1. HOME
  2. ブログ
  3. 発注管理とは?具体的なプロセスや効率化する2つの方法を解説!

発注管理とは?具体的なプロセスや効率化する2つの方法を解説!

「発注管理は、具体的に何をすればいいのかな……」
「発注管理はいろいろ方法がありそうだけど、どれが良いんだろう…..」
と思うことはありませんか?

そこで今回は、「発注管理の概要や具体的な流れ、おすすめの管理方法」について解説します。無駄な作業をなるべく減らして発注管理したい方に、おすすめです!

そもそも発注管理とは?

発注管理とは、「商品を発注し、仕入れるまで管理する業務」のことです。もしかすると、「在庫がなくなった商品を、発注するだけなのでは?」と思った方もいるかもしれません。

しかし発注管理には、以下のようにさまざまな業務が含まれています。

1.現在の在庫数を確認できる状態にしておくこと
2.商品の特性に合わせて、発注タイミングや発注数を決めること
3.できるだけ利益が生まれるように、発注先の企業を見極めること

ただ、これだけ見ても「具体的な発注管理の業務イメージ」がしにくい方もいるのではないでしょうか。そこで次に、「発注管理の具体的な流れ」について解説します。

発注管理の具体的な流れ


発注管理の具体的な流れは、以下の4つです。

1.購買依頼書の作成
2.発注方式の決定
3.仕入先の選定
4.注文書の作成・送付

1つずつ具体的な手順を見ていきましょう。

1.購買依頼書の作成

まずは在庫を管理する担当者が、「仕入れが必要な数」を調べて、購買依頼書を作ります。購買依頼書とは、「発注に必要な情報をまとめた書類」のことです。

購買依頼書には、以下の内容を記入します。

■購買依頼書に書く内容の例
・発注の目的
・商品名
・個数
・納期
・納入場所

「個数」や「納期」を入力するため、「現在の在庫数」や「月に必要な個数」などの情報が必要です。そのため、事前に確認方法を明確化しておくことが重要となります。

2.発注方式の決定

購買依頼書の準備ができたら、発注方式を決めます。発注方式は、大きく分けて次の2つ。

1. 定期発注方式
事前に決めたタイミングで、定期的に発注する方法
・重要な商品の発注で、この方法を採用することが多い
・注文数を間違えると、過剰在庫や在庫不足になる可能性がある

2. 定量発注方式
指定した在庫数を下回った時に、発注する方法
・安価かつそこまで重要でない商品の場合に、この方法を採用することが多い
・注文が多い場合、安全在庫(欠品を防ぐ最低限の在庫量)を下回る可能性もある

注文する商品の特性(欠品してしまったときの影響や、在庫が余ってしまったときの影響など)に合わせて、発注方式を決めます。

3.仕入先の選定

次に、「仕入先(発注する取引先)」を決めます。過去に発注したことがある場合は、発注履歴から仕入先を決めることも多いです。

新しく発注する場合は、複数の企業に見積もりを依頼します。このとき、企業によっては以下のように条件が決まっている場合も。

・少ない量の注文を受け付けていない
・一度に大量の発注を受け付けていない
・注文数によって価格が変動する

発注方式や発注量などに合わせて、事前に確認しておくのがおすすめです。そして、例えば品質や価格・納期などをもとに、「最も良い条件の仕入先」を選定します。

4.注文書の作成・送付

注文の準備ができたら、注文書を作成して発注します。注文書のサンプルは、以下の通りです。


(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/900000915983-発注書サンプル

金額、在庫数、納期など重要な点を確認し、問題がなければ仕入先に送付します。注文書が送付できたら、メールやFAXなどで発注先企業へ発注連絡をして発注完了です。

以上が、発注管理の具体的な流れとなります。

これまでお伝えしたように、発注管理は発注までに様々な状況があり、確認するべき点も多いです。状況が複雑化し、確認点が増えると、どうしてもミスが増えてしまいます。すると、「どうやって発注管理すれば、ミスなく効率的に進められるんだろう……」と悩む方もいるのではないでしょうか。

次に、「発注管理を効率化する2つの方法」について解説します。

発注管理を効率化する2つの方法とは?どちらがおすすめ?


発注管理する方法は、大きく分けて次の2つです。

1. Excel、スプレッドシート
2. Web受発注システム

それぞれ特徴や強みが違うので、1つずつ見ていきましょう。

1.Excel、スプレッドシート

1つ目は、Excelを使って発注管理する方法です。以下のように発注データを一覧化して、状態を管理しつつ発注を進めていくようなイメージです。

Excel、スプレッドシートで発注管理するメリットは、次の2つ。

■Excel、スプレッドシートでの発注管理するメリット
1.Excel、スプレッドシートさえあれば、すぐに準備が開始できる
2.自分でカスタマイズしやすいため、時間をかけて使いやすくできる

「準備がしやすく、カスタマイズすれば使いやすくもしやすい」というのが、Excelやスプレッドシートで発注管理する強みです。ただ、その一方で、次のようなデメリットもあります。

