SFAとは？受発注システムなどおすすめ連携ツールも合わせて紹介
SFAとはSales Force Automationの略で、営業支援システムのことを言います。SFAは営業にまつわるさまざまなプロセスを効率化し、営業活動をサポートするのに欠かせない重要なツールです。
SFAは営業支援システム単体としても利用できますが、ほかのシステムと連携させることで、業務効率化や営業フローのシームレス化など、さまざまなメリットが生まれます。
では、SFAはどのように選び、活用すればいいのでしょうか。
この記事では、SFAのおもな機能やSFAを選ぶポイントなどについて詳しくまとめています。SFAとさまざまなシステムを連携させるメリットも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
SFAとは
SFAとは、日本語で営業支援システムのことを指します。営業担当者の活動をサポートし、効率化するためのツールです。
顧客情報や商談の進捗など顧客情報のほか、営業担当者のスケジュールや予実など、営業にまつわるあらゆる情報を一元化し、商品・サービスを購入してもらうまでのプロセスを管理できるツールと言えます。
CRMとの違い
CRMとは、Customer Relationship Managementの略で、顧客管理システムのことを指します。CRMは顧客にまつわる情報を一元管理するためのツールです。
SFAとの大きな違いは、SFAが営業活動を支援するためのツールであるのに対し、CRMは顧客情報の管理・分析に特化しているツールであること。CRMは顧客情報を最大限に活用するためのシステムで、顧客満足度の向上・顧客との接点づくりなどに活用します。
MAとの違い
MAとは、Marketing Automationの略で、マーケティング自動化システムのことを指します。リードの情報取得やスコアリング、メルマガ配信など、マーケティングに関連する活動を自動化するためのツールです。
SFAとの大きな違いは、MAはリードジェネレーションやナーチャリングのためのシステムであること。リードに関連するシステムのため、SFAやCRMの前段階で活用する機会が多いシステムです。
SFAのおもな機能
ここからは、SFAのおもな機能について説明します。
- 顧客管理
- 案件管理
- 商談管理
- スケジュール管理
- 予算実績管理
顧客管理
顧客管理機能は、顧客の基本情報を管理する機能です。
企業情報・担当者名・連絡先などだけでなく、過去の商談履歴や問い合わせ内容など「どのような営業活動をおこなったか」といった情報まで一元管理が可能です。
営業活動の内容を可視化することで、社内での情報共有や引き継ぎなどもスムーズにおこなうことができ、顧客に合わせたアプローチがしやすくなります。
案件管理
案件管理機能は、一回ごとの案件に関する詳細情報を管理する機能です。
企業情報・担当者名・提案中のサービス名や数量・受注見込み金額などのほか、進捗状況を記録することで、案件の状況を素早く把握できるようになります。
営業担当者が案件情報を事前に確認し、顧客やリードに適切なアクションを取ることに活用できます。
商談管理
商談管理機能は、営業活動の報告に関する機能です。
システムのテンプレートに沿って必要事項を入力していくことで、営業活動の内容を報告できます。
進捗状況や進捗に合わせたタスク管理などをおこなえ、営業担当者の日々の行動や成果などを全社的に共有することが可能です。
スケジュール管理
スケジュール管理機能は、営業担当者のスケジュールを管理する機能です。
営業担当者が日々の業務を効率的に遂行するために活用し、カレンダーツールやチャットツールなどと連携することで、スケジュールにまつわる情報を自動反映できるシステムもあります。
チームメンバーとのスケジュール調整や、上司が部下の営業活動を把握するのにも利用できます。
予算実績管理
予算実績管理機能は、営業のプロセスやデータをもとにした売上予測を可視化できる機能です。
営業目標や売上予測を設定し、実績と比較して目標の達成状況を確認することが可能です。
また、売上データや成約率などの情報を集計・分析し、営業戦略の修正や予算の見直しなどにも活用できます。
SFAを選ぶときのポイント
SFAを選ぶときのポイントとして、以下が挙げられます。
- 自社に必要な機能が備わっているか
- セキュリティがしっかりしているか
- 営業担当者が使いやすいか
- 他ツールと連携できるか
1つ目のポイントは、自社に必要な機能が備わっているかどうかです。
多くの機能が搭載されていても、使いこなせなければ意味がありません。システムに備わっている機能が「自社の営業活動に必要か」が重要です。
自社に必要な機能か・すべての機能を使えるか・活用できるだけの人的リソースが社内にあるかなどを考え、難しそうであれば、まずは必要最低限の機能があるシステムから始めてみることも検討しましょう。
2つ目のポイントは、セキュリティがしっかりしているかどうかです。
営業支援ツールには顧客情報や自社の営業戦略など、さまざまな機密情報が蓄積されていきます。情報漏洩がないよう、セキュリティ対策がしっかりしているシステムを選びましょう。
3つ目のポイントは、営業担当者が使いやすいかどうかです。
機能が充実していても、システムが複雑で使いにくい・UIがわかりにくく直感的に使えないといったようなシステムは、結局使われなくなってしまいます。トライアルやデモなどで、現場の社員が使いやすいか確認するのがおすすめです。
また、営業担当者は外出先から操作することも多いため、スマートフォンやタブレットに対応しているかも確認しましょう。
4つ目のポイントは、他ツールと連携できるかどうかです。
すでに導入済みのツールと営業支援システムが連携できると、データの一元管理や業務効率の向上に活用できます。前述したCRM・MAのほか、メールツールやスケジュール管理ツール、経理システムなど、自社の目的にあったツールと連携できるか事前に確認しましょう。
他ツールと連携できるとどんなメリットがあるのかは、次の項目で詳しく解説します。
SFAとシステムを連携させるメリットは？
この項目では、SFAとさまざまなシステムを連携させるメリットを紹介します。
- SFAとCRMを連携させるメリット
- SFAとMAを連携させるメリット
- SFAと受注管理システムを連携させるメリット
SFAとCRMを連携させるメリット
SFAとCRMを連携させると、顧客情報とその顧客にまつわる商談情報などを一元管理できます。
顧客情報をシステムで管理することにより、部署内全体においてリアルタイムで共有できるようになるため、優先順位の高い見込み顧客に対して迅速なアプローチが可能になるというメリットがあります。
SFAとMAを連携させるメリット
SFAとMAを連携させると、社内でリード情報を共有できます。
例えば、ウェビナーや展示会などで獲得したリードが「完全な新規顧客か」「現在進行形の見込顧客か」「既存顧客か」「以前失注した顧客か」など、詳細な情報を各部門と状況共有できることは、大きなメリットと言えるでしょう。
リードのステータスを把握したあとは「新規顧客・見込顧客であれば、情報を営業部門に引き渡す」「以前失注した顧客であれば、マーケティング部門に引き渡す」といった対処が考えられます。
リードのステータスによって引き渡す部署を変えることで、より成果につながりやすい顧客対応を検討できます。
SFAと受注管理システムを連携させるメリット
SFAで収集した顧客情報・営業活動履歴を受注管理システムと連携することで、営業担当者と受注担当者の情報共有がスムーズになります。
顧客情報や商談の進捗など営業に関する情報と、受注や納品などのプロセスを一元管理することで、営業活動と受注処理のシームレスな業務フローが実現できます。
SFAとツールを連携し、業務フローのシームレス化実現へ
この記事では、SFAのおもな機能や選ぶときのポイント、SFAとほかのシステムを連携することで生まれるメリットなどについて説明しました。
SFAと他ツールを連携し情報を一元管理すると、業務効率化や業務フローのシームレス化など、さまざまなメリットがあります。自社の事業に合わせた営業支援システムを選び、大きな成果につなげましょう。
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