企業間（BtoB）取引の発注手段の比較と「あるあるトラブル」を防ぐ3つのポイント
企業間（BtoB）の事業を行う上で、欠かせない業務のひとつが発注。
足りない資材や商材を発注することは大事な業務です。
ただ、大事な業務ではあるものの、頻度が高いと、作業が雑になってしまうことも。書類のやり取りや発注点数が多いと煩雑になりがちですよね。
この記事では、発注回数やコミュニケーションが多ければ多いほどゴチャゴチャしてしまう発注業務について、その手段を比較し、効率化のヒントを導きます！
目次
受注手段の比較
「言った・言わない」のトラブル、確認電話が何度もかかってくる、メールやLINEのやり取りが流れてしまって管理がしづらい等々・・・。
発注業務にトラブルはつきものだと考えていませんか？
発注手段を見直すことで、トラブルを回避できるかもしれません。
まずは主な発注手段にはどのようなものがあるのか、見ていきましょう。
主な発注手段４選
主な発注手段として、以下の4つが挙げられます。
- 電話
- FAX
- メール・LINE
- 受発注システム（CO-NECTなど）
続いては、それぞれの違いを見ていきましょう！
主な発注手段の４つの違いとは？
電話
最も身近なツールです。担当者と直接話をすることができ、コミュニケーションを簡潔に行うことができます。手軽に密接なコミュニケーションをとることができるのは、大きなメリットです。
しかし、相手側が電話を受けられる状態でない場合にはコミュニケーションが取れません。また、録音できるツールを使っている場合以外にはコミュニケーションの記録が残りません。
FAX
電話に並んでよく使われているのがFAXです。紙で送付することができるので、送受信の記録が残ります。
「言った・言わない」のトラブルは防げるものの、用紙代、インク代がかさむ他、他発注先の回線が混雑し不通になっている場合や用紙やインクが切れている場合は発注先が受け取れません。また、発注先が紙を紛失した場合にも対処ができません。
メール・LINE
時間を気にせず送ることができるので、電話やFAXなど営業時間を気にしなければならない方法より記録も残り、コミュニケーションが取りやすい手段です。
最近では、発注先と取り決めをしたうえで、チャット形式の「LINE」で発注を行うケースも増えてきているようです。
受発注システム
受注や発注における一連の業務をシステムを用いて自動化し、迅速かつ正確に管理することができます。
前述の電話やFAXのようなアナログ手法と比べて確実に記録が残り情報の検索性が優れており、業務効率化に繋がります。
主な発注手段で起こりがちな「あるあるトラブル」
では、4つの手段で発注を行うと、どのようなトラブルが起こり得るのでしょうか。
電話、FAX、メール・LINE、受発注システムのそれぞれに分けて、起こりがちな「あるあるトラブル」をまとめました。
【電話】「言った、言わない」のコミュニケーショントラブル
「電話口で、絶対に言ったのに・・・」そんなトラブルが起こりやすいのが電話。
これは発注業務で起こる「あるあるトラブル」の中でも、一番身近なのではないでしょうか。
受発注を行う当事者同士が直接コミュニケーションできるのが電話のメリットですが、録音する手段を用意しておかなければ記録を残しておけないのが難点。
「言った・言わない」等のコミュニケーショントラブルが起こりやすいツールです。
【FAX】書けない、読めない、紙代がかかる・・・
FAXで送ったはずなのに、受注業者から確認の電話が入り、二度手間になってしまうというトラブル。
手書きでFAXを送信すると、単位の間違いや読み間違いが発生してしまうケースがあります。
例えば、1個と1ロットを間違えて記載してしまったとします。「ちょっとしたミス」ですが、大変な結果を招いてしまうことに。
手書きだと、このような「ちょっとしたミス」が起こりやすく、重大な損害を引き起こしてしまうこともあるのです。
さらに、FAXを使用する費用的なコストも見逃せません。
もちろん、一回あたりの送信費用はあまり高くありません。電話料金に準拠するので、3分間の送信で9円程です（NTT西日本）。
しかし、発注頻度にもよりますが、毎回FAXで送信していると、塵も積もれば山となって、相当なコストに。さらに紙代やインク代もかさむ為、軽視できない経費になってきます。
現代ではペーパーレス化が進んでいます。また、SDGsの観点からも、紙の使用量を減らし、資源を大切にしようとの動きが活発になっています。
FAXによる受発注は、そうした観点からも見直さなくてはならなくなってきています。
【メール・LINE】業務に時間がかかる、タイプミスしてしまう
一件だけの注文ならメールやLINEは便利な手段ですが、複数の企業にたくさんの注文を発注する場合、管理の面で、トラブルが発生しやすいツールです。
発注管理がしづらいことは、トラブルのもとになってしまいます。
LINEは速報性があって、どこでも確認しやすく、操作も簡単ですがコミュニケーションの履歴が流れていってしまうので、後で何を発注したのかの管理が大変になることも。
また、タイプミスも大きな問題。先ほど紹介したFAXの例のように、手打ちでメールを作成する際、単位や転記ミスによるトラブルが発生することがあります。
宛先のアドレスに間違いがないか、という点にも注意が必要です。誤った送付先にメールを送信してしまっては一大事ですよね。
