DXで業務効率化を実現！成功のポイントや手順をわかりやすく紹介
DXは業務効率を向上させ、企業が成長を続けるために欠かせない取り組みのひとつです。
しかし、
- DXをどのように進めればいいかわからない
- そもそも、DXがなぜ業務の効率化につながるかわからない
という方も多いのではないでしょうか？
この記事では、DXが業務効率化につながる理由や、DXに取り組む際のポイントをまとめました。DX推進の手順も紹介していますので、DXで業務効率の向上を目指す方は、ぜひ最後までご覧ください。
目次
DXとは？
DX（Digital Transformation：デジタルトランスフォーメーション）とは、デジタル技術を使い、新たな価値を創造することです。
経済産業省がまとめた「デジタルガバナンス・コード」では、以下のように定義されています。
「企業がビジネス環境の激しい変化に対応し、データとデジタル技術を活用して、顧客や社会のニーズを基に、製品やサービス、ビジネスモデルを変革するとともに、業務そのものや、組織、プロセス、企業文化・風土を変革し、競争上の優位性を確立すること」
「DX＝デジタル化」だと考えがちですが、ただデジタル技術を導入するだけではDXとは言えません。デジタル技術の導入は、あくまでもDXの手段のひとつに過ぎません。デジタル技術の導入を通じて「業務進行のプロセスや従業員の意識、企業の文化を変革すること」がDXの目的です。
政府がDXを推進していることもあり、多くの企業がさまざまな業務でデジタル化を進めています。下記の記事では「受発注業務のデジタル化」についてまとめているので、あわせてご覧ください。
DXが業務効率化につながる2つの理由
DXは「業務効率化」という点においても重要です。
DXを推進することにより、業務効率が向上する理由は2つあります。
理由1：業務を自動化できる
DX推進のためにAIやRPAを導入することで、業務を自動化できます。
- AI：人間の知能を再現する技術のこと
- RPA：パターン化された業務プロセスを自動化する技術のこと
わかりやすい例を挙げると「RPAを使って、交通費精算における最適なルート・金額の判定、修正依頼のメール送信、上長への提出をすべて自動化する」といった具合です。
他にも、受発注システムを使って業務を自動化した事例があります。
FAXで受注業務を行っている場合、受注側は送られてきた発注書を適切に管理しなければなりません。新商品の追加や費用の変更があった際は「発注書を更新したうえで新しい発注書を各取引先に送る」という作業も発生します。
受発注システムを導入すれば紙の管理は不要です。発注書を更新する際は、システム内で数クリックで完結するため、手間がかかりません。
参考：CLALA JAPAN株式会社 様 | 紙の発注書の管理が不要になり、紛失の不安から解放。発注書の更新作業も1時間→数分に短縮！
理由2：業務のプロセスを見直せる
DXを進めるときに「業務プロセスを可視化し課題を見つける」という過程が必要です。その際、これまで手間のかかっていた作業や無駄だと思われる作業を洗い出し、効率の良い方法へ変えられます。
例えば、受注業務において「FAXや電話で受注→受注内容をExcelに入力→FAXで倉庫へ出荷を指示」というプロセスが発生しているとします。このように可視化すると「受注内容をExcelに入力する工程」は、ツールを使えば削減できそうだと思いませんか？
実際に、受発注ツールを導入し「ツールで受注→ツールが受注内容を自動でまとめる→ツールで倉庫へ出荷を指示」という流れに変え「受注内容の確認と倉庫への出荷指示」のみで受注業務が完結できるようになった事例もあります。
参考：株式会社すかいらーくホールディングス 様 | 単位・ロットを事前に登録し、確認作業を削減。業務フロー改善もでき業務効率も大幅アップ
業務を効率化するためのDX推進のポイント5つ
DXを推進し業務効率の向上を目指す上で、押さえておきたいポイントが5つあります。
- ポイント1：長期的な視点で取り組む
- ポイント2：既存のやり方やシステムを見直す
- ポイント3：優先順位をつけて進めていく
