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FAXの悩みを解決!受発注システムを店舗に導入して解決できる3つの悩みとは?

「FAXを使う受発注作業に時間がかかる……」

ただ、「FAXの業務がWeb受発注システムでどれだけ効率化できるかわからないし、お金もかかりそう……」

と、思うことはありませんか?

そこで本記事では、「Web受発注システムでFAXの悩みが解決できる理由や、具体的な解決策」をご紹介します。無料で使える受発注システムも紹介しているので、まずはご一読ください。

Web受発注システムを導入して解決できるFAXの3つの悩みとは?

まずは、Web受発注システムを導入して解決できる、FAXの3つの悩みについて解説します。

・受注企業の悩み:FAXで受注した発注書が手書きで読みにくく、確認に時間がかかる
・発注企業の悩み:
 ①発注書を用意し、FAXで送信するのに時間がかかる
 ②再発注するときにも、新規発注と同じ時間がかかる

1つずつ詳しく見ていきましょう。

受注企業の悩み:FAXで受注した発注書が手書きで読みにくく、確認に時間がかかる

FAXで受注する際、手書きの発注書が届くこともあるのではないでしょうか。

このとき、文字が読みにくいと電話で取引先に確認が必要となり、時間がかかってしまったり、発注内容を誤認識して「受注ミス」につながってしまうことも。  

また文字がきれいでも印刷が潰れていたり、かすれていて読めないこともありますよね。

このような問題も、Web受発注システムを導入すれば解決できます。Web受発注システムで受注するときは、基本的にPCやスマホで打ち込んだ「発注フォーム」を通じてデータが直接届きます。そのため、手書きの文字のせいで読みにくかったり、読み間違えたりするということはありません。

たとえばWeb受発注システム「CO-NECT」には、以下の発注フォームがあります。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360038783351–はじめてのCO-NECT-テスト発注

発注フォームで発注すると、次のように発注管理画面にデータが直接届きます。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

データが届いた後は内容を確認し、「受け付ける」をクリックするだけで受注ができます。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

画面で注文内容をかんたんに確認し、そのまま受注できます。そのため、受注情報の確認にかかるコストを抑えられます。

発注企業の悩み①:発注書を用意し、FAXで送信するのに時間がかかる

FAXの発注は、発注書を印刷したり、FAXで送信完了まで待ったりと時間のかかる作業も多いです。そのため、少しでも効率化したいと思っている方が多いのではないでしょうか。

その手段として、Web受発注システムはおすすめです。まだまだ使われているところも多いFAXを完全になくすのは難しいものの、FAXの工数を最小限に抑える仕組みがあります。

たとえばWeb受発注システム「CO-NECT」の場合は、「発注する商品の選択 ~ FAXで発注」まで、全てスマホやPCの画面で操作できます。

FAX番号を毎回入力したり、FAX送信が終わるまでFAX機の前で待つ必要もなく、発注業務にかかる時間を圧倒的に抑えられるので、おすすめです。

実際にCO-NECTを導入し、発注業務にかかる時間が減った事例もあります。

 

発注企業の悩み②:再発注するときにも、新規発注と同じ時間がかかる

発注業務では、「過去に発注した商品を再発注するケース」もあります。このとき、Web受発注システムがなければ、以下のように新規発注と同じ作業が必要となってしまいます。

■再発注に必要な作業の流れ
商品名、取引先名などの発注情報を作成

発注書を印刷

FAXで送信・送信完了まで待つ

商品名、取引先名などは同じですが、毎回手書きや入力をしないといけません。このように、再発注でも新規発注と同じぐらい時間がかかってしまうのです。

この悩みは、Web受発注システムの「再発注機能」を使えば解決できます。たとえばCO-NECTの場合、次のように「発注履歴」から再発注が可能です。

数分で再発注できるようになり、発注にかかる工数を抑えられます。

ここまでの内容を、一旦まとめます。

・悩み1:FAXで受注した発注書が手書きで読みにくく、確認に時間がかかる
  →発注フォームからデータが直接届くため、発注書の確認自体が不要になる

・悩み2:発注書を用意し、FAXで送信するのに時間がかかる
  →「発注書の作成 + FAXの送信」がシステム上で操作できるため、時間がかからない

・悩み3:再発注するときにも、新規発注と同じ時間がかかる
  →発注履歴から再発注できるため、再発注の工数を抑えられる

以上が、Web受発注システム導入で解決できる、FAXの悩みについてでした。ここまで読んで、Web受発注システムに興味が出てきた方もいるのではないでしょうか。

次に、「FAXの業務効率化に繋がる、Web受発注システムを選ぶ3つのポイント」について解説します。

「FAXの業務効率化」に繋がるWeb受発注システムを選ぶ3つのポイント

 

