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受注管理とは?具体的な流れや受注ミスが減る管理方法も紹介!

「受注管理の具体的なやり方が、そもそもわからない……」
「もっと受注管理を徹底してほしいと言われたけど、改善方法がわからない……」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、受注管理の概要や具体的な流れ、おすすめの管理方法について解説します!

機会損失を少しでも減らして売上を拡大したい方は、ぜひご一読ください。

そもそも受注管理とは?


受注管理とは、「注文を受けてから出荷するまで管理する業務」のことです。注文を受けてから出荷するまでには、さまざまな工程があります。

そのため、それぞれの工程の状況を把握し、期日までに出荷できるよう管理していく必要があります。ただ、これだけ聞いても具体的なイメージがわかない人も多いのではないでしょうか。

そんな方向けに、「受注管理の具体的な流れ」について解説します。

受注管理の具体的な流れは?


受注管理は、以下の流れで行います。

1.注文書の確認・入力
2.在庫の確認・納品予定日の連絡
3.受注伝票・注文請書の作成

それぞれ詳しい内容と、具体的な手順について見ていきましょう。

1.注文書の確認・入力

最初に、注文書を受け取って内容を確認します。確認する内容は注文商品、希望納期、受注数、金額などです。

手書きの注文書などで読みにくい場合は、このタイミングで取引先に確認する必要があります。内容に問題がなければ、「受注管理用のツール」または、「受注管理用のシステム」にデータ入力します。

おすすめの管理方法については、後ほど詳しく解説します。

2.在庫の確認・納品予定日の連絡

次は、商品の在庫の確認をします。在庫があってすぐに出荷できる状態であれば、注文書の期日を確認して納品予定日の連絡をする流れとなります。

もしも在庫がない場合は、「商品を作るまでにかかる時間」を考慮して納品予定日を計算しなければなりません。このとき、自社で全ての部品を用意できない場合は、「外部に依頼して部品が調達できるまでの日数」を考慮して納品予定日を決めます

たとえば、商品Aを作るのに3つの部品が必要だとします。その場合、以下のように「生産にかかる日数」を考えなければなりません。

■商品Aを作る場合

部品 生産場所(自社/外部) 生産にかかる日数
部品A 自社 3営業日
部品B A社 5営業日
部品C B社 5営業日

・商品Aを作る流れ

1. 部品Aと部品Bを使って、1営業日で加工して「部品D」を作る
2. 部品Cと部品Dを使って、2営業日で「商品A」を作る

・商品Aの生産にかかる日数の例

上記は、わかりやすいようにシンプルなスケジュールにしています。しかし実際は、「別の商品で同じ部品を使う場合」や「部品の用意が遅れてしまう可能性」などを考慮し、スケジュールを立てる必要があります。

納品日を伝えた後に遅れてしまうと「信用失墜」につながってしまうので、なるべく早く正確にスケジュールを見積もる仕組みが重要です。

3.受注伝票・注文請書の作成

納品日がある程度決まったタイミングで、受注伝票と注文請書を作成します。それぞれの意味は、以下の通りです。

・受注伝票:受注した内容を、自社に残す書類
・注文請書:注文を受領したことを、取引先に報告する

受注伝票は、注文書の情報をもとに商品名や納品先などの情報を記載して残します。

「注文請書」は必須ではありません。しかし、取引先とトラブルが発生した時に身を守る盾となるので、作成するのが無難です。

作成すると注文内容が確定し、出荷指示(商品の出荷を指示する)や生産指示(商品の生産を指示する)へと進んでいきます。

ここまで読んで、「受注管理の流れはわかったけど、何を使って管理すればいいんだろう?」と思った方もいるのではないでしょうか。

オフィスですぐに準備できる「Excel(エクセル)」「スプレッドシート」を使って、受注管理をする人もいます。しかし、受注管理をExcelやスプレッドシートで行うのはあまりおすすめできません

