FAXによる受注を効率化するには？問題点と解決方法、事例を紹介
「FAXの受注は、いちいち紙で確認するのが大変……」
「FAXの受注以外に、効率的に受注する方法はある？」
「FAXの受注ミスを解決する方法もあれば、詳しく知りたい！」
と思うことはありませんか。
FAXでの受注業務は、確認に時間がかかるうえに、文字の見間違いや社内への共有ミスが起きやすい悩みを持つ人も少なくありません。
そこで今回は、
- FAX受注業務の問題点と解決方法
- 解決方法のメリット・デメリット
- 改善に成功した企業の事例
を紹介します。
システム導入に関してもよくある質問も紹介しているので、ぜひご一読ください。
また、FAXでの受注を効率化しつつ手書き作業を削減する方法をまとめた、お役立ち資料をご用意しました。以下から無料でダウンロードできるため、気になる方はぜひチェックしてください。
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目次
FAX受注業務における問題3つ
まずは、FAX受注業務の問題点を3つ解説します。
- 受注情報の確認に人的コストがかかる
- 受注ミスなどの人為的ミスがおこりやすい
- 受注情報を調べたいときに時間がかかる
どういうことか、詳しく見てみましょう。
【問題1】受注情報の確認に人的コストがかかる
FAXでの受注業務は、情報の確認などに時間がとられることがあります。
たとえばFAXで送られてきた手書きの文字が読めなかったり、普段と異なる注文が入ったりした場合です。確認の電話が必要になることもあり、人的コストがかかります。
また、FAX用紙やインク代などのコストも発生します。
【問題2】受注ミスなどの人為的ミスがおこりやすい
FAXで受注業務を行う2つ目の問題点は、人為的ミスがおこりやすいことです。
たとえば以下のことが考えられます。
- FAXで届いた注文書を紛失し、受注漏れが発生
- 手書きの発注書により、受注数の確認ミスが発生
- FAXの通信が上手くいかず、受注トラブルが発生
一部の問題は、作業フローを見直したり、マニュアルを整備したりすることで発生するリスクを抑制できます。しかし、完全にミスを無くすのは難しいでしょう。
【問題3】受注情報を調べたいときに時間がかかる
FAXで受注業務を行う3つ目の問題点は、受注情報を調べるときに時間がかかりやすいことです。
紙で受注管理を行うため、デジタルデータのように検索して情報を効率的にリサーチできません。また、過去の対応履歴や現在の状況を確認するまでに時間がかかります。
受注情報をExcelなどに入力してデジタルデータ化するとしても、受注数が多いとコストが膨大になります。また、データ入力時にはミスも発生するでしょう。
結果的に紙もしくはPDFで受注情報をチェックする必要があり、必要な情報を調べるのに時間がかかってしまいます。
では、どのように課題を解決すべきでしょうか。詳しく見ていきましょう。
FAX受注業務の課題の解決方法3つ
ここからは、FAX受注業務の課題を解決する方法を3つ紹介します。
- PC-FAXを導入する
- FAX-OCRで自動化する
- 受発注システムを導入する
それぞれのメリットや導入にかかる制約にも触れながら解説します。
【方法1】PC-FAXを導入する
概要
PC-FAXとは、FAX機とパソコンを接続してデータのやりとりを行う方法です。
電話回線を利用するため、通信料金が発生します。
メリット・デメリット
PC-FAXを導入するメリットは、パソコンの画面からFAXをやりとりできることです。
紙での出力が不要なため、ペーパーレス化が促進できます。
しかしパソコンが文字まで認識できないため、調べるのに時間がかかったり受注内容の確認が必要なケースまでは解決できません。
【方法2】FAX-OCRで自動化する
概要
FAXにOCR（手書きの伝票や発注書の自動認識）を適用したシステムのことです。
手書きの文字を自動でデータ化できるため、入力のミスや手間を大幅に削減できます。
メリット・デメリット
FAX-OCRの導入により、先方の発注業務フローを変更せずに自社の受注業務を効率化できます。
デメリットは、商品名が変わってしまった場合、取引先に発注書の変更を依頼する必要もあり運用に手間がかかることです。
また、FAX-OCR導入時に金銭コストが発生したり、システムに慣れるまで生産性が上がらなかったりする可能性もあります。
【方法3】受発注システムを導入する
概要
FAXに代わって受発注システムを導入するなど、EC化をすすめる方法です。
受発注業務をEC化することで、効率的に業務を進めやすくなります。
メリット・デメリット
受発注システムを導入することで、人為的ミスが発生しにくく受注情報も調べやすくなるメリットがあります。
一方で、顧客にとっては発注業務フローが変わってしまうデメリットがあります。FAXから受発注システムを利用した発注に変わるため、定着まで時間がかかったり従来の発注方法に戻すことを希望される可能性があります。
可能な限り、取引先も利用しやすいシステムを選ぶことが重要です。
ここまで、FAXによる受注業務の課題を解決する方法を3つ紹介しました。もしも解決方法で悩む場合は、受発注システムを利用した解決策がおすすめです。