- ポイント4：スモールスタートで成功体験を積み重ねる
- ポイント5：経営層と現場がコミュニケーションを密に取る
「デジタル技術を導入したものの、業務効率はそれほど変わらない」という状態にならないよう、一つずつ見ていきましょう。
ポイント1：長期的な視点で取り組む
DXを進める際は、長期的な視点で取り組むことが重要です。
例えば、DXを進めるために新しいデジタルツールを導入しても、すぐに業務効率が上がるとは限りません。従業員が新しいツールの操作に慣れるまでは、業務を進めるスピードが遅くなってしまう可能性もあります。
また、新しく導入したツールが自社にとって最適か、実際に現場で使ってみないとわかりません。
「DXに取り組めばすぐに業務効率が上がる」と思わず、効果検証と改善を繰り返しながら業務効率化を目指しましょう。
ポイント2：既存のやり方やシステムを見直す
DXを進めていくと、既存のやり方やシステムが効率化を妨げてしまうケースもあります。
例えば「書類のペーパーレス化を目指しているにもかかわらず、稟議の申請は紙で提出しなければならない」「既存システムと新しいシステムが連携できず、データを手入力で共有させなければならない」という具合です。
特に既存システムの見直しは、経済産業省が「2025年の崖」と呼び、警鐘を鳴らしています。
・既存システムが、事業部門ごとに構築されて、全社横断的なデータ活用ができなかったり、過剰なカスタマイズがなされているなどにより、複雑化・ブラックボックス化
・ 経営者がDXを望んでも、データ活用のために上記のような既存システムの問題を解決し、そのためには業務自体の見直しも求められる中（＝経営改革そのもの）、現場サイドの抵抗も大きく、いかにこれを実行するかが課題となっている
繰り返しになりますが、DXはデジタル技術を導入することが目的ではありません。「デジタル技術を使い、業務進行のプロセスや従業員の意識、企業の文化を変革すること」が目的です。
「どうすれば業務効率が向上するか？」を考えながら、既存のやり方やシステムを変革する意識で取り組みましょう。
ポイント3：優先順位をつけて進めていく
DXを推進する際は、優先順位をつけることも欠かせません。さまざまな業務で同時にDXを進めても、現場がついていけなくなってしまうためです。
例えば、複数のツールを同時に導入した場合、現場の従業員は複数のツールを新たに使いこなさなければならず、負担が重くなってしまいます。その結果、DX推進そのものを否定・反対する人が出てきてしまうかもしれません。
また、複数のツールを同時に導入すると、効果検証が追いつかなくなりがちです。「自社に合っていないツールを使い続けてしまい、業務効率がそれほど上がらない」という結果になる恐れもあります。
ポイント4：スモールスタートで成功体験を積み重ねる
DXに取り組む順番を決める際は、少ない投資・小さな規模から始めるのがおすすめです。
「ポイント1：長期的な視点で取り組む」で述べたように、DXのためにデジタルツールを導入しても、そのツールが自社に合うかは現場で使ってみなければわかりません。そのため、いきなり大規模な投資を行うと、自社に合わなかった場合に損失が大きくなってしまいます。
また、企業全体で新しいツールの導入を進めた結果「使いにくいという声が各部署からあがり、費用をかけて導入したのにほとんど使ってもらえない」という事態になりかねません。
このような失敗を避けるためには、以下の方法でDXを進めていくのがおすすめです。
- 一部の部署だけでツールを導入し、成功体験をもとに他の部署へ広げていく
- 無料トライアルができるツールを試してみる
- 書類や口頭伝達を電子文書管理システムやチャットツールに置き換えるなど、アナログな業務のデジタル化から始める
アナログ業務のDXについては、下記の記事で詳しく解説していますので、あわせてご覧ください。
ポイント5：経営層と現場がコミュニケーションを密に取る
DXは現場の協力が不可欠です。現場とのコミュニケーションが不足していると「DXを進めたい上層部」と「何も変えずに働きたい現場」とのギャップが生じるケースもあります。
