受発注システムとkintoneの連携で業務効率アップ！できることやメリットを紹介
受発注業務は、見積作成、注文処理、納品、請求書発行など、多くの作業を伴う煩雑な業務です。また、受発注データを基幹システムで管理するため、手入力での転記作業をおこなっているという企業も多いのではないでしょうか。
このような煩雑な業務を自動化できるのが、受発注システムとkintoneの連携です。
本記事では、受発注システムとkintoneを連携してできること、連携するメリットなどをまとめました。kintoneと連携できる受発注システムも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。
目次
受発注システムとkintoneを連携してできること
受発注システムとkintoneを連携すると、以下のようなことができます。
できること1：受発注データの自動連携
受発注システムとkintoneを連携すると、受発注システムに保存されたデータを、kintoneのデータベースへ自動で転送できます。
連携していない場合は、受発注システムで管理しているデータをkintoneへ手入力しなければなりません。これでは、時間がかかる上、入力ミスが発生する可能性があります。
データの自動連携ができれば、受発注データとkintoneに集約している情報を簡単に一元管理できます。受発注システムで管理している情報を転記する必要がありません。
受発注システムで情報を更新した際も、kintone上のボタンをクリックするだけで最新情報に更新できるため、 kintoneに保存された情報の修正は不要です。
できること2：受発注データの分析・レポート作成
kintoneには、データをリアルタイムでグラフ化する機能があります。加えて、グラフ化したデータのレポートを自動的に生成するため、売上推移や発注状況、在庫状況などの分析が容易になります。
また、受発注システムとkintoneを連携することで、受発注データの一元管理ができるため、kintoneの機能を使った受発注状況の把握や分析が可能です。
例えば、受発注データを含む取引データをkintoneに集約することで「過去1年間の売買データを元に、顧客ごとのニーズにあわせた営業戦略を練る」などの使い方ができます。
できること3：承認ワークフローの導入
kintoneとの連携で、受発注に関する承認ワークフローの導入も実現できます。
具体的なフローは以下のとおりです。
- 受発注システムで発注書を作成する
- kintoneに自動で連携される
- kintoneで承認作業をおこなう
- 受発注システムで発注する
発注や支払いの承認ワークフローを導入すれば、上長に対面で直接承認してもらう必要がありません。承認作業の効率を向上でき、承認漏れや不正の防止にもつながります。
できること4：さまざまな作業の自動化
受発注システムとkintoneを連携すると、受発注周りの作業を自動化できます。
- 受注に応じた在庫管理表の更新
- 作成した発注書の送信
- 受発注システムから受け取った請求書の支払処理
- 入金や発注期日などのアラート管理
自動化することで、作業効率の向上に加え、作業漏れの防止にもつながります。
受発注システムとkintoneを連携する3つのメリット
受注システムとkintoneの連携には、大きく3つのメリットがあります。
メリット1：アナログな作業で発生するミスを削減できる
アナログな作業は、システムでの自動処理に比べ、ヒューマンエラーの発生する可能性が高まります。
例えば、受注データを基幹システムへ手動で入力していると、入力ミスや二重入力などにつながります。どんなに気をつけて作業をしていても、ミスを完全に防ぐことはできません。
また、データの転記を間違えると整合性が取れなくなり、販売管理や在庫管理、会計などの業務に支障をきたす恐れがあります。
その点、受発注システムとkintoneでデータを自動連携させていれば、手作業での転記が不要になるため、ヒューマンエラーが発生する可能性は低いと言えるでしょう。
また、手入力に加えてミスの発生による確認・修正作業もなくなるため、作業時間が大幅に削減でき、人件費の削減にもつながります。
メリット2：情報を見える化し社内コミュニケーションの効率が上がる
受発注に関するデータがkintoneに自動連携されるため、営業、購買、経理など、関係する部門間での情報共有が効率化します。
