受注管理とは？業務の流れや効率化につながる2つの方法を解説！

受注管理とは、注文を受けてから出荷するまでの一連の業務を管理することです。業務が煩雑になりがちな受注管理は、効率化を進めないと担当者の負担が増加してしまいます。

そこで本記事では、

• 受注管理の概要
• 受注管理の業務内容と流れ
• 受注管理を効率化する2つの方法

などをお伝えします。

なお、受注管理を効率化する場合は、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」がおすすめです。CO-NECT（コネクト）は、取引先ごとに分散しがちな受注情報を一元管理でき、受注漏れや対応漏れを防げます。

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受注管理とは

受注管理とは、消費者や顧客企業から注文を受け、出荷するまでの流れを管理する業務です。

本来「受注管理」といえば、消費者から注文を受け付ける業務を指すことが一般的でした。

しかし今では、注文受付だけではなく在庫確認や受注伝票の作成、社内システムへの記録などあらゆる業務が含まれています。

受注管理は取引先や注文数が増えるほど業務が煩雑になり、ミスが発生する可能性も高まるため、「業務を効率化しつつミスを削減できる体制」を整えることが重要です。

受注管理の業務内容と流れを解説

受注管理の一般的な流れは、次のとおりです。

まずは見積書を作成し、契約を進めます。後からトラブルにならないよう、納期や支払い日、商品の保証期間などの契約内容を細かく確認することが大切です。

次に注文内容を登録します。登録方法は会社によって異なりますが、Excelなどで行っている企業もあります。登録したデータは、別の部署に連携するのが一般的です。

注文内容の登録が終わったら、在庫の確認と納期の連絡をします。このとき在庫がなかった場合は、在庫の準備をしなければなりません。

最後に受注伝票と注文請書を作成し、受注管理が完了です。出荷準備を順次進めていきます。このように他部署との連携なども必要となるため、受注管理はとても重要です。

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受注管理の効率化が注目されている

受注管理は以下のような課題があり、受注管理の効率化に取り組む企業が増えています。

例えば、Excelや手書きで納品書を作成している企業の場合、転記ミスや入力ミスが発生しがちです。

また、受注方法はFAX、納品書は独自のシステム、請求管理はクラウド会計のように「それぞれの業務で別のシステムを使っていることも多く連携がとりにくい」などの課題が浮かび上がることもあります。

受発注業務は煩雑になりやすく、少しのミスが企業の信頼性にも影響を与えてしまいます。

では、受注管理をどのように効率化すればいいのでしょうか。詳しく見ていきましょう。

受注管理を効率化する2つの方法

受注管理を効率化するには、主に2つの方法があります。それぞれの特徴は以下の表のとおりです。

方法	特徴
受注管理システムの導入	受注管理に関連する業務を自動化できる
受注管理の外注化	外部のプロへ受注管理を委託できる

どのような効果を得られるのか、それぞれ解説します。

受注管理システムの導入で得られる4つの効果

最初に紹介する効率化方法は、受注管理システムの導入です。受注管理システムとは、 受注管理を効率的に行うためのシステムです。

受注管理システムを導入すると、以下4つの効果を得られます。

受注管理システムの大きな特徴は、業務の一部を自動化できる点です。例えば注文データの入力は自動でデータとして届くため入力する必要がなくなりますし、注文を受けた後の発注書を自動で作成できる場合もあります。

自動化により業務効率化が進み、担当者はコア業務にリソースを割けます。

また、他部門の社員ともシステム上で注文情報を確認・共有できるため、受注漏れや対応漏れを防ぐことが可能です。さらに、経理システムや販売管理システムなどと連携することで転記する必要がなくなり、ミスの削減にもつながります。

このように、受注管理システムは「業務効率化」や「人的ミスの低減」につながる機能が豊富です。

なお、受注管理システムを導入するメリットは下記記事で詳しく解説しているため、ご参照ください。

受注管理の外注化で解決できる4つの効果

続いて、受注管理の外注化で解決できる効果は以下の4つです。

受注管理を外注化する大きな特徴としては、受注管理に精通したプロへ業務を委託できることです。注文受付や問い合わせ対応、メール送信など、受注管理に関連する業務のすべてを代行してもらえます。

結果として、自社の担当者にリソースが生まれ、より多くの取引に対応することが可能です。

また、外注費用をネックに感じるのであれば「繁忙期にだけ外注する」などの活用方法もおすすめです。担当者に大きな負荷がかかる時期に外注することで、過度な負荷を抑えて離職防止を期待できます。

下記記事では「受注管理の外注化で解決できる課題」や「外注先の選び方」を解説していますので、あわせてご一読ください。

まとめ：システムや外注を活用して受注管理の課題を解決しよう

今回は、受注管理の特徴や効率化する方法などを解説しました。最後に、これまでお伝えした内容をまとめます。

受注管理はタスクが多く、取引先や受注量が多い企業ほど人の手だけで実施するのは難易度が高くなります。そのため、受注管理システムや外注を活用し、受注管理の課題を解決するのがおすすめです。

たとえば、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」では、受注データから簡単に見積書・納品書・請求書の作成が可能です。システム上で受注情報を一元管理できるため、属人化をなくして受注漏れや対応漏れを防げます。

さらに基幹システムとの連携もスムーズに行えるうえ、無料トライアルでお試しいただけます。受注管理の効率化やコスト削減につながるCO-NECT（コネクト）の導入を検討したい方は以下のボタンをクリックのうえご確認ください！

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