従業員の立場で考えると「やり慣れた方法や使い慣れたツールを変えたくない」と思う人がいてもおかしくありません。
DXを効果的に進めるためには、トップダウンとボトムアップの両輪が必要です。
- 上層部：全社的なDXの取り組みの方向性を明確にする
- 場の従業員：具体的な課題を挙げて、改善への提案をおこなう
上層部だけでDXの計画をすべて決めて無理やり進めると、現場では「便利なツールだが使いにくい」「忙しい時期に新しいツールを導入されると、業務を進めるスピードが遅くなって残業時間が増えてしまう」といった不満が出てきてしまう恐れもあります。
現場とコミュニケーションを取りながら、ツールを導入するなら
- なぜそのツールを導入するのか？
- 従業員にとってどんなメリットがあるのか？
を丁寧に説明しましょう。
また、現場の社員にヒアリングすると「Aの課題よりもBの課題を先に解決してほしい」という本質を突いた要望が聞けることもあるのでおすすめです。
「請求書や受発注のやり取りをアナログからデジタルに変える」というように取引先にも関係するツールを導入する際は、関係する企業も事前に連絡しておきましょう。
業務効率化のためにDXを取り入れる手順
DXに取り組む手順を、5つのステップで紹介します。
手順1：体制を整える
まずはDX推進に向けた体制を整えましょう。
現場の調査やツールの選定、導入したツールの効果検証など、DXにはしなければならないことが多くあります。そのため、専門のチームや部署を新設し、DXの推進をメイン業務として担える人材を確保するのがおすすめです。他の業務と兼任する場合は、担当社員を任命しましょう。
その上で、各部門と連携してDXを推進できるような体制を作ることも重要です。前述したように、DXによって業務効率を上げるためには、現場の協力が欠かせません。現場の意見を吸い上げて、スムーズにDXを進められるような体制を目指します。
社内の人材だけではスキルや知識が不足する場合は、外部の専門家に委託するのも選択肢のひとつです。
手順2：業務プロセスを可視化し課題を洗い出す
DX推進に向けた体制が整ったら、現状の業務プロセスを可視化し、どこに課題があるかを洗い出します。
業務プロセスはできるだけ細かいフェーズで可視化するのがおすすめです。
【例：受注管理の場合】
- 見積もりを作成する
- 契約を締結する
- 注文内容を登録する
- 在庫確認と納期を連絡する
- 受注伝票を作成する
- 注文請書を作成する
「どこに手間がかかっているのか？」「効率が悪いのか？」といったことを、現場へのヒアリングも実施しながら確かめましょう。
また、解決のためにDXが最善なのかも考える必要があります。人員の補充や外注などによって課題を解決できるケースもあるためです。
手順3：優先順位を決める
課題を洗い出してDXで解決を目指すことが決まったら、どの課題からDXを進めるか「優先順位」を決めます。
優先順位を決める際に考慮しておきたいのが以下の3つです。
- DXによる効果
- 従業員への負担
- コスト
「低コストかつ、現場の従業員の負担が少ないところ」から進めるのがおすすめです。従業員の負担が少なければ受け入れてもらいやすく、低コストなら失敗したときの損失が少なく済みます。
また、DXに取りかかる時期にも注意しましょう。繁忙期に新しいツールの導入を進めようとすると、従業員は日常の業務で忙しいため、不満の声が上がってしまいます。
例えば「新卒の採用活動が本格的に始まるタイミングで、人事部でのツール導入を進める」という取り組みはおすすめしません。
「このツールを今導入すれば、業務効率が上がった状態で繁忙期を迎えられ、現場の負担が軽くなる」という状態が理想です。
手順4：ツールを選定・導入する
優先順位が決まったら、優先度の高い課題の解決に向けてツールを選定・導入します。
インターネットで調べるだけでなく、展示会に参加してベンダーに相談するのもおすすめです。気になるツールが見つかれば、積極的に資料を請求してみましょう。
また、どんなに評判が良く、魅力的に見えるツールでも、自社に合うとは限りません。自社に合うツールを選ぶためには、デモや無料トライアルを利用して現場で試してみましょう。