手軽に受注管理できる半面、「受注ミス」や「データ破損」のリスクが潜んでいるからです。次に、「受注管理をExcelやスプレッドシートでしない方がいい3つの理由」について、詳しく解説します。

受注管理をExcel(エクセル)やスプレッドシートでしない方がいい3つの理由


受注管理をExcelでしない方がいい理由は、次の3つです。

1.入力ミスが起こりやすく、受注ミスにつながってしまう
2.複数人で管理することが難しく、管理の負荷が1人に集中してしまう
3.データ量の増加とともにソフトが重くなり、工数がかかってしまう

1つずつ詳しく解説します。

1.入力ミスが起こりやすく、受注ミスにつながってしまう

1つ目の理由は、「入力ミスが起こりやすく、受注ミスにつながってしまう」からです。Excelやスプレッドシートでは、手入力でどんな値でも入力できてしまいます。

そのため、以下のように入力ミスしてしまうことも。

■Excelやスプレッドシートで入力ミスが起こる例
・取引先名称の入力を間違えてしまい、正しい取引先に納品できなかった
・「0」の数を間違えてしまい、10個ではなく100個受注してしまった

「でも、Excelやスプレッドシートの機能を使って防ぐこともできるのでは?」と思った方もいるでしょう。確かに、入力規則(セルの入力に制限をかける機能)や条件付き書式(条件に合わせてセルに色を付ける機能)を使って、以下のように設定はできます。

■取引先IDをリストから選べるようにしておき、選ぶと取引先が自動で入る例
1. 取引先IDをリストから選ぶ

2. 設定シートの値を、自動で取引先名称に表示する

(VLOOKUP関数を使い、以下の設定シートの情報から自動で入るよう設定しています)

■個数が3桁の場合は、背景色を薄い赤色に変える例

ただ、あくまでも「ミスを防ぎやすくする」というだけで、完全に防ぎきることは難しいです。

たとえば、「取引先IDの入力ミスに気づかなかった」「個数を入力した後すぐに注文請書を作ってしまい、入力ミス気付かなかった」という場合は、防げません。

このように、「受注ミスのリスク」が残ってしまうのです。

2.複数人で管理することが難しく、管理の負荷が1人に集中してしまう

2つ目の理由は、「複数人で管理することが難しく、管理の負荷が1人に集中してしまう」からです。Excelやスプレッドシートには、1つのファイルを複数人で編集できる「ブックの共有機能」があります。

設定しておけば、複数人で同じファイルを更新できる便利な機能です。ただExcelやスプレッドシートでブックを共有していると、以下のように便利な機能が制限されてしまいます。

・グラフの作成・挿入・変更
・ピボットテーブルの作成・変更

グラフの作成ができないと、データを視覚化して見ることができません。また、データをさまざまな視点で見れる「ピボットテーブル」も使えないため、絞り込んでデータを見る必要があります。

このように「受注管理するときの便利機能」が、使えないのです。そして、複数人でファイルを更新するためファイルの保存に失敗してしまったり、データ破損してしまったりすることも。

受注管理のような大切なデータを扱う場合は、データが破損すると業務が止まってしまいますよね。仮にファイルをバックアップ(定期的にExcelやスプレッドシートを自動でコピーして保存)していたとしても、最新のデータに戻すために再度入力が必要となってしまいます。

「データ破損のリスク」や「破損時の復旧の手間」などを考えると、Excelやスプレッドシートでの管理はおすすめしません。

3.データ量の増加とともにソフトが重くなり、工数がかかってしまう

3つ目の理由は、「データ量の増加とともにソフトが重くなり、工数がかかってしまう」からです。

1つ目の理由で、「VLOOKUP関数を使って、取引先名称の入力ミスが減らせる」といった話を説明しました。Excelやスプレッドシートには、VLOOKUP関数以外にも便利な関数が多いです。