【受発注システム】導入コストが高い・今の発注からの移行が大変
発注を自動化するシステムは近年多く登場してきましたが、初期費用やランニングの費用が高いことがネックとなり、導入に踏み込めないことも。
例えば、セットアップ費用に最低でも450,000円かかるケースも。
また、担当者の教育コストや導入までに時間がかかってしまうことも見過ごせません。運用コストもかかってきてしまいます。
ただし、近年では、安価で発注のみに特化しているシステムや、FAX・メール・LINE等と連携した新たなシステムも出てきています。
導入コストのハードルは下がりつつあるのです。
以上4つの発注手段に分けて、起こりがちなトラブルを確認しました。
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それぞれのトラブルは下記のとおりです。
電話、FAX、メール・LINEでは、ヒューマンエラーがネックになってしまっているのがわかります。
発注業務を効率化する3つのポイント
主な発注手段を確認したところで、業務を効率化するために行いたい３つのポイントをご紹介いたします。
【ポイント1】一番時間をかけているのは何なのか把握する
まずは発注業務で一番時間をかけているのは何なのかを探ってみましょう。
・使用しているのが【電話】の場合・・・
「通話時間」や発注内容の「確認時間」に時間をかけすぎていないか確認してみましょう。
また、電話の場合、商社や卸業者に繋がらない時間帯は、ロスタイムになっています。
例えば、飲食店の場合。実際の事例で「営業が終わってから、明日の仕込みに必要なものを急遽発注しようしたが、深夜帯のため発注先に繋がらず、朝になってから大急ぎで発注した」といったケースがあります。
自社の業務形態に合わせて発注できているのかどうか、確認してみましょう。
・使用しているのが【FAX】の場合・・・
「会社からしか発注できないという拘束時間」は、人的コストがかさんでしまう原因として考えられます。
また、「読み間違いの対応」も、結局電話やメールなどで確認することになるので、二度手間になってしまいます。
・使用しているのが【メール・LINE】の場合・・・
受発注に特化したシステムではないため、「管理のための工数・時間がかかる」ことが問題になります。日ごろのやり取りに埋もれてしまったメッセージを探し出し、発注管理のための帳簿やエクセルに転記するのは、大変な手間です。
また、「タイプミス」が起きてしまうと、その訂正や確認にも時間をとられてしまいます。
・使用しているのが【受発注システム】の場合・・・
「マニュアルを覚えるまでの時間」、もしくは「担当者を教育する時間」が必要です。
ただし、操作が簡単で、誰にでも使えるシステムを選べば、この時間は大幅にカットすることができます。
【ポイント2】ヒューマンエラーの原因を探る
「あるあるトラブル」でもご紹介しましたが、以下の3つのアナログな手段で発注を行うと、ヒューマンエラーが起こりやすいです。
【電話】の場合：「言った・言わない」の聞き取りミス
【FAX】の場合：書き間違い・読み間違いのミス
【メール・LINE】の場合：書き間違いのミス、送り先間違いのミス
ヒューマンエラーは、減らすことはできても無くすことは難しいです。人間の集中力や判断力には限界があります。
ただし、自動化するシステムを使えば、回避できる可能性があります。
つまり、ヒューマンエラーは、使うツールを見直せば一定の割合で回避することができるのです。
【ポイント3】受発注システムを検討してみる
電話、FAXなどのアナログツールにつきものだったミスの軽減や発注業務の効率化を図りたい！
そう思ったときは、受発注システムを是非検討してみてください。
受発注システムを導入することで得られるメリットは以下の4つです。
- ログが残るので、「言った・言わない」のトラブルを避けられる
- 発注を手書きや手入力で行う必要がなくなる
- 紙代・インク代・通信費用の節約になる
- 発注情報をシステムで全て管理できる
ヒューマンエラーを回避できるうえに、発注業務の効率化にも繋がりますが、導入コストがネックになるという事はすでにご紹介しました。
しかし、近年では、受発注システムの中でも、発注に特化した、簡単に導入できるサービスも出てきています！
導入に向けてのサポートも充実しているので、簡単に、スグ始められます。
発注機能はすべて無料！受発注システムCO-NECTがおすすめ
発注業務を効率化し、さらに導入コストを最小限に抑えたい方におすすめなのが、「CO-NECT」です。
BtoB受発注システム「CO-NECT」はクラウド型の受発注システムで、初期費用0円で使うことができます。
マニュアルが必要ないくらい簡単な操作画面も魅力のひとつ。
発注事業者はすべての機能を無料で使えるので、まずは試してみるのがおすすめです。
発注CO-NECTについて詳細はこちら
資料請求・お問い合わせは下記のリンクから行えます。
発注CO-NECT お問い合わせページ
発注CO-NECT サービスサイト：https://biz.conct.jp/buyer/
まとめ：自社にあった発注方法を見極めて、トラブルを事前に回避しよう！
ここまで、発注手段の比較と、それぞれの「あるあるトラブル」をまとめてきました。
皆さんの発注手段はどれに該当していましたか？
この機会に、自社に一番合った発注手段を探してみてくださいね！
そして、発注業務を効率化していきましょう！
