受注管理とは？業務内容や効率化する2つの方法とその効果を解説！
受注管理とは、注文を受けてから出荷するまでの一連の業務を管理することを言います。業務が煩雑になりがちな受注管理は、効率化を進めないと担当者の負担が増加してしまいます。
そこで本記事では、
- 受注管理の概要
- 受注管理の業務内容と流れ
- 受注管理を効率化する2つの方法
などをお伝えします。
なお、受注管理を効率化する場合は、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」がおすすめです。CO-NECT（コネクト）は、取引先ごとに分散しがちな受注情報を一元管理でき、受注漏れや対応漏れを防げます。
無料プランもございますので、以下から試してみてはいかがでしょうか。
\電話やFAXによる受注をデジタル化できる！/
受発注システム「CO-NECT」の詳細はこちら
▲初期費用0円ですぐにスタート可能
目次
受注管理とは
受注管理とは、消費者や顧客企業から注文を受け、出荷するまでの流れを管理する業務です。
本来「受注管理」といえば、消費者から注文を受け付ける業務を指すことが一般的でした。
しかし今では、注文受付だけではなく在庫確認や受注伝票の作成、社内システムへの記録などあらゆる業務が含まれています。
受注管理は取引先や注文数が増えるほど業務が煩雑になり、ミスが発生する可能性も高まるため、「業務を効率化しつつミスを削減できる体制」を整えることが重要です。
受注管理の業務内容と流れ
受注管理の業務内容と流れは、下記のとおりです。
- 見積もりの作成
- 契約を締結
- 注文内容の登録
- 在庫確認と納期の連絡
- 受注伝票の作成
- 注文請書の作成
順番に見ていきましょう。
【業務内容1】見積もりの作成
最初に顧客からの注文内容を確認し、見積書を作成します。
BtoCの場合、見積書の作成は一度きりのケースが多いです。BtoBの場合、取引実績や取引内容などの条件によって価格が変わるため、その都度見積書を作成する場合も。
また、競合他社がいる場合は相見積もりによって価格を調整することも考えられ、複数回作成する場合があります。お互いに納得できたところで、契約に進みます。
【業務内容2】契約を締結
見積書の内容で合意できれば、注文を確定して契約を締結します。
契約の際は、商品の保証期間や納期、支払い方法などをしっかりと確認しておくことがトラブル回避につながります。
【業務内容3】注文内容の登録
次に、注文内容をExcelや販売管理システムといったツールに登録します。
注文方法はFAXやメールなど、企業によって異なります。注文ごとに商品や数量などを確認し、間違いないようにしなければなりません。
また、登録したデータは、生産部門や在庫確認業務の担当者など別の部署に連携するのが一般的です。
【業務内容4】在庫確認と納期の連絡
次に、注文を受けた商品の在庫を確認し、納期の連絡をします。
在庫が十分ある場合は、出荷準備に入り、納品できる日程を取引先に連絡しましょう。
在庫がない場合は、生産部門や部品調達部門と連携し、注文を受けた商品を準備しなければなりません。材料の調達や生産にかかる時間を加味し、適切な納品時期を連絡します。納期遅れが発生しないように、しっかりとスケジュールを検討しましょう。
【業務内容5】受注伝票の作成
在庫や納期を確認できたら、注文書の内容をもとに受注伝票を作成します。
受注伝票とは、商品名や納品先などの情報を記載したもので、自社で保管する書類です。振り返って確認しやすいように、適切な管理方法を決めておきましょう。
【業務内容6】注文請書の作成
受注伝票をもとに、注文請書を作成します。
注文請書とは、注文書の内容で受領したことを取引先に報告する書類です。注文請書に作成義務はありませんが、作成することでお互いに受発注した内容を確認できるようになります。トラブルを避けるためにも、作成するのがおすすめです。
なお、弊社では注意点やポイントなどを押さえた「受注業務でよくある7つの悩みを解決する方法」をまとめております。無料で閲覧できますので、ご興味のある方は以下からダウンロードのうえご確認ください！
\受注管理業務を効率化したい方へ！/
受注業務の7つの悩みとその解決方法とは？
▲無料ダウンロード資料
受注管理の効率化が注目されている
受注管理には以下の課題があり、受注管理の効率化に取り組む企業が増えています。
