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RPAと受発注システムを活用して受発注業務を自動化する方法とは?

受発注システム RPA

昨今のコロナショックをきっかけに、既存の業務の見直しを迫られている企業が多くなっています。その中で、こんなお悩みはないでしょうか。

  • 今後に備えて業務効率化をさらに進めていきたいが、何ができるのかわからない
  • 多額の開発コストをかけてシステム導入を行う予算はないが、受発注業務に関わる工数削減やシステム化を行う方法はないか?
  • 受発注システムを導入したいが、基幹システムや販売管理システムの受注情報や在庫情報と自動連携させたい

今回は、上記のようなお悩みを抱えた企業様の業務効率化を推進していくため、RPA+受発注システムの活用について解説していきます。

1.RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは?

RPA

RPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)とは、ロボットによる業務の自動化のことです。
業務を事前にロボットに指示しておくことで、人の代わりに業務を代行することが可能であるため「データ入力」「データ収集」などの繰り返し行う定例業務・ルーティン業務を得意としています。

RPAとExcelのマクロ機能はどう違う?

事務的な業務を自動化するツールといえば、複数の手順を記録し、ボタン1つで実行することによって、作業の効率を上げるExcelのマクロ機能があります。

しかし、Excelのマクロ機能が自動化できる範囲は、主にExcel内に限られてしまいます。
それに対して、RPAはデータ取得・転記や、取得データのメール配信、スクリーンショット、請求書の自動発行などWEBサイトやシステムなどのツールをまたがった業務を幅広く自動化することが可能です。

RPA導入事例

RPAの導入事例と活用動画は以下のページよりご覧いただけます。

クラウドRPAの導入事例
クラウドRPA業務ロボット動画集

 

2.RPA+受発注システムを使った業務効率化

受発注業務の効率化において、受発注システムを導入するメリットについては以下の記事で解説しました。

受発注システムに加え、RPAを活用することで実現できる業務効率化について、具体例を踏まえて解説します。

商品情報の自動連携

基幹システムから受発注システムへの連携をRPAで自動化することにより、

  • 商品価格が変更になったとき
  • 在庫数が変動したとき
  • 新商品が追加になったとき

など、商品情報が変更したときに手動での連携が不要になります。

クラウドRPA BixteX cobitと受発注システムCO-NECTを連携した場合の活用イメージ
RPAと受発注システム

他ツールとの自動連携

会計ソフトや販売管理システムなどとの連携を自動化します。

たとえば、

  • Freeeなどの会計ソフトから取引先情報を自動で定期的にインポートする
  • 売上・商品などの取引明細情報をSalesforceに転記する
  • 販売管理システムや基幹システムに受注情報を自動連携する

など、ツール間の柔軟な連携が実現します。

その他定型作業の自動化

ツールとの連携以外にも、

  • ○月受注分の請求書を受発注システム上で自動作成し、メールで送付する
  • ○月納品分の納品書をダウンロードし、メールで送付する
  • 受注明細をダウンロードし、メールで送付する

など受発注業務における定型作業をRPA+受発注システムで自動化することが可能です。

 

3.受発注業務効率化の先に実現できること

受発注業務の効率化により、業務時間が年間60時間削減したといった事例もありました。

削減できた時間を生産性向上や売上アップに使いたい企業様向けに、CO-NECTでは「分析レポート」という機能を用意しています。

分析レポート

受注データを様々なグラフや表で確認・分析することができる機能です。受注状況の可視化が実現するとともに、

  • 仕入れ量の適正化
  • 利益率改善
  • 注力顧客の割り出し

など、分析データを経営改善に役立てる事が可能です。

これまで勘と経験に頼っていた仕入れや売り込みから、CO-NECTの分析機能で「どこの企業」が「どんなタイミングで」「どんな価格で」「何を仕入れて」「次に何を発注しているのか」を割り出し、取引先が欲しい商品を先回りして適正価格で提案することが可能になります。

分析レポートについての詳細は下記からご確認いただけます。

受注情報を多角的に分析できる「分析レポート」機能

 

4.最後に

今回はRPA+受発注システムで実現する受発注業務の効率化についてお伝えしました。

業務効率化の第一歩として、受注側も発注側も無料で始められる受発注システム CO-NECTと、月額10万円から始められるクラウドRPA BizteX cobitを試してはいかがでしょうか。

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