発注企業がWeb受発注システムを選ぶときは、以下の3つのポイントを抑えておくことで受発注業務が効率化されるでしょう。

1. 発注書の自動作成 + FAXの送信機能があるか?
2. 送信失敗したときに再送信できるか?
3. 過去の注文履歴から再発注する機能があるか?

FAXの業務を効率化できる機能があるのはもちろんのこと、業務中のミスを減らす仕組みも重要です。1つずつ詳しく解説します。

ポイント1:発注書の自動作成 + FAXの送信機能があるか?

1つ目のポイントは、「発注書の自動作成 + FAXの送信機能があるか?」です。

FAXで発注するときは、以下の作業に時間がかかります。

■時間のかかる発注作業の例
・発注データを入力し、発注書を印刷
・発注書をもって、FAXの前に移動
・FAXで番号を入力し、送信完了まで待つ

数件であれば問題ありませんが、10件、20件と発注数が増えると時間がかかってしまいますよね。また、FAXで発注作業をしている間は、別の作業を並行して進めることもできません。

まずは、「発注書の作成 + FAXの送信」の作業を効率化できる機能があるか、確認しましょう。

たとえばWeb受発注システム「CO-NECT」では、次のように「発注データ入力 ~ FAXの発注」まで、画面上で完結できます。

送信前に、発注書を確認することも可能です。

印刷した発注書を取りに行ったり、FAXまで移動して送信完了まで待ったり……といった作業そのものがなくなるので、「発注書の作成 + FAXの送信機能」があるか確認しておきましょう。

ポイント2:送信失敗したときの対策があるか?

2つ目のポイントは、「送信失敗したときの対策があるか?」です。

FAXで発注するときは、通話中などの原因で発注に失敗してしまうこともあります。そのため、FAXの発注に失敗した場合の対策ができるか、確認しておきましょう。

具体的に言うと、次のような機能です。

・FAXの送信ができなかったときに、時間をおいて「再送信」する機能
・FAXで再送信ができなかった場合に、「送信失敗を通知」する機能

送信できなかった場合も、再送信してくれる機能があれば問題ありません。そして、仮に再送信ができなかった場合も、送信失敗を通知してくれれば「失敗した事実」に気づけます。

急ぎ発注が必要な商品でも、失敗にいち早く気づければ対策が打てますよね。このように、FAXで送信失敗した時の対策ができる機能があるか、確認しておきましょう。

ポイント3:過去の注文履歴から再発注する機能があるか?

3つ目のポイントは、「過去の注文履歴から再発注する機能があるか?」です。

同じような商品を発注するケースはよくあります。業務効率化をはかるためにも、再発注できる機能があるか確認しておきましょう。

以上が、Web受発注システムを選ぶときの3つのポイントです。ただ、「実際にWeb受発注システムを選ぶとき、自社に最適なシステムを選べるか不安……」という方もいるのではないでしょうか。

FAXの業務を効率化して工数削減するなら、「CO-NECT」がおすすめです。その理由について詳しく解説します。

FAXの悩み解決におすすめのWeb受発注システム「CO-NECT」とは?

 

CO-NECTには、これまでお伝えした悩みを解決できる機能があります。

■CO-NECTで解決できる、FAXを使う業務の3つの悩み

・悩み1:FAXで受注した発注書が手書きで読みにくく、確認に時間がかかる
 →発注情報が直接データで届くため、発注書を読む必要なし!