■Excel、スプレッドシートでの発注管理するデメリット
1.まっさらな状態から、発注管理用のシートを考えて作るのが大変
→使い勝手が作り手次第となるため、最初に時間がかかってしまう可能性も

2.発注の状態を自分で管理する必要があり、管理コストがかかる
例)注文書送付後に、ステータスを自分で変更しないといけない

3.複数人で入力していると、ファイルが壊れてしまう可能性がある
→同時に保存するタイミングが続いたり、データ数が多くなるとファイルが壊れてしまう可能性がある

このようにExcelやスプレッドシートを使った発注管理では、デメリットも多いです。では、どのように発注管理すればよいのでしょうか。

おすすめは、「Web受発注システム」の導入です。そこで、Web受発注システムの特徴やメリット/デメリットについてご紹介していきます。

2.Web受発注システム

Web受発注システムとは、「受発注業務をオンラインで効率化するためのシステム」のことです。

Web受発注システムでは、Excelで発注管理するときの悩みを解決できます。

■Web受発注システムで解決できる「Excel、スプレッドシートで発注管理するとき」の悩み
Excel、スプレッドシート管理での悩み1.まっさらな状態から、発注管理用のシートを考えて作るのが大変
→Web受発注システムなら、既にデータの見え方が決まっているため、時間をかけて考える必要なし!

(引用元:https://support.conct.jp/hc/ja/articles/360034372492-発注情報の発注レポート

Excel、スプレッドシート管理での悩み2.発注の状態を自分で管理する必要があり、管理コストがかかる
→Web受発注システムなら、注文書の作成をすると「状態」が自動更新されるため、更新作業が不要

Excel、スプレッドシート管理での悩み3.複数人で入力していると、データが破損してしまう可能性がある
→Web受発注システムなら、複数人で使ってもデータの整合性がとれる「データベース」を使っているため、複数人でも問題なし!

そして、Web受発注システムならではのメリットも、とても多いです。

■Web受発注システム発注管理を行うメリット
Web受発注システムのメリット1.再発注するときにかかる工数を削減できる
→最低限の操作で再発注ができるため、発注にかかる工数削減につながる

たとえばWeb受発注システム『CO-NECT』なら、以下のように簡単に再発注できます。

・ステップ1:トップ画面の発注履歴を確認

・ステップ2:「再発注をする」ボタンをクリック

・ステップ3:過去の発注情報を確認し、納品希望日などを入力して再発注する

Web受発注システムのメリット2.Web受発注システムから注文書を送信できる
→メールを作って注文書(PDF)を送ったり、印刷してFAXする作業が不要となり、効率化につながる!

Web受発注システムのメリット3.「発注履歴」や「発注レポート」などで、発注データが確認できる
→過去の注文を確認できるのはもちろん、レポートで状況を管理できるシステムもある

Web受発注システムを使えば、時間のかかる発注業務をなくしたり、効率化して管理コストを最小限に抑えたりできます。ただ、いざWeb受発注システムを調べてみると、種類が多く悩んでしまうことも。

初めてWeb受発注システムを探す方は、まずは「Web受発注システムの選び方」をご一読ください。

「でも、実際に選ぶときは、おすすめのWeb受発注システムから選びたい!」という方も多いのではないでしょうか。そんな人向けに、以下でおすすめのWeb受発注システムを紹介しています。

Web受発注システムで出来ることをイメージしやすくなるので、こちらもおすすめです。

ただ、「Web受発注システムを、そもそも自社で導入できるのかな……」と不安に思っている人もいるのではないでしょうか。次に、「Web受発注システムを導入する具体的な方法」について解説します。

Web受発注システムを導入する具体的な方法とは?


Web受発注システムを導入する方法は、以下の5ステップです。

・ステップ1:導入に必要な知識を身に着ける
・ステップ2:稟議を通す準備をする
・ステップ3:自社に最適なシステムを探す
・ステップ4:導入の準備をする
・ステップ5:実際に導入して運用を進める

詳しくは以下の記事で解説をしております。一通り読んでおくだけでも、導入のイメージがしやすくなりますので、まずはご一読ください。

まとめ:Web受発注システムを導入して、発注管理を効率化!

今回は、「発注管理の概要や具体的な流れ、おすすめの管理方法」について解説しました。最後に、ここまでの内容をまとめます。

・発注管理は、「商品を発注し、仕入れるまで管理する業務」のこと
・発注管理の流れは、次の4つ
1.購買依頼書の作成
2.発注方式の決定
3.仕入先の選定
4.注文書の作成・送付
・Excel、スプレッドシートよりもWeb受発注システムで発注管理するのがおすすめ!

Web受発注システムをどれにしようか迷っているなら、『CO-NECT』がおすすめです。『CO-NECT』を利用し、実際に発注業務を効率化できた事例もあります。

・誤発注が減った事例:移動スーパー・はじ丸さま
・送信エラーによる未送信が減った事例:tokotoko さま

CO-NECTには無料で使えるフリープランもありますし、有料のプロプランにも「2週間の無料トライアル期間」があります。使い勝手や効果がイメージしやすくなるので、一度試してみてはいかがでしょうか。

無料でCO-NECTを始める

 


関連記事