連携していないと、リアルタイムでの情報共有ができません。kintoneを確認しても情報が転記されておらず、受発注システムを確認しなければならないという、二重チェックの手間がかかります。
また、kintoneのデータを更新できていない場合、受発注についての変更があっても、従業員が変更前のデータで業務を進めてしまいミスにつながる、といったケースも考えられます。
自動連携ができていれば、このような二重チェックの手間や、情報を更新していないことが原因のミスは発生しません。
kintoneの情報は、部署間だけではなく複数の事業所や支店で共有できるため、社内のコミュニケーションが円滑になります。また、kintoneをチャットツールと連携させれば「発注書の内容をチャットツールに自動送信し、チーム内に共有する」といったことも可能です。
メリット3：受発注管理のためのアプリ開発が不要になる
kintoneでも受発注システムを構築できますが、その際には下記に例を挙げるアプリの開発が必要です。
- 見積管理アプリ
- 商品マスタアプリ
- 顧客管理アプリ
- 受注管理アプリ
- 仕入先管理アプリ
- 発注管理アプリ
kintoneのアプリ開発はノーコードでできますが、ある程度の知識は必須です。知識がないと「アプリを開発したものの各アプリが正常に連携できず、実務に使えない」といった事態も考えられます。
その点、外部の受発注システムとkintoneの連携なら、受発注にまつわる機能を搭載したアプリ開発は不要です。受発注業務は受発注システムを利用し、その他の業務はkintone上で受発注システムのデータを使いながら進められます。
kintoneと連携できる受発注システム
kintoneと連携できる受発注システムを2つ紹介します。
CO-NECT
出典：CO-NECT
CO-NECTは、受発注業務を効率化する機能を豊富に備えた、クラウド型の受発注システムです。納品書や請求書、出荷伝票などの帳票作成、出荷の指示、分析レポートの作成といった作業をおこなえます。
kintoneと連携することで、CO-NECTで管理している受注データをkintoneへ自動で連携できるため、転記作業は不要です。受発注データを使った分析やレポート作成を、kintone上で進められます。
また、CO-NECTはkintone以外の基幹システムや会計ソフトなどとの連携にも対応しています。
| サービス名 | CO-NECT |
|---|---|
| URL | https://biz.conct.jp/ |
| 料金 | ・受注側：要問い合わせ（無料プランあり） ・発注側：無料 |
| 無料トライアル | 無料体験あり |
楽楽B2B
出典：楽楽B2B
楽楽B2Bは、BtoB向けの詳細な設定ができる受注管理システムです。取引先ごとに価格や掛け率、割引率などを設定できます。
FAXの自動読み取り機能も備わっているため、FAXを利用している発注先に発注方法を変更してもらう必要がありません。FAXで受注した場合でも、自動読み取り機能を使い、受注内容をシステムで簡単に管理できます。
kintoneと連携すると、出荷指示データや出荷実績データを自動で共有でき、受注、会計、販売管理、顧客管理などの業務を効率化できます。
| サービス名 | 楽楽B2B |
|---|---|
| URL | https://raku2bb.com/ |
| 料金 | ・スタンダードプラン：月額39,800円 ・エンタープライズプラン：月額69,800円 |
| 無料トライアル | 無料デモ体験あり |
受発注システムはkintoneと連携してデータ管理を効率化しよう
受発注システムとkintoneを連携することで、受発注データが自動で連携されるようになり、業務効率の向上やミスの削減につながります。
kintoneと連携できる受発注システム「CO-NECT」なら、受発注データの自動連携により、効果的なデータ活用を実現できます。クラウド型データ連携ツール「Reckoner（レコナー）」を用いる仕組みになっているため、コーディングなどの専門知識は必要ありません。直感的な操作でデータを簡単に連携できます。
CO-NECTはkintoneだけでなく、さまざまな基幹システムや会計ソフトと連携し、業務効率の向上を目指せます。2週間の無料トライアルも実施していますので、ぜひお試しください。
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受発注システム「CO-NECT」
