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【保存版】Web受発注システムを導入手順完全網羅!5つのステップとは?

「Web受発注システム導入したいけど、何から始めればいいかわからない……」
「Web受発注システム導入に必要な知識だけでなく、具体的な手順を知りたい…」
と思うことはありませんか?

Web受発注システムを上手く導入できれば、業務効率が飛躍的に上がります。ただ何から準備すれば良いかわからず、導入に踏み切れていない企業も多いです。

しかし、準備を怠って導入に踏み切ってしまうと…「Web受発注システム導入前よりも、工数が増えてしまう」こともあります。導入・運用費がかかるだけでなく、導入後も業務効率が上がらないのでは、損してしまうだけですよね。

そこで今回は、Web受発注システムの導入を成功させるために必要な、以下5ステップを解説します。

・ステップ1:導入に必要な知識を身に着ける
・ステップ2:稟議を通す準備をする
・ステップ3:自社に最適なシステムを探す
・ステップ4:導入の準備をする
・ステップ5:実際に導入して運用を進める

一通り読むだけで、必要な手順が網羅できます。Web受発注システムを、少しでも検討している方におすすめです!

ステップ1:Web受発注システム導入に必要な知識を身に着ける


Web受発注システムを最大限活用するために、いくつか知っておくべきことがあります。そこでまず以下3つに分けて、Web受発注システム導入に必要な知識をご紹介します。

・Web受発注システムの特徴・機能
・Web受発注システムの種類
・Web受発注システムのメリット・デメリット

1つずつ詳しく見ていきましょう。

Web受発注システムとは?まずは特徴や機能をざっくり解説!

Web受発注システムは、Web上で受発注業務ができる仕組みです。

たとえば発注する場合は、以下の手順で簡単に発注できます。

1. Web受発注システムに、パソコンのWeb画面からアクセス
2. 欲しい商品、個数、納期、納品先を選び、発注ボタンをクリック

「発注書を作成→FAXで送信→送信確認の連絡」といった手間がなくなるため、大幅な工数削減につながります。

また受注する場合も、発注書を受け取ってからデータを再入力する必要はありません。受注データが自動でシステムに登録されるため、受注画面を開いて確認するだけです。

他にも、業務効率化につながる、さまざまな機能があります。

■発注機能の例

1.発注書の自動作成・送付ができるため、誤発注のリスクが減る
2.注文履歴から再発注できるため、定期的な発注にかかる時間を減らせる
3.発注情報が見やすく管理しやすいため、マネジメントコストが減る

■受注機能の例

1.在庫数を受注フォームに表示できるため、誤受注してしまう心配が減る
2.受注時の希望納期から自動で出荷指示できるため、出荷にかかる時間を減らせる
3.受注状態を一覧画面で確認できるため、管理工数削減につながる

上記は、あくまでも機能の一例です。機能を網羅的に確認して、自社の業務が効率化できるか知りたい方は、以下の記事がおすすめです。

また、Web受発注システムでは、「EDI」というデータ通信の仕組みを利用しています。EDIは、強固なセキュリティで通信ができます。

ただ、実際の仕組みがわからないと、不安な場合もありますよね。そこで、EDIの特徴や仕組みが知りたい方は、以下の記事がおすすめです。

 

Web受発注システムの種類

Web受発注システムには、いくつか種類があります。自社の業務に合わせて導入できるよう、種類を知っておきましょう。

具体的に言うと、以下の3つです。

Web受発注システムの種類 概要
フルスクラッチ 1から完全オリジナルでシステムを開発
ハーフスクラッチ
(パッケージ)
業務に合わせて、一部の機能のみ追加開発
SaaS・クラウド(ASP) パッケージの既存機能のみを利用

フルスクラッチやハーフスクラッチ(パッケージ)は、業務課題に合わせて機能を準備します。そのため、業務効率化にはつながりやすいでしょう。

ただ、その分「導入・運用費」がかかってしまうため、導入のハードルは高くなります。

一方SaaS・クラウド型は、既に作られた機能のみ利用します。そのため、導入・運用費を抑えて導入が可能です。

クラウドについては以下で詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

なお、特に製造業に特化した内容については以下の記事で紹介しています。

 

