在庫管理の重要性や手法とは？システム導入のメリットも解説
「在庫管理が重要と聞くけど、具体的に何が重要なのかわからない」
「在庫を適切に管理する方法を知りたい」
このように思うことはありませんか？
物の製造・販売をおこなう企業にとって欠かせない業務である「在庫管理」。在庫を適切に管理することは、利益の獲得やキャッシュフローの改善につながります。
本記事では、在庫管理の目的や重要性、主な手法、よくある課題とその対策をまとめました。在庫管理を効率化するシステムについても紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
なお、適切な在庫管理のためには、受発注から見直すことも必要です。受発注システムを使うことで、受発注におけるミスを減らし、ベストな在庫量を維持できます。
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目次
在庫管理とは
在庫を適切に保管することを「在庫管理」と言います。
在庫とは、製品の原料や完成品など、販売を目的に保管している物のことです。小売業においては仕入れた製品、製造業においては部品や仕掛品（組み立て途中の物）、完成品などを指します。
これらの在庫を需要に合わせて提供できるよう、過不足なく保管する業務が「在庫管理」です。具体的には、入出庫や在庫の把握、棚卸し、受発注などの業務を指します。
在庫管理の目的
在庫管理の目的は、適切な在庫量を保つことです。
当然ですが、在庫を保管するためには保管スペースが欠かせません。
保管スペースの確保にはコストがかかるため、在庫量が多すぎるケースは、余計なコストがかかっている状態と言えます。
また、在庫過多の場合、在庫の陳腐化や売れ残りによる無駄なコストが発生しやすくなります。ほかにも、食料品の賞味期限が切れて廃棄処分となれば、処分のためにさらに余計な費用が発生しかねません。
加えて、在庫の管理や入出庫に時間がかかるため、人的コストの増加にもつながります。
反対に、在庫量が少なすぎる場合、商品を提供できず営業機会を逃してしまいます。
このような過剰在庫による無駄なコストの発生や、在庫不足による機会損失を防ぐための業務が「在庫管理」です。
在庫管理の重要性
在庫管理は下記3つの観点からとても重要です。
- 利益の増減
- 業務の効率化
- キャッシュフローの確保
在庫過多や在庫不足は、利益を減らす要因のひとつです。在庫過多によるコストの増加や、在庫不足による機会損失を防ぐには、在庫を適切に管理しなければなりません。
また、在庫を把握できれば、発注や品出しなどの業務を効率化でき、人的コストの削減にもつながります。
さらに、キャッシュフローの観点では、資金を支払って物を購入することで在庫となっているため「在庫が多い = 自由に使える資金が減っている」と言えます。自由に使える資金が減ることで、設備投資が遅れ、事業拡大のチャンスを逃してしまうかもしれません。
在庫を適切な量で管理できれば、キャッシュフローが改善し、さまざまな用途で資金を使えるようになります。
在庫管理の主な手法
在庫管理の主な手法を3つ紹介します。
ロケーション管理
ロケーション管理とは、物と場所を紐づけて管理する手法のことです。どこに何があるかを明確にすることで、在庫の把握やピッキング作業の効率が上がります。
このロケーション管理には3つの種類があります。
| 固定ロケーション | 物ごとに置く場所を固定しておく |
|---|---|
| フリーロケーション | 空いているところに物を置き、その都度、物と場所を紐づける |
| ダブルトランザクション | 固定ロケーションとフリーロケーションを組み合わせる |
在庫の種類や量が常に一定なら、固定ロケーションが向いています。すべての物の定位置を決めるため、入庫で置く場所を工夫したり、出庫で物を探したりすることがありません。
一方で、需要の増減や季節などによって在庫の種類や量が変わる場合は、フリーロケーションがおすすめです。時期に応じて入出庫の頻度が多い物を取り出しやすいところに保管するなど、柔軟に置く場所を決められます。
「常に保管している物」と「時期などによって保管するかどうかが変わる物」の2種類がある場合は、固定ロケーションとフリーロケーションを組み合わせたダブルトランザクションを採用しましょう。
入出庫管理
入出庫管理は、その名の通り入庫と出庫を管理し、在庫を適正に保つ手法のことです。具体的には、Excelなどで台帳を作り、入庫・出庫のたびに記入します。
記録すべき主な項目は以下のとおりです。
- 商品名
- 品番
- 日付
- 入庫数
- 出庫数
- 在庫数
- 担当者
Excelや手書きだと記入漏れや数え間違いが起こりやすいため、最近はシステムを使うケースが多くなっています。例えば、すべての物にバーコードを付与し、入庫や出庫のときにそのバーコードを読み取ることで、入出庫が自動で記録されるという具合です。
ただし、システムを導入しても記録ミスは起こり得るため、定期的に在庫数を確認して調整する必要があります。
ABC分析
ABC分析は、在庫の内容に優先順位を付け、A・B・Cのグループに分けて管理する手法のことです。