【受注管理を行う上での課題の例】
- 取引先が多い場合、人的ミスが発生したり時間がかかったりする
- 業務範囲が広く、人材の育成に時間がかかる
- 業務ごとに別のシステムを使っていることも多く、連携がとりにくい
たとえば、Excelや手書きで納品書を作成している企業の場合、転記ミスや入力ミスが発生しがちです。
また、受注方法はFAX、納品書は独自のシステム、請求管理はクラウド会計などのように「それぞれの業務で別のシステムを使っていることも多く、連携がとりにくい」という課題が生まれることも。
受発注業務は煩雑になりやすく、少しのミスが企業の信頼にも影響を与えてしまいます。
では、受注管理をどのように効率化すればいいのでしょうか。詳しく見ていきましょう。
受注管理を効率化する2つの方法と、その効果
受注管理を効率化するには、主に2つの方法があります。それぞれの特徴は以下の表のとおりです。
| 方法 | 特徴 |
|---|---|
| 受注管理システムの導入 | 受注管理に関連する業務を自動化できる |
| 受注管理の外注化 | 外部のプロへ受注管理を委託できる |
どのような効果を得られるのか、それぞれ解説します。
【方法1】受注管理システムの導入で得られる4つの効果
最初に紹介する方法は、受注管理システムの導入です。
受注管理システムとは、 受注管理を効率的に行うためのシステムのこと。受注管理システムを導入すると、以下4つの効果を得られます。
- 【効果1】業務効率化によってリソースを確保できる
- 【効果2】コストが削減でき利益向上につながる
- 【効果3】発注も簡単になるため顧客満足度の向上を期待できる
- 【効果4】受注トラブルを防止しやすくなる
受注管理システムの大きな特徴は、業務の一部を自動化できること。
たとえば、注文データは自動でデータとして届くため、わざわざ手で入力する必要がなくなりますし、注文を受けた後の発注書を自動で作成できる場合もあります。手書きでの発注書作成が不要になれば、注文する側の顧客満足度の向上にもつながります。
また、自動化により業務効率化が進めば、担当者はコア業務にリソースを割けます。
さらに、他部門の社員ともシステム上で注文情報を確認・共有できるため、受注漏れや対応漏れを防ぐことが可能に。さらに、経理システムや販売管理システムなどと連携することで転記する必要がなくなり、ミスの削減にもつながります。
このように、受注管理システムは「業務効率化」や「人的ミスの低減」につながる機能が豊富です。
加えて、受発注システムを活用することでFAX用紙が不要になり、ペーパーレス化の推進によるコスト削減も可能に。普段のFAX業務もペーパーレスにしたい場合は、ペーパーレスFAXの導入もおすすめです。下記の記事でペーパーレスFAXのメリットやデメリットを解説しているので、FAX業務の効率化を考えている方はぜひご一読ください。
【方法2】受注管理の外注化で解決できる4つの効果
受注管理の外注化で解決できる効果は以下の4つです。
- 【効果1】人材不足を改善し、より多くの取引に対応できる
- 【効果2】販売情報をまとめることで、在庫管理が円滑にできる
- 【効果3】業務フローの見直しにより課題の明確化につながる
- 【効果4】繁忙期の過度な負荷を抑えて離職防止につながる
受注管理を外注化する一番のメリットは、受注管理に精通したプロへ業務を委託できること。注文受付や問い合わせ対応、メール送信など、受注管理に関連する業務のすべてを代行してもらえます。
結果として、自社の担当者にリソースが生まれ、より多くの取引に対応することが可能です。
また、外注費用をネックに感じるのであれば「繁忙期にだけ外注する」などの活用方法もおすすめ。担当者に大きな負荷がかかる時期に外注することで、過度な負荷を抑えて離職防止を期待できます。
下記記事では「受注管理の外注化で解決できる課題」や「外注先の選び方」を解説していますので、あわせてご一読ください。
\受注業務のBPO。人手不足やシステム導入をお手伝い/
おすすめ受注管理システム
おすすめの受注管理システムは、下記のとおりです。
- CO-NECT
- MOS
- GoQSystem
それぞれの特徴と概要を順番に紹介します。
1.CO-NECT
CO-NECTは、受注業務の一体化により時間短縮を実現する受注管理システム。利用継続率が99%以上を誇り、幅広い業界に対応しています。