Web受発注システムのメリット・デメリット

Web受発注システムには、以下のように「メリット・デメリット」があります。

■メリット

1.発注書を書き間違える心配がなくなり、誤発注のリスクが減る
2.24時間いつでも発注できるため、発注タイミングを意識しなくて済む
3.発注書の読みにくさによる、受注時に電話確認する手間が減る
4.受注データから伝票・納品書などが作成できるため、再入力の手間がない

■デメリット

1.初期費用や月額費用が高額になってしまう可能性がある
2.取引先の企業に、事前に同意を取る必要がある
3.業務フローが上手くまわるか、事前に確認が必要となる
4.システムの操作や業務フローに慣れるまで、時間がかかる

特にデメリットについては、事前に知っておくのがおすすめです。以下でそれぞれ詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

 

ステップ2:Web受発注システムの稟議を通す準備をする


Web受発注システムを導入するためには、社内の稟議を通さなければなりません。ここからは、以下2つに分けて「稟議を通す準備」について解説します。

・業務改善に必要な社内要求を取りまとめる
・Web受発注システム導入に必要な予算を確保する

1つずつ見ていきましょう。

業務改善に必要な社内要求を取りまとめる

業務改善の効果を最大限引き上げるためには、社内要求を取りまとめておくことが重要です。

具体的に言うと、以下の3つを確認しておく必要があります。

・業務ごとの作業時間の確認
・業務フローの課題の確認
・システムに求める機能の確認

たとえ機能が素晴らしいWeb受発注システムでも、社内の業務に合っていないと効果が出ません。事前に上記を確認しておくことで、「導入効果の高いWeb受発注システム」を見つけやすくなります。

結果的に社内の稟議を通しやすくなるため、事前に準備しておくのがおすすめです。

Web受発注システム導入に必要な予算を確保する

Web受発注システムを探す前に、予算を確保しておきましょう。

ただ、「社内要求がまとまらないと、予算の目安がわからないのでは……」と思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方は、まずは一旦受発注システムベンダーにお問い合わせされる事をオススメします。

要件が定まりきっていない段階でも、

・相場や費用感
・補助金の有無
・社内での稟議対策
・システム導入のコンサルティング

など、相談可能な範囲は多岐に渡ります。一度相談してみてはいかがでしょうか。

お問い合わせ

 

ステップ3:自社に最適なWeb受発注システムを探す


Web受発注システムを社内で導入する準備が整ったら、自社に最適なWeb受発注システムを探しましょう。

とはいえ、いきなりWeb受発注システムを探しても……どれが良いか判断しづらいですよね。そこでここからは、「自社に最適なWeb受発注システムを探す方法」を解説します。

・Web受発注システムを選ぶ3つのコツ
・おすすめのWeb受発注システム5選

1つずつ見ていきましょう。

Web受発注システムを選ぶ3つのコツ

Web受発注システムを選ぶコツは、以下の3つです。

1.自社の業務課題が解決できるか確認する
2.導入・運用費用が予算内に収まるか確認する
3.画面がシンプルで使いやすいか確認する

Web受発注システムごとに、強みとなる機能が違います。スマホやタブレットなどの直感的な操作を重視しているシステムや、カスタマイズ性を強みとしているシステムなど、さまざまです。

自社の業務課題に合わせて、システムを見極めることが最重要です。ここを誤ってしまうと、業務効果に大きく差が出てしまいます。

次に重要なのが、「予算」です。なぜなら、予算枠を大幅に超えてしまうと……社内の稟議を通しづらくなってしまうからです。

Web受発注システムによっては、「1ヵ月無料」で使えたり、「一部機能が無料」で利用できるものもあります。ある程度絞り込みができたら、早めに見積もり相談をしてみるのがおすすめです。

また機能の中でも、「画面の使いやすさ」は特に重要です。Web受発注システム導入後のトラブル回避に直結するため、画面の違いも見ておきましょう。

 

おすすめのWeb受発注システム5選

「Web受発注システムの選び方はわかったけど、色々あり過ぎて選びきれない…」
「まずは、おすすめのWeb受発注システムを知りたい…」
と思った方もいるのではないでしょうか。

そんな方向けに、おすすめのWeb受発注システムを5つまとめました!

