受注業務がしんどいと感じる原因は？対処法もやさしく解説
「受注業務の電話対応にかかる時間や、紙の管理による手間を減らしたい」
「受注ミスが起こるのをなんとか改善したい」
と思うことはありませんか？
商品販売をおこなう事業にとって、受注業務は欠かせません。しかし、日々の受注業務に忙殺されていると、心身ともに疲れてしまい「しんどい」と、仕事がつらく感じてしまいます。
そこでこの記事では、受注業務に疲弊している方に向けて「しんどいと感じる理由」と「対処法」を解説します。受注業務の現状を変えたいと考えている方は、ぜひ最後までご一読ください。
なお、受注業務をしんどいと感じている場合は「受発注システム」の導入がおすすめです。たとえば、受発注システムCO-NECT（コネクト）なら、「入力ミスの軽減」や「請求書などの作成作業」の効率化が図れます。
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目次
受注業務がしんどいと感じる4つの理由
受注業務がしんどいと感じてしまう主な理由は、下記の4つです。
しんどい理由が見つかると、対策方法も見つけやすくなります。順番に見ていきましょう。
【理由1】電話対応に時間が取られる
電話で受注業務をおこなう場合、確認作業に時間がかかります。たとえば、「商品名」「個数」「いつまでに」など、通話をしながらいくつもの項目を確認しなければなりません。
新商品や新サービスが出た場合には、商品の詳細や価格などの説明も必要です。
通常より時間を要し、また新しい取引先（発注者）であれば、1から細かく説明する場面もあるでしょう。
電話での受注は、確認以外にも、説明時間の手間や、ときには「言った・言わない」の押し問答になることもあり、しんどく感じてしまいます。
【理由2】受注ミスなどによる精神的な負荷もかかる
受注業務では、電話・FAXなど受注の手段にかかわらず、取引先情報・商品・注文数などを手入力しなくてはなりません。原則、ミスが許されない環境であり、精神を使っての入力作業が求められるため、つらさを感じる担当者が多いのが現状です。
それでも手入力で作業をおこなう以上、どうしてもミスは完全には防げません。「ミスが許されない環境での失敗」は、気分が落ちてしんどくなってしまいます。
【理由3】クライアントに合わせた受注対応が求められる
取引先によっては、商品の正式名称ではない「通称」で発注してくるケースがあります。また、取引先が同じであっても前回と「違う呼び名」で注文されることも珍しくありません。
たとえば、鶏肉の心臓は「ハツ」と「こころ」の2つの呼び名があります。お惣菜でよく見る「おから」の場合は、「卯の花」とも呼びます。
違う呼び名がある商品を、取引先ごとに覚えるのはとても大変です。ベテランであればまだしも、新人のうちは特にしんどいと感じ、ミスにもつながりやすい要因です。
【理由4】紙の管理をおこなう手間が大きい
注文書がFAXで届く場合、「紙の管理」が必要です。紙の管理は、様々な問題が起こりうる可能性があるため、保管方法も重要です。
- 文字のかすれ
- 紛失対策
- ファイリングの手間
- 保管のためのスペース確保 など
紙の管理は想像以上に手間がかかり、しんどい理由のひとつといえます。
ペーパーレス化が進んでいる時代背景も重なり、紙の注文書を電子データへ変換する作業が負担となっている場合もあるでしょう。
受注業務がしんどいと感じた際の4つの対処法
受注業務としんどいと感じたときにできる対処法を4つ紹介します。
しんどい現状に対処することで、自社における業務改善は充分に期待できます。ぜひ参考にして、取り入れてみてください。
【対処法1】業務プロセスの見直し
真っ先に考えられる対処法は、業務プロセスの見直しです。具体的には、下記の対応が考えられます。
- 受注業務の細かいルール化
- 受注業務の全体のマニュアル化
業務の連携をとるためのルールづくりや、マニュアルで商品・サービスの標準化や業務の効率を図るなど、対処していきましょう。
自分一人での解決が難しい場合は、現状を伝え、改善方法を上司に相談するのがおすすめです。もし、仕事が早くて正確な人がいれば、具体的なプロセスの作成はその人に相談してみるのも一つの手です。
【対処法2】人材の育成
次に考えられる対処法は、人材の育成です。業務量に対して関わる人数が少ない場合は、早急に人員を確保し、育成する必要があります。
どんなに手練のベテランであっても、一人でできる作業量には限界があり、人員そのものが足りていないことがあります。
また、作業に慣れていない担当者がいれば、積極的な育成も必要です。慣れている担当者の作業方法や業務の効率化を、継承していきましょう。
業務プロセスの見直しを並行しておこなうことで、新しい人材の育成も効率的に進められます。
【対処法3】Excelなど表計算ソフトの活用
ExcelやGoogleスプレッドシートなどの表計算ソフトを活用するのも対処法として有効です。
電話受注や紙面上で受注管理をしている場合は、アプリやソフトに入力することで、紙を管理する負担が軽減し、受注管理の効率化も図れます。
紙が不要になれば、ファイリングや保存場所の確保などの手間が省け、紛失の心配もありません。注文情報の検索も容易になり、あとから情報を確認したいときにも便利です。
また、関数を用いて在庫管理などをすることも出来ます。
アプリやソフトの導入を苦にしない業種であれば、積極的に活用しましょう。
【対処法4】受発注システムの導入
最大限効率化を図りたい場合は、「受発注システム」で管理する方法もあります。「予算は多少かけられる」、「システム導入で人材不足を解決できたら、ありがたい」と考えている企業には特におすすめです。
「受発注システム」を導入すると、受注におけるストレスである下記の項目がほとんどなくなります。
- FAXで送られてくる紙の見づらさ
- 電話の聞き取り間違い
- 注文情報の相違
加えて、取引先ごとに異なる注文書で受注している場合、統一された注文情報で受注状況が確認でき、管理の手間も省けます。
受発注システムについては「受発注システムの導入手順」で詳しく解説しているので、気になる方はぜひ参考にしてみてください。
しんどい受注業務を改善するなら「CO-NECT」がおすすめ
しんどいと感じる受注業務を大きく改善したい場合は、受発注システムの導入がおすすめです。たとえば、受発注システムの「CO-NECT」には以下の特徴があります。
- 受注から伝票作成までがワンストップでできる
- 注文書のフォームを統一できる
- 発注側（取引先）は無料で使用できる
- 発注者はLINEから発注できる
受注業務の効率化はもちろん、請求書などの書類作成や日・月のレポート作成まで、CO-NECTだけで対応できます。
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まとめ：受注業務はシステムの導入も視野にいれよう
最後に、この記事で紹介した内容をまとめます。
- 受注業務がしんどいと感じる理由は、時間や精神的な負担が大きい
- 受注業務を改善するには、業務プロセス改善や人材育成、ツールの導入などが効果的
- 最大限の効率化は、受発注システムの導入がおすすめ
受注業務に限ったことではありませんが、仕事がしんどいと感じるときは、周りに頼ることをどうしても忘れてしまいがちです。一人で悩むのではなく、周りの人に相談やソフトやツールの導入など、受注業務の改善をしていきましょう。
なお、受注業務をしんどいと感じることを根本的に改善したい場合は、受発注システムの導入がおすすめです。たとえば、受発注システムCO-NECT（コネクト）なら、受注業務で起きがちな「入力ミス」や「電話の聞き取りミス」などがなくなり、業務の効率化が図れます。
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