手順5：定期的に見直して改善する
DXはツールを導入して終わりではありません。
「本当に業務効率が上がっているか」を検証し、現場の声も聞きながら課題を一つずつ改善していく必要があります。
加えて、業務効率化に成功した場合の検証も大切です。「何をしてどれくらいの効果があったのか」をデータとして集め、下記のように今後のDXに活かしていきましょう。
- 成功事例を予算の獲得のために活用する
- 一部の部署での成功をもとに、他部署へも導入を進めていく
DXで業務効率化を実現する5つの技術
DXの推進には、さまざまな技術が使われています。
その中で、代表的な5つの技術を紹介します。
AI
AIは、人間の知能を再現する技術のことです。予測や解析、対話、文章生成など、さまざまな用途で活用できます。
Appleが開発した「Siri」やAmazonが開発した「Alexa」などは、日常生活で使っている人も多いのではないでしょうか？近年では、2022年11月に公開された「ChatGPT」が話題になりました。
AIの特長は、大量のデータを高速かつ正確に扱えることです。
企業においては「AIチャットボットを使った問い合わせ対応」や「AIを使った工場における不良品検知」など、さまざまな用途で活用されています。
クラウド
クラウドは、インターネットを経由してサービスを利用できる技術のことです。
「Gmail」や「Office 365」は、代表的なクラウドサービスです。他にも、顧客管理システム、会計ソフト、受発注システムなどにクラウド技術が使われています。
クラウドサービスを利用すれば、自社でサーバーを設置する必要がありません。導入コストを抑えられる上、システムの管理をベンダーに任せられるため、運用中の人的な負担を軽減できます。
ICT
ICT（Information and Communication Technology：情報通信技術）は、インターネットなどを使って情報を伝達するサービスのことです。
例えば、ビジネスチャット、SNS、Web会議ツールなどを指します。ICTだと意識せずに使っている人も多いのではないでしょうか。
BtoB EC（企業間における電子商取引）もICTのひとつです。BtoB ECの詳細は下記記事でまとめていますので、あわせてご覧ください。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）は、パターン化された業務プロセスを自動化する技術のことです。
例えば、下記のような業務を自動化できます。
- 請求書の処理
- データの入力・集計
- メールの送信
一定のルールに従って作業を進められるため、ルールを決めて指示すれば、あとはツールが自動で業務を進めてくれます。
IoT
IoT（Internet of Things：モノのインターネット）は、さまざまなモノをインターネットに接続して操作したり、情報を収集・分析したりする技術のことです。
身近なところでは、外出先からスマホで操作できる照明やエアコンや、健康データを収集・管理できるスマートウォッチなど、家電製品でIoT技術がよく見られます。
DXにおけるIoTの代表的な事例が、製造業における「機器の不具合の検知」です。各機器に音や熱、振動などを検知するセンサーを取り付けてIoT化することで、不具合を事前に察知できるようになります。その結果、故障前にメンテナンスが可能になり、機器の故障による生産ラインの停止を防げます。
業務効率化のためにDXを進めていこう
業務効率化を目指すうえで、DXは非常に有効な手段です。新しいツールの導入やアナログ業務のデジタル化により、業務時間を半分以下に短縮できるケースもあります。とはいえ、何から手をつければいいか迷うケースも多いでしょう。
DXの第一歩としておすすめなのが「受発注システムのデジタル化」です。
例えば、受発注システムの『CO-NECT』なら、無料プランがあるので手軽に現場で試せます。詳しい機能や導入事例は下記からご確認いただけますので、ぜひチェックしてみてください。
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