需要予測システムで受発注業務を効率化！メリットや注意点、選び方を解説

受発注業務において、需要予測は欠かせません。例えば「明日は客数が増えそうだから、多めに仕入れておこう」というように、意識せずとも需要を予測しているはずです。

近年は、AIの進化に伴い、システムを使った高精度の予測もできるようになりました。

とはいえ「需要予測にシステムを利用するのが本当に効果的なのか」や「どのようにシステムを選べばいいのか」といった悩みを持つ方も多いのではないでしょうか？

この記事では、受発注業務において需要予測システムを導入するメリットや注意点、システムの選び方を解説します。受発注業務を効率化したい方に必見の内容となっていますので、ぜひ最後までご覧ください。

需要予測とは？

需要予測とは「商品やサービスがどれくらい必要になるか」を予測することを指します。従業員が経験や勘を頼りに将来の来客数や販売数を考えるのも、需要予測のひとつです。

業界や業種に関係なく、ほとんどの企業がすでに取り入れているのではないでしょうか？

例えば飲食店の場合、仕入れや仕込みの量を調整するために、来店数や販売数を予測します。これがまさに需要予測です。

予測せずに発注したり、予測が外れたりすると、発注しすぎて在庫が余り、多くの材料が廃棄処分となりかねません。反対に、発注数が少ないと、お客様に商品を提供できなくなってしまうこともあるでしょう。

高い精度で需要を予測できれば、廃棄などによる無駄なコストの発生や、売り切れによる顧客満足度の低下を防止できます。

これまでは経験豊富な従業員や、専門知識を持つ人材しか予測ができませんでした。しかし、近年はAIの進歩もあり、人に依存せずに精度の高い予測ができるようになっています。

受発注業務における需要予測の重要性

需要予測は、受発注業務において非常に重要なタスクのひとつです。発注業務を行う際、需要を予測しなければ、何をどれくらい発注すればいいかわかりません。

例えば、予測せず適当に発注すると、発注数が多すぎて在庫管理にコストがかかってしまう可能性があります。その結果「廃棄での無駄が発生する」「流行品や季節の商品が売れ残ってしまい、売り切るタイミングを逃す」といった損失につながりかねません。

過剰在庫を防ぐために発注数を抑えていると、在庫が足りずに販売の機会を逃してしまう恐れがあります。注文が入ってから在庫がないことがわかり、お客様に迷惑をかけてしまう可能性もあります。

受注側も同様です。需要を予測できないと、製品を多く作りすぎて在庫が増えたり、製品が足りなくなり機会損失につながってしまいます。

このような失敗を避けるためには、精度の高い需要予測が欠かせません。

需要予測にシステムが必要な理由

需要予測は人が行うことも可能です。実際、従業員の経験や勘を頼りに予測しているケースも多いのではないでしょうか？

しかし、人が予測していると、

• 担当者への負担が重くなってしまう
• 担当者が変わると精度が低くなってしまう
• ミスで予測を大きく外してしまう

といったリスクがあります。

特に発注業務における需要予測は、予測が売上の増減に直結しやすく、担当者にとって精神的な負担につながりかねません。予測結果と実際の需要にズレがあると、仕入れた商品が売れず赤字になってしまったり、在庫が足りずに販売の機会を逃してしまったりします。

予測を大きく外してしまい、大量の廃棄処分が出てしまうこともあるでしょう。

また、経験や勘に頼った予測は引き継ぎが困難なため、担当者が変わったタイミングで予測の精度が極端に下がってしまう可能性もあります。

さらに、人に予測を任せていると、ヒューマンエラーによって予測が大きく外れてしまうリスクもあります。例えば、祝日であることを忘れて発注してしまい、在庫が足りなくなってしまうという具合です。

システムを使って予測すれば、担当者への負担を軽減できるうえ、人に依存することはありません。予測段階でのミスも発生しませんし、人では扱えきれない量のデータを読み込ませて予測できるため、予測精度の向上にもつながります。

