発注伝票は自動作成できる？課題や効率化する3つの方法を紹介
「発注伝票の作成を効率化する方法はある？」
「受注してから発注伝票を作成するまでの時間を省きたい」
このようにお考えではありませんか。
受注した内容をメーカーや元卸に発注する際、人の手を介すことで非効率になったりヒューマンエラーに発展したりする恐れがあります。
そこで本記事は、
- 発注伝票の作成における3つの課題
- 発注伝票の作成タイミング2つ
- 発注伝票の作成を効率化する3つの方法
を、紹介します。
発注伝票の作成を効率化したい場合は、ぜひ最後までご一読ください。
なお、受発注業務を効率化する場合は、受発注システム「CO-NECT（コネクト）」がおすすめです。CO-NECTは、受注業務と発注業務を連携させて、効率的な作業を実現します。CO-NECTの詳細は、下記よりご確認ください！
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目次
発注伝票とは
発注伝票は、発注に関する取引内容を記載した伝票です。
伝票は、会計上の取引で「いつ」「どのような取引がおこなわれたのか」を明記した書類を指します。取引の実態を把握したり、未決済の取引を整理したりするのが目的です。
おもな発注伝票の記載内容は、下記のとおりです。
- 発注日
- 商品名
- 数量
- 納品希望日 など
基本的に製品を求める企業が仕入れ元へ注文する際に作成します。ただし、卸売業者は受注した注文内容がそのままメーカーや元卸業者への発注になるケースもあります。
発注伝票の作成における3つの課題
発注伝票の作成業務には、3つの課題があります。
- 業務の属人化
- ヒューマンエラーの発生
- 関連部署・業務との連携が不十分
特に、発注業務は単独で完結できる業務ではないため、関連部署との連携が必要です。順番に紹介します。
【課題1】業務の属人化
担当者により業務の進め方が異なり、属人化する場合があります。
継続して契約している取引先からは、同じ内容の注文を受けることが多く、担当者独自のやり方に変化している可能性があるからです。
担当者が不在で取引先から問い合わせなどがあった場合、他の担当者が対応するのは困難になります。
新入社員が配属されたり担当者が変わったりするたびに引き継ぎが増え、教育にも時間がかかります。
したがって、業務フローやマニュアルを作成により業務を標準化し、属人化を防ぐのが重要です。
【課題2】ヒューマンエラーの発生
手書きの発注書が届いた場合に、ヒューマンエラーが発生する恐れもあります。発注伝票を送信する際はFAXやPCで送信するケースが多く、手書きの発注書の場合は直接のデータ入力が必要です。
アナログなやりとりはヒューマンエラーが発生しやすいため、注意しなければなりません。たとえば、FAXでは文字のクセにより、読み取り間違いが発生する恐れもあります。
データのやりとりでも入力ミスに気づかなければ、そのまま仕入れ元に発注しかねません。また、受注内容をそのまま発注する場合は、転記ミスにつながる恐れがあります。
繁忙期ともなれば大量の書類整理が必要となり、ヒューマンエラーの発生率が高まります。複数回にわたるチェックで防止できますが、工数がかかるためできる限りミスを防止できる仕組み作りが重要です。
【課題3】関連部署・業務との連携が不十分
発注業務は、社内の関連部署や業務との連携が重要です。連携ができていなければ、その都度社内在庫を確認しなければならず、発注書の作成や発注タイミングに遅れがでてしまいます。
発注業務は単独で完結する業務ではなく、多くの人の協力が必要です。
たとえば発注する際には在庫確認が必要で、適正な在庫数を把握しておかなければなりません。さらに、適正な在庫数を保つためには、メーカーや元卸業者からの未納入品や仕入れ先への出庫予定数を確認しておく必要があります。
短納期の納品など顧客のニーズに応えるには、受発注業務の各データをリアルタイムで共有しておくことが重要です。
発注伝票を作成する2つのケース
発注伝票の作成タイミングは、おもに2つあります。
- 発注業者が発注を行う場合
- 卸売業者などが受注をもとに発注する場合
大きな括りとしては小売店と卸売業者をイメージするとわかりやすいです。それぞれのケースをみてみましょう。
【ケース1】発注業者が発注を行う場合
一つ目は、発注業者が発注をおこなうケースで、消費者に直接商品を販売する小売店が当てはまります。