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

・悩み2:発注書を用意し、FAXで送信するのに時間がかかる
 →発注データ入力後、そのままFAXで送信できる



・悩み3:再発注するときにも、新規発注と同じ時間がかかる
 →発注履歴から、かんたんに再発注できる

そして、「Web受発注システムを選ぶときのポイント」でお伝えした3つの点も、完全網羅しています。特に「送信失敗した時に再送信できるか?」については、以下のように手厚い機能も。

■送信失敗の対策ができるCO-NECTの機能
・機能1:送信できなかった場合も、10分おきに3回まで自動で再送信できる
・機能2:再送信しても送信できなかった場合は、送信失敗をメールで通知できる


・機能3:LINEのアカウントと連携しておけば、送信失敗をLINEに通知できる

FAXの受発注業務にかかる時間を最小限に抑える機能があるだけでなく、ミスも徹底的に減らす機能が豊富です。また、受注・発注どちらも無料で使えるフリープランが用意されているので、まずは一度利用してみてはいかがでしょうか。

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Web受発注システムを導入で悩む人によくある3つの質問

ここまで、Web受発注システムでFAXの悩みが解決できる理由や、システムを選ぶポイントなどについて解説しました。ただ、Web受発注システムの導入を検討するとき、次のように悩みを抱える方も多いです。

1.取引先企業にスムーズに導入してもらう方法は?
2.パソコンを開かずに受発注システムを使う方法は?
3.Web受発注システム導入に必要な予算獲得方法は?

システム導入がしやすくなるので、事前に悩みと対策を知っておきましょう。1つずつ詳しく解説します。

1.取引先企業にスムーズに導入してもらう方法はない?

受注企業にとって、システム導入を進めるときに一番厄介なのが、「取引先にどうやって伝えれば、今までの関係を崩さずシステム導入できるか」といった点です。業務効率化やミスを減らせるとはいえ、取引先との関係にヒビが入ってしまうと本末転倒ですよね。

このようなときは、「取引先の利益につながること」を伝えるのが重要です。具体的な方法については、以下で解説しているのでご一読ください。

2.パソコンを開かずに受発注システムを使う方法はないの?

発注企業の中には、「パソコンを開く時間はないし、スマホで専用ページを開くのもめんどくさい……」といった悩みを抱えている方もいるのではないでしょうか。この場合は、「LINEと連携できるWeb受発注システム」を導入すれば解決です。

たとえばCO-NECTでは、LINEで連携してかんたんに発注できる仕組みがあります。次のようにトーク画面から、「発注する」ボタンをクリックするだけで発注可能です。

LINEと連携して発注する方法については、以下で詳しく解説しています。実際に使って試してみたい方におすすめです。

 

3.Web受発注システム導入に必要な予算獲得方法は?

自社の業務効率化につながりそうなWeb受発注システムが見つかっても、社内で稟議が通らなければシステム導入はできません。しかし、どのように費用対効果を伝えれば良いか、イメージしにくい方もいるのではないでしょうか。

予算獲得するには、以下のように手順を踏んで準備を進めていくことが重要です。

1.受発注業務の課題を明確化する
2.システム導入後に発生する課題と解決策を明確化する
3.システムで解決できる課題を明確化する
4.課題解決後に得られる効果を、数字で具体化する
5.導入にかかった費用が、回収できる期間をまとめる
6.コスト削減などの経営層の課題が、解決できることをまとめる

以下で詳しく解説しているので、ご一読ください。
なお、CO-NECTの発注機能は利用料無料なので、発注企業は費用を気にせずCO-NECTでFAX業務を効率化することが可能です。

 

FAXをWeb受発注システムに変えて業務を効率化しよう!

今回は、「Web受発注システムを導入して解決できるFAXの3つの悩み」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・Web受発注システムを導入すれば、以下3つの悩みが解決できる
 1.発注書が手書きで読みにくく、確認に時間がかかる
 2.発注書を用意し、FAXで送信するのに時間がかかる
 3.再発注するときにも、新規発注と同じ時間がかかる

・Web受発注システムを選ぶときは、以下3つの機能があるかが重要
 1. 発注書の自動作成 + FAXの送信機能
 2. 送信失敗時に再送信・失敗通知できる機能
 3. 発注履歴から再発注する機能・システム導入するなら、3つの悩み + 機能を網羅している「CO-NECT」がおすすめ!

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