受発注システム + 基幹システムの連携で業務効率化を実現！連携のメリットも解説

基幹システムとは、販売管理システムや生産管理システムなど、その企業の「コア」と言える業務を管理するためのシステムを指します。

基幹システムはほかのシステムと連携することで、業務効率が向上するというメリットがあります。では、基幹システムと受発注システムの連携においては、どんな効果があるのでしょうか。

この記事では、基幹システムと受発注システムを連携するメリットや、連携する方法などについて説明します。連携する際の注意点も詳しく解説しますので、ぜひ最後までご覧ください。

受発注システムと基幹システムを連携すべき理由

基幹システムとは、販売管理システム・生産管理システム・在庫管理システムなど、その企業のコア業務を管理するためのシステムです。

受発注システムと基幹システムを連携していない場合、以下のような課題が発生する可能性があります。

• 受発注システムと基幹システムが別々に動作するため、データが不整合を起こす可能性がある
• 受発注情報を手動で基幹システムに入力するため、手作業による手間やヒューマンエラーが発生する可能性がある
• 受発注システムと基幹システムが別々に動作するため、在庫情報がリアルタイムで更新されず、在庫管理が困難になる

課題を解消し、効率的に受発注業務を進めるためには、受発注システムと基幹システムの連携がおすすめです。次の項目で、受発注システムと基幹システムを連携するメリットについて詳しく解説します。

受発注システムと基幹システムを連携する2つのメリット

ここでは、受発注システムと基幹システムを連携するメリットについて説明します。

• データを一元管理できる
• データ入力にまつわる業務効率が向上する

メリット1：データを一元管理できる

1つ目のメリットは、データを一元管理できることです。

受発注システムと基幹システムを連携し、マスタ情報を一元化することで、両システムへのマスタ登録が不要になります。入力の二度手間が解消できるほか、マスタデータが不整合を起こさなくなるため、エラーが発生することもありません。

また、システムに蓄積されたさまざまな情報を用いたデータ分析も可能になります。

メリット2：データ入力にまつわる業務効率が向上する

2つ目のメリットは、データ入力にまつわる業務効率が向上します。

受発注システムと基幹システム間のデータが自動連携されることにより、手入力でのデータ転記や、2台のシステムへの二重入力などが不要になり、業務スピードがアップします。また、手作業を減らすことで、人的ミスの削減も可能です。

加えて、業務効率化により業務にかかる時間を削減できるため、人件費・残業代も抑えられます。

受発注システムと基幹システムを連携する方法

この項目では、受発注システムと基幹システムの具体的な連携方法を紹介します。連携方法には「CSV連携」「API連携」の2つがあります。

CSV連携

1つ目の方法はCSV連携です。

CSV連携は、受発注システムのデータをCSVファイルでエクスポートし、基幹システムにインポートする方法です。エクスポート・インポートを毎回手動でおこなうため手間はかかりますが、手作業での転機は不要になるため、作業時間は削減できます。

一方、手作業でおこなうことにより、人為的なミスが発生しやすくなるというデメリットもあります。また、リアルタイムでの連携ができないことから、反映されているデータが最新のものか確認するため、手動でのバージョン管理が不可欠です。

API連携

2つ目の方法はAPI連携です。

API連携は、APIを利用して受発注システムと基幹システムを連携する方法です。データが自動で反映されるため、エクスポート・インポートの手間がかからず、常に最新データを共有できます。

一方、サーバーにトラブルがあると自動連携が停止してしまう可能性も。また、システム側のAPI開発が必要な場合があり、導入が複雑なケースも考えられます。

受発注システムと基幹システムを連携する際の注意点

前項で、受発注システムと基幹システムを連携する方法について説明しました。

実際に連携する際には、連携方法や連携タイミングなど、運用ルールを取り決めることが重要です。

特にCSV連携の場合、データのエクスポート・インポート作業が必要なため、連携するタイミングを決めておかないとデータの不整合が発生する可能性があります。また、連携の頻度があまりに少ないと、データをリアルタイムで共有できず、在庫不足や出庫遅延などのトラブルになりかねません。

加えて、受発注システムに含まれるデータのうち、どこまでを連携するのかデータ範囲を明確にしておくことも大切です。連携する範囲を取り決め、データを必要な最小限にしておくことで、処理速度が向上する・データ漏洩の可能性が減少する・データ転送やストレージのコストを削減できるなどのメリットがあります。

以下の記事では、受発注システムと会計ソフトの連携例について詳しく説明しています。ぜひ合わせてご覧ください。

CO-NECTと基幹システムの連携で業務効率化を目指そう

この記事では、受発注システムと基幹システムを連携するメリットや、連携する連携する際の注意点などについて紹介しました。

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