たとえば、家電量販店は電化製品を卸売業者やメーカーへ発注し、飲食店は食材を取扱業者へ発注する業務です。場合によっては個人から大口注文を受け大量に発注することもあります。
売れ行きと在庫数を確認し、適正な在庫数になるように発注伝票を作成し業者に送ります。
【ケース2】卸売業者などが受注をもとに発注する場合
二つ目は、卸売業者などが受注をもとに発注するケースです。
卸売業者は小売店から受注した内容をそのまま元卸業者やメーカーに発注し、流通経路の中間に位置します。
内容こそ変わりませんが受注伝票から発注伝票に書き換える手間があり、受発注業務を自動化できるとヒューマンエラーの防止が可能です。
受発注システム「CO-NECT」では、受発注連動機能によって受注伝票を自動で発注伝票に書き換えられます。操作が簡単なうえ業務効率化にもつながるため、発注伝票の自動作成に興味がある方は下記からご確認ください！
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発注伝票の作成を効率化する3つの方法
発注伝票の作成を効率化するためには、下記の方法があります。
- 発注の業務フローを見直す
- 適正な在庫数をキープする
- 発注伝票を自動作成できる仕組みを取り入れる
特に、発注伝票を自動作成できる仕組みを取り入れれば、受注から発注までをワンストップでおこなえます。ひとつずつみていきましょう。
【方法1】発注の業務フローを見直す
発注伝票の作成を効率化する方法の一つ目は、業務フローの見直しです。業務フローが煩雑な場合、発注伝票の作成に影響します。
たとえば、下記の要素が影響します。
- ミス防止のチェック回数
- 上長の承認回数
- 取引先との連絡
- 関連部署・業務との連携
業務フローを見直して、無駄な作業や工程がないか確認しましょう。具体的には、業務そのものを排除したり、似たような業務を統合したりして見直しを進めます。
仕入れ先企業から受注したら、できる限り一気通貫で発注できるフローがおすすめです。煩雑な業務フローがシンプルになれば、発注伝票の作成がスピーディになります。
【方法2】適正な在庫数をキープする
発注伝票の作成を効率化する方法の二つ目は、適正な在庫を把握し、キープすることです。在庫確認の手間が省け、発注伝票作成にかかる時間が削減できます。
過不足のない在庫数を維持するには、販売数を予測して適正な在庫数を常にアップデートすることが重要です。
たとえば頻繁に発注を行っているものがあれば、適正在庫の見直しを検討していきましょう。
【方法3】発注伝票を自動作成できる仕組みを取り入れる
発注伝票の作成を効率化する方法の三つ目は、発注伝票作成の自動化です。自動化を行うことで受注と同時に発注伝票が作成でき、その都度内容を転記する必要がありません。
業務効率化が進むばかりではなく、ヒューマンエラーや属人化の防止にもつながります。
自動化によるヒューマンエラーや属人化の防止は、業務フローの変更などがない限りは高級的なものとなるので、新たな事業の展開や別の問題解決へ取り組むことが可能です。
次の章では、発注伝票を自動作成する具体的な方法を解説します。
発注伝票の自動作成ができる受発注連動機能とは？
受発注連動機能とは受注後に発注書を自動作成する機能です。
たとえば受発注システム「CO-NECT」の受発注連動機能は、顧客から受注した内容をメーカーや元卸業者に発注する際、そのまま発注機能に連携します。
受注から発注するまでに人がおこなう下記の業務を効率化することが可能です。
- 受注内容の確認
- 在庫確認
- 発注伝票の作成
- 発注
また操作方法も簡単で、商品ごとに仕入れ先を設定し、それぞれの受注内容から「受け付ける（連携する）」をクリックするだけです。在庫の連携もおこなえるため、納入数の入力ミスを防ぎ、在庫に差異が出ることもありません。
受発注連動機能の詳細は、下記の記事をご一読ください。
まとめ：受発注システムを導入して発注伝票を自動作成しよう
発注伝票の作成は、取引先が増えるほど煩雑になり、工数がかかったりヒューマンエラーが発生したりします。そのため、業務フローの見直しや適正在庫の把握で、効率化することが重要です。
特に高い効果を見込める方法は、発注伝票を自動作成できる仕組みの導入です。受発注システム「CO-NECT」なら受注業務と発注業務を簡単に連携でき、数クリックで受注した内容のまま発注できます。
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