受発注に需要予測システムを使うメリット

受発注に需要予測システムを使うことで、以下のようなメリットがあります。

• メリット1：受発注業務の効率が向上する
• メリット2：予測の精度が高くなる
• メリット3：受発注業務の属人化を防げる

それぞれ詳しく見ていきましょう。

メリット1：受発注業務の効率が向上する

需要予測システムを取り入れれば、人が予測する過程が不要になるため、受発注業務の効率が向上します。

例えば、人が需要予測を実施する場合、売上に関するデータを見たうえで、翌日の天候やイベントなど、売上を左右する情報を調べる必要があります。業種によっては、発注数を調整するため、翌日の予約やすでに入っている注文を確認しなければなりません。

予測するための情報をそろえるだけで、多くの時間を使っていることもあるでしょう。

システムを使って予測すれば、人が行うのはデータの登録と予測の確認のみ。事前にデータを登録していれば、システムが予測した結果を確認し、必要であれば調整して発注するだけです。

自動発注機能が備わっているシステムなら、発注業務そのものも自動化できます。

メリット2：予測の精度が高くなる

システムは膨大なデータをもとに客観的に予測できるため、人よりも予測の精度が高くなります。システムなら、例えば「祝日であることを忘れる」というミスで予測を外してしまうこともありません。

また、予測が外れてしまった際の対策を講じやすいこともシステムの強みです。

人が経験や勘を頼りに予測していると、予測が外れた原因がわかりません。「急な大雨で客足が遠のいた」という明確な理由が考えられるケースもありますが、特別な理由がわからないケースも多いでしょう。

システムなら、予測が外れた日のデータを読み込ませ、予測が当たるようにズレを修正することが可能です。

予測の精度が高まれば、在庫が多過ぎて無駄なコストが発生したり、反対に在庫が足りなくて販売の機会を逃したりすることはありません。

メリット3：受発注業務の属人化を防げる

担当者に依存していた予測業務をシステムに任せることで、予測業務の属人化を解消できます。

人が高い精度で予測するためには、過去の販売実績や市場の変動、競合他社の動向と言ったさまざまなデータを正しく扱えなければなりません。また「この日はこれくらい売れるだろう」と感覚でわかるようになるまで、多くの経験を積む必要があります。

システムを利用すれば、予測するのはシステムなので、担当者の経験や知識に依存することがありません。発注の担当者は、システムが出した予測をもとに発注できます。自動で発注まで行えるシステムなら、発注業務そのものが不要です。

人が予測するわけではないので、担当者が変わったタイミングで予測の精度が低くなることもありません。

需要予測システムを取り入れる際の注意点

需要予測システムの導入には、3つの注意点があります。

• 注意点1：予測が必ず当たるわけではない
• 注意点2：需要予測が向いていない製品もある
• 注意点3：コストがかかる

注意点を知らずにシステムを導入することで「予測がまったく当たらない」という失敗を招きかねないため、導入前に確認しておきましょう。

注意点1：予測が必ず当たるわけではない

システムを使うことで予測の精度が上がるとはいえ、予測が必ず当たるわけではありません。

システムは過去のデータをもとに予測するため、データが少ないと精度が低くなってしまいます。システムを使って需要予測を始める際は、すぐに結果を求めるのではなく、長期的な視点を持ち少しずつ精度を高めていく姿勢が大切です。

また、データの質と量が十分でも、トレンドの変化や他社の動向、災害の発生といった外的要因により、予測が外れることも珍しくありません。データではわからない要因が絡み、予測が外れてしまうケースもあります。

例えば飲食店において「常連客の予約が入っているから、●●を多めに発注しておこう」という柔軟な対応がシステムではできません。
システムへの予測だけを頼りにするのではなく、予測をもとに人が発注量を決定できるような体制を整えておくことも大切です。

注意点2：需要予測が向いていない製品もある

需要予測には、製品によって向き不向きがあります。

代表的な例が「流行に左右されやすい商品」です。

流行は予測が難しいため、急に需要が多くなったり少なくなったりすることもあります。また、競合他社の売上数を参考にして予測したものの、自社の商品はあまり売れないというケースも少なくありません。

例えば流行に合わせて新商品を売り出す場合、その商品のデータがないため、他社の類似商品の売上データを予測に使います。すると、他社とのブランド力や品質、発売開始のタイミングといったさまざまな要因で、予測が外れてしまうことも考えられます。

需要予測システムを導入する際は、自社で扱う商品が需要予測に向いているかを確認しましょう。流行に左右されにくい定番商品や、昔から扱っており売上のデータが残っている商品なら、システムを使った予測が向いている可能性が高いです。