CO-NECTの特徴は、下記のとおりです。
- 受注から伝票作成までワンストップで利用可能
- LINEから発注可能
- 発注側の利用は無料
納品書や請求書、出荷伝票などの帳票作成から出荷指示、分析レポートの作成までワンストップで利用できます。また、ほかのソフトと連携する必要がなく、複数のソフトを経由する手間が省けるため、業務効率化が可能に。
加えて、発注側の利用に費用は発生せず、受注側もフリープラン（受注件数に制限あり）を利用できます。そのため、業務効率化を図りつつ、費用を抑えたい方におすすめです。
CO-NECTの詳細は、下記よりご確認ください。
\ まずは2週間の無料トライアルから！ /
受発注システム「CO-NECT」
2.MOS
出典：MOS
MOSは、モバイルデバイスでの使用に最適化されたBtoB向けWeb受発注システムパッケージ。もちろん、パソコンからでも使用できます。
MOSの特徴は、下記のとおりです。
- モバイルからの発注に適している
- カスタマイズに対応しており自社にあわせて運用できる
- SMILE V、スクラッチシステムなど、さまざまな基幹システムと連携できる
スマホやタブレットなどモバイルからの発注に適しているため、発注者の環境が店舗や倉庫などの場合に向いています。さらに、パッケージソフトでありながらカスタマイズも容易にできるため、自社に合わせた運用を考えている方におすすめです。
3.GoQSystem
出典：GoQSystem
GoQSystemは、ECサイトの受注業務を一元管理できる受注管理システム。ひとつの画面で受注業務や商品登録をおこなえるため、業務効率化につながります。
GoQSystemの特徴は、下記のとおりです。
- 月額15,000円から定額で利用できる
- 使いやすい管理画面
- 初期設定が簡単
受注件数が増えても利用料金は一定で、受注管理プラン（受注管理／売上管理／初期設定・運用サポート）は月額15,000円で利用可能。今後事業が拡大しても料金は変わりません。
なお、複数の受注管理システムを比較検討したい方向けに、さらに17のサービスをまとめました。
| システム | 料金 | 特徴 |
|---|---|---|
| Bカート |
|
|
| BtoBプラットフォーム 受発注 | 要問い合わせ |
|
| 楽楽販売 |
|
|
| CROSSMALL |
|
|
| TANOMU | 要問い合わせ |
|
| アラジンEC |
|
|
| COREC |
|
|
| ネクストエンジン |
|
|
| TEMPOSTAR |
|
|
| 楽楽B2B |
|
|
| ecbeingBtoB | 要問い合わせ |
|
| Robotシリーズ |
|
|
| 助ネコ |
|
|
| アシスト店長 |
|
|
| タテンポガイド |
|
|
| クロスマ |
|
|
| コマースロボ |
|
|
ここまでに紹介したサービスの詳細を知りたい方は、下記の記事をご確認ください。
まとめ：システムや外注を活用して受注管理の課題を解決しよう
今回は、受注管理の特徴や効率化する方法などを解説しました。最後に、これまでお伝えした内容をまとめます。
- 受注管理とは、注文を受けてから出荷するまでの一連の業務を管理することを言う
- 業務が煩雑になりやすい受注管理は、効率化しつつミスを削減できる体制を整えることが重要
- 受注管理を効率化する方法には、受注管理システムの導入や、受注管理の外注化が挙げられる
受注管理はタスクが多く、取引先や受注量が多い企業ほど人の手だけで実施するのは難易度が高くなります。受注管理の課題解決には、受注管理システムや外注の活用がおすすめです。
たとえば、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」では、受注データから簡単に見積書・納品書・請求書の作成が可能。システム上で受注情報を一元管理できるため、属人化をなくして受注漏れや対応漏れを防げます。
さらに基幹システムとの連携もスムーズに行えるうえ、無料トライアルもお試しいただけます。受注管理の効率化やコスト削減につながるCO-NECT（コネクト）の導入を検討したい方は、以下のボタンをクリックのうえご確認ください！
\電話やFAXによる受注をデジタル化できる！/
受発注システム「CO-NECT」の詳細はこちら
▲初期費用0円ですぐにスタート可能
