アナログ業務をデジタル化するメリット9選！おすすめツールやデジタル化の成功事例も紹介

「アナログ業務をデジタル化したいが、どんなことに注意すればいいんだろう」
「デジタル化の第一歩としておすすめのツールがあれば知りたい」

アナログ業務のデジタル化には、業務効率化だけでなく、さまざまなメリットがあります。
しかし、社員や現場の意見を聞かず、いきなりすべてをデジタル化したりすると、社員の負担が大きくなり、デジタル化そのものが失敗に終わってしまう可能性もあります。

この記事では、デジタル化のメリットだけでなく、デジタル化で注意する点・デジタル化の第一歩としておすすめのツールなどについて解説しています。実際の成功事例もまとめているので、ぜひ最後までご覧ください。

アナログ業務とは

アナログ業務とは、デジタルツールを活用せずおこなっている業務のことを言います。
アナログ業務には、昔から慣れている方法なので業務を進めやすい・IT機器を導入しないためコストがかからない・システム障害が影響する心配がない、といったメリットが挙げられます。

その一方、業務効率が低い・ヒューマンエラーが起きやすい・情報共有に時間がかかるなど、デメリットも否定できません。

アナログ業務の例

企業でおこなわれるアナログ業務には、以下のような例があります。

• 書類を手書きで作成する
• FAXで通信をおこなう
• 勤怠管理をタイムカードでおこなう

請求書や発注書などの書類をパソコンを使わず手書きで作成するケースは、作成だけでなく、変更を加えたりする際にも時間や手間がかかります。

また、FAXでの通信には、通信の不具合で受信できない・文字がかすれて読めないなどの事態が起こりがちです。

勤怠管理をタイムカードで管理している場合は、集計作業にかなりの時間がかかるでしょう。

どれも現在では、デジタルツールに置き換えておこなわれるのが通常の作業です。デジタル化された方法と比較して、作業効率が低く、時間・手間がかかることが多いと言えます。

アナログ業務をデジタル化するメリット9選

ここからは、アナログ業務をデジタル化することによるメリットについて説明します。

1. 多様な働き方に対応できる
2. 業務効率が向上する
3. 人的ミスを削減できる
4. 不正・改ざんを防止できる
5. 業務の属人化を防止できる
6. 情報共有をリアルタイム化できる
7. コストを削減できる
8. 24時間365日対応が可能になる
9. 本来の業務に集中できる

メリット1：多様な働き方に対応できる

1つ目のメリットは、多様な働き方に対応できることです。
紙ベースの書類を削減し、デジタルデータとしてクラウド上に保存することで、どこからでもアクセスできるようになり、社員の出社はマストではなくなります。

会社・自宅・コワーキングスペースなど、社員が好きな場所で働けることは大きなメリットです。また、採用に地理的な制約がなくなることは、企業側にもメリットを生みます。

加えて、業務に必要なデータへどこからでもアクセスできる、チャットツールで連絡ができるなど、どこでも働けるようにすることはBCP対策にもつながります。

メリット2：業務効率が向上する

2つ目のメリットは、業務効率が向上することです。
今まで手作業でおこなっていた書類作成や経理事務などは、システムを導入することで業務効率が向上します。

タスク処理のスピードがアップすることはもちろん、システムによる自動化をおこなうことで、より効率的な業務遂行が可能になります。

メリット3：人的ミスを削減できる

3つ目のメリットは、人的ミスを削減できることです。
システム導入により、人が手を動かす作業が減り、自動的に人為的なミスを減らすことが可能です。また、計算やデータ入力を自動化することで、作業の精度が向上します。

加えて、システムのエラーチェック機能を活用することで、人的ミスが減るだけでなく、信頼性もアップします。

メリット4：不正・改ざんを防止できる

4つ目のメリットは、不正・改ざんを防止できることです。
紙の書類だと、文字を消したり書き直したりといった作業が簡単にできてしまいます。
しかし、デジタル化した書類は、アクセス制限やデータの暗号化などにより改ざんしにくいものになります。