ただ、便利にしようと関数をたくさん入れてしまうと、データ量の増加とともにソフトが重くなってしまいます。1つのセルに入力するだけで数十秒かかってしまうこともあり、受注情報を入力するだけで一苦労です。

効率化しようにも、関数を減らせば入力の手間は増えてしまいます。そのためデータが増えるとともにかかる工数を抑えることが、難しくなってしまうのです。

このように入力ミスによる受注ミス、データ破損のリスク、作業工数などを考えると、Excelやスプレッドシートで受注管理をするのはおすすめできません。

では、どのように受注管理すれば良いのでしょうか。

受注ミスを減らして効率的に受注管理を進めるなら、「Web受発注システム」がおすすめです。次に、「受注管理におすすめのWeb受発注システム」について解説します。

受注管理におすすめのWeb受発注システムとは?


Web受発注システムとは、Webブラウザ上で動く「受発注業務を効率化するためのシステム」のことです。
Web受発注システムでは、Excelで悩みとなっていた以下の3つを解決できます。

■Web受発注システムで解決できる「Excelで受注管理するとき」の悩み
1.入力ミスが起こりやすく、受注ミスにつながってしまう
→注文データが直接システムに届くため入力がなくなり、ミスが起こらない!

2.複数人で管理することが難しく、管理の負荷が1人に集中してしまう
→複数人で使ってもデータの整合性がとれる「データベース」を使っているため、複数人でも問題なし!

3.データ量の増加とともにソフトが重くなり、工数がかかってしまう
→データ操作が高速な「データベース」を使っているため、データが増えても工数は変わらない!

そしてWeb受発注システムがおすすめの理由は以下のように、「受注管理を効率化する機能」もとても豊富です。

■受注管理を効率化する機能の例
・在庫の状況がシステム上で管理できるため、出荷指示しやすくなる
→在庫の有無を調べて確認する必要がなく、受注後の業務が効率化できる!

・システムでステータスを変えるだけで、受注したことを取引先に伝えられる
→受注伝票や注文請書が不要となり、その分工数削減につながる!

たとえばWeb受発注システム『CO-NECT』の場合は、以下のように「受け付ける」ボタンを選択するだけで、「受注済み」にできます。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

取引先企業からは、以下のように発注履歴画面で「受付中」になったことを確認できるのです。

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360039185772–はじめてのCO-NECT-受注処理

受注管理のミスを抑えたり、効率化につながったりする機能が豊富です。ただ、いざWeb受発注システムを調べてみると、種類が多く悩んでしまうことも。

初めてWeb受発注システムを探す方は、まずは「Web受発注システムの選び方」をご一読ください。

でも、実際に選ぶときは、おすすめのWeb受発注システムから選びたい!」という方も多いのではないでしょうか。そんな人向けに、以下でおすすめのWeb受発注システムを紹介しています。

Web受発注システムで出来ることをイメージしやすくなるので、こちらもおすすめです。

また、「お金がかかるシステムだと導入が難しい……」という場合は、以下をご一読ください。

まとめ:Web受発注システムを導入して、受注管理を効率化

今回は、受注管理の概要や具体的な流れ、おすすめの受注管理方法について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・受注管理は、注文を受けてから出荷するまでを管理する業務
・受注管理の流れは、次の3つ
①注文書の確認・入力
②在庫の確認・納期の連絡
③受注伝票・注文請書の作成
・Excelやスプレッドシートで受注管理しない方が良い理由は、主に以下の3つ
①入力ミスによる「受注ミス」を防ぐ
②複数人での利用による「データ破損」のリスクを減らす
③受注管理にかかる「作業工数」を減らす
・Web受発注システムなら、受注ミスを防ぐだけでなく効率的に受注管理できる!

Web受発注システムをどれにしようか迷っているなら、『CO-NECT』がおすすめです。『CO-NECT』を利用し、実際に「注文受付から出荷伝票作成までの作業時間」を削減できた事例もあります。

■CO-NECTを導入して、受注管理の業務効率化につながった例
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