システム名 特徴
CO-NECT 発注・受注どちらも無料で使える
・既存業務の効率化だけでなく、管理コストを抑える機能がある
・スマホ・タブレットからも利用でき、画面がシンプルで使いやすい
アラジンEC ・必要な機能のみを組み合わせたシステムを利用可能>
・多機能で使いこなすうちに、業務効率が上がっていく
TEMPOSTAR ・受注業務を自動化し、アナログチェックを廃止
・企業に合わせたカスタマイズも可能
MOS ・スマホ・タブレットに特化したWeb受発注システム
・社内の基幹システムと連携が可能
EC-Next ・会員機能が豊富で、発注管理がしやすい
・無料で「標準プラン」をお試しできる期間がある

 

ステップ4:Web受発注システム導入の準備をする


Web受発注システムが選定できたら、導入の準備を進めましょう。入念な準備をすれば運用がスムーズに進むだけでなく、導入後の効果も高くなるからです。

Web受発注システム導入の準備は、以下の流れがおすすめです。

・Web受発注システムを導入しても業務が回るよう準備をする
・取引先企業に合意をとっておき、業務がスムーズに進む準備をする

1つずつ詳しく解説します。

Web受発注システムを導入しても業務が回るよう準備をする

何よりも重要なのは、「Web受発注システム導入後も業務が回ること」です。いくら機能が豊富なWeb受発注システムだとしても、運用がうまく回らなければ意味がありませんよね。

業務を上手く回すために、まずは以下2点を準備しましょう。

・Web受発注システム後の業務フロー
・Web受発注システムの操作方法がわかるマニュアル

その上で、社内説明会などを開くのがおすすめです。

ただ、業務フローやマニュアルがあったとしても、業務を進めていくと分からない点は出てきます。仮に問い合わせ窓口を設けていても、導入直後は問い合わせ量が多くなるでしょう。

そのため、問い合わせ窓口を1箇所に集中してしまうと……業務が止まってしまう可能性があります。

これを避けるためにおすすめなのが、「リーダーポジションの育成」です。具体的に言うと、以下の手順で「Web受発注システムに慣れた、業務の核となる人」を育てるイメージです。

1. 本番運用を想定した仮想の受発注業務シナリオを作成
2. シナリオに合わせて業務のシミュレーションを実施
3. シミュレーション時に見つかった課題を確認し、マニュアルを最新化
4. 不明点を洗い出し、シミュレーション時にすべて解消しておく

本番運用を想定した業務のシミュレーションは、時間がかかるかもしれません。ただ、準備を怠り、本番運用時に業務が止まってしまうとどうでしょうか。

「時間」がかかるだけでなく、「機会損失」にもつながってしまいますよね。

盤石な体制を作る意味でも、リーダーポジションの育成を考慮しておくのがおすすめです。

取引先企業に合意をとっておき、業務がスムーズに進む準備をする

Web受発注システムを導入するときは、社内の運用だけでなく、取引先企業との合意を取っておく必要があります。

ただ、「今までのやり方」を変えることに、抵抗がある取引先企業もいるでしょう。無理やり押し切ってしまうと、最悪の場合「信頼関係にヒビ」が入ってしまうかもしれません。

受発注ラボでは、発注先企業との信頼関係を崩さず、Web受発注システム導入をしたい場合のご相談に乗ることも可能です。

他社でうまく行った事例やノウハウなどもお伝えできますので、お気軽にご相談くださいませ。

お問い合わせ

 

ステップ5:Web受発注システムを実際に導入して運用を進める


盤石な体制・準備をして運用を始めても、課題は出てくるでしょう。そのため、「運用後もスムーズに進めるための仕組みづくり」は重要です。

以下のように、できることはたくさんあります。

・定期的に課題を見直すタイミングを作る
・問い合わせの内容に応じて、マニュアルを追加で作る

ただ、運用のイメージがピンとこない方もいるのではないでしょうか。そんな時は、「Web受発注システムの導入事例」を見ておくことがおすすめです。

 

まとめ:Web受発注システムを導入して、業務効率化!

今回は、Web受発注システム導入に必要な、以下5ステップを解説しました。

・ステップ1:導入に必要な知識を身に着ける
・ステップ2:稟議を通す準備をする
・ステップ3:自社に最適なシステムを探す
・ステップ4:導入の準備をする
・ステップ5:実際に導入して運用を進める

Web受発注システムは、事前準備だけで見ても導入に時間はかかります。ただ、自社の業務課題を解決できるWeb受発注システムが導入できれば、その時間は取り戻せます。

また、時間を取り戻せるだけでなく、売上も上がるでしょう。自社の武器となるWeb受発注システムを、ぜひ見つけてみてください。


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