加えて、デジタル化した書類は改ざんできたとしても履歴が残るため、改ざんを見破りやすいという点も大きな強みです。

メリット5：業務の属人化を防止できる

5つ目のメリットは、業務の属人化を防止できることです。
アナログな業務は手順が決められていないことも多く、データも共有しにくいため、属人化しやすいと言えます。

デジタル化により「ワークフローを標準化しやすい」「データを共有しやすい」といったメリットが生まれ、属人化の解消につながります。

メリット6：情報共有をリアルタイム化できる

6つ目のメリットは、情報共有をリアルタイム化できることです。
デジタルツールやクラウドサービスを利用することで、情報をいつ・どこでも取り出せるようになります。

また、チャットツールを導入することで、リアルタイムでのコミュニケーションを取りやすくなります。

メリット7：コストを削減できる

7つ目のメリットは、コストを削減できることです。
例えば、電話やFAXではなくデジタルコミュニケーションツールを利用することで、通信費の削減が可能です。また、さまざまなデジタルツールを利用することで業務効率が向上し、残業代を含めた人件費の削減が可能です。

ほかにも、リモートワークが進めばオフィスを縮小し、賃料を削減できるケースもあるでしょう。デジタル化により、さまざまなコストが削減できます。

メリット8：24時間365日対応が可能になる

8つ目のメリットは、24時間365日対応が可能になることです。
例えば、チャットボットを活用すれば、営業時間外でも顧客対応が可能になります。

また、注文の受付方法を電話受付に限定せず、受注システムやECなどを導入することで、顧客が時間や場所を選ばず注文できるようになります。

メリット9：本来の業務に集中できる

9つ目のメリットは、本来の業務に集中できることです。
デジタルツールを導入し、ルーチンワークの自動化などをおこなうことで、バックオフィスは本来の業務に集中できます。

業務効率も向上し、より付加価値の高い仕事に取り組めるようになります。

アナログ業務のデジタル化で注意する点

デジタル化によるメリットは多いですが、スムーズに導入するためにはいくつかのポイントがあります。ここでは、デジタル化をおこなう際の注意点について説明します。

• 一度に全部デジタル化しようとしない
• 社員・現場の意見を聞きながらデジタル化を進める
• トラブル対応のフローを考えておく

一度に全部デジタル化しようとしない

すべての業務を一度にデジタル化すると、いきなり仕事の進め方が変わる・大規模なシステム変更に時間がかかるなど、社員の負担が大きくなってしまいます。また、リテラシーの低い社員へのフォローが行き届かなくなる懸念もあります。

優先度の高い業務・比較的デジタル化しやすい業務などからデジタル化を進め、改善点を把握しながら運用していきましょう。

社員・現場の意見を聞きながらデジタル化を進める

デジタルツールの導入において、実際に現場で利用する社員の意見を取り入れることはとても重要です。慣れないツールで業務効率が下がらないよう、現場が使いやすいシステムを導入しましょう。

ほかにも、紙で扱っていた書類をデジタルデータとして扱うときは、見た目を大きく変えないようにするなどの工夫が大切です。新しいツールを取り入れても見た目が変わらなければ、扱い方に戸惑う可能性も低くなります。

トラブル対応のフローを考えておく

デジタル化には、予期せぬトラブルが発生することもあります。いざという時に困らないよう、システムトラブル時の対応フローや担当者は、あらかじめ決めておきましょう。

また、定期的なシステムのバックアップなど、セキュリティ対策を徹底することも重要です。

アナログ業務をデジタル化するときにおすすめのツール

アナログ業務は一気にデジタル化せず、少しずつ進めていくのがおすすめです。ここでは、デジタル化の第一歩として取り入れやすい、おすすめのツールを紹介します。

ビジネスチャットツール

ビジネスチャットツールとは、ビジネス環境においてコミュニケーションをはかるためのチャットツールのことを言います。リアルタイムにおけるテキストベースのコミュニケーションのほか、プロジェクト管理・情報共有などにも活用します。

仕事のやりとりはメールやFAXがメインという人でも、普段はLINEを使っているというケースは少なくありません。デジタル化の最初の一歩として、チャットツールはとっつきやすくおすすめです。

代表的なチャットツールには「Chatwork」「Slack」「Teams」などがあり、 それぞれに特徴があるため、業務の進め方に適したツールを選びましょう。

オンラインストレージ

オンラインストレージとは、インターネットを通じてデータを保存・共有・管理できるサービスのことを言います。インターネットがつながっていれば、いつでもどこでもアクセスが可能です。

ドラッグ&ドロップでデータを移動でき、難しい操作は必要ないため、研修コストが発生することなく導入できる点は大きな魅力です。

代表的なオンラインストレージには「Google Drive」「One Drive」「Dropbox Business」などがあります。

OCRツール

OCR（Optical Character Recognition、光学文字認識）ツールとは、画像・スキャンした文書・手書き文字などの中から文字を認識し、テキストデータに変換するツールのことです。テキストデータに変換することで、画像・スキャンした文書などが編集できるようになります。

「手書きの議事録を編集可能なテキストデータに変換できる」「過去の書類をキーワードで検索できるようになる」など、すぐにデータの利活用につながるため、効果を実感しやすいツールと言えます。

代表的なOCRツールには「Adobe Acrobat」「ABBYY FineReader」「いきなりPDF」などがあります。

受発注ツール

受発注ツールとは、商品・サービスの受発注に関わる一連の業務を管理できるデジタルツールのことを言います。受発注業務を伴う業種・業界であれば、受発注業務のデジタル化から始めるのもおすすめです。

受発注はいまだにFAXがメインという業界も多く、受発注ツールの導入で得られるメリットは大きいのではないでしょうか。

受発注ツール「CO-NECT」は、受発注機能・在庫管理・請求書管理など基本的な機能はすべて搭載されており、UIもシンプルでわかりやすいツールです。発注側は無料で利用できるだけでなく、LINE発注機能もあり、顧客側へのメリットも多いシステムと言えます。

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受発注システム「CO-NECT」

アナログ業務のデジタル化に成功した事例

ここでは、実際にCO-NECTを導入した企業の成功事例を紹介します。

鳥治物産株式会社 様

鳥治物産株式会社は、大阪で鶏肉の卸売業を営む企業です。
受発注業務にアナログな作業が多く、FAX・電話で受付した受注内容をノートに取りまとめる作業に時間も手間もかかっていたそうです。

受発注業務をCO-NECTに移行し、受注内容の取りまとめ作業をなくすことで、月あたり40時間の作業を削減することに成功しました。

参考：鳥治物産株式会社 様 | 導入事例

CLALA JAPAN株式会社 様

CLALA JAPAN株式会社は、化粧品や美容機器などの製造・販売をおこなう企業です。
FAXで受注していたため「新商品が入荷したときの発注書の更新」「FAXで届く紙の発注書の管理」などのアナログな業務に手間がかかっていたそうです。

CO-NECTを導入したことで、発注書の更新にかかる時間は1時間→数分に短縮。紙の書類も削減できたため、管理の手間を大幅に削減できました。

参考：CLALA JAPAN株式会社 様 | 導入事例

株式会社トーシン青果 様

株式会社トーシン青果は、飲食店や学校給食に食材を納入している企業です。
受注・請求に関わる事務を手作業でおこなっていたため、社員に大きな負担がかかっていたそうです。

CO-NECTを導入したことで、納品書や請求書の発行はすべてシステム上でおこなえるようになり、請求書の発行にかかる時間も月あたり3日→3時間と大幅に短縮できたそうです。

参考：株式会社トーシン青果 様 | 導入事例

アナログ業務をデジタル化して、業務を効率化しよう

ここまで紹介したとおり、アナログ業務のデジタル化には「業務効率の向上」「人的ミスの削減」「コスト削減」など、さまざまなメリットがあります

デジタル化で注意する点やおすすめのツールなどを参考にし、少しずつデジタル化を進めてみてください。

受発注業務をおこなう企業なら、デジタル化の第一歩として、受発注システム「CO-NECT」の導入がおすすめです。初期費用0円で導入でき、無料トライアルも実施中です。まずはお気軽にお問い合わせください。

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