たとえば受発注システム「CO-NECT」は、無料トライアルを活用しながら自社のみで導入の検討ができます。
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続いて、FAX業務の効率化に成功した事例を紹介します。どのように受発注業務の効率化に成功したか、気になる方はぜひご一読ください。
FAX受注業務の改善・効率化に成功した事例3つ
ここからは、受発注システム「CO-NECT」の導入により、FAX受注業務の効率化に成功した事例を3つ紹介します。
- 多生堂さま
- クラウン製パン株式会社さま
- 株式会社美十さま
さっそく各事例を見てみましょう。
【事例1】多生堂さま
多生堂さまは、メールやFAXで受注を行っていましたが「注文書が確実に私たちに届いたのかわからない」といった課題を抱えていました。
そこで受発注システム「CO-NECT」を導入したところ、以下の成果がありました。
- FAXを使わず受注できるようになったため、「注文書が届いていない」などの問題が発生しなくなった
- 注文後の確認電話やリファックスが必要なくなり、業務時間を削減できた
1件の確認電話に3分必要になると仮定すると、月100件注文があった場合は月5時間、年間60時間の工数削減に成功したことになります。
【事例2】クラウン製パン株式会社さま
クラウン製パン株式会社さまでは、以下3つの課題を抱えていました。
- FAXで届いた発注書の仕分けに時間がかかっていた
- FAX用紙の取り違えなどによる受注漏れがあった
- 大量のFAX用紙を消費していた
そこで受発注システム「CO-NECT」を導入したところ、上記の課題を解決できました。以前は受発注作業に1日3時間かかっていましたが、現在は1時間ですんでおり、月60時間の削減に成功しています。
【事例3】株式会社美十さま
株式会社美十さまでは全ての受注をFAXで対応しており、膨大な注文書のとりまとめの苦労や入力ミスなどの課題を抱えていました。
しかし受発注システム「CO-NECT」を導入することで、以下のように業務効率化に成功しました。
- 紙の情報をシステムに転記する作業がなくなり業務効率化につながった
- FAXを取りに行く手間がなくなり作業工数の削減につながった
実際にどれぐらい業務を削減できたか調べたところ、なんと1ヶ月で約200時間も削減できていました。
ここまで、受発注システム「CO-NECT」の導入事例を紹介しました。さらに詳しい導入事例は、以下で紹介しているため、ぜひご一読ください。
システム導入でFAX業務の改善を考えている人によくある3つの質問と回答
FAX業務の改善にシステム導入を行う際によくある3つの質問と回答を紹介します。
- 社内でデジタル化の予算を獲得するコツは？
- 既存の取引先になんて伝えればいいの？
- スマホなどでも受注データは見れるもの？
各質問に対する回答を紹介します。
【質問1】社内でデジタル化の予算を獲得するコツは？
FAXでの受注業務を効率化しようとしても、うまく社内で予算を獲得できるのか不安な人もいるのではないでしょうか。社内で予算を獲得するコツは、以下3つの観点からデジタル化を進めるメリットを伝えることです。
- FAX受注のデジタル化が、経営層の課題解決につながっているか
- 現在の課題と解決したときのメリットが明確になっているか
- すぐにデジタル化を行うべき理由が明確になっているか
予算獲得に向けた具体的なステップは以下で詳しく解説しているので、ぜひご一読ください。
【質問2】既存の取引先になんて伝えればいいの？
既存の取引先にシステム利用を促す場合は、相手のメリットを伝えることが大切です。
- 現在の受発注業務に課題点がある
- 受発注システム導入で課題を解決できる
- 他社の成功事例を伝える
上記の流れで伝えることで、既存の取引先にも受発注システムを利用してもらいやすくなります。より具体的なノウハウは以下で解説しているため、ぜひご一読ください。
【質問3】スマホなどでも受注データは見られるもの？
受発注システムにもよりますが、スマホでも受注データを確認できるものがあります。
たとえば受発注システム「CO-NECT」の場合、スマホやLINEから受注データを確認できます。具体的な確認イメージについては、以下をご確認ください！
画像付きで具体的な手順を知りたい方には、以下の記事もおすすめです！
まとめ：FAXの受注を自動化して業務を効率化させよう
今回はFAX受注業務の課題や解決方法を紹介しました。最後に、紹介した内容をまとめます。
- FAX受注の場合、受注内容の確認や受注ミス、情報のリサーチに時間がかかるなどコストがかかる
- 解決策として、PC-FAXやFAX-OCR、受発注システムの導入などが挙げられる
- 受注業務を効率化すると、業務時間の削減や効率化が期待できる
受発注システム「CO-NECT」はFAXの受注そのものをなくし、業務改善を進められます。また、発注機能を無料で利用できるため、取引先に負担をかけずに自社業務のEC化を進めることができます。
受注・発注のどちらも無料から利用できるため、気になる方は以下からサービス詳細をチェックしてください。
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