注意点3：コストがかかる

システムを使って需要予測に取り組む際は、導入コストとランニングコストがかかります。

需要予測システムにはさまざまな種類があり、数万円の導入コストしかかからないシステムもあれば、月額数十万円かかるシステムもあります。

中には無料で使える需要予測システムもありますが、扱えるデータ容量に制限があったり、予測のためにプログラムを組まなければならなかったりするため、あまりおすすめできません。

まずは、需要予測システムの導入目的を明確にし「本当にシステムが必要か？」「どんなシステムを導入するか？」を考えましょう。

需要予測システムの選び方

需要予測システムの選び方として、3つのポイントを紹介します。

• 選び方1：AIの有無
• 選び方2：サポート体制
• 選び方3：予測以外の機能

企業によって適したシステムは異なります。自社に合うシステムを選べるよう、ひとつずつ見ていきましょう。

選び方1：AIの有無

需要予測システムは、AIの有無で予測の方法が変わります。

AI非搭載のシステムは、過去のデータを平均して予測する「移動平均法」や、過去の予測値と実績値を比較して予測する「指数平滑法」などの手法を使います。過去のデータに基づいた予測ができる一方で、天気やイベントなどの外的な要因を加味した予測ができません。

AI搭載のシステムは、多種多様なデータを組み合わせて予測できます。例えば、過去の売上や来客数だけでなく、天候や近所のイベント情報など、外的な要因も踏まえた予測が可能です。

ほかにも、天候やイベントなどが予測結果に影響しないと考えていたケースでも、AIがデータの関連性を見つけ出した結果「実は天候が客数や売上に大きく影響していた」という新しい発見につながることもあります

AI搭載のシステムの方が費用は高い傾向にありますが、予測精度の高さを考えると、AI搭載のシステムがおすすめです。

選び方2：サポート体制

需要予測に関する知見や経験を持つ従業員がいない場合は、導入時や運用時のサポート体制が整っているシステムを選びましょう。

需要予測システムは導入すれば高精度で予測できるわけではありません。予測のために必要なデータを読み込ませ、精度を高めるためにデータを追加していく必要があります。

読み込ませるデータによって精度が大きく変わるため、導入時や運用中のサポートがあるシステムがおすすめです。

選び方3：予測以外の機能

需要予測システムの多くは、予測以外の機能も搭載しています。

例えば「自動発注機能」は予測結果をもとに自動で発注してくれるため、発注業務に人手が必要ありません。

また、リアルタイムでの「在庫管理機能」も便利です。在庫状況を一目で確認できるため、在庫管理の効率向上につながります。

業務効率化を目指すなら受発注システムの導入もおすすめ

精度の高い需要予測ができても、受発注の業務に時間がかかっていたり、ミスが発生していたりしていては、企業の利益を最大化できません。

例えば「システムを導入して予測は自動化できたが、発注はエクセルを使っており、ミスが多発している」という状態では、正確な予測が台無しです。また、発注先ごとにメールやFAXなどを使い分けなければならず、予測の時間は短縮できたものの発注に時間がかかっているケースもあるでしょう。

受発注業務全体の効率化を目指すためには、需要予測システムだけでなく「CO-NECT」のような受発注システムの導入がおすすめです。

CO-NECTを使うと、発注するときはシステム上で発注先や商品を選んで注文するだけ。受注側にはメールやFAXなど指定された方法で注文が届くため、発注先に合わせて発注方法を変える必要がありません。

また、直感的な操作で発注できるため、ITツールの利用に慣れていない方でも簡単に利用できます。月額0円で始められるうえ、発注先がCO-NECTを使っていなくても利用できるのも特長です。

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需要予測を取り入れて受発注業務を効率化しよう

需要予測システムは、予測の精度向上や、受発注を担当する社員の負担軽減に貢献します。また、需要予測を人に依存している状態を防ぎ、誰が担当になっても精度の高い予測が可能です。

しかし、受発注業務の効率化は、システムを使った需要予測だけでは足りません。受発注業務システムを使い、受発注にかかっている手間を省くことも必要です。

受発注システム「CO-NECT」なら、受発注業務を効率化する機能がそろっています。発注で使う場合は無料なので、一度試してみてはいかがでしょうか？

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