないでしょうか。次に、「Web受発注システム導入の予算獲得」について解説します。

悩み3:Web受発注システムを導入するための予算獲得が難しい

Web受発注システムの予算獲得を目指すときは、以下3つの視点で考えることが重要です。

■Web受発注システムの予算獲得に重要な3つの考え方
1.予算の承認権限を持つ経営層の、課題解決につながるか
2.具体的な課題と、解決した時の利益が明確になっているか
3.すぐにシステムを導入すべき理由が、明確になっているか

「予算を通す = 経営層の承認を貰う」必要があります。そのため、導入して解決できる課題や、導入後の利益についても説明できなければなりません。

ただ、これらを1から調べて準備するのは、とても大変ですよね。そんな方に向けて、予算獲得に必要な手順について、以下で詳しく解説しています。

費用対効果のシミュレーション事例もまとめているので、ぜひご一読ください。


予算獲得以外にも、システム導入するときに悩む点があります。それが、「取引先にどう伝えれば良いかわからない……」といった悩みです。

導入して自社にメリットがあるシステムでも、取引先が使ってくれなければ意味がありません。また、進め方を間違えてしまうと、取引先との信頼関係にヒビが入ってしまう可能性も。

次に、「Web受発注システムの導入を取引先にどう伝えれば良いかわからない」といった悩みの解決方法について解説します。

悩み4:Web受発注システムの導入を取引先にどう伝えれば良いかわからない

Web受発注システムの導入を取引先にお願いするときは、以下2点を伝えましょう。

・取引先にメリットがあること
・導入が簡単(負荷がかからない)であること

最も重要なのは、「システムを導入した時の取引先のメリット」を伝えることです。「発注業務の課題がシステムで解決できること」を伝えて、具体的な費用対効果を準備しておくイメージです。

たとえばFAXで発注する業務がシステムに変わると、以下の課題が解決できます。

・発注書を印刷したり、FAXで送信完了まで待ったりと発注までに時間がかかる
・FAXの送信に失敗したことに気づかず帰宅してしまい、発注漏れが起こる
・店舗やオフィスを離れると発注できない

具体的な例を出しつつ、メリットを伝えてあげるのがポイントです。また、メリットだけでなく、「導入に負荷がかからないこと」も伝えましょう。

基本情報はこちらで入力済みなので、URLを開いてパスワードを入力するだけで簡単に登録できます!」と伝えるだけで、システム導入のハードルは下がります。

「受発注システムを取引先に導入してもらう方法」については、以下でも解説しています。具体的な手順を確認したい方は、ご一読ください。

以上が、「受発注業務の課題を解決するときによくある悩みと対策」についての解説でした。ただ、「実際に使ってみないと、Web受発注システムの利便性がわからない……」と思った方もいるかもしれませんね。

そんな方向けに、おすすめのWeb受発注システムをご紹介します。

Web受発注システムの機能や使い勝手を確認するなら、『CO-NECT』がおすすめ!


Web受発注システムの機能や使い勝手を確認するなら、『CO-NECT』がおすすめです。CO-NECTでは、これまでお伝えした悩みのうち、導入の障壁となる以下2つの悩みを解決できます!

■Web受発注システムを導入するときの2つの悩み + CO-NECTで解決できること
・悩み1:Web受発注システムを導入するための予算獲得が難しい
→受注・発注どちらも無料プランがあり、使い勝手を事前に確認できます。

有料プラン移行時における、具体的な費用対効果については以下をご覧ください。
Web受発注システムの予算をスムーズに獲得する方法。稟議を通すための考え方。

例:「わかりやすい受注フォーム」を用意することにより、「お問い合わせにかかる工数削減」につながった例

・悩み2:Web受発注システムの導入を取引先にどう伝えれば良いかわからない
→CO-NECTを導入する場合は、「取引先も無料で使えること」 + 「登録の手間も、取引先にはほとんどかからない」と伝えるのがおすすめです。

実際CO-NECTでは、事前に取引先の情報をある程度入力しておき、最小限の項目に抑えた登録フォームを用意できます。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360033708831-取引先をCO-NECTに招待するには-案内編-

このように、受発注システム導入時の課題を解決できる仕組みがあるのです。以下から簡単に無料登録できるので、一度登録して使ってみてはいかがでしょうか。

無料でCO-NECTを始める

また、事前に取引先へ招待する流れを確認したい場合は、以下をご一読ください。

取引先をCO-NECTに招待するには?【準備編】
取引先をCO-NECTに招待するには?【案内編】

まとめ:受発注業務の課題を洗い出して、業務効率化!

今回は、受発注業務の課題を見つける4つの方法と、課題の解決方法について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・受発注業務の課題を見つける方法は、以下の4つ
1.工数がかかっている業務を探す
2.ミスにつながっている業務を探す
3.実担当者にヒアリングする
4.受発注システムを開発している企業に相談する

CO-NECTは、無料で使えるフリープランや、有料のプロプランにも「2週間の無料トライアル期間」があります。また、取引先の負荷を最小限に抑える仕組みも用意されているので、一度試してみてはいかがでしょうか。

CO-NECTの詳細はこちら!

 


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