基本的には、売上の高い物からA→B→Cと分類していきます。
| A（優先度：高） | 常に在庫数を把握し、在庫が切れる前に発注する |
|---|---|
| B（優先度：中） | 定期的に在庫数を確認し、在庫が切れそうになったら発注する |
| C（優先度：低） | 在庫がなくなってから発注する |
在庫管理にかかるリソースを優先度の高い物に集中することで、在庫管理の効率を上げつつ、損失を少なくできることが特徴です。
効率的な手法であることは間違いありませんが、季節の商品やSNSで話題になった商品など、一定期間だけ売上が伸びる商品には適用できない点に注意しなければなりません。
「売上が伸びる期間に在庫が足りなくなった」「売上が伸びた期間のデータを参考にした結果、余剰在庫が生まれてしまった」といった事態が発生する可能性があります。
このような失敗を防ぐためには、A・B・Cのグループに分けつつ、季節や流行などに応じて発注数を変えるなど、柔軟に対応することが大切です。
在庫管理のよくある課題と対策
在庫管理には、以下のような課題があります。
- 人為的なミスが発生する
- 在庫数を把握しきれない
- 受発注や入出庫に手間がかかる
- 一部の従業員しか在庫管理ができない
人が在庫を管理する以上、人為的なミスは避けられません。例えば、在庫の見落としや記録ミスなどです。在庫数を把握しきれず、受発注や入出庫に時間がかかることもよくあります。
また、在庫管理にまつわる業務が一部の従業員しかできず、その従業員の負担が重くなっている企業も多いでしょう。
このような課題を解決する方法のひとつに「在庫管理システムの導入」が挙げられます。
次章では「在庫管理システムを導入することで前述の課題をどのように解決できるか」に触れながら、在庫管理システム導入のメリットを紹介します。
在庫管理システムを導入する3つのメリット
在庫管理システムの導入には、大きく3つのメリットがあります。
メリット1：在庫状況をリアルタイムで把握できる
在庫管理システムでは商品の出入りが随時更新されるため、いつでも最新の在庫状況を把握できます。そのため、在庫を把握するためにいちいち倉庫へ確認しに行く必要はありません。
タイムラグもなくなるため、顧客からの急な要望で在庫を確認する際も、在庫の有無を間違いなく伝えられます。
メリット2：在庫管理にかかる効率が上がる
システムを使うことで「在庫の把握」や「入出庫の記録」といった作業の効率が向上します。
パソコンやタブレットなどからシステムを確認するだけで在庫を把握できるため、常にリアルタイムの在庫状況がわかります。入出庫の記録は、各在庫にバーコードを付与し、スキャンするだけで自動的に記録されるシステムを使って効率化できます。
在庫管理にかかる時間を短縮できれば、従業員は別の業務に時間を使え、企業全体の生産性が向上します。
メリット3：人為的ミスを減らせる
手作業で在庫管理を行う場合、在庫の見落としや記録ミスなどのヒューマンエラーが発生します。その点、在庫管理システムを使えば、システムに任せた作業はミスが発生しません。ミスがなくなれば、新たに在庫を数え直したり発注し直したりなど、リカバリーにかかるコストを削減できます。
また、使いやすい在庫管理システムを選べば、多くの従業員が在庫管理できるため、一部の社員に負担が偏ることを防げます。
在庫管理システムと合わせて使いたい「受発注システム」
在庫管理の作業のひとつに「受発注業務」があります。在庫数の把握や入出庫の記録が適切に実施できても、受発注業務に不備があると、適正在庫を維持できません。そのため、適切な在庫管理のためには、受発注のミスを防止することも重要となります。
例えば、電話で発注する場合、言い間違い・聞き間違いが原因で、在庫過多や在庫不足になる可能性があります。また、ある従業員がすでに発注していたものの、別の従業員も発注してしまい、翌日になって大量の製品が納品されるというケースもあるでしょう。
このような受発注のミスを防ぐ方法としておすすめなのが「受発注システム」です。
受発注システムを使えば、当たり前ですが電話での言い間違い・聞き間違いが発生しません。また、履歴を見ながら発注できるため、発注の重複も避けられます。
受注側は、受注から出荷までのリアルタイムのステータスをシステム上で把握でき、出荷指示などの漏れや重複の防止につながります。
受発注システムの詳しい機能や選び方は、下記記事で紹介していますので、ぜひご覧ください。
システムを使って在庫管理の効率と精度を上げよう
在庫管理は、利益の増減につながる大切な業務です。効率を高めるため、そしてミスを減らすために、在庫管理システムの導入をおすすめします。
また、適切な在庫管理のためには、受発注の正確性も重要です。受発注のミスを防ぎ、適正量の在庫の維持に努めましょう。
これからシステムを導入するなら、まずは受発注システムからスタートしてみてはいかがでしょうか。クラウドサービスを利用すれば特別な設備などは必要なく、最短当日から受発注